Wiesbaden Congress & Marketing GmbH, Sternschnuppenmarkt

Beschreibung der Beschaffung

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH (WiCM) ist eine Gesellschaft unter dem Dach der TriWiCon und verantwortlich für den Betrieb der Veranstaltungshäuser RheinMain Con-gressCenter, Kurhaus Wiesbaden mit Kolonnaden und Jagdschloss Platte und verschiedener Märkte und Events im Stadtgebiet von Wiesbaden.
Der TriWiCon wurde, als Eigenbetrieb der LH Wiesbaden, die Eigentümerfunktionen und -verantwortungen der Veranstaltungsstätten Kurhaus Wiesbaden mit den Kurhaus Kolonnaden, das Jagdschloss Platte und das RheinMain CongressCenter (RMCC) übertragen.
Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH plant, organisiert und führt im Jahr insgesamt 276 Outdoor-Veranstaltungen mit insgesamt 360 Veranstaltungstagen durch. Dazu zählen Veran-staltungen wie die Rheingauer Weinwoche, der Sternschnuppenmarkt, die Wochenmärkte und weitere Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen.

Gegenstand der Ausschreibung sind Vorbereitung, Organisation, Durchführung und technische Ausstattung des Künstlerprogramms für die Sternschnuppenmärkte 2026 bis 2028 in Wiesbaden sowie die Bereitstellung und Umsetzung der technischen Ausstattung und der Effekte für die jeweilige Eröffnungsfeier.

Eröffnung Sternschnuppenmarkt: jeweils Dienstag nach Totensonntag
Eröffnungsfeier: jeweils Dienstag nach Totensonntag, 18:00 - 21:00 Uhr
Bühnenprogramm: freitags bis sonntags bis 15 min vor Marktschluss
Adventskalender: 1. - 23. Dezember täglicher Programmpunkt à ca. 30 min
Ende Sternschnuppenmarkt: jeweils 23. Dezember

Für nähere Informationen zu den Arbeitsumfängen und Prozessanforderungen verweisen wir auf die als Anlage bereitgestellte Leistungsbeschreibung.

Zusätzliche Informationen

#Besonders auch geeignet für:freelance#, #Besonders auch geeignet für:selbst#, #Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#Ergänzung zu Zuschlagskriterien:

1. Zuschlagskriterien:
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot i.S.v. § 127 Abs. 1 GWB gemäß § 58 VgV unter Berücksichtigung folgender Wertungskriterien in folgender Gewichtung ermittelt:
1. Finanzielles Angebot 20 %
2. Fachliches Angebot 80 %

2. Zuschlagskriterium finanzielles Angebot

Das Zuschlagskriterium finanzielles Angebot wird nach folgenden Unterkriterien bewertet
1. Einzelpreise 30 Punkte
2. Stornierungsbedingungen 70 Punkte

Erläuterung und Wertung Unterkriterium Einzelpreise
Der Bieter hat in der Anlage C.2 Preisblatt seine Einzelpreise im Tabellenblatt 1 in die aufgeführten Positionen einzutragen.
Bewertet wird der vom Bieter angebotene Netto-Gesamtpreis, der sich aus der Summe der Preisbestandteile zusammensetzt (diese sind in dem im Angebotsschreiben enthaltenen Preisblatt anzugeben). Für den Preis wird eine Obergrenze von jährlich 78.000,00 €, netto vorgegeben.
Das Angebot des Auftragnehmers darf also günstiger, aber nicht teurer sein. Mit dem Budget von jährlich 78.000,00 €, netto müssen sämtliche Kosten des Auftragnehmers (Sachmittel, Personal- und Nebenkos-ten) oder Genehmigungen, Fahrt- und Transportkosten, Bereitstellung erforderlicher Ausstattung nebst zugehörigen Werkzeugen und Entsorgungskosten) abgedeckt werden.
Hinweis:
Angebote, die die vorgegebene Preisobergrenze von 78.000,00 €, netto, pro Jahr überschreiten, werden von der Wertung ausgeschlossen.
Der geringste angebotene Gesamtpreis unter 78.000,00 €, netto, pro Jahr erhält 30 Punkte. Angebote, die die vorgegebene Obergrenze erreichen, erhalten 0 Punkte. Zwischenwerte werden linear interpoliert.
Erläuterung und Wertung Unterkriterium Stornierungsbedingungen
Für den Ausfall einer Veranstaltung sollen Stornierungskosten angeboten werden.
Hinweis: Der Ausfall der Veranstaltungen aufgrund übergeordneter Interessen ist davon ausgenommen (vergl. ZVB § 8). Die Regelung zu den Stornierungsbedingungen umfasst lediglich solche Fälle, in denen die Nicht-durchführung der Veranstaltung von der Auftraggeberin veranlasst wird. Im Falle der höheren Gewalt, des Abbruchs durch den Auftragnehmer sowie der keinerseits zu vertretenden Nichtdurchführung gelten die vertraglichen sowie - nachrangig - die allgemeinen gesetzlichen Regelungen.
Die Stornokosten (in %) sind in der Anlage C.2 Preisblätter, Preisblatt 2 (Tabellenblatt "Stornokosten") einzutragen.
Folgende Abstufungen sind vorgesehen:
• Stornierung bis sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn
• Stornierung weniger als sechs bis drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn
• Stornierung weniger als drei Wochen (nach Aufbaubeginn) bis Veranstaltungsbeginn
Es wird zur Bewertung des Angebotes die Stornokosten auf die Gesamtsumme (Preisblatt 1) angewandt. Bewertet wird der Mittelwert.
Der Bieter mit der insgesamt geringsten angebotenen Prozentzahl erhält 70 Punkte. Der Bieter mit der insge-samt höchsten angebotenen Prozentzahl erhält 0 Punkte. Die Prozentzahlen der übrigen Angebote werden linear interpoliert.

Gesamtwertung des Zuschlagskriteriums finanzielles Angebot:
Die erreichten Punkte in den zwei Unterkriterien werden addiert, sodass insgesamt maximal 100 Punkte für das erste Zuschlagskriterium erzielt werden können. Aus dem Produkt der Punktzahl x der Gewichtung des Zuschlagskriteriums folgt die nach Maßgabe der Tabelle unter Ziffer 2.1, Spalte 4 für das Zuschlagskriterium erzielte Punktzahl, maximal 20 Punkte.


2.2.2 Zuschlagskriterium Fachliches Angebot
Das Zuschlagskriterium Fachliches Angebot wird nach folgenden Unterkriterien bewertet

1. Ansätze und Ideen für das Bühnenprogramm 40 Punkte
2. Einsatz Veranstaltungstechnik 20 Punkte
3. Ansätze und Ideen für die Eröffnungsveranstaltung 40 Punkte


Erläuterung und Wertung Unterkriterium Ansätze und Ideen für das Bühnenprogramm
Mit dem Angebot sind Ansätze und Ideen für das Bühnenprogramm auf Basis der in der Leistungsbeschreibung einschl. Anlagen (z.B. Bühnenprogramm 2025) und anhand von bereits durchgeführten Referenzprojekte zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen schriftlich darzulegen.
Erfahrung und Referenzen:
• Welche möglichst vergleichbaren Leistungen (Erstellung Bühnenprogramm) bearbeitet wurden? (mindesten 3 konkrete Beispiele)
• was waren dabei die Vorgaben/Anforderungen?
Herangehensweise an die Aufgabe:
• Welche kreativen und originellen Impulse könnten das Bühnenprogramm beleben?
• Mit welchen innovativen Ideen könnte das Bühnenprogramm einzigartig werden?
• Wie vielfältig kann das Bühnenprogramm über den gesamten Veranstaltungszeitraum gestaltet werden?
Hierbei werden vom Bieter kein vollständig erarbeitetes Bühnenprogramm erwartet oder gefordert. Die darzulegende Konzeption / Herangehensweise zum Bühnenprogramm soll als Grundlage dienen, die spätere Auf-gabe in einen Gesamtzusammenhang einzuordnen und als Hintergrund zu nutzen.
Das Kriterium Ansätze und Ideen für das Bühnenprogramm wertet die mit dem Angebot eingereichten konzeptionellen Angaben anhand der in der vorstehenden Beschreibung dargestellten Kriterien und Bewertungsmaßstäbe.
Das Angebot mit den besten Ansätzen und Ideen erhält 5 Punkte, wobei je nach Sachlage auch halbe Punkte vergeben werden können (z. B. 1,5 Punkte). Die Angebote werden in einem relativen Vergleich zueinander bewertet:
5 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin herausragende Ansätze und Ideen
4 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin sehr gute Ansätze und Ideen
3 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin gute Ansätze und Ideen
2 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin befriedigende Ansätze und Ideen
1 Punkt aus Sicht der Auftraggeberin ausreichende Ansätze und Ideen
0 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin ungenügende Ansätze und Ideen
Die für dieses Kriterium erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 8 multipliziert (= max. 40 Punkte).
Erläuterung und Wertung Unterkriterium Einsatz Veranstaltungstechnik
Der Auftragnehmer hat mit dem Angebot - unter Berücksichtigung nachfolgend aufgeführter Aspekte - die von ihm eingeplante Veranstaltungstechnik mit allen Merkmalen aufzulisten.
• deckt das Angebot alle notwendigen und geforderten Komponenten vollständig ab (Ton, Licht, Flachbildschirm, Mikrofontechnik, FOH)
• entspricht die Technik den Mindest-Anforderungen oder besser?
• Ermöglicht die eingeplante Technik die gleichmäßige Beschallung der im Plan dargestellten Beschallungsfläche
• Ermöglicht die eingeplante Technik die gleichmäßige und gleichermaßen atmosphärische Ausleuchtung der Bühne
Das Kriterium Einsatz Veranstaltungstechnik und technisches Personal wertet, inwieweit die eingeplante Veranstaltungstechnik die geforderten Mindest-Anforderungen erfüllt.
Das Angebot dessen eingeplante Veranstaltungstechnik am besten die Anforderungen erfüllt, erhält 5 Punkte, wobei je nach Sachlage auch halbe Punkte vergeben werden können (z. B. 1,5 Punkte). Die Angebote werden in einem relativen Vergleich zueinander bewertet:
5 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin hervorragende Erfüllung der Anforderungen
4 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin sehr gute Erfüllung der Anforderungen
3 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin gute Erfüllung der Anforderungen
2 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin befriedigende Erfüllung der Anforderungen
1 Punkt aus Sicht der Auftraggeberin ausreichende Erfüllung der Anforderungen
0 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin ungenügende Erfüllung der Anforderungen
Die für dieses Kriterium erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 4 multipliziert (= max. 20 Punkte).

Mit dem Angebot ist ein Konzept für die Eröffnungsveranstaltung schriftlich einzureichen. Wir bitten dieses in der Anlage "Fragenkatalog" zu erarbeiten. Die Erstellung ist auf Basis der in der Leistungsbeschreibung und deren Anlagen enthaltenen Informationen und bereits durchgeführten Referenzprojekten zu entwickeln. Folgende Aspekte müssen im Konzept enthalten sein:
Originalität, Storytelling
• erzählt das Konzept eine Geschichte?
• Spiegelt es den Ursprung der Geschichte des Sternschnuppenmarktes wider?
Effekte und Überraschungsmomente
• welche Ansätze und Ideen gibt es, um mit Effekten und Überraschungsmomenten den Gästen/Zuschauern ein tiefgreifendes, "wunderbares" Erlebnis zu bieten.
• welche technischen Effekte können unter den gegebenen Bedingungen zum Einsatz kommen (z.B. Pyrotechnik, Goldglitter u.ä.)
Bei der Erarbeitung wird vom Bieter keine vollständig geplante Eröffnungsveranstaltung erwartet oder gefordert. Die darzulegende Konzeption / Herangehensweise zur Eröffnungsveranstaltung soll als Grundlage dienen, die spätere Aufgabe in einen Gesamtzusammenhang einzuordnen und als Hintergrund zu nutzen.
Das Kriterium Ansätze und Ideen für die Eröffnungsveranstaltung wertet die mit dem Angebot eingereichten konzeptionellen Angaben anhand der in der vorstehenden Beschreibung dargestellten Kriterien und Bewer-tungsmaßstäbe.
Das Angebot mit den besten Ansätzen erhält 5 Punkte, wobei je nach Sachlage auch halbe Punkte vergeben werden können (z. B. 1,5 Punkte). Die Angebote werden in einem relativen Vergleich zueinander bewertet:
5 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin herausragende Ansätze und Ideen
4 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin sehr gute Ansätze und Ideen
3 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin gute Ansätze und Ideen
2 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin befriedigende Ansätze und Ideen
1 Punkt aus Sicht der Auftraggeberin ausreichende Ansätze und Ideen
0 Punkte aus Sicht der Auftraggeberin ungenügende Ansätze und Ideen
Die für dieses Kriterium erreichte Punktzahl wird mit dem Faktor 8 multipliziert (= max. 40 Punkte).
Gesamtwertung des Zuschlagskriteriums Fachliches Angebot siehe Formblatt Erläterungen zu den Zuschlagskriterien

Beschreibung der Optionen

Die Laufzeit des Vertrages beträgt drei Jahre, beginnend mit der Vertragsunterzeichnung und endet nach der Abwicklung des Sternschnuppenmarktes 2028.

Es besteht die Option den Vertrag, um ein Jahr zu verlängern. Maximale Vertragslaufzeit beträgt somit vier Jahre. Diese Optionen stehen nur der AG zu.

Wird der Vertrag nicht bis zum 31.01. vor Vertragsablauf schriftlich gekündigt, so verlängert er sich automatisch um ein weiteres Jahr zu den zum Zeitpunkt des jeweiligen Vertragsablaufs geltenden Bestimmungen.

Die Auftraggeberin hat die Option den Vertrag zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt vier Jahre und endet nach der Abwicklung zum Sternschnuppenmarkt 2029.

Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Verlängerung der Laufzeit und kann aus einem Nichtabruf auch keine weitergehenden Ansprüche (z. B. auf Schadensersatz) herleiten

Zusätzliche Informationen

Nachforderungsbedingungen gem. § 56 VgV.

Der Auftraggeber ist entsprechend § 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV verpflichtet, Bieter, die die nachgeforderten Erklärungen und/oder Nachweise nicht vollständig innerhalb der festgelegten Frist vorgelegt haben, vom weiteren Verfahren auszuschließen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Mindestkriterium 1

- Es müssen mindestens zwei annähernd vergleichbare Referenzaufträge in den letzten vier Jahren erbracht worden sein (Referenzen sind vergleichbar, wenn sie die Planung sowie Durchführung einer Open-Air-Veranstaltung mit einer Bühnengröße von mindestens 8x10 m und einem Auftritt von mind. 2 Acts / Künstlern beinhalten)

Mindestkriterium 2
- Es müssen mindestens zwei annähernd vergleichbare Referenzaufträge in Bezug auf die Planung und Umsetzung eine Eröffnungsfeier / eines Highlight-Moments einer Open-Air-Veranstaltung in den letzten vier Jahren erbracht worden sein. (Referenzen, welche eine Eröffnungsfeier sowie -show, oder ähnliches Veranstaltungselemente enthalten, die in der Leistungsbeschreibung unter 5.4.1 sowie 5.4.2 beschrieben sind, werden als vergleichbar angesehen)

Hinweis:
Es sind mindestend 2 Referenzen einzureichen. Sollten diese Referenzprojekte jeweils die Mindestkriterien 1 sowie 2 erfüllen, reichen diese zwei Referenzen aus. Falls nicht alle Mindestkriterien mit der Abgabe von 2 Referenzen abgedeckt werden, bitten wir bis zu 4 Referenzen einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden 10.000.000 €, für Vermögensschäden 250.000 €, für das Abhandenkommen der den Versicherungsnehmer oder seiner Angestellten zur Leistungsdurchführung überlassenen Schlüssel bis zu 250.000 €

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Bei juristischen Personen ist ein Auszug, nicht älter als 01.01.2026, aus dem Handelsregister oder sonstigen einschlägigen Berufsregister (s.o.) vorzulegen. (Kopie ausreichend)

2. Bei natürlichen Personen: Kopie der Gewerbeanmeldung Die Angaben sind auch von einem Nachunternehmer zu erbringen, wenn dieser zur Eignungsleihe eingesetzt wird.

Ausländische Bieter haben gleichwertige Bescheinigungen ihres Herkunftslandes vorzulegen sowie eine Bescheinigung des zuständigen Versicherungsträgers, jeweils in deutscher Sprache.

Zusätzliche Informationen

Die Wiesbaden Congress & Marketing GmbH hat die städtische WiBau Gesellschaft mbH (WiBau) mit der Durchführung des hier ausgeschriebenen Vergabeverfahrens beauftragt. Sämtliche Kommunikation im Vergabeverfahren ist daher mit der WiBau zu führen.

Das gesamte Verfahren inkl. Kommunikation wird elektronisch in Textform, möglichst über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD (elektronische Hessische Ausschreibungsdatenbank) oder per E-Mail anvergabe@wibau-wiesbaden.de unter Angabe der Dokumentenbezeichnung und Gliederungsnummer der Vergabeunterlagen abgewickelt.

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Bietercockpit der Vergabeplattform e-HAD einzureichen.

Dies erfordert eine kostenfreie Registrierung. Wenn Sie sich registriert haben werden Sie aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird oder sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Verfahren verschickt.

Angebote, die schriftlich in Papierform oder auf anderem elektronischen Wege sowie welche, die nach der Angebotsfrist eingehen, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Verwendung der Vergabeunterlagen:

Die Vergabeunterlagen und alle Informationen, die die Bewerber im Rahmen des Vergabeverfahrens erhalten, sind nur für dieses Vergabeverfahren zu verwenden. Die Nutzung der Vergabeunterlagen für andere Zwecke ist nicht gestattet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)