Übernahme Leistungsakten, physische Aktenlagerung und Digitalisierung
Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ist eine von Bund und Ländern gemeinsam getragene rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. In der VBL bestehen neben einem elektronischen Archiv noch konventionelle Archive. Im Rahmen ihrer strategischen Neuausrichtung hat die VBL unter anderem mit der Konsolidierung ihrer verschiedenen Archive in einem einheitlichen digitalen Archiv begonnen. Gegenstand des zu vergebenden Auftrag ist die Übernahme des VBL-Leistungsarchivs, bestehend aus ca. 1 350 000 sog. "aktiven" (auf lebende Leistungsempfänger bezogene) physischen Papierakten, davon 400 000 kombinierten Akten (Papier + Microfiches), sowie ca. 850 000 sog. "passiven" (auf verstorbene Leistungsempfänger bezogene) Akten (Microfiches), deren datenschutzgerechte Lagerung sowie das auftragsgemäße Scannen auf Anforderung, Übermitteln der digitalisierten Dateien und die anschließende datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Leistungsakten. Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter/innen sicherzustellen. Derzeit werden vom zuständigen Fachbereich der VBL zwischen 15 000 bis 20 000 aktive Leistungsakten monatlich angefordert. Dies entspricht einer durchschnittlichen täglichen Anforderungsrate von 750-1 000 Leistungsakten. Auf die passiven Akten erfolgen ca. 100 Zugriffe monatlich. Die VBL geht von folgenden geschätzten jährlichen Mengenvolumina aus, die angefordert werden und zu digitalisieren sind:
1. Jahr: insgesamt jährlich ca. 150 000 Leistungsakten,
2. Jahr: insgesamt jährlich ca. 75 000 Leistungsakten,
3. Jahr: insgesamt jährlich ca. 50 000 Leistungsakten, ab 4. Jahr: insgesamt jährlich ca. 25 000 Leistungsakten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-07-07.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2011-05-19
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Auftragsbekanntmachung
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| 2011-09-16
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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