ELVA Phase II
ELVA Phase II - Elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung.
Die im BMBF eingesetzte Schriftgutverwaltung LimaReg soll abgelöst und durch das von Microsoft SharePoint entwicklete Verfahren ELVA ersetzt werden. Die Entwicklungarbeiten zu Phase I des Projektes ELVA wurden im August 2010 abgeschlossen.
Mit dem Verfahren ELVA werden Vorgänge (Sammlung von Dokumenten) mit der vorhandenen Bürokommunikation erzeugt und an Sharepoint übergeben. Innerhalb des Systems werden diese Vorgänge weitergeleitet, registriert und in den Aktenbestand überführt. Allen Mitarbeitern/innen des BMBF stehen die Akten zur Recherche zur Verfügung.
Die Anwendung nutzt Sharepoint als Basis für die folgenden Funktionalitäten:
— Speicherung von Daten,
— Hosting von Seiten, wie z.B. Webpart Seiten und Anwendungsseiten für den Aktenplan,
— Komponenten wie z.B. Web Parts und SharePoint Controls (z.B. Benutzerauswahl, Kalenderauswahl),
— Suchkomponente für die Indizierung und Suche im Aktenbestand und den Referatswebsites.
Es ist erforderlich, die im Basissystem bereits vorhandenen Grundfunktionen weiterzuentwickeln, neben der existierenden Entwicklungs- und Testumgebung ein System für den Echtbetrieb zu installieren und die Daten aus LimaReg in das Verfahren ELVA zu überführen.
Vom Auftragnehmer sind neben der programmatischen Umsetzung dazu technische Spezifikationen und beschreibende Dokumentationen (wie z.B. Benutzerhandbuch) zu erstellen, bzw. die vorhandenen Dokumentationen zu ergänzen.
Die Erstellung eines Betriebskonzeptes ist nicht Gegenstand dieses Projektes.
Die allgemeinen Funktionen beziehen sich auf Änderungen/Erweiterungen der bereits bestehenden Entwicklung ELVA.
1. Anpassung der WebSites/WebParts an die Auflösung 1280x1024
2. Dokumente/Vorgänge verschieben/umbuchen
3. Änderung der Aufteilung der Site Collections bezüglich der Referatswebsites
4. Anpassung des existierenden Outlook-Addin für Outlook 2007 auf Outlook 2010
5. Überprüfung und Bereitstellung der Einsetzbarkeit von Elva mit Office 2010
6. Erweiterung der bestehenden Suchfunktionalität
7. Einbindung des Postkorbs der Registratur in die vorhandene Freitextsuche
8. Trefferliste der Freitext-/Volltextsuche
9. Layout-Änderungen
Registraturfunktionen.
Die Registraturfunktionen beschreiben die speziellen Anforderungen an das Registraturverfahren im BMBF, die im bestehenden Verfahren ELVA noch nicht umgesetzt sind, bzw. die bestehende Funktionen wesentlich erweitern.
Sie sind im Folgenden aufgezählt, um dem potentiellen Anbieter Anhaltspunkte für Umfang und Tiefe der Entwicklungsarbeiten zu geben.
1. Unterstützung der Bildung von Geschäftszeichen
2. Darstellung der Auswahllisten / Drop-Down-Listen
3. Funktionserweiterung in den Drop-Down-Listen „für Feste Ableitungen“ und „Ordnungskriterien“
4. Historie / Bezüge
5. Zeitliche Begrenzung der Vergabe von Berechtigungen auf die Akte
6. Multiple Metadaten Leitungsregistratur und Vorzimmer
7. Übernahme des Aktenzeichens beim Registriervorgang
8. Übernahme des Vorgangsnamen beim Registriervorgang
9. Minimieren/Aus- u. Einblenden der Baumstruktur „Aktenplan“
10. Papierkorbfunktion/Wiederherstellen von gelöschten Objekten
11. Geschäftszeichenbildung bei umbuchen von Akten berücksichtigen
12. Anlegen einer neuen Akte über eine Aktion in der Trefferliste einer Suche und über einen Link/Icon auf der Aktenplan-Homepage
13. Elektr. Dokumente zu einem vorhandenen Vorgang hochladen / Papierdokumente zu einem vorhandenen Vorgang anlegen
14. Anlegen eines neuen Datensatzes durch Kopieren der Daten aus einem vorhandenen Datensatz
15. Kennzeichnung von Papier- und elektr. Vorgängen
16. Funktionserweiterung „Mehrfach Ändern/Umbuchen“ von Datensätzen
17. Auswahl bei „Mehrfach Ändern/Umbuchen“ von Datensätzen
18. Sortierung der Ergebnislisten
19. Optimierung der Erfassung von Dokument-Metadaten
20. Einblenden der Bezeichnung des Aktenplanzeichens bei Neuanlegen einer Akte
21. Sammelsachakte – Zuordnung von Unterakten
22. Bar-Code Funktion für Akten, Vorgänge und Dokumente
23. Druck von Etiketten zur Beschriftung von Papierakten
24. Funktionstastenbelegung oder Links/Icons für den Druck von Etiketten
25. Erstellen eines Abgabeverzeichnisses für das Bundesarchiv
26. Integration eines Viewers zur Anzeige von Akten/Vorgängen/ Dokumenten
27. Formatwandel der Dokumente nach PDF/A beim Abschluss des Registriervorganges
28. Aktenanforderung über den Postkorb der Registratur
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-10-05.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-08-24.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2011-08-24
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-03-01
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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