Einführung eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems
Kassenärztliche Vereinigung Hessen
Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen, nachfolgend KVH genannt, ist als eine Körperschaft des öffentlichen.
Rechts eine Vereinigung der niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten in Hessen. Mit einer Mitgliederzahl von ca. 12 000 Ärzten und Psychotherapeuten und rund 600 Mitarbeitern ist die KVH eine der größten KVen in Deutschland.
Die Mitarbeiter stehen den Mitgliedern an fünf Standorten in Hessen zur Verfügung – die Hauptstelle befindet sich in Frankfurt am Main.
Zur weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Zukunftsorientierung und Compliance wird die Einführung einer ERP-Lösung zum 1.1.2012 angestrebt. Im Kern geht es dabei um die Rechnungswesen- sowie Controllingprozesse. Im Zuge einer ganzheitlichen Betrachtung von Prozessen innerhalb der KVH sind hierbei auch die Schnittstellen zu den wesentlichen vor- und nachgelagerten Bereichen der KVH zu berücksichtigen (z.B. Mitgliederservice/Ärzteschaft, Honorarabrechnung).
Für die anfallenden Dienst- und Lieferleistungen der technischen Konzeption und Implementierung der ERP-Lösung sind insbesondere folgende Unterstützungs- und Umsetzungsleistungen erforderlich:
— Bereitstellung und Installation des ausgewählten ERP-Systems,
— Erstellung des technisches Konzeptes für die Funktionalitäten, das Datenmodell, die Migration sowie die Schnittstellen,
— Implementierung des Systems und Durchführung der notwendigen Customizingeinstellungen, Migration sowie Schnittstellenarbeiten,
— Durchführung von Schulungen der Mitarbeiter der KVH,
— Durchführung aller notwendigen Tests und Behebung von Defekten,
— Sicherstellung eines reibungslosen und rechtzeitigen Go-Live.
Das einzuführende System ist vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmeantrags zu benennen und sollte unabhängig vom Implementierungszeitpunkt die folgenden Module abdecken:
— Finanz- und Rechnungswesen,
— Konsolidierung,
— Controlling,
— Unternehmensplanung,
— Beschaffung,
— Fakturierung,
— Berichtswesen,
— Reisekostenabrechnung Geschäftspartner,
— Stammdatenverwaltung.
Das einzuführende System sollte dabei mindestens die folgenden Kernanforderungen erfüllen:
— Hoher Automatisierungsgrad,
— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen,
— Hohe und umfangreiche Modularität sowie Erweiterungsmöglichkeiten,
— Offene Software- und Schnittstellenarchitektur,
— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für (Massen)Datentransfers aus anderen Systemen (z.B. Excel),
— Schnittstelle zum Personalmanagementsystem LOGA (P&I),
— Schnittstelle gemäß ITSG-Zertifizierungsstandards,
— Hohe Skalierbarkeit hinsichtlich der Nutzung des Systems,
— Nahtloser Informationsaustausch mit Customer Relationship Management,
— Starke Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem sowie Unterstützung digitaler Belege,
— Integrierte Workflow-Unterstützung (ggf. auch systemübergreifend),
— Single Sign-on Fähigkeit,
— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen etc. in deutscher Sprache,
— Weitestgehend eigenständige Administration, laufender Betrieb und Umsetzung von (neuen) Anforderungen/Änderungen durch KVH Mitarbeiter,
— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen,
— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche.
Ein Customer Relationship Management (CRM) System sowie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden derzeit parallel eingeführt.
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-04-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-03-08.
Wer? Wie? Wo?| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2011-03-08 | Auftragsbekanntmachung |
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Georg-Voigt-Straße 15
Postleitzahl: 60325
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.kvhessen.de 🌏
E-Mail: vergabe_erp@kvhessen.de 📧
Telefon: +49 6979502-0 📞
Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-03-08 📅
Einreichungsfrist: 2011-04-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-03-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 49-080766
ABl. S-Ausgabe: 49
Zusätzliche Informationen
“Die KVH wird im Rahmen des Projektes zur Einführung eines ERP-Systems bereits fachlich durch eine externe Beratung unterstützt. Zur Implementierung der...”
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Kassenärztliche Vereinigung Hessen, nachfolgend KVH genannt, ist als eine Körperschaft des öffentlichen.”
“Rechts eine Vereinigung der niedergelassenen Ärzte und Psychotherapeuten in Hessen. Mit einer Mitgliederzahl von ca. 12 000 Ärzten und Psychotherapeuten und...”
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“Die Mitarbeiter stehen den Mitgliedern an fünf Standorten in Hessen zur Verfügung – die Hauptstelle befindet sich in Frankfurt am Main.”
“Zur weiteren Optimierung der Geschäftsprozesse im Hinblick auf Effizienz, Zukunftsorientierung und Compliance wird die Einführung einer ERP-Lösung zum...”
“Für die anfallenden Dienst- und Lieferleistungen der technischen Konzeption und Implementierung der ERP-Lösung sind insbesondere folgende Unterstützungs-...”
“— Bereitstellung und Installation des ausgewählten ERP-Systems,”
“— Erstellung des technisches Konzeptes für die Funktionalitäten, das Datenmodell, die Migration sowie die Schnittstellen,”
“— Implementierung des Systems und Durchführung der notwendigen Customizingeinstellungen, Migration sowie Schnittstellenarbeiten,”
“— Durchführung von Schulungen der Mitarbeiter der KVH,”
“— Durchführung aller notwendigen Tests und Behebung von Defekten,”
“— Sicherstellung eines reibungslosen und rechtzeitigen Go-Live.”
“Das einzuführende System ist vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmeantrags zu benennen und sollte unabhängig vom Implementierungszeitpunkt die folgenden...”
“— Finanz- und Rechnungswesen,”
“— Konsolidierung,”
“— Controlling,”
“— Unternehmensplanung,”
“— Beschaffung,”
“— Fakturierung,”
“— Berichtswesen,”
“— Reisekostenabrechnung Geschäftspartner,”
“— Stammdatenverwaltung.”
“Das einzuführende System sollte dabei mindestens die folgenden Kernanforderungen erfüllen:”
“— Hoher Automatisierungsgrad,”
“— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen,”
“— Hohe und umfangreiche Modularität sowie Erweiterungsmöglichkeiten,”
“— Offene Software- und Schnittstellenarchitektur,”
“— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für (Massen)Datentransfers aus anderen Systemen (z.B. Excel),”
“— Schnittstelle zum Personalmanagementsystem LOGA (P&I),”
“— Schnittstelle gemäß ITSG-Zertifizierungsstandards,”
“— Hohe Skalierbarkeit hinsichtlich der Nutzung des Systems,”
“— Nahtloser Informationsaustausch mit Customer Relationship Management,”
“— Starke Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem sowie Unterstützung digitaler Belege,”
“— Integrierte Workflow-Unterstützung (ggf. auch systemübergreifend),”
“— Single Sign-on Fähigkeit,”
“— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen etc. in deutscher Sprache,”
“— Weitestgehend eigenständige Administration, laufender Betrieb und Umsetzung von (neuen) Anforderungen/Änderungen durch KVH Mitarbeiter,”
“— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen,”
“— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche.”
“Ein Customer Relationship Management (CRM) System sowie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) werden derzeit parallel eingeführt.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise zur persönlichen Lage des Teilnehmers vorzulegen:”
“1. Unternehmensdarstellung bzw. Darstellung der Bewerbergemeinschaft, insbesondere zu Unternehmenstätigkeiten, Gesamtmitarbeiteranzahl, Gesamtumsatzzahlen,...”
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“2. Berufs- oder Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate,”
“3. Erklärung darüber, dass sich der Teilnehmer derzeit nicht in einem Insolvenz-, Konkurs- oder Vergleichsverfahren befindet,”
“4. Nachweis der Versicherungsdeckung und Nachweis zur Haftungsdeckungssumme.”
“Die aufgeführten Nachweise sind zur Prüfung der Eignung des Bieters zwingend beizubringen. Fehlende, nicht vollständige oder nicht fristgerecht eingereichte...”
“Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des Teilnehmers vorzulegen.”
“Die aufgeführten Nachweise sind zur Prüfung der Eignung des Bieters zwingend beizubringen.”
Mehr anzeigen (4)
“Fehlende, nicht vollständige oder nicht fristgerecht eingereichte Unterlagen können zum Ausschluss von der Vergabe führen.”
“1. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei Jahren, bezogen auf den Leistungsgegenstand (Einführung des vorgeschlagenen ERP-Systems),”
“2. Erklärung über die Mitarbeiterzahlen in den letzten drei Jahren, bezogen auf den Leistungsgegenstand,”
“3. Bonitätsnachweis (z.B. Bankauskunft oder Selbstauskunft einer etablierten Auskunftsdatei).”
“Der Leistungsnehmer verfügt bezüglich des Leistungsgegenstand über mindestens 20 Mitarbeiter (FTE) im Jahresdurchschnitt der letzten 2 Jahre mit Erfahrungen...”
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen und Nachweise zur technischen Leistungsfähigkeit vorzulegen.”
“Die aufgeführten Nachweise sind zur Prüfung der Eignung des Bieters zwingend beizubringen.”
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“Fehlende, nicht vollständige oder nicht fristgerecht eingereichte Unterlagen können zum Ausschluss von der Vergabe führen.”
“1. Nennung und Kurzbeschreibung geeigneter Produkte des Leistungsnehmers zur Abbildung des unter II.1.5) beschriebenen ERP Umfangs.”
“2. Nennung und Kurzbeschreibung von möglichst 5 Referenzen zu Projekten mit folgenden Eigenschaften:”
“— Umfasst die operative Implementierung eines ERP-Systems des Teilnehmers, das möglichst umfangreich die folgenden Funktionsbereiche beinhaltet:”
“— Finanz- und Rechnungswesen,”
“— Konsolidierung,”
“— Controlling,”
“— Unternehmensplanung,”
“— Beschaffung,”
“— Fakturierung,”
“— Berichtswesen,”
“— Reisekostenabrechnung Geschäftspartner,”
“— Stammdatenverwaltung,”
“— Schnittstellen zu Customer Relationship Management,”
“— Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystem,”
“— Schnittstelle zu Personalmanagementsystem LOGA.”
“(P&I).”
“— Schnittstelle gemäß ITSG-Zertifizierungsrichtlinien,”
“— Workflowsteuerung (ggf. auch systemübergreifend),”
“— Single Sign-on Fähigkeit sowie:”
“— Auftraggeber vorzugsweise tätig im Gesundheitswesen,”
“— Vorzugsweise begleitende IT-seitige Beratung und Einführung des ERP Systems,”
“— Vorzugsweise laufender Support nach Einführung des ERP-Systems.”
“3. Nennung und Kurzbeschreibung von möglichst 3 Schlüsselpersonen für die Rolle Projektleiter, der die folgenden Eigenschaften erfüllen sollte.”
“a. Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Leitung von ERP Einführungsprojekten,”
“b. Herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Funktionalitäten aus fachlichen Anforderungen und in der Vermittlung zwischen Fach- und IT-Bereich.”
“c. Nennung von mindestens drei Referenzen zur Leitung von ERP-Einführungsprojekten mit mindestens 6 Monaten Laufzeit”
“4. Nennung und Kurzbeschreibung von möglichst 3 Schlüsselpersonen für die Rolle IT-Architekt, der die folgenden Eigenschaften erfüllen sollte.”
“a. Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Konzeption geeigneter IT-Architekturen und technischer Schnittstellen im ERP Umfeld,”
“b. Nennung von mindestens 3 Referenzen zu entsprechenden Projekten,”
“5. Nennung und Kurzbeschreibung von möglichst 3 Schlüsselpersonen für die Rolle Migrationsexperte, der die folgenden Eigenschaften erfüllen sollte.”
“a. Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Durchführung von Migrationsprojekten,”
“b. Herausragende Fähigkeiten zur Ableitung von technischen Migrationsmethodiken aus fachlichen Anforderungen,”
“c. Nennung und Kurzbeschreibung von mindestens drei Referenzen zu Migrationsprojekten.”
Geforderte Kautionen und Garantien:
“Gemäß der Angaben, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung aufgeführt sind.”
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
“Gemäß der Angaben, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung aufgeführt sind.”
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
“— Benennung aller Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft, Benennung der bevollmächtigten Personen,”
“— Benennung der Aufgabenverteilung innerhalb der Arbeitsgemeinschaft und Vorlage einer verbindliche Erklärung der gesamtschuldnerischen Haftung aller...”
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“Arbeitsgemeinschaft die Angaben gemäß III.2) erfüllt.”
Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 10
Objective criteria for selection:
“Die Auswahl der Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, erfolgt anhand der unter III.2.1-III.2.3 dieser...”
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2011-04-21 📅
Languages
Language: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kassenärztliche Vereinigung Hessen
Kontakt
Kontaktperson: Team Einführung ERP
Herrn Hickler
Name: Kassenärztliche Vereinigung Hessen
Postanschrift: -Ausschreibung: Einführung eines ERP-Systems- Georg-Voigt-Straße 15
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60325
Land: Deutschland 🇩🇪
Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2011-06-08 📅
Datum des Endes: 2011-12-31 📅
Zusätzliche Informationen
“Die KVH wird im Rahmen des Projektes zur Einführung eines ERP-Systems bereits fachlich durch eine externe Beratung unterstützt. Zur Implementierung der...”
“Die zur Abgabe der Teilnahmeanträge erforderlichen Formulare können Sie ausschließlich per E-Mail bei der unter I.1) genannten Kontaktstelle anfordern....”
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“Informationen zum weiteren Vergabeverfahren bzw. für die spätere Auftragsvergabe:”
“Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags unterliegt der Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 22 EG VOL/A). Es gilt deutsches Recht....”
“Mit den im Anschluss an die Prüfung der Teilnahmeanträge ausgewählten potenziellen Auftragnehmern wird der Auftraggeber Vertragsverhandlungen durchführen...”
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151120 📞
Quelle: OJS 2011/S 049-080766 (2011-03-08)
- IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)