Rahmenvertrag IT-Servicemanagement (ITSM) - Lösung

Menge oder Umfang

Rahmenvereinbarung zur Lieferung/Überlassung, Implementierung, Pflege und Weiterentwicklung einer zentral betriebenen IT-Servicemanagement (ITSM) - Lösung für Kunden (Einrichtungen des Landes Berlin) des IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ Berlin).Als erste Einzelbeauftragung(en) ist es beabsichtigt, die ITSM-Lösung bei den ggw. ITSM-Verwaltungsverbundpartnern (Polizeipräsident in Berlin, Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und IT-Dienstleistungszentrum Berlin) einzuführen.Die Anzahl der betreuten IT-Arbeitsplätze in diesen Einrichtungen beträgt ggw.:— Polizeipräsident in Berlin: ca. 15 500,— Senatsverwaltung für Stadtentwicklung: ca. 2 800,— IT-Dienstleistungszentrum Berlin: ca. 10 000.

Zusätzliche Informationen

1. Eine Übersicht über die einzureichenden Unterlagen (27_2011 VV RV ITSM-Lösung Anlage E - Eignung_V100.pdf) sowie die einzureichenden Formulare müssen per E-Mail unter ausschreibungen@itdz-berlin.de abgefordert werden,

2. Es werden nur rechtzeitig eingegangene und rechtsverbindlich unterzeichnete Teilnahmeanträge berücksichtigt,

3. Die Teilnahmeanträge sind als solche mit "Nicht öffnen - Teilnahmeantrag VV 27/2011 - VV RV ITSM-Lösung " zu kennzeichnen und bis zum unter IV.3.4) angegebenen Termin beim ITDZ Berlin, Einkauf, Berliner Str. 112-115, 10713 Berlin im verschlossenen Umschlag einzureichen,

4. Dem Teilnahmeantrag sind 3 Kopien in jeweils separaten Ordnern in nicht beglaubigter Form beizufügen. Darüber hinaus ist der vollständige Teilnahmeantrag zusätzlich in elektronischer Form auf CD-ROM einzureichen. Verbindlich ist ausschließlich der schriftliche Antrag,

5. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich per E-Mail an ausschreibungen@itdz-berlin.de zu richten,

6. Nachweise müssen dem Teilnahmeantrag nicht im Original beigefügt werden, die Vorlage von nichtbeglaubigten Kopien ist ausreichend und zulässig. Die schriftlichen (Eigen-) Erklärungen und Angaben sind im Original einzureichen,

7. Bewerber aus EU-Ländern, in denen die benannten Nachweise nicht erteilt werden, haben gleichwertige Nachweise zu führen bzw. gleichwertige Erklärungen abzugeben und anerkannte Übersetzungen beizufügen,

8. Teilnahmeanträge und Bewerbungsunterlagen sind in deutscher Sprache zu verfassen und vorzulegen,

9. Die ausschreibende Stelle prüft unter Beachtung der Gleichbehandlungsgrundsätze unmittelbar nach Öffnung der Teilnahmeanträge alle Teilnahmeanträge auf Vollständigkeit und fordert fehlende Unterlagen, Nachweise und Erklärungen mit einer Fristsetzung nach. Bewerber, die nach schriftlicher Aufforderung die fehlenden Nachweise und Erklärungen nicht innerhalb der gesetzten Frist nachreichen, werden ausgeschlossen,

10. Der Auftraggeber wertet die Teilnahmeanträge und wird aus dem Kreis der formal geeigneten Bewerber eine Rangfolge erstellen. Ein Bieter ist formal geeignet, wenn er alle Mindestbedingungen (A) erfüllt und bei der Wertung der mit (A/B) gekennzeichneten Kriterien mind. 150 Punkte erreicht hat,

11. Im Falle des Austausches eines Subunternehmens oder eines Teil der Bewerber-/Bietergemeinschaft während der Angebotsphase, die maßgeblich für die Erreichung der Eignung im Zuge des Teilnahmewettbewerbs beigetragen haben (z.B. Referenzen), prüft der Auftraggeber erneut die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit (Eignung),

12. Der unter IV.3.5) genannte Termin stellt den ggw. geplanten Termin zur Aufforderung der Angebotsabgabe dar,

13. Es ist vorgesehen das Verhandlungsverfahren in aufeinanderfolgenden Phasen bei schrittweiser Verringerung der Zahl der zu verhandelnden Angebote durchzuführen,

Die einzelnen Phasen sind grundsätzlich wie folgt geplant (Die konkreten Einzelheiten des Verfahrens sind Gegenstand der Aufforderung zur Angebotsabgabe.):

15.1 In der ersten Phase des Verhandlungsverfahrens werden von den Bietern indikative Angebote erwartet. Diese indikativen Angebote sind noch unverbindlich und sollen dem Auftraggeber einen Überblick über die Erfüllbarkeit der Mindestanforderungen, ausgewählter Anforderungen sowie der Kosten geben.

Alle Bieter erhalten die Möglichkeit, Ihr Angebot dem Auftraggeber zu präsentieren und Fragen des Auftraggebers zum indikativen Angebot zu beantworten.

Auf Grundlage der Ergebnisse prüft der Auftraggeber im nächsten Schritt, ob alle Mindestanforderungen beibehalten werden können und wandelt ggf. einzelne Mindestanforderungen in bewertete Anforderungen um. Einzelne Mindestanforderungen oder bewertete Anforderungen können in dieser Phase auch gänzlich entfallen,

15.2 In der nächsten Phase erhalten alle Bieter aus Phase 1 die Aufforderung zur Erarbeitung eines verbindlichen Angebotes auf Grundlage der vollständigen und finalisierten Vergabeunterlagen. Die eingehenden Angebote werden auf Grundlage des in den Vergabeunterlagen bekanntgemachten Wertungsvorgehens ausgewertet,

15.3 Im Anschluss daran werden in einer zweiten Verhandlungsstufe vom Auftraggeber ausgewählte Bieter zur Präsentation ihres Angebots und zu Verhandlungen aufgefordert. Dabei können sämtliche zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter berücksichtigt werden, deren Angebot nicht bereits aus Form- oder Fristgründen auszuschließen ist. Der Auftraggeber behält sich vor, die Verhandlungen auf die Bieter zu beschränken, deren Angebot eine nach Maßgabe der Zuschlagskriterien gemäß Vergabeunterlagen wirtschaftliche Lösung erwarten lässt. Die Verhandlungen können insbesondere eine Aufforderung an die Bieter zur Überarbeitung der Planungen samt Darstellung der Kostenfolge beinhalten. Diese zweite Verhandlungsstufe kann sich aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden zusammensetzen. Die Verhandlungen können schriftlich und in Form von Verhandlungsgesprächen erfolgen. Die Vergabestelle behält sich vor, in der zweiten Verhandlungsstufe die Zahl der Bieter, mit denen verhandelt wird, schrittweise zu reduzieren,

15.4 In einer dritten Verhandlungsstufe bewertet der Auftraggeber auf der Grundlage der Präsentationen und Verhandlungen der zweiten Verhandlungsstufe anhand der Zuschlagskriterien, welchem Bieter nunmehr der Zuschlag zu erteilen wäre. Es wird hierfür eine Rangliste erstellt. Mit dem erstrangigen Bieter werden Vertragsverhandlungen mit dem Ziel des Vertragsschlusses geführt. Ein Vertrag kommt erst mit Einigung über sämtliche Auftragsbedingungen zustande,

15.5 Die Aufforderung zur Aufnahme von Vertragsverhandlungen begründet zu keinem Zeitpunkt des Verhandlungsverfahrens einen Anspruch auf Vertragsschluss. Der Auftraggeber behält sich zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens, d.h. auch noch nach der dritten Verhandlungsstufe vor, mit weiteren Bietern Vertragsverhandlungen durchzuführen,

15.6 Während aller Stufen des Verhandlungsverfahrens hört der Auftraggeber bei Bedarf ein Vergabegremium an. Dieses Gremium besteht aus Vertretern des Auftraggebers, der Verbundpartner und ggf. externen Sachverständigen, die vom Auftraggeber herangezogen werden,

15.7 Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung eine Sicherheitsüberprüfung des Anbieters sowie seiner Unterauftragnehmer und Mitarbeitenden nach den Bestimmungen des Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (BSÜG) durchzuführen. Eine Zuschlagserteilung kann nur erfolgen, soweit der Beauftragung keine sicherheitsrelevanten Gründe entgegenstehen. Insoweit behält sich der Auftraggeber vor, zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens Bieter auszuschließen, die die entsprechenden Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bewerber-/Bietergemeinschaften sind zugelassen. Der Teilnahmeantrag ist von allen namentlich anzugebenden Mitgliedern der Bewerber-/Bietergemeinschaft rechtsverbindlich zu unterschreiben. Es ist ein bevollmächtigtes Mitglied zu benennen, das die Bewerber-/Bietergemeinschaft und ihre Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Die interne Aufgabenverteilung bei der Leistungserbringung ist anzugeben. Eine bestimmte Rechtsform der Bietergemeinschaft ist nicht vorgegeben, es muss nur eine gesamtschuldnerische Haftung für den Auftrag bestehen. Eine Änderung der Zusammensetzung einer Bewerber-/Bietergemeinschaft nach Ablauf der Teilnahmeantragsfrist ist grundsätzlich unzulässig. Lediglich Änderungen der Zusammensetzung aus wichtigem Grund können noch zugelassen werden. Diese Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich und unter Angabe der Gründe schriftlich mitzuteilen und darzulegen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch eines Mitglieds der Bewerber-/Bietergemeinschaft die nachgewiesene Eignung der Gemeinschaft nicht nachteilig verändert wird. Die vorgenannten Ausführungen gelten betreffend einen etwaigen Austausch benannter Unterauftragnehmer, auf deren Referenzen sich ein Bewerber zum Nachweis seiner technischen, wirtschaftlichen oder finanziellen Leistungsfähigkeit beruft, entsprechend.

Objektive Auswahlkriterien

Unter allen geeigneten Bewerbern werden mindestens 5, höchstens 8 Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Dabei erfolgt die Auswahl nach den in der technischen Leistungsfähigkeit erzielten Punkten. Bei Punktgleichheit auf dem 8. Platz werden alle punktgleichen Unternehmen aufgefordert. (vgl. auch Nr. VI.3)).