Weiterentwicklung AIS.chat

FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH

Der Auftragnehmer soll die bestehende Softwarelösung AIS.chat auf Basis eines Dienstleistungsvertrags bis Ende 2028 weiterentwickeln, betreiben und pflegen. Die Plattform ermöglicht Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern die datenschutzkonforme Nutzung generativer KI-Modelle.

Deadline

Deadline 2026-11-30

Wer?

• FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Softwareprogrammierung und -beratung

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt
• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2026-10-28	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2026-10-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Weiterentwicklung AIS.chat
Referenznummer: 027/2026
Kurze Beschreibung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 027/2026
Beschreibung der Beschaffung:

Im Wege der Gesamtvergabe ist eine Teamzusammensetzung mit namentlich benannten Mitarbeitern anzubieten: 5 VZÄ Fullstack-Software-EntwicklerInnen; wahlweise auf fünf oder sechs Personen aufgeteilt: zwei EntwicklerInnen mit dem Schwerpunkt DevOps; drei, optional vier EntwicklerInnen mit dem Schwerpunkt KI & Bildung; 0,5 VZÄ UX/UI-DesignerIn für Softwareentwicklung und Betrieb. Die Position der Product-Ownerin wird vom AG besetzt. Weitere Informationen können Sie insbesondere der Anlage 1 - Anforderungsbeschreibung_Weiterentwicklung-AIS.chat entnehmen.

Postanschrift: Bavariafilmplatz 3
Postleitzahl: 82031
Stadt: Grünwald
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: München, Landkreis 🏙️
Dauer
Datum des Beginns: 2027-01-04 📅
Datum des Endes: 2028-12-31 📅
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:

Der AG ist berechtigt, den bestehenden Vertrag gem. § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB durch einseitige Erklärung um den Zeitraum der bewilligten Anschlussfinanzierung zu verlängern, sofern der AIS.chat weiter betrieben wird, die erforderlichen Finanzmittel dem AG zur Verfügung stehen und die bisherigen Leistungen des AN insgesamt als vertragsgemäß bewertet wurden. Maßgeblich sind insbesondere die Einhaltung der vereinbarten Termine und Reaktionszeiten, die Qualität und Vollständigkeit der Arbeitsergebnisse, die ordnungsgemäße Dokumentation sowie die vertragsgemäße personelle Besetzung. Wesentliche oder wiederholte Vertragsverstöße, nicht fristgerecht beseitigte Mängel oder das wiederholte Unterschreiten verbindlicher Leistungskennzahlen können der Ausübung der Option entgegenstehen. Die Verlängerung kann einmalig für den gesamten verbleibenden Zeitraum oder in dreimonatigen Teilabschnitten ausgeübt werden. Der AG hat die Verlängerung dem AN spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweils geltenden Vertragslaufzeit in Textform mitzuteilen. Während des Verlängerungszeitraums gelten der in der Anforderungsbeschreibung festgelegte Leistungsgegenstand, die vereinbarten Leistungspflichten und die Vertragsbedingungen einschließlich der vereinbarten Stundensätze unverändert fort. Der maximale Leistungsumfang während der Verlängerung orientiert sich an der Dauer der Anschlussfinanzierung. Der AN ist im Fall der fristgerechten Ausübung der Option zur weiteren Leistungserbringung verpflichtet. Die Ausübung der Option steht im alleinigen Ermessen des AG. Ein Anspruch des AN auf Ausübung der Option oder auf Ausschöpfung des maximal möglichen Verlängerungszeitraums beziehungsweise Leistungsumfangs besteht nicht.

Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 40.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60.0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2026-11-30 23:59:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6 Monate
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern ✅
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Die elektronische Bestellung wird verwendet ✅
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 2026-11-23 23:59:59 📅
Zusätzliche Informationen:

Der öffentliche Auftraggeber weist darauf hin, dass er sich das Recht vorbehält, Aufklärungen im Sinne des § 15 Abs. 5 VgV sowie Nachforderungen bezüglich fehlender, fehlerhafter oder unvollständiger leistungsbezogener und unternehmensbezogener Unterlagen, die nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, nach § 56 Abs. 2 VgV vorzunehmen. Die Bieter haben ausdrücklich kein Recht auf die Durchführung einer Aufklärung oder Nachforderung im oben genannten Sinne. Der öffentliche Auftraggeber wird die vergaberechtlichen Grundsätze - insbesondere Gleichbehandlung und Transparenz - stets angemessen berücksichtigen.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Prozentanteil, genau)

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: FWU Institut für Film und Bild in Wissenschaft und Unterricht gGmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE129521719
Postanschrift: Bavariafilmplatz 3
Postleitzahl: 82031
Postort: Grünwald
Region: München, Landkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@fwu.de 📧
Telefon: 089 6497225 📞
URL: https://fwu.de/ 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Bildung
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTSM1ZU/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTSM1ZU 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YTSM1ZU 🌏
Elektronische Einreichung: Erforderlich

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
#Bekanntmachungs-ID: CXP4YTSM1ZU#
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Nationale Registrierungsnummer: 09-0318006-60
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
URL: https://www.regierung.oberbayern.bayern.de/ueber_uns/zentralezustaendigkeiten/vergabekammer-suedbayern/index.html 🌏
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

1. Die Vergabeunterlagen, insbesondere Leistungsbeschreibung und Vordrucke sowie die Bekanntmachung müssen nach Erhalt/Download durch die Bieter auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft werden. Enthalten die Vergabeunterlagen oder die den Bietern mitgeteilten, übergebenen und zugänglich gemachten Unterlagen oder sonstigen Informationen Unklarheiten oder verstoßen diese gegen geltendes Recht, so weist der Bieter die Vergabestelle unverzüglich - spätestens jedoch mit der Angebotsabgabe - schriftlich darauf hin. Anderenfalls kann er sich auf die Unklarheiten oder die Rechtsverstöße nicht berufen. Nicht aufgeklärte Unklarheiten hat der Bieter als von ihm zu tragende Risiken in sein Angebot einzukalkulieren. 2. Etwaige Verfahrensrügen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen. Auf die Rügepflichten des Bieters nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Außerdem weist die Vergabestelle ausdrücklich auf die Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. § 160 GWB lautet: "(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2026-10-28+01:00 📅
Quelle: OJS 2026/S 210-751894 (2026-10-28)

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