Webanwendung Betriebserlaubnisverfahren LJA Sachsen

Kurze Beschreibung

Das LJA plant die Modernisierung der Fachanwendung zum Betriebserlaubnisverfahren (BE-Verfahren). Zusammen mit dem LJA sollen auch die Träger ein webbasiertes Werkzeug zur Unterstützung der Beantragung auf eine Betriebserlaubnis von Kindertagesstätten (Kita) und Heimen zur Erziehung (HzE) sowie Meldungen nach § 47 SGB VIII während des Betriebs erhalten.
Ziel dieses Projektes ist die Anschaffung einer neuen und modernen Software für die Abwicklung des BE-Verfahrens der Bereiche Kita und HzE. Sie soll datenbankbasiert, sicher und medienbrucharm sein. Die Software soll alle Teilprozesse des Verfahrens inklusive der medienbruchfreien Abarbeitung der Anträge und der Kommunikation mit den beteiligten Trägern und Jugendämtern unterstützen. Des Weiteren soll die Anwendung so erweiterbar sein, dass sie auch den Anforderungen zur Durchführung des Fachkräfte-Monitorings genügt.
Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Bereitstellung einer Software für das BE-Verfahren für die Bereiche Kita und HzE mit Anbindung an das Unternehmenskonto und dem Dokumentenmanage-mentsystem VIS.SAX.
Bestandteil der Softwareentwicklung sind neben der Programmierung die Erstellung der notwendigen Dokumentationen, die Erstellung von Schulungsmaterial und deren Durchführung, die Erstellung des Testkonzeptes, die Datenmigration aus den beiden Altsystemen inkl. Datenbereinigung und die Leistungen nach der Abnahme (System- und Anpassungspflege für zwei Folgejahre).

Beschreibung der Beschaffung

Das LJA plant die Modernisierung der Fachanwendung zum Betriebserlaubnisverfahren (BE-Verfahren). Zusammen mit dem LJA sollen auch die Träger ein webbasiertes Werkzeug zur Unterstützung der Beantragung auf eine Betriebserlaubnis von Kindertagesstätten (Kita) und Heimen zur Erziehung (HzE) sowie Meldungen nach § 47 SGB VIII während des Betriebs erhalten.
Ziel dieses Projektes ist die Anschaffung einer neuen und modernen Software für die Abwicklung des BE-Verfahrens der Bereiche Kita und HzE. Sie soll datenbankbasiert, sicher und medienbrucharm sein. Die Software soll alle Teilprozesse des Verfahrens inklusive der medienbruchfreien Abarbeitung der Anträge und der Kommunikation mit den beteiligten Trägern und Jugendämtern unterstützen. Des Weiteren soll die Anwendung so erweiterbar sein, dass sie auch den Anforderungen zur Durchführung des Fachkräfte-Monitorings genügt.
Die ausgeschriebene Leistung umfasst die Bereitstellung einer Software für das BE-Verfahren für die Bereiche Kita und HzE mit Anbindung an das Unternehmenskonto und dem Dokumentenmanagementsystem VIS.SAX.
Bestandteil der Softwareentwicklung sind neben der Programmierung die Erstellung der notwendigen Dokumentationen, die Erstellung von Schulungsmaterial und deren Durchführung, die Erstellung des Testkonzeptes, die Datenmigration aus den beiden Altsystemen inkl. Datenbereinigung und die Leistungen nach der Abnahme (System- und Anpassungspflege für zwei Folgejahre).

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber hat die Option, den Vertrag zweimalig um maximal je ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme der Option bestehenden Konditionen zu verlängern. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Ausübung der Option. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer bis spätestens 3 Monate vor Vertragsende in Textform über die Inanspruchnahme der Option.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Erweisen sich mehr als drei Bewerber als geeignet, wird auf der Grundlage der von den Bewerbern erreichten Gesamtpunkten für die Eignung eine Rangliste aufgestellt. Die drei Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Sollte diese gleich sein, entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

2: Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bewerber sowie jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben:
Erklärung über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen niedergelassen ist (vgl. EEE Teil IV, Abschnitt A)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3: Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber sowie jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt B), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
3a: Im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung aussagekräftige Darstellung des Bewerbers mit den Geschäftsbereichen und Tätigkeitsfeldern des Unternehmens.
3b: Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens bezogen auf die drei Geschäftsjahre 2020, 2021 und 2022.
3c: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung über mind. 2.000.000 EUR je Schadensfall und Versiche-rungsjahr oder Erklärung, dass diese bis Vertragsschluss beigebracht wird. Neben Sach- und Personenschäden müssen auch Vermögensschäden mit umfasst sein. Bitte beachten Sie, dass die Angaben der EEE hier nicht ausreichend sind.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4: Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähig-keit hat der Bewerber sowie jedes Mitglied einer Bewerberge-meinschaft, ggf. unter Verwendung des Standardformulars der EEE (Teil IV, Abschnitt C), folgende Angaben und Erklärungen zu machen bzw. abzugeben und folgende Unterlagen vorzulegen:
4a: Bitte geben Sie Unternehmensreferenzen über Projekte der letzten drei Jahre (Projektende (Übergabe der betriebsbereiten Software) darf nicht länger als 5 Jahre zurückliegen) an, die die Umsetzung von Landesverfahren betreffen.
Hierfür soll Anlage 6a der Vergabeunterlagen (Formblatt Unternehmensreferenzen Landesverfahren) verwendet werden.
4b: Bitte geben Sie drei geeignete Unternehmensreferenzen über Projekte der letzten fünf Jahre (Projektende (Übergabe der betriebsbereiten Software) darf nicht länger als fünf Jahre nach Fertigstellung zurückliegen) an, die mit dem Auftragsgegenstand in ihrem Volumen und technischen Anforderungen (webbasierte Anwendung, barriere-arm/barrierefrei, OWASP, DSGVO-konform) vergleichbar sind.
Für die Vorstellung der Referenzprojekte soll Anlage 6b (Form-blatt Unternehmensreferenzen) verwendet werden.
Bitte beschreiben Sie die Referenzprojekte mit folgenden Inhal-ten:
- Projekttitel / Projektbezeichnung
- Auftraggeber und Adresse des Auftraggebers
- Umsetzungszeitraum mit Beginn und Projektende (Übergabe der betriebsbereiten Software)
- Bezeichnung der eingesetzten Lösung
- Inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung (Einsatz für, Technologie, angebundene Schnittstellen, Anzahl Nutzer)
- Bestätigung der erfolgreichen Implementierung
Mindestanforderungen:
- Vollständige Darstellung dreier geeigneter, im Auftragsvolumen vergleichbarer Unternehmensreferenzen
- Mindestens eine Unternehmensreferenz ist ein Projekt im Bereich HzE oder Kita
- Mindestens eines der drei Referenzprojekte benötigt eine Anbindung an ein Fremdsystem oder ein DMS
- Mindestens ein Auftraggeber einer Referenz ist eine Behörde oder öffentlich-rechtliche Institution
Bei Bildung von Bewerbergemeinschaften sowie bei der Einbindung eines Eignungsverleihers muss ersichtlich sein, durch welches Unternehmen das Referenzprojekt erbracht wurde.
Bei der Verwendung der EEE ist für die Darstellung der Referenzen das Standardformular der EEE (Teil IV, Abschnitt C) zu nutzen. Es ist um weitere eigene Anlagen zu ergänzen.
4c: Bitte geben Sie an, über wieviele Jahre Erfahrung Ihr Unternehmen in folgenden Bereichen verfügt:
- Erfahrung im Bereich HzE
- Erfahrung im Bereich Kita
- Bundesgesetzliche Regelungen (SGB VIII, SGB IX, SGB XII)
- Rechtsgrundlage Sachsen (LJHG, SächsKitaG, Sächs-QualiVO, SächsKitaIntegrVO, VwV Beh, VwVErlJugHiE)
Für die Angabe der Erfahrung in Jahren soll Anlage 6c (Formblatt Erfahrung Unternehmen) verwendet werden.
4d: Bitte legen Sie zwei anonymisierte Mitarbeiterprofile von zur Leistungserbringung in der Rolle "Projektleitung" vorgesehenen Mitarbeitern vor.
Bei jedem Mitarbeiter soll ersichtlich sein, über wieviele Jahre Erfahrung der jeweilige Mitarbeiter in folgenden Bereichen ver-fügt:
- Berufserfahrung als Projektleitender
- Erfahrung Planung, Leitung und Durchführung von Softwareentwicklungsprojekten
- Erfahrung Datenbankdesign
- Erfahrung Prozessmodellierung und -optimierung
- Erfahrung Schnittstellenkonzeption
Für die Vorstellung der Mitarbeiter soll Anlage 6d (Formblatt Mitarbeiterprofile Projektleitung) verwendet werden.
Die Erfahrungen sind durch die Mitarbeit in entsprechenden Softwareentwicklungsprojekten nachzuweisen. In Bezug auf ein Referenzprojekt gem. Kriterium 4b genügen die Angabe des Referenzprojektes sowie Rolle, Inhalt, Art und Umfang der Leistungen des Mitarbeiters.
Anderenfalls sind die Softwareentwicklungsprojekte mit
folgenden Angaben kurz zu beschreiben (hierfür soll Anlage 6e (Formblatt Mitarbeiter-Referenzen) verwendet und wie benötigt angepasst werden):
- Projekttitel / Projektbezeichnung
- Auftraggeber und Adresse des Auftraggebers
- Umsetzungszeitraum mit Beginn und Projektende (Über-gabe der betriebsbereiten Software)
- Bezeichnung der eingesetzten Lösung
- Inhaltlich aussagekräftige Kurzbeschreibung (Einsatz für, Technologie, angebundene Schnittstellen, Anzahl Nutzer)
- Rolle, Inhalt, Art und Umfang der Leistungen des Mitar-beiters.
Das Ende der Softwareentwicklungsprojekte, respektive die Übergabe der betriebsbereiten Software, darf nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.
Werden mehr als zwei Mitarbeiterprofile eingereicht, werden die Mitarbeiter in die Wertung einbezogen, die die höchste Punktzahl erreichen.
4e: Bitte bestätigen Sie, dass das Projektteam des Auftragnehmers neben den zwei Projektleitern (Hauptprojektleiter und Stellvertreter) aus mindesten 2 weiteren Entwicklern für die Anwendung und die Schnittstellen bestehen wird.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu 4a, 4c und 4d:
Bewerber / Bewerbergemeinschaften, die im Bereich der Qualifizierung des Unternehmens (Eignungskriterien 4a und 4c gem. Kapitel 5 der Vergabeunterlagen) nach der Gewichtung eine Punktzahl von weniger als 5 (Mindestpunktzahl Qualifizierung des Unternehmens) oder für die Projektleitung (Eignungskriterium 4d gem. Kapitel 5 der Vergabeunterlagen) eine Punktanzahl von weniger als 10 (Mindestpunktzahl Projektleitung) erreichen, werden als ungeeignet von der weiteren Wertung ausgeschlossen.
zu 4b:
- Vollständige Darstellung dreier geeigneter, im Auftragsvolumen vergleichbarer Unternehmensreferenzen
- Mindestens eine Unternehmensreferenz ist ein Projekt im Bereich HzE oder Kita
- Mindestens eines der drei Referenzprojekte benötigt eine Anbindung an ein Fremdsystem oder ein DMS
- Mindestens ein Auftraggeber einer Referenz ist eine Behörde oder öffentlich-rechtliche Institution
zu 4e: Bestätigung liegt vor.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Beibringung vollständig ausgefüllter Vertraulichkeitsvereinbarung unmittelbar nach Zuschlagserteilung
- Beibringung vollständig ausgefüllter Datenschutzerklärung unmittelbar nach Zuschlagserteilung
- Alle Mitarbeiter, die für die Leistungserbringung vorgesehen sind und deren Muttersprache nicht Deutsch ist, beherrschen die deutsche Sprache mindestens entsprechend Level C1 der Sprachniveaustufen nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen.
- Unmittelbar nach Zuschlagserteilung werden alle für die Leistungserbringung vorgesehenen Mitarbeiter namentlich benannt.
- Der Auftragnehmer benennt namentlich unmittelbar nach der Zuschlagserteilung einen Ansprechpartner als Single Point of Contact sowie einen Stellvertreter.

Nummerierung der Teilnahmebedingungen unter Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung gemäß Vergabeunterlagen.
Im Falle der Eignungsleihe müssen für die Prüfung der Eignung des Bewerbers/ der Bewerbergemeinschaft für den Eignungsverleiher mit dem Teilnahmeantrag zwingend die Unterlagen entsprechend Kap. 4 sowie Kap. 5.1 und 5.2, Kriterium 3a der Vergabeunterlagen bzw. Abschnitt III.1.1) und III.1.2), Kriterium 3a dieser Bekanntmachung eingereicht werden. Der Eignungsverleiher muss zwingend die Anforderungen gemäß Kap. 4 sowie Kap. 5.1 und 5.2, Kriterium 3a erfüllen. Im Weiteren sind die Unterlagen / Angaben entsprechend Kap. 5.2 bis 5.3 der Vergabeunterlagen bzw. Abschnitt III.1.2) und III.1.3) dieser Bekanntmachung nur insoweit für den Eignungsverleiher einzureichen, als dass sich der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft tatsächlich auf die konkrete Eignung des Eignungsverleihers beruft.
Hinweise:
- Hinsichtlich des Nachweises einer aktuell gültigen Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung ist eine Eignungsleihe unzulässig.
- Entsprechend § 47 Abs. 1 S. 3 VgV kann ein Bewerber im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit oder die einschlägige berufliche Erfahrung (vgl. Kap. 5.3) die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese Unternehmen die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Wenn der Bewerber ein Unternehmen als Eignungsverleiher benennt, welches das entsprechende Eignungskriterium nicht erfüllt oder bei dem ein zwingender Ausschlussgrund vorliegt, muss der Bewerber den Eignungsverleiher ersetzen.
Mit der Umstellung zur elektronischen Angebotsabgabe seit 18.10.2018 ist das vollständige Angebot bzw. der vollständige Teilnahmeantrag (einschließlich aller Anlagen) in elektronischer Form unter Verwendung der Bietersoftware (AI Bietercockpit 8) an die Plattform www.evergabe.sachsen.de zu senden.
Auf der Vergabeplattform des Freistaates Sachsen wird Ihnen die Bietersoftware (AI Bietercockpit 8), die zwingend zur elektronischen Abgabe von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu verwenden ist, kostenfrei bereitgestellt. Des weiteren erhalten Sie auf dieser Internetseite weitere Informationen zu den Teilnahmebedingungen für Bieter/Bewerber.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB). Teilt der Auftraggeber dem Unternehmen mit, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann von dem Unternehmen ein Antrag auf Nachprüfung gestellt werden.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
— der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.