Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei der Kassenärztlichen Vereinigung Hessen

Kassenärztliche Vereinigung Hessen

Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen plant die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems mit Verwaltungsweitem Einsatz. Zukünftig ist auch der Einsatz eines Workflowmanagements vorgesehen. Hierfür sind die Auswahl und die Anpassung eines geeigneten Softwaresystems an die spezifischen Anforderungen der durch die wahrzunehmenden Aufgaben vorgezeichneten Strukturen und Voraussetzungen erforderlich. Vor diesem Hintergrund vergibt die KV Hessen das Projekt der Anpassung eines geeigneten Softwaresystems an die Anforderungen der KV Hessen einschließlich dessen Lieferung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-05-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-04-06.

Wer?

• Kassenärztliche Vereinigung Hessen

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2011-04-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2011-04-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Menge oder Umfang:

Projektbeschreibung: Einführung DMS an den 5 Standorten der KV Hessen (Frankfurt/Main, Darmstadt, Wiesbaden, Gießen, Kassel) mit Schwerpunkt Frankfurt/Main in grundsätzlich allen Organisationseinheiten.Geplante Nutzung:— Posteingang mit früher digitaler Erfassung von Eingangsdokumenten,— Gemeinsame digitale Ablage von Dokumenten grundsätzlich aller Organisationseinheiten in einheitlicher Struktur mit Zugriff von allen Standorten aus,— Rechtssichere digitale Archivierung,— Bearbeitung von Dokumenten mit Nachhaltung von Versionsständen,— Nutzung von Workflowfunktionen (ad hoc-Workflows und strukturierte Workflows),— Integration mit Individualanwendungen der KV Hessen sowie CRM- und ERP-Standardsystemen.(Vorgangsbezogene automatische Dokumenterfassung und Recherche sowie automatische Weitergabe von Informationen an Schnittstellen).— Nutzung des Formats PDF/A zur Archivierung digitaler Dokumente,— Die Gesamtanzahl der Benutzer wird ca. 800 betragen,— Anzahl der Benutzer in den Pilotbereichen (1. Realisierungsstufe): ca. 125.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Georg-Voigt-Straße 15
Postleitzahl: 60325
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvhessen.de 🌏
E-Mail: vergabe_dms@kvhessen.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-04-06 📅
Einreichungsfrist: 2011-05-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-04-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 70-114088
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen

Ein Teilnahmeantrag zum Vergabeverfahren kann nur gestellt werden, wenn der Bewerber bei der oben angegebenen Kontaktstelle schriftlich per E-Mail unter Angabe der eigenen E-Mail-Adresse die vorbereiteten weiteren Unterlagen angefordert hat. Die Unterlagen sind unter der oben angegebenen E-Mail-Adresse anzufordern (mit Angabe der vollständigen Adresse und einer E-Mail-Adresse). Die Bewerbungsunterlagen sind in einem verschlossenen Umschlag in einem äußeren Umschlag an die unter I.1 genannte Adresse zu senden. Der äußere Umschlag muss deutlich erkennbar mit dem Hinweis "Teilnahmeantrag DMS" versehen sein. Die Einsendung von digitalen Bewerbungen ist nicht möglich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Menge oder Umfang:

Geplante Nutzung:

— Posteingang mit früher digitaler Erfassung von Eingangsdokumenten,

— Gemeinsame digitale Ablage von Dokumenten grundsätzlich aller Organisationseinheiten in einheitlicher Struktur mit Zugriff von allen Standorten aus,

— Rechtssichere digitale Archivierung,

— Bearbeitung von Dokumenten mit Nachhaltung von Versionsständen,

— Nutzung von Workflowfunktionen (ad hoc-Workflows und strukturierte Workflows),

— Integration mit Individualanwendungen der KV Hessen sowie CRM- und ERP-Standardsystemen.

(Vorgangsbezogene automatische Dokumenterfassung und Recherche sowie automatische Weitergabe von Informationen an Schnittstellen).

— Nutzung des Formats PDF/A zur Archivierung digitaler Dokumente,

— Die Gesamtanzahl der Benutzer wird ca. 800 betragen,

— Anzahl der Benutzer in den Pilotbereichen (1. Realisierungsstufe): ca. 125.

Beschreibung der Optionen:

Im Verlauf des Projekts wird darüber entschieden, ob das ggf. vorhandene Workflow-Modul des angebotenen Softwaresystems für den geplanten Einsatz eines Workflosmanagements bei der KVH lizensiert werden soll.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen:

— Voller Name und Adresse des Bewerbers,

— Angabe einer Kontaktperson (mindestens mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse),

— Beschreibung des Bewerbers und seiner institutionellen Struktur,

— Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (bei nicht deutschen Bewerbern gleichwertige Unterlagen),

— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft (BG) und Krankenkasse (bei nicht deutschen Bewerbern Unterlagen vergleichbarer Institutionen),

— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (bei nicht deutschen Bewerbern Unterlagen vergleichbarer Institutionen),

— Erklärung des Bewerbers, dass gegen ihn keine Strafverfahren oder Verurteilungen wegen schwerer Verfehlung und auch kein Insolvenzverfahren vorliegen.

Die Institutionellen Nachweise/Auskünfte dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Die Bewerbung zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren ist in rechtsverbindlicher Form einzusenden. Hierzu gehören insbesondere rechtsverbindliche Unterschriften von hierfür beim Bewerber autorisierten Personen auf allen wesentlichen Unterlagen. Die Auskünfte von Institutionen müssen als Originaldokumente oder mindestens beglaubigte Kopien eingereicht werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Beantwortung der Fragen in den Teilnahmeunterlagen.
Technische und berufliche Fähigkeiten: Beantwortung der Fragen in den Teilnahmeunterlagen.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Sonstige besondere Bedingungen:

Vorgesehene Einführungsschritte:

— Erstellung einer Basislösung und Produktivsetzung für 3 Pilotbereiche bis Quartal 3 2011 (Vergabegegenstand),

— Ausrollen der Lösung auf weitere Organisationseinheiten (Gesamtkosten für Lizenzen sind Gegenstand der Vergabe; Die zum Ausrollen erforderlichen Dienstleistungen sind nicht Gegenstand der aktuellen Vergabe),

— Das Roll out soll bereits parallel zur Einführungsphase der Piloten vorbereitet werden; Die Gesamteinführung ist für das 3. Quartal 2012 vorgesehen,

— Zeitgleich zum Ausrollen der Lösung auf weitere Organisationseinheiten ist die Einführung einer Workflowlösung vorgesehen (optionaler Gegenstand der aktuellen Vergabe),

— Es ist vorgesehen, dass die KV Hessen-interne IT-Abteilung für weitere Einführungsphasen wesentliche Aufgaben der Implementation übernimmt (dafür ist ein hinreichender Wissenstransfer zu gewährleisten).

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Beantwortung der Fragen in den Teilnahmeunterlagen.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2011-05-27 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️
Sonstige Sprachen: Die Sprachauswahl gilt auch für die Anforderungen von weiteren Unterlagen sowie für Nachfragen zum Verfahren.

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Hessen
Kontakt
Kontaktperson: Team Beschaffung DMS
Herrn Rank

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium
Postanschrift: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151120 📞
Fax: +49 6151126313 📠
Quelle: OJS 2011/S 070-114088 (2011-04-06)

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