Webex-Lizenzen 2023

Kurze Beschreibung

Die MPG hat Bedarf an der Verlängerung und Verwaltung bestehender und im Juli 2023 auslaufender Cisco-Webex-Lizenzen (Cicso A-Flex Collaboration Flex Plan Meetings Enterprise).
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der den Auftraggeber mit Lizenz- und Lizenzverwaltungsexpertise unterstützt und mit den geforderten Webex-Lizenzen versorgt.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Verlängerung von 3.000 bestehenden Webex-User-Lizenzen über eine Laufzeit von 36 Monaten. Ab Q1 2024 wird der Umfang dieser User-Lizenzen um 1.000 Stück bis zum Vertragsende erweitert.
Neben der Haupt-Organisationsumgebung besteht eine zweite kleine Organisationsumgebung, die zu Test- und Simulationszwecken eingerichtet und lizenziert wurde. Diese ist mit 20 Lizenzen ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung.
Der Premium-Support ist für die Haupt-Organisationsumgebung bis zum Vertragsende zu verlängern.
Der AN kann von einem bestehenden EUIF (End User Information Form) inkl. "Cisco Enterprise Agreement (EA) Program Terms and Conditions for End Users" von Seiten der MPG ausgehen.

Beschreibung der Beschaffung

Die MPG hat Bedarf an der Verlängerung und Verwaltung bestehender und im Juli 2023 auslaufender Cisco-Webex-Lizenzen (Cicso A-Flex Collaboration Flex Plan Meetings Enterprise).
Vor diesem Hintergrund erfolgt dieses Vergabeverfahren mit dem Ziel, einen Auftragnehmer ("AN") zu finden, der den Auftraggeber mit Lizenz- und Lizenzverwaltungsexpertise unterstützt und mit den geforderten Webex-Lizenzen versorgt.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Verlängerung von 3.000 bestehenden Webex-User-Lizenzen über eine Laufzeit von 36 Monaten. Ab Q1 2024 wird der Umfang dieser User-Lizenzen um 1.000 Stück bis zum Vertragsende erweitert.
Neben der Haupt-Organisationsumgebung besteht eine zweite kleine Organisationsumgebung, die zu Test- und Simulationszwecken eingerichtet und lizenziert wurde. Diese ist mit 20 Lizenzen ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung.
Der Premium-Support ist für die Haupt-Organisationsumgebung bis zum Vertragsende zu verlängern.
Der AN kann von einem bestehenden EUIF (End User Information Form) inkl. "Cisco Enter-prise Agreement (EA) Program Terms and Conditions for End Users" von Seiten der MPG ausgehen.
1. Allgemeines
a) Bestehende Situation
Aktuell sind 3.000 Knowledge Worker Lizenzen innerhalb eines Webex Enterprise Agreementsmit einer Laufzeit bis 16.07.2023 gebucht. Im aktuellen Vertrag ist eine Klausel zur Überbuchung in Höhe von 20% enthalten.
Vertragsbestandteil ist aktuell ebenfalls die Registrierungsmöglichkeit (Lizenzen) von 600 VK-Anlagen in der Webex Cloud.
Zu Testzwecken wurde eine zweite Webex-ORG etabliert und initial lizenziert. Hier sind 12 Named-User Meeting Lizenzen außerhalb des Webex Enterprise Agreements gebucht mit einer Laufzeit bis 23.08.2023.
Die Haupt-Webex-Organisationseinheit (ORG) ist in drei Subskriptionen unterteilt:
• eine Subskription mit Knowledge Worker-Lizenzen der Generalverwaltung (inkl. Premium Support)
• zwei Subskriptionen mit Knowledge Worker-Lizenzen (exkl. Premium Support) der Institute der Max-Planck-Gesellschaft.
Die genauen Bezeichnungen der Subskriptionen (IDs) und Lizenzen sind vom Bieter bei Cisco anzufragen.
Premium Support Service ist eingerichtet für die Subskription der Generalverwaltung.
b) Zielsetzung
Der hier gesuchte Auftragnehmer soll die unter 5.2 geforderten Leistungen erbringen und die geforderten Lizenzen bereitstellen und verwalten.
2. Leistungspositionen und -umfang
Der im Rahmen dieser Ausschreibung geforderte Leistungsumfang umfasst die Lieferung und Verwaltung von Webex-Lizenzen.
Gegenstand der Ausschreibung ist die Verlängerung von 3.000 bestehenden Knowledge Worker Lizenzen EA Meetings (1), SKU= A_FLEX-EAM und Extended Security Pack EA add-on, SKU= A-FLEX-EA-SEC-PK mit dem Collaboration Flex Plan 3.0 um 36 Monate vom 17.07.2023 bis zum 16.07.2026.
Der Lizenzumfang wird ab Q2/2024 um 1.000 Stück Knowledge Worker Lizenzen innerhalb eines Webex Enterprise Agreements erweitert. Diese zusätzlichen Lizenzen laufen wie die 3.000 Lizenzen bis zum 16.07.2026. Die Nutzung für die zusätzlichen 1.000 Lizenzen erfolgt ab Q2/2024.
Die Anzahl der Testuser in der zweiten Webex-ORG außerhalb des Webex Enterprise Agreements soll von den aktuell 12 Named-User Meeting Lizenzen ab 24.08.2023 unter der Produktnummer A-FLEX-3 unterteilt in 15 Named-User Meeting Lizenzen "a la carte" SKU= A-FLEX-NUM_MC und 5 Named-User "Webex Meetings Package" SKU= A-FLEX-NUM_EE mit einer Laufzeit für alle Lizenzen bis 16.07.2026 betrieben werden. Der AG sichert zu, die Nutzung im Rahmen der Testnutzung ohne produktive Nutzung zu belassen.
Der Cisco Webex Premium Support Service, SKU= SVS-FLEX-SUPT-PRE ist für die Subskrip-tion der Generalverwaltung bis zum 16.07.2026 zu verlängern.
Der AN kann von einem bestehenden EUIF inkl. "Cisco Enterprise Agreement Program Terms and Conditions for End Users" von Seiten der MPG ausgehen, damit der Bezug von Webex-Lizenzen über den AN möglich ist. Das EA wird allerdings erst nach Zuschlagsertei-lung durch MPG unterzeichnet.
Der Vertrag samt Vertragsanlagen ist als Anlage 1 Teil der Vergabeunterlage.

Zusätzliche Informationen

Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung. Der beabsichtigte Leistungsbeginn ist der 17.07.2023.
Die Vertragslaufzeit beträgt drei Jahre (36 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns.
Das Recht beider Vertragsparteien, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen, ist hiervon unbenommen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
1. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2.2.2).
2. Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die in diesem Kapitel geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
a) Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
• falls gegeben die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer und Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente),
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
b) Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
1. Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens fünf [5] Mio EUR (zweifach maximiert) sowie
• für Vermögensschäden mindestens fünfhunderttausend [500.000] EUR
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt "Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung" erklären, dass er über eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt.
Hinweise:
Vor Zuschlagserteilung wird der Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll, aufgefordert, den Nachweis über die o. g. Haftpflichtversicherung zu erbringen. Die Aufforderung erhält der Bieter zusammen mit der "Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung" (Mitteilung nach § 134 Abs. 1 GWB). Der Nachweis zur Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung bzw. Bescheinigung eines Versicherungsmaklers zu erbringen und muss bis zum Ablauf der Informations- und Wartefrist (§ 134 Abs. 2 GWB) der Vergabestelle vorliegen, da ansonsten der Zuschlag nicht erteilt werden darf!
Es wird auf die korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglied der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots. Im Falle eines "bloßen" Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung von den Bietern, deren Angebote in die engere Wahl kommen, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.
2. Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
• den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Cisco Webex-Lizenzen (EK-06-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre (2020 - 2022) abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das letzte Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Alle Anlagen- und Kapitelverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage:
Soweit nichts anderes geregelt ist, kommt es hinsichtlich der Beurteilung der unter diesem Kapitel geforderten Eignungsnachweise auf die der BG und den an der Eignungsleihe beteiligten Unternehmen insgesamt zur Verfügung stehenden Kapazitäten an. Die Beurteilung erfolgt somit auf Basis der gemeinschaftlich addierten Werte.
1. Qualitätssicherung (EK-07-A)
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Qualitätssicherung" zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen bestehen (EK-07-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).
2. Umweltmanagement (EK-08-A)
Der Bieter hat unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt "Umweltmanagement" zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in ihrem Unternehmen bestehen (EK-08-A). Ausreichend zur Erfüllung des Kriteriums ist auch die Vorlage einer entsprechenden gültigen Zertifizierungsurkunde in Kopie (z.B. DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen. Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Aus-schlusskriterien dar (XK-#-A).
Der Bieter erklärt unter Verwendung von Anlage 6 Abschnitt "Russland-Sanktionen" (XK-01-A), dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zu-sammen-hang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Nach Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 ist es verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:
a. russische Staatsangehörige,
b. in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
c. juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu mehr als 50% unmittelbar oder mittelbar von Angehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a) oder b) gehalten werden,
d. natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung von Staatsangehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a), b) oder c) handeln,
Unterauftragnehmer, eignungsverleihende Unternehmen und Lieferanten, die unter a) bis d) fallen, wenn auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).
Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten
Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).