Vorhaben Wartburgarena O1 - Vergabe Projektsteuerung und Projektleitung

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Vergabe sind ausschließlich die Leistungen der Projektsteuerung und Projektleitung. Die Objekt- und Fachplanungen werden separat und dabei ebenfalls europaweit vergeben werden. Mehrfachbewerbungen in Bezug auf die verschiedenen Objektmehrere Objekt- und/oder Fachplanungen bewirbt, kann er sich zur Vermeidung potentieller Interessenkonflikte (im Auftragsfall) nicht auf die hiesige Projektsteuerung/ Projektleitung bewerben.

Beschreibung der Beschaffung

Der Wartburgstadt Eisenach als Vergabestelle ist aufgrund langjähriger Haushaltskonsolidierung und damit verbundener Investitionszurückhaltung ein erheblicher Bedarf an gedeckten Sportflächen für die Gewährleistung des Schul- und Vereinssports erwachsen. Die Stadt benötigt deshalb dringend eine Dreifeld-Halle für den Schul-, Wettkampf- und Vereinssport. Die Halle muss den Anforderungen der 1. Handballbundesliga genügen und für Großveranstaltungen geeignet sein.
Die 1. Männermannschaft des ThSV Eisenach spielte mehrmals in der 1. Handballbundesliga und hat sich zum Ziel gesetzt, wieder in die 1. Handballbundesliga aufzusteigen. Dazu ist eine den Anforderungen der 1. Handballbundesliga (Herren) taugliche Halle unabdingbar.
Die Möglichkeit Veranstaltungen durchzuführen, trägt wesentlich zu einer nachhaltigen und wirtschaftlichen Nutzung bei. Die Arena soll für etwa 4.000 Zuschauerplätze ausgelegt werden.
Geplant ist, den Hallenneubau in der denkmalgeschützten Gebäudehülle auf dem im Eigentum der Städtischen Wohnungsgesellschaft Eisenach mbH (nachfolgend SWG) stehenden Areal am Heinrich-Erhardt-Platz zu errichten.
Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf den Inhalt von Teil A der Vergabeunterlagen verwiesen.
Das vorgebebene Baukostenbudget (KG 200 bis 600) beträgt 26 Mio. € (netto).
Für das Vorhaben bedarf es mehrerer Objekt- und Fachplanungen – insbesondere Gebäudeplanung, Tragwerksplanung, Technische Ausrüstung/ Elektroplanung, Bauphysik, Brandschutzfachplanung Hinsichtlich dieser Objekt- und Fachplanungen bedarf es einer intensiven Projektsteuerung und Projektleitung.
Gegenstand dieser Vergabe sind ausschließlich die Leistungen der Projektsteuerung und Projektleitung. Die Objekt- und Fachplanungen werden separat und dabei ebenfalls europaweit vergeben werden. Mehrfachbewerbungen in Bezug auf die verschiedenen Objekt- und Fachplanungen sind dabei zulässig. Sofern sich jedoch ein Bewerber auf eine oder mehrere Objekt- und/oder Fachplanungen bewirbt, kann er sich zur Vermeidung potentieller Interessenkonflikte (im Auftragsfall) nicht auf die hiesige Projektsteuerung/ Projektleitung bewerben.
Der zukünftige Projektsteuerer soll durch Koordination und Steuerung insgesamt sicherstellen, dass die vorgegebenen Projektziele (Qualitäten, Kosten, Termine) entsprechend erreicht werden.
Vergeben werden auf dieser Basis (stufenweise) Leistungen der Projektsteuerung in sämtlichen Handlungsbereichen und in den Projektstufen 1 bis 5 gemäß AHO (stufenweise). Dabei sind in den Projektstufen 1 bis 5 sämtliche Grundleistungen mit Ausnahme folgender Grundleistungen in Projektstufe 1 zu erbringen:
Handlungsbereich A: Organisation, Information, Koordination, Dokumentation
- Mitwirken bei der Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen
- Mitwirkung bei der Festlegung der Projektziele
Handlungsbereich B: Qualitäten, Quantitäten
- Mitwirken bei der Klärung von Grundstücks- und Standortfragen und bei der Beschaffung der relevanten Unterlagen
Handlungsbereich C: Kosten, Finanzierung
- Mitwirken bei der Erstellung des Kostenrahmens (Kostenrahmen liegt bereits vor und ist zu beachten)
Handlungsbereich D: Termine, Kapazitäten, Logistik
- Aufstellen und Abstimmen des Terminrahmens (Es findet eine Orientierung am vorhandenen Terminrahmen statt.)
Handlungsbereich E: Verträge, Versicherungen
- Mitwirken bei der Erstellung einer Vergabe- und Vertragsstruktur für das Gesamtprojekt (Eine Aufteilung der Lose liegt bereits vor, die Planungsleistungen sind bereits in der Ausschreibung)
- Vorbereiten und Abstimmen der Leistungsanforderungen für Planungsverträge
Im Rahmen des Angebotes können die (in die engere Auswahl genommenen) Bieter hinsichtlich Projektstufe 1 jeweils nicht zu erbringenden Grundleistungen einen angemessenen Prozentsatz bilden, den sie dann bei der Preisbildung als Abzugsposten berücksichtigen.
Die Leistungen der Projektsteuerung werden dabei stufenweise vergeben; auf der ersten Stufe die Projektstufen 1 und 2 gem. AHO, auf der zweiten Stufe die Projektstufe 3, auf der dritten Stufe die Projektstufen 4 und 5. Die Besonderen Leistungen verteilen sich auf alle Stufen.
Folgende Besondere Leistungen werden dem zukünftigen Auftragnehmer (stufenweise) übertragen:
1. Projektstufe 2, Handlungsbereich Organisation, Information, Koordination und Dokumentation: Vertreten der Planungskonzeption gegenüber der Öffentlichkeit unter besonderen Anforderungen und Zielsetzungen sowie bei mehr als fünf Erläuterungs- oder Erörterungsterminen (Zeithonorar)
2. Projektstufen 1 bis 4, Handlungsbereich Organisation, Information, Koordination, Dokumentation: Einrichten und Betreiben eines eigenen, internetbasierten Projektkommunikationssystems, mit Hinterlegung sämtlicher projektrelevanter Unterlagen, auf der Projektstufe 3 u.a. der Ausschreibungsunterlagen der einzelnen Baulose / Projektstufe 5 Organisieren des Abschlusses des eigenen Projektkommunikationssystems (Besondere Leistung)
3. Projektstufe 5, Handlungsbereich Qualitäten und Quantitäten: Veranlassen, Koordinieren und Steuern der Beseitigung nach der Abnahme aufgetretener Mängel (Zeithonorar)
4. Projektstufe 5, Handlungsbereich Kosten und Finanzierung: Erstellen des (oder der) Verwendungsnachweise(s)
Der zukünftige Auftragnehmer hat als weitere Besondere Leistung eine Ausschreibungs- und Vergabesteuerung bei der bevorstehenden europaweiten Ausschreibung der einzelnen Baulose zu übernehmen, allerdings nur soweit es sich um delegierbare Bauherrenaufgaben handelt. Das beinhaltet neben der Erstellung eines Vergabeterminplans die Prüfung der von den Objekt- und Fachplanern erstellten Leistungsverzeichnisse auf deren fachliche Richtigkeit (mit dem üblichen Fachwissen eines Architekten/Bauingenieurs) und auf deren technische Komptabilität. Des Weiteren sind die von den Objekt- und Fachplanern durchgeführten Angebotsprüfungen auf ihre Richtigkeit (wiederum mit dem üblichen Fachwissen eines Architekten / Bauingenieurs) hin zu überprüfen. Der Auftragnehmer wirkt dabei auch an der Erstellung der Vergabeempfehlungen in den einzelnen Baulosen mit.
Als weitere Besondere Leistung ist die umfassende Mitwirkung des Projektsteuerers bei der Fördergeldverwendung nach Maßgabe der einschlägigen Richtlinie vorgesehen. Hierzu zählen insbesondere Verhandlungen mit der Fördermittelstelle, Überwachung der Ausschreibungen auf Konformität mit den Fördermittelrichtlinien und Erstellung des (oder der) Verwendungsnachweise(s). Sofern eine EFRE-Förderung erfolgt, sind auf Verlangen des Fördermittelgebers zwei Verwendungsnachweise zu führen, das ist bei der Kalkulation entsprechend zu berücksichtigen.
Vertragsgegenstand ist auch die Einführung und Vorhaltung einer professionellen Managementsoftware als Arbeits- und Kommunikationsplattform. Erwartet werden auch umfangreiche Koordinierungsleistungen und ein intensives Schnittstellenmanagement.
Die Projektleitung (als weiterem Leistungsbild i.S.d AHO neben der Projektsteuerung) ist ebenfalls Vertragsgegenstand. Dabei werden alle Leistungen des Leistungsbildes Projektleitung gem. § 3 Abs. 2 AHO-Heft Nr. 9 für sämtliche beauftragte Projektsteuerungsstufen übertragen mit Ausnahme folgender Leistungen:
- h), k) und l) (Die Leistung d) ist bereits Gegenstand der Projektsteuerung dort als Besondere Leistung.)
Der Bieter hat einen Projektleiter zu stellen, der der Vergabestelle während der gesamten Vertragslaufzeit als alleiniger Ansprechpartner zur Verfügung steht. Die Zusammenarbeit zwischen der Vergabestelle und dem zukünftigen Projektleiter wird nach Einschätzung der Vergabestelle ausschlaggebend für eine erfolgreiche, den Anforderungen entsprechende Projektsteuerung sein.
Ein besonderer Fokus liegt in der koordinierenden und überwachenden Tätigkeit des zukünftigen Auftragnehmers (in Person seines Projektleiters). Erwartet wird hinsichtlich der Koordinierungsleistungen auch ein intensives Schnittstellenmanagement.
Im Übrigen wird hinsichtlich des Leistungsumfangs, der wechselseitigen Pflichten und der Honorierung (überwiegend auf AHO-Basis) auf den beigefügten Vertragsentwurf (Teil C der Vergabeunterlagen) verwiesen.
Voraussichtlicher Leistungszeitraum für die Projektsteuerung und Projektleitung ist Oktober 2023 bis Mitte 2027.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollten mehr als fünf Bewerber ihre Eignung nachweisen, erfolgt die Auswahl für die Einladung zum Verhandlungsverfahren wie folgt:
Für jede angegebene zusätzliche Referenz (Referenz > 1), die den angegebenen Mindestanforderungen genügt, erhält der Bewerber 1 Punkt. Dabei werden von der Vergabestelle alle im Teilnahmeantrag und in einem etwaigen Beiblatt zum Teilnahmeantrag (als Bestandteil der entsprechenden Datei) eventuell zusätzlich angeführte Referenzen geprüft.
Sofern die Referenz (unter Einhaltung der Mindestanforderungen) der BWZ 4700 und/ oder der BWZ 5100 zuzurechnen ist, erhält der Bewerber einen halben Zusatzpunkt.
Einen halben Zusatzpunkt erhält der Bewerber auch dann, wenn die Referenz substantielle Leistungen des Leistungsbildes Projektleitung gem. § 3 Abs. 2 AHO-Heft Nr. 9 beinhaltet. Einen halben Zusatzpunkt erhält der Bewerber zudem, wenn die Referenz das Koordinieren und Steuern der Beseitigung nach der Abnahme aufgetretener Mängel impliziert. Ein halber Zusatzpunkt wird auch dann verdient, wenn die Referenz die Erstellung mindestens eines Fördermittel-Verwendungsnachweises beinhaltet. Ein halber Zusatzpunkt fällt zudem an, wenn das Referenzprojekt den Platin-, Gold-, Silber- oder Bronze-Standard nach dem DGNB-Zertifizierungssystem erlangt hat. Klarstellend wird darauf hingewiesen, dass halbe Zusatzpunkte nur für solche Referenzen vergeben werden können, die auch die unter Ziff. IV.9.3 angegebenen Mindestanforderungen erfüllen.
Ergibt sich nach Durchführung des entsprechenden Referenzen-Auswahlverfahrens noch keine hinreichende Differenzierung, so erfolgt die Auswahl zwischen punktgleichen Bewerbern anhand folgender Kriterien (in der angegebenen Rangfolge bzw. Priorität):
Zahl der Beschäftigten in den Jahren 2020 bis 2022 (2. Rangstelle)
Zahl der Führungskräfte in den Jahren 2020 bis 2022 (3. Rangstelle)
Sollten sich anhand der vorgenannten, auch hilfsweise eingeführten Auswahlkriterien und trotz der insofern gebildeten Rangfolge immer noch mehr als fünf in die engere Auswahl zu nehmende Bewerber ergeben, dann wird in erforderlichem Umfang gelost.

Zusätzliche Informationen

Das Projekt wird von mehreren Zuwendungsgebern (u.a. Bund, Land, EFRE, BEG, Denkmal, Städtebauförderung) gefördert, weswegen eine konsequente Kostentrennung sowie die Beachtung der einschlägigen Richtlinien des europaweiten Vergaberechts eine zwingende Voraussetzung zur Projektabwicklung darstellen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zur Berufshaftpflichtversicherungsdeckung des Bewerbers im Bewerberformular in der Weise, dass eine Berufshaftpflicht mit folgenden Mindest-Deckungssummen besteht, oder dass zumindest eine Bereitschaftserklärung des Versicherers vorliegt, sie im Auftragsfalle mit dem Bewerber abzuschließen:
für Personenschäden mindestens 3 Mio. € für jeden Einzelfall sowie für Sach- und Vermögensschäden mindestens jeweils 3 Mio. € für jeden Einzelfall sowie jeweils mindestens 6 Mio. € für alle Versicherungsfälle von Personenschäden in einem Jahr sowie jeweils mindestens 6 Mio. € für alle Versicherungsfälle von Sach- und Vermögensschäden in einem Jahr (also jeweils eine zweifache Maximierung pro Jahr)
Bei einer Bietergemeinschaft genügt es, wenn der Federführer über eine entsprechende Berufshaftpflicht (bzw. Bereitschaftserklärung des Versicherers) verfügt und sich entsprechend erklärt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenz:
Der Bewerber muss über Kenntnisse und Erfahrungen in vergleichbaren Bauvorhaben verfügen (geeignete Referenz im Sinne von § 46 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
Das (geeignete) Referenzprojekt muss folgende Mindestanforderungen kumulativ erfüllen
- Erbringung (mindestens) der Projektstufen 2 bis 4 gemäß AHO (mindestens) in den Handlungsbereichen A, B, C und D gemäß AHO
- bauliche Fertigstellung des Referenzprojekts nach dem 31.12.2014
- Vorliegen eines öffentlichen Auftraggebers i.S.d § 99 GWB
- Baukosten (KG 200 bis 600) in Höhe von mindestens € 15 Mio. (netto)
Referenzen vor dem 01.01.2015 werden nicht gewertet; maßgeblich ist insofern der Zeitpunkt der baulichen Fertigstellung.
Entsprechende Angaben werden im Bewerberformular (Teil B) abgefragt.
Der Bewerber muss ein entsprechendes Referenzprojekt vorweisen. Der Bewerber ist jedoch aufgefordert, alle verfügbaren Referenzen anzugeben. Im Teilnahmeantrag können bis maximal 10 Referenzen angeführt werden; darüber hinaus besteht die Möglichkeit, weitere Referenzen in einem Beiblatt zum Teilnahmeantrag (als Bestandteil der entsprechenden Datei) anzugeben. Die Vergabestelle prüft dann alle angegebenen Referenzen darauf, ob zumindest eine von ihnen den vorgenannten Anforderungen genügt.
Achtung:
- Auch hinsichtlich der Referenzen gilt der statuierte Vorbehalt bezüglich des Vorranges der Eigenerklärungen. Die Vergabestelle behält sich also vor, die Angaben zu den Referenzen in Zweifelsfällen genau zu überprüfen und dabei auch Auftraggeber-Bescheinigungen (unter Fristsetzung) zu fordern.
- Auch für das Auswahlkriterium „Referenzen“ sollten alle weiter verfügbaren Referenzen nach dem 31.12.2014 in Form von Eigenerklärungen angegeben werden.
2. Zahl der Beschäftigten/ Anzahl der Führungskräfte:
Erklärung (im Bewerberformular), aus der das jährliche Mittel der vom Bewerber in den Jahren 2020 bis 2022 beschäftigten Personen (zu ermitteln gemäß § 267 Abs. 5 HGB) und die Anzahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren 2020 bis 2022 ersichtlich ist. Teilzeitkräfte sind entsprechend umzurechnen. Im Falle einer Bietergemeinschaft kommt es auf die Anzahl der bei allen Mitgliedern gemeinsam beschäftigten Personen bzw. auf die Anzahl der dort insgesamt vorgehaltenen Führungskräfte in den Jahren 2020 bis 2022 an. Teilzeitkräfte sind auch hier entsprechend umzurechnen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Sieht sich ein Bieter durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).