Übernahme Leistungsakten, physische Aktenlagerung und Digitalisierung

VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder AÖR

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ist eine von Bund und Ländern gemeinsam getragene rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. In der VBL bestehen neben einem elektronischen Archiv noch konventionelle Archive. Im Rahmen ihrer strategischen Neuausrichtung hat die VBL unter anderem mit der Konsolidierung ihrer verschiedenen Archive in einem einheitlichen digitalen Archiv begonnen. Gegenstand des zu vergebenden Auftrag ist die Übernahme des VBL-Leistungsarchivs, bestehend aus ca. 1 350 000 sog. "aktiven" (auf lebende Leistungsempfänger bezogene) physischen Papierakten, davon 400 000 kombinierten Akten (Papier + Microfiches), sowie ca. 850 000 sog. "passiven" (auf verstorbene Leistungsempfänger bezogene) Akten (Microfiches), deren datenschutzgerechte Lagerung sowie das auftragsgemäße Scannen auf Anforderung, Übermitteln der digitalisierten Dateien und die anschließende datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Leistungsakten. Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter/innen sicherzustellen. Derzeit werden vom zuständigen Fachbereich der VBL zwischen 15 000 bis 20 000 aktive Leistungsakten monatlich angefordert. Dies entspricht einer durchschnittlichen täglichen Anforderungsrate von 750-1 000 Leistungsakten. Auf die passiven Akten erfolgen ca. 100 Zugriffe monatlich. Die VBL geht von folgenden geschätzten jährlichen Mengenvolumina aus, die angefordert werden und zu digitalisieren sind:
1. Jahr: insgesamt jährlich ca. 150 000 Leistungsakten,
2. Jahr: insgesamt jährlich ca. 75 000 Leistungsakten,
3. Jahr: insgesamt jährlich ca. 50 000 Leistungsakten, ab 4. Jahr: insgesamt jährlich ca. 25 000 Leistungsakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2011-07-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2011-05-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2011-05-19 Auftragsbekanntmachung
2011-09-16 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2011-05-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Menge oder Umfang: Siehe Ziff. II.1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Postanschrift: Hans-Thoma-Straße 19
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Kontakt
Internetadresse: http://www.vbl.de 🌏
E-Mail: zentraler-einkauf@vbl.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-05-19 📅
Einreichungsfrist: 2011-07-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-05-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 99-162353
ABl. S-Ausgabe: 99

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) ist eine von Bund und Ländern gemeinsam getragene rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts. In der VBL bestehen neben einem elektronischen Archiv noch konventionelle Archive. Im Rahmen ihrer strategischen Neuausrichtung hat die VBL unter anderem mit der Konsolidierung ihrer verschiedenen Archive in einem einheitlichen digitalen Archiv begonnen. Gegenstand des zu vergebenden Auftrag ist die Übernahme des VBL-Leistungsarchivs, bestehend aus ca. 1 350 000 sog. "aktiven" (auf lebende Leistungsempfänger bezogene) physischen Papierakten, davon 400 000 kombinierten Akten (Papier + Microfiches), sowie ca. 850 000 sog. "passiven" (auf verstorbene Leistungsempfänger bezogene) Akten (Microfiches), deren datenschutzgerechte Lagerung sowie das auftragsgemäße Scannen auf Anforderung, Übermitteln der digitalisierten Dateien und die anschließende datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Leistungsakten. Im Rahmen der Durchführung des Auftrags sind neben dem Aufbau der technischen und organisatorischen Strukturen zur Sicherstellung des operativen Ablaufs sowie zur Erfüllung der hohen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit auch der Aufbau von Qualitätsmaßnahmen und Reporting sowie die Einarbeitung der für den laufenden Betrieb vorgesehenen Mitarbeiter/innen sicherzustellen. Derzeit werden vom zuständigen Fachbereich der VBL zwischen 15 000 bis 20 000 aktive Leistungsakten monatlich angefordert. Dies entspricht einer durchschnittlichen täglichen Anforderungsrate von 750-1 000 Leistungsakten. Auf die passiven Akten erfolgen ca. 100 Zugriffe monatlich. Die VBL geht von folgenden geschätzten jährlichen Mengenvolumina aus, die angefordert werden und zu digitalisieren sind:
Mehr anzeigen
1. Jahr: insgesamt jährlich ca. 150 000 Leistungsakten,
2. Jahr: insgesamt jährlich ca. 75 000 Leistungsakten,
3. Jahr: insgesamt jährlich ca. 50 000 Leistungsakten, ab 4. Jahr: insgesamt jährlich ca. 25 000 Leistungsakten.
Beschreibung der Optionen:
Maximal 2-malige Verlängerung des Auftrags um jeweils 2 Jahre (bis maximal 2021).
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Dauer: 72 Monate
Referenznummer: B-110411X1
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Karlsruhe.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der Bieter hat zur Beurteilung seiner persönlichen Lage folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i.S.d. § 6 EG Abs. 6 VOL/A (in Angebotsvordruck enthalten),
2. Angabe der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der Anforderungen an den Datenschutz, die Datensicherheit und die Qualitätssicherung,
3. Auszug aus dem Handelsregister, nicht alter als 6 Monate (Kopie ausreichend).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Der Bieter hat zur Beurteilung seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit folgende Angaben einzureichen:
1. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten beiden Geschäftsjahre (2009/2010),
2. Eigenerklärung zur Durchführung der auftragsgegenständlichen Dienstleistung an einem deutschen Standort,
3. Eigenerklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen- und Sachschäden sowie Vermögensschäden von 1 000 000 EUR oder Erklärung, eine entsprechende Versicherung bis zum Vertragsbeginn abzuschließen.
Mindeststandards:
Der Gesamtumsatz des Bieters in den beiden letzten Geschäftsjahren muss mindestens 750 000,00 EUR betragen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bieter hat zur Beurteilung seiner technischen/beruflichen Leistungsfähigkeit folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
1. Angaben zu am vorgesehenen Standort bereits erbrachten Leistungen vergleichbarer Art (Geschäftsbereich Scanning; Projektmanagementerfahrung in der Steuerung und Durchführung vergleichbarer Projekte); Angabe zur Erfahrung in der technischen Implementierung/IT-Kompetenz in dem zu realisierenden Thema/Projekt,
Mehr anzeigen
2. Angabe zur Anzahl der am vorgesehenen Standort für die Scandienstleistung zur Verfügung stehenden qualifizierten Mitarbeiter/innen,
3. Beschreibung der Hard- und Software-Ausstattung, die am vorgesehenen Standort zur Verfügung gestellt werden kann,
4. Beschreibung des vorgesehenen Lagerraums/Archivs (Raumplan/Grundriss) mit Angaben zum Bestehen eines Zutritts-/Kontrollsystems sowie Nachweis eines ausreichenden Brandschutzes.
Mindeststandards:
Der Bieter muss für den Zeitraum der letzten 5 Jahre mindestens 2 Referenzaufträge über vergleichbare Scan-Dienstleistungen nachweisen können.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden in Höhe von 1 000 000 EUR.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:
Die Lagerung der Akten hat versorgungssicher und datenschutzgerecht zu erfolgen. Sie ist außerdem zwingend innerhalb der Bundesrepublik Deutschland durchzuführen. Der Bieter muss einen diesen Anforderungen entsprechenden Lagerraum nachweisen.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2011-08-26 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2011-07-07 📅
Öffnungsort: Siehe Ziff. I.1).
Ort des Eröffnungstermins: Siehe Ziff. I.1).
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder AÖR
Kontakt
Kontaktperson: Zentraler Einkauf
Internetadresse: www.vbl.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: B-110411X1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Bewerber/Bieter einen von ihm erkannten/erkennbaren Vergabeverstoß nicht ordnungsgemäß gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, vgl. hierzu im Einzelnen § 107 Abs. 3 GWB. Der Auftraggeber sieht eine Rüge als "unverzüglich" i.S.d. § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB an, die innerhalb von 6 Kalendertagen nach Kenntnis des Bewerbers/ Bieters von dem vermeintlichen Verstoß gegen Vergabebestimmungen erfolgt.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2011/S 099-162353 (2011-05-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2011-09-16)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

Referenz
Daten
Absendedatum: 2011-09-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2011-09-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2011/S 182-297243
Verweist auf Bekanntmachung: 2011/S 99-162353
ABl. S-Ausgabe: 182

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: B-114011X1

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2011-08-26 📅
Name: Infoscan GmbH
Postanschrift: Hauptstraße 2
Postort: Sinsheim
Postleitzahl: 74889
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 15
Quelle: OJS 2011/S 182-297243 (2011-09-16)
Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕
Verwandte Suchen 🔍
Region:
Deutschland Baden-Württemberg Karlsruhe Karlsruhe, Stadtkreis
Produkte/Dienstleistungen:
Dienstleistungen für Unternehmen: Recht,... Veschiedene Dienstleistungen für... Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen Scanning und Rechnungsstellung Scanning