Werbe- und Marketingdienstleistungen

Stadt Bochum, Zentrale Dienste, Einkauf

Geschäftsbesorgungsvertrag zur Durchführung des Stadtmarketings Bochum in der Zeit vom 1.1.2011 bis 31.12.2015. Die Wirtschaftsförderung der Stadt Bochum sucht einen Vertragspartner zur operativen Betreuung der Aufgabenbereiche Touristik und Stadtmarketing, Veranstaltungsmanagement sowie Zentren- und Citymanagement. Das Vertragsverhältnis wird durch einen Geschäftsbesorgungsvertrag mit einer Laufzeit von 5 Jahren geregelt. Bochum ist zentraler Wirtschafts- und Wissensstandort mit einer exzellenten Hochschullandschaft in der Metropole Ruhr, in dem die mittelständischen Unternehmen zu Motoren der Konjunktur und des Fortschritts geworden sind. Ein vielfältiges kulturelles Angebot und attraktive Lebensbedingungen kennzeichnen die lebendige Universitätsstadt. Zur Profilierung des Standortes bei ausgewählten Zielgruppen, zur Imagewerbung der Stadt sowohl nach innen als auch nach außen sowie zur Erhöhung des überregionalen Bekanntheitsgrades, ist ein strategisch ausgerichtetes und angelegtes Stadtmarketing für Bochum unerlässlich. Die Stadt Bochum ist Auftraggeberin, Kontrollinstanz und Ansprechpartnerin. Der zukünftige Vertragspartner erhält den Auftrag, die genannten Bereiche zu entwickeln und zielgerichtet umzusetzen. Geprägt wird dessen Arbeit durch eine eigenverantwortliche und nachhaltige Arbeitsweise. Touristik und Stadtmarketing. Der Tourismus ist ein wesentlicher Gradmesser für die Attraktivität einer Stadt. Die Stadt Bochum profitiert von dem gezielten Bewerben des Stadtprofils, ihrer Industriedenkmäler und überegional bedeutsamen kulturellen Veranstaltungen (insbesondere Starlight Express; Ruhr Triennale) und Einrichtungen (insbesondere Deutsches Bergbaumuseum, Schauspielhaus, Bochumer Symphoniker, Zeiss Planetarium). Der Auftragnehmer erstellt ein Konzept zur Vermarktung Bochums für die Jahre 2011 bis 2015. In diesem Konzept sind die relevanten Attraktionspunkte Bochums sowie die relevanten Zielgruppen zu benennen. Für jede Zielgruppe sind die entscheidenden Kommunikationsbotschaften herauszuarbeiten und das anzuwendende Kommunikationsportfolio (bestehend aus Elementen der Livekommunikation, Print- und Onlinemedien) inklusive der Art und Weise der Penetrierung der Zielgruppe aufzuzeigen. Es handelt sich um folgende Tätigkeitsfelder: 1. Hotelbuchungen; 2. Kongresse; 3. Seminare und Tagungen; 4. Stadtführungen; 5. Veranstaltungskalender; 6. Lokale Publikationen/Gemeinschaftspublikationen; 7. Internet; 8. Anzeigen; 9. Messe; 10. Foto- und Wissendatenbank; 11. Ticketing; 12. Merchandising; 13. Ruhr-Info-Erlebnis-Center (unter Vorbehalt). Veranstaltungsmanagement. Veranstaltungen sind eine besondere Form der Live-Kommunikation und werden sowohl von Kommunen und Regionen als auch von Unternehmen als Imageträger und bedeutender Wirtschaftsfaktor immer stärker eingesetzt. Die Stadt Bochum versteht Tagungen, Kongresse, Messen und Ausstellungen als zentrale Umschlagsplätze von Know-How und innovativen Ideen - den wichtigsten Produktionsressourcen unserer wissensbasierten Dienstleistungsgesellschaft - mit denen sich der ökonomische und gesellschaftliche Stellenwert erheblich erhöht. Mit einem professionellen Veranstaltungsmanagement stärkt die Stadt Bochum ihre Position als Standort hochkarätiger Veranstaltungen im Bereich Wirtschaft, Wissenschaft sowie im Kulturbereich (u. a. Kemnade International, Bochumer Maiabendfest), erhöht damit ihren überregionalen Bekanntheitsgrad und schafft gleichermaßen positive Assoziationen mit Bochum. Unter Berücksichtigung unumgänglicher städtischer Interessenwahrung erstellt der Auftragnehmer ein umfassendes Veranstaltungskonzept für die Stadt Bochum für die Jahre 2011 bis 2015. In diesem Konzept sind die relevanten Veranstaltungen und Events in Bochum sowie die relevanten Zielgruppen zu benennen. Allgemeine Aufgaben sind z.B. Koordinieren der Veranstaltungstermine in der Bochumer Innenstadt, Durchführen von Veranstaltungen im Sinne des Projektmanagements mit Planung, Partnerakquise, Kundenbetreuung sowie Umsetzung und Kontrolle der einzelnen Maßnahmen, Moderieren und Koordinieren von Arbeitskreisen und Projektgruppen mit der Stadtverwaltung und mit Partnern der freien Wirtschaft, Entwickeln neuer Veranstaltungsstrategien und -konzepte, Überarbeiten bestehender Konzepte, Finanzierungsmodell und Akquise von Drittmitteln unter Berücksichtigung gemeinnütziger Ansätze, Finanzielles und inhaltliches Fördern neuer Veranstaltungen, Beraten und Kontaktpflegen zu Partnern aus der Stadtverwaltung und dem privatwirtschaftlichen Bereich (Immobilieneigentümer, Werbegemeinschaften/ISG, Einzelhandelsverband etc.). Aktuelle Veranstaltungen untergliedern sich in die Themengebiete Kirmessen, Brauchtumsveranstaltungen, Themenveranstaltungen, Bezirksveranstaltungen, Weihnachtsmarkt sowie Sonderveranstaltungen. Folgende aktuelle Veranstaltungen und Events in Bochum sind dabei zu berücksichtigen: 1. Weihnachtsmarkt; 2. Kirmessen und Brauchtumsveranstaltungen, wie z. B. Osterkirmes, Maiabendfest, Dorffest Harpen; 3. Themenveranstaltungen, wie z. B. Winzerfest, Fischmarkt; 4. Bezirksveranstaltungen, wie z. B. Gerther Sommer, WAT kreativ; 5. Verkaufsoffene Sonntage Bochum City. City- und Zentrenmanagement. Als Teilbereich des Standortmarketing ist das Zentren- und Citymanagement ein Kommunikationsprozess zur Stärkung und Attraktivierung der Innenstadt sowie der Stadtteil- und Quartierszentren in Bochum. Vom Entstehen und Weiterentwickeln attraktiver Geschäftslagen profitieren dabei insbesondere die ortsansässigen Händler, Dienstleister und Gastronomen durch gesteigerte Kundenfrequenz und erhöhte Kaufkraftbindung - und damit die gesamte Stadt. Der Auftragnehmer erstellt ein City- und Zentren-Management-Konzept für die Jahre 2011 bis 2015, um die vorhandenen Stadtpotentiale Bochums dauerhaft im regionalen Wettbewerb zu festigen und somit Bochum als Einzelhandelsstandort nachhaltig zu profilieren. Dazu gehört das Entwickeln und das Beleben der Bochumer Innenstadt sowie der Statteil- und Quartierszentren durch ein abwechslungsreiches Angebot in den Bereichen Gastronomie, Freizeit und Kultur. Allgemeine Aufgaben sind Planungs- und Projektmanagement für die Innenstadt sowie für die Bochumer Stadtteil- und Quartierszentren, Koordinieren und Durchführen von Einzelprojekten im Sinne des Projektmanagements mit Planung, Partnerakquise und Kundenbetreuung, Vernetzen der Partner aus Handel, Wirtschaft, Politik, Verwaltung und sonstigen Akteuren, Moderieren und Koordinieren von Arbeitskreisen und Projektgruppen nach innen und nach außen, Initiieren und Betreuen nichtkommerzieller bürgerschaftlicher Projekte, Erarbeiten von Förderanträgen in Kooperation mit Politik, Verwaltung und privatwirtschaftlichen Partnern, Akquirieren von Drittmitteln. Als Projekte sind beispielhaft zu nennen: 1. Verkaufsoffene Sonntage in den Stadtteilzentren (u. a. Koordinierungsaufgaben); 2. StanortInnenstadt.NRW; 3. "Ab in die Mitte"; 4. Weihnachtsbeleuchtung; 5. Stadtteilwerbung; 6. Stadtteilzentren. Weitergehende Informationen zu den einzelnen Aufgabenbereichen und Veranstaltungen sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen. Das Leistungsverzeichnis ist neben anderen Dokumenten vor Einreichung des Teilnahmeantrages bei der unter Ziffer I.1 gennannten Stelle anzufordern (siehe hierzu nachfolgende Ausführungen zum Verfahren). Verfahren. Vor Einreichung des Teilnahmeantrages sind von der unter I.1 genannten Stelle das Leistungsverzeichnis und die Eigenerklärung des Bieters bis zum 9.4.2010 anzufordern. Andernfalls werden eingehende Teilnahmeanträge nicht berücksichtigt und vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 19.4.2010 fristgerecht einzureichen. Den Teilnahmeanträgen sind die ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärung des Bieters sowie die gewünschte Grobkonzeptskizze beizufügen. Sofern es aus Platzgründen erforderlich sein sollte, können der Eigenerklärung Anlagen beigelegt werden. Unvollständige oder nicht fristgerecht eingehende Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt und vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Sofern mehr als 5 wertbare Teilnahmeanträge eingehen, wird eine Rangfolge aufgrund der unter Ziffer IV.1.2 genannten Kriterien und Gewichtungen hergestellt. Es sollen mindestens 3 (geplante Mindestzahl) und maximal 5 Bieter zum Verhandlungsverfahren zugelassen werden. Im Verhandlungsverfahren ist auf der Grundlage eines zuvor eingereichten indikativen Angebotes ein Feinkonzept zu präsentieren. In den anschließenden Gesprächsrunden können offene Fragen zum Inhalt und Leistungsumfang geklärt werden. Die preislichen Vorstellungen werden ebenfalls zum Gegenstand der Verhandlungen. Zum Abschluss der Verhandlungen ist ein verbindliches Angebot schriftlich einzureichen. Das Verhandlungsverfahren findet in einer oder in mehreren Verhandlungsrunden statt. Die Stadt Bochum behält sich vor, die Anzahl der Teilnehmer in den Verhandlungsrunden zu reduzieren. Die Aufforderung zur Teilnahme an den Verhandlungen ist spätestens bis zum 30.4.2010 vorgesehen. Die Verhandlungsrunden werden voraussichtlich in der Zeit vom 10.-21.5.2010 stattfinden. Die Zuschlagerteilung ist vor Ablauf der ersten Jahreshälfte geplant. Die Bewertungen der Teilnahmeanträge sowie die abschließenden Bewertungen der Angebote nach den festgelegten Zuschlagskriterien erfolgen durch ein Gremium. Die Mitglieder des Gremiums werden zuvor an den Verhandlungsrunden teilnehmen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2010-04-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2010-04-01.

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