Einführung eines Personalinformationssystems für etwa 1 500 eigene Beschäftigte mit der Option zur Integration weiterer Beschäftigungsgruppen und der Integration einer Digitalen Personalakte
Die Wirtschaftsbetriebe Duisburg – AöR beabsichtigen die Ablösung ihres bisherigen Personalinformationssystems durch die Einführung eines neuen für etwa 1 500 eigene Beschäftigte mit der Option zur Integration weiterer Beschäftigungsgruppen und der Integration einer Digitalen Personalakte.
Dieses soll im Wesentlichen die Verwaltungstätigkeit im Stabsbereich Personalwesen unterstützen und den Aufbau eines Informationssystems für die Führungskräfte durch die Bereitstellung geeigneter Informationen unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen einleiten.
Wesentliche Voraussetzung eines solchen Systems ist es, die Bedürfnisse des Personalwesens nach den vorhandenen Themenfeldern u. a. Personalverwaltung, Organisationsmanagement/ Stellenbewirtschaftung, Personalentwicklung, Reisekostenabrechnung sowie Gesundheitsmanagement abzudecken.
1. Funktion Personalinformationssystem.
— Modul Personalwirtschaft/ Stellenplan.
Das Modul Personalwirtschaft muss die Bewirtschaftung von Einzelpersonalfällen so ermöglichen, dass nicht nur alle relevanten Daten der Beschäftigten (Stammdaten, Qualifizierungsdaten, Abrechnungsdaten, medizinische Daten) vorhanden sind, es soll auch mit dem Stellenplan korrespondieren. Änderungen im Stellenplan müssen sich auf den Personenstammdatensatz auswirken, Änderungen in den persönlichen Daten an entsprechender Stelle im Stellenplan (Beispiel: Austritt). Der Stellenplan muss die Möglichkeit für den Sachbearbeiter beinhalten, Schriftstücke zu Organisationsveränderungen zu generieren. Auch muss eine Historisierung vorgenommen sowie Simulationen durchgeführt werden können. Eine grafische Darstellung zur Veranschaulichung sollte ebenfalls integriert sein. Der Stellenplan sollte die Möglichkeit besitzen, Stellen als vakant, künftig wegfallend und ebenso mit Prioritäten zu vermerken. Geeignetes Personal und vakante Stellen sollten zusammen zu fügen sein. Weiterhin muss es möglich sein, Wiedervorlagen und Warndaten zu Personalvorgängen festzulegen. Diese müssen auch an Dritte weiterzugeben sein, eine entsprechende Aufgabenzuordnung muss jeweils auch nachvollziehbar sein. Es soll eine Erinnerungsfunktion integriert werden. Die Möglichkeit, anderen Beschäftigten einen Vorgang zur Einschätzung weiterzuleiten, soll gegeben sein. Eine Prüfung soll dokumentiert werden,
— Modul "Aus- u. Weiterbildung".
Das Modul muss alle wesentlichen Felder zur Mitarbeiterqualifizierung, zur Seminarbuchung, zur Budgetverwaltung und zur Seminarverwaltung beinhalten. Auswertungen und Anschreiben sollen beliebig zu generieren sein. Die Daten sollen historisiert werden,
— Massendatenverarbeitung/Auswertungsgenerator.
Funktionalität Massendatenverarbeitung: Serienbrief/Dokumentenmanagement/Massenverarbeitungen/-änderungen müssen möglich sein, z.B. bei Änderungen von Organisationsbezeichnungen innerhalb des Stellenplans. Hier sollen zugleich Anschreiben generiert werden, welche die Beschäftigten auf derartige Änderungen hinweisen.
Es muss ein Stellenplan integriert sein, der eine Stellenplananalyse ermöglicht. Mittels der Stellenplananalyse sollen alle vorhandenen Daten in Relation zueinander auszuwerten sein. So muss bei Stellenbesetzungsverfahren eine Auswertung bestehen, welche alle in Frage kommenden Personen für die Besetzung anzeigt. Deren Stellen müssen ebenfalls abgebildet sein, es soll eine Ampelfunktion hinterlegt sein, die darauf hinweist, ob die jeweilige Stelle noch benötigt wird und zu welchem Prozentsatz. Diese Felder sollen keine Pflichtfelder sein, sie sollen nur die Recherche zu aus dienstlichen Gründen notwendigen Umsetzungen erleichtern. Der Stellenplan muss weiterhin Auswertungen ermöglichen.
Eigenständige Katalogpflege muss möglich sein. Das Handling der Funktionen soll durch Sachbearbeiter ohne fundierte EDVKenntnisse möglich sein. Auswertungen innerhalb des Systems sollen durch eigenes Personal durchgeführt werden können. Die Oberfläche sollte grafische Elemente enthalten, die eine zusammenfassende Sichtweise zu einem Vorgang unterstützen und auch Personen, die keine Experten im HR-Segment sind, anschaulich die benötigten Informationen liefern.
2. Funktion Digitale Personalakte.
3. Notwendiger Schulungsbedarf.
4. Projektorganisation.
— Vorgehen bei Projektübernahme (transparente Darstellung der Implementierung der geforderten Systeme),
— Ablauforganisation (schriftl. Dokumentation d. Projektmanagements).
5. Schnittstellen zu anderen Systemen.
— Personalinformationssystem./. Digitale Personalakte.
Die digitale Personalakte soll eine automatische Schnittstelle zu dem führenden System, dem Personalinformationssystem, aufweisen, falls es sich nicht um ein integriertes System handelt.
— Personalinformationssystem./. Office Produkte./. PDF.
Die Übergabe von Daten aus dem Personalinformationssystem soll an die gängigen Office-Produkte erfolgen, allen voran Microsoft Word, Microsoft Access und Microsoft Excel.
— Personalinformationssystem./. SAP Payroll.
Das Personalinformationssystem soll als führendes System Daten an die Abrechnung übergeben. Als Primärschlüssel soll die Personalnummer aus SAP verwendet werden.
Detallierte Informationen sind dem Lastenheft zu entnehmen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-06-10.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-04-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2011-04-19
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-07-26
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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