Archivdienstleistungen (Dienstleistungspartnerschaft)

Deutsche Rentenversicherung Bund Abteilung Zentrale Aufgaben, Dezernat 1253

Umsetzung eines ganzheitlichen Dienstleistungskonzeptes im Großraum Berlin für den überwiegenden Teil der Aktenarchive der DRV-Bund: Übernahme und Betrieb der physischen Aktenarchive inkl. der Aktenaufbewahrung, -bereitstellung und -annahme.
Die DRV-Bund möchte eine langfristige Dienstleistungspartnerschaft mit einem Privatunternehmen begründen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-03-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-02-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Iron Mountain Deutschland GmbH

Wer?

• Deutsche Rentenversicherung Bund Abteilung Zentrale Aufgaben, Dezernat 1253

Wie?

• Andere Dienste › Umzugsdienste
• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Dienstleistung in Verbindung mit Speicherung und Nachweis › Lagerung

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-02-07	Auftragsbekanntmachung
2012-12-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-02-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Menge oder Umfang:

— Übernahme und Aufbewahrung möglichst an einem Standort im Großraum Berlin von ca. 8 000 000 Papierakten (entspricht derzeit ca. 170 Kilometer aneinander gereihter Regalflächen),— Bereitstellung (Aktenausgang) von durchschnittlich 15 000 Akten pro Werktag,— Entgegennahme (Akteneingang) von durchschnittlich 15 000 Akten pro Werktag,— Das Mengengerüst kann über die vorgesehene Laufzeit aufgrund von Gesetzesänderungen, Prozessoptimierung, Aktendigitalisierung o.ä. stark variieren.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Rentenversicherung Bund Abteilung Zentrale Aufgaben, Dezernat 1253
Postanschrift: Ruhrstr. 2
Postleitzahl: 10704
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.Deutsche-Rentenversicherung-Bund.de/Einkaufskoordination 🌏
E-Mail: baerbel.gross@drv-bund.de 📧
Telefon: +49 3086584738/84717 📞
Fax: +49 3086584790 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-02-07 📅
Einreichungsfrist: 2012-03-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-02-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 28-045405
ABl. S-Ausgabe: 28
Zusätzliche Informationen

1) Hinweis zu Punkt. II.3): Laufzeit 6 Jahre, Verlängerung um 2 x 2 Jahre. Weiterhin ist eine Probezeit vorgesehen, 2) Um die Probezeit einzuhalten, ist zwingend erforderlich, den Umzug des 1. Standortes (vollständige Übernahme von ca. 2 500 000 Akten) spätestens bis zum 30.9.2013 abgeschlossen zu haben, 3) Für ein dauerhaft vor Ort eingesetztes Koordinierungsteam (ca. 11 Personen) der DRV-Bund und für die von der DRV-Bund bereit gestellte Technik sind am Standort im Großraum Berlin Büroräume sowie ein abschließbarer Serverraum zur Verfügung zu stellen, 4) Die Aktenaufbewahrung und -bereitstellung muss unter Einhaltung der Anforderungen an den Sozialdatenschutz sowie an Auftragsdatenverarbeitung (gem. § 35 SGB I, § 80 Abs. 2 bis 5 SGB X, §78a SGB X, § 9, 11 BDSG) erfolgen. Insbesondere wegen der hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit muss eine regelmäßige Kontrolle des Archivbetriebs durch Personal der Auftraggeberin am Standort der Leistungserbringung im Großraum Berlin erfolgen. Für die Dauer der Kontrolle ist ein Büroraum zur Verfügung zu stellen. 5) Vor-Ort-Besichtigung: 5.1. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs behält sich die Auftraggeberin vor, von einzelnen Bewerbern den jeweiligen Standort in der Bundesrepublik Deutschland zu besichtigen, um sich vor Ort einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit der Unternehmerin und den räumlichen Gegebenheiten zu verschaffen, 5.2. Vor Angebotsabgabe haben die Bieter die Möglichkeit die Archive der DRV-Bund zu besichtigen. Konkrete Angaben dazu erhalten die Bieter mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, 6) Zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe wird eine Haftpflichtversicherung gefordert, 7) Allgemeine Hinweise: a) Die Auftraggeberin behält sich vor, Nachweise, Zertifikate etc., auf die in den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb Bezug genommen wird, zu einem späteren Zeitpunkt nachzufordern (das betrifft nicht die Unterlagen, Zertifikate, die mit den Teilnahmeunterlagen zu übergeben sind) die zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen nicht älter als 12 Monate sind; b) Ausführliche Angaben, Ergänzungen etc. zu den einzelnen Abschnitten der Bekanntmachung sind aus den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb bzw. bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus den Vergabeunterlagen zu entnehmen; c) Auskunftserteilung über die Vergabeunterlagen (Abgabe des Angebotes) bis: 24.5.2012; d) Bindefrist des Angebotes: 31.8.2012.

Zusätzliche Informationen

1) Hinweis zu Punkt. II.3): Laufzeit 6 Jahre, Verlängerung um 2 x 2 Jahre.

Weiterhin ist eine Probezeit vorgesehen,

2) Um die Probezeit einzuhalten, ist zwingend erforderlich, den Umzug des 1. Standortes (vollständige Übernahme von ca. 2 500 000 Akten) spätestens bis zum 30.9.2013 abgeschlossen zu haben,

3) Für ein dauerhaft vor Ort eingesetztes Koordinierungsteam (ca. 11 Personen) der DRV-Bund und für die von der DRV-Bund bereit gestellte Technik sind am Standort im Großraum Berlin Büroräume sowie ein abschließbarer Serverraum zur Verfügung zu stellen,

4) Die Aktenaufbewahrung und -bereitstellung muss unter Einhaltung der Anforderungen an den Sozialdatenschutz sowie an Auftragsdatenverarbeitung (gem. § 35 SGB I, § 80 Abs. 2 bis 5 SGB X, §78a SGB X, § 9, 11 BDSG) erfolgen.

Insbesondere wegen der hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit muss eine regelmäßige Kontrolle des Archivbetriebs durch Personal der Auftraggeberin am Standort der Leistungserbringung im Großraum Berlin erfolgen. Für die Dauer der Kontrolle ist ein Büroraum zur Verfügung zu stellen.

5) Vor-Ort-Besichtigung:

5.1. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs behält sich die Auftraggeberin vor, von einzelnen Bewerbern den jeweiligen Standort in der Bundesrepublik Deutschland zu besichtigen, um sich vor Ort einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit der Unternehmerin und den räumlichen Gegebenheiten zu verschaffen,

5.2. Vor Angebotsabgabe haben die Bieter die Möglichkeit die Archive der DRV-Bund zu besichtigen. Konkrete Angaben dazu erhalten die Bieter mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe,

6) Zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe wird eine Haftpflichtversicherung gefordert,

7) Allgemeine Hinweise:

a) Die Auftraggeberin behält sich vor, Nachweise, Zertifikate etc., auf die in den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb Bezug genommen wird, zu einem späteren Zeitpunkt nachzufordern (das betrifft nicht die Unterlagen, Zertifikate, die mit den Teilnahmeunterlagen zu übergeben sind) die zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen nicht älter als 12 Monate sind;

b) Ausführliche Angaben, Ergänzungen etc. zu den einzelnen Abschnitten der Bekanntmachung sind aus den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb bzw. bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus den Vergabeunterlagen zu entnehmen;

c) Auskunftserteilung über die Vergabeunterlagen (Abgabe des Angebotes) bis: 24.5.2012;

d) Bindefrist des Angebotes: 31.8.2012.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die DRV-Bund möchte eine langfristige Dienstleistungspartnerschaft mit einem Privatunternehmen begründen.

Menge oder Umfang:

— Übernahme und Aufbewahrung möglichst an einem Standort im Großraum Berlin von ca. 8 000 000 Papierakten (entspricht derzeit ca. 170 Kilometer aneinander gereihter Regalflächen),

— Bereitstellung (Aktenausgang) von durchschnittlich 15 000 Akten pro Werktag,

— Entgegennahme (Akteneingang) von durchschnittlich 15 000 Akten pro Werktag,

— Das Mengengerüst kann über die vorgesehene Laufzeit aufgrund von Gesetzesänderungen, Prozessoptimierung, Aktendigitalisierung o.ä. stark variieren.

Beschreibung der Optionen:

Folgende Erweiterungsoptionen sind vorgesehen:

1. Der LKW-Transport der Archivakten im laufenden Betrieb:

— zwischen dem/den Archivstandort(en) und den Sachbearbeitungsstandorten der DRV Bund (mehrere Dienstgebäude in Berlin und Gera/Stralsund),

— zur zentralen Aufbereitung/Scanstelle der DRV Bund (entfällt, wenn Räume beim Dienstleister im Land Berlin angeboten werden).

2. Die Bereitstellung von Flächen innerhalb des/der Archivstandorte(s) zur zentralen Aufbereitung und/oder Durchführung der Scan-Tätigkeiten durch die DRV- Bund,

3. Mittelfristig der Umzug und die Übernahme eines weiteren Aktenbestandes von ca. 4 000 000 Akten, inkl. der LKW-Transporte zwischen dem Archivstandort und den Sachbearbeitungsstandorten,

4. Der Abbau und der Rückbau der Regalanlagen im Mietgebäude in der Hirschberger Str. und der Abbau der Regalanlagen im Mietgebäude in der Kaiserin-Augusta-Allee,

5. Die Entsorgung von Datenträgern aus dem Archivstandort und der zentralen Aufbereitung/Scanstelle,

6. Die Erbringung von Botendiensten in den Archiven der DRV Bund für den Zeitraum bis zur Beendigung der Aktenumzüge,

7. Die Erbringung von Botendiensten für den Aktentransport innerhalb der Dienstgebäude der DRV Bund,

8. Das Ausführen von Sonderaufgaben (neue Aufgaben z.B. Ausdünnen von Akten).

Referenznummer: 1253-11-1770-02
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Großraum Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Selbstdarstellung des Bewerbers: Der Bewerber hat anzugeben, welche Leistungsbestandteile von welchem Unternehmen bzw. von welcher Organisationseinheit erbracht werden sollen. Das gilt auch für etwaige Unterauftragnehmer, sofern diese bereits feststehen. Die Unterauftragnehmer haben einen Verpflichtungsnachweis (§ 7 EG Abs. 9 VOL/A) vorzulegen (per Eigenerklärung). Dabei ist kenntlich zu machen, welchen Status (Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, Unterauftragnehmer etc.) das jeweilige Unternehmen genießt. Die einzelnen Unternehmen sind mit vollständiger Firma unter Bezeichnung des Unternehmenssitzes zu benennen. Anzugeben ist zudem eine kurze Beschreibung des Anbieters und der beteiligten Partner (Organisationsform, Firmenprofil, fachliche Schwerpunkte). (siehe auch u. a. Anlage 3 - Informationsfragebogen für das Unternehmen) - Eigenerklärung zu Gewerbeanmeldung und Handelsregistereintragung - Eigenerklärung zu § 6 EG Abs. 4 und 6 VOL/A.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben, Beiträgen zur Sozialversicherung und Berufsgenossenschaft.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Fragebogen zur wirtschaftlichen und fachlichen Leistungsfähigkeit inkl. Angabe von Referenzen,

— Eigenerklärung zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne von § 78a und Anlage SGB X (§ 9 und Anlage BDSG).

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Entfällt.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Zahlungen erfolgen nach § 17 VOL/B.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend.
Sonstige besondere Bedingungen:

Die Einreichung einer ULV-Bescheinigung einer zur Ausstellung berechtigten Einrichtung (nicht älter als 12 Monate) kann alternativ zur Einreichung einiger der genannten Nachweise erfolgen. Dabei ist vom Bieter nachzuweisen, welche Eignungsnachweise durch die Bescheinigung ersetzt werden.

Angaben zur Aktualität bzw. Gültigkeitsdauer der Nachweise beziehen sich auf den Zeitpunkt des Schlusstermins für die Abgabe der Angebote.

Für den Fall der Einbeziehung von Unterauftragnehmern oder bei Bietergemeinschaften sind sämtliche mit dem Angebot einzureichende Eignungsnachweise und sonstigen Erklärungen auch für die Unterauftragnehmer bzw. die Mitglieder der Bietergemeinschaft einzureichen.

Ausländische Bieter haben die entsprechenden Registerauszüge, Nachweise und Bescheinigungen nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorzulegen.

Angebote, bei denen der Bieter die zu übersendenden oder nachgeforderten Erklärungen und Nachweise nicht beibringt, werden nach § 16 Abs. 3 VOL/A bzw. § 19 EG Abs. 3 VOL/A von der Wertung ausgeschlossen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die DRV Bund wählt die Bewerber, die zur Abgabe aufgefordert werden sollen, unter den Gesichtspunkten der Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue, Fachkunde und Zuverlässigkeit (vgl. § 97 Abs. 4 GWB) aus.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2012-05-02 📅
Öffnungsort: Entfällt.
Ort des Eröffnungstermins: Entfällt.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bärbel Groß, Katarzyna Kania
E-Mail: katarzyna.kania@drv-bund.de 📧
Internetadresse: www.Deutsche-Rentenversicherung-Bund.de/Einkaufskoordination 🌏
Name: Deutsche Rentenversicherung Bund Dezernat 1272, Justitiariat
Postleitzahl: 10709

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-09-01 📅
Datum des Endes: 2022-08-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 1253-11-1770-02
Zusätzliche Informationen

1) Hinweis zu Punkt. II.3): Laufzeit 6 Jahre, Verlängerung um 2 x 2 Jahre.

Weiterhin ist eine Probezeit vorgesehen,

2) Um die Probezeit einzuhalten, ist zwingend erforderlich, den Umzug des 1. Standortes (vollständige Übernahme von ca. 2 500 000 Akten) spätestens bis zum 30.9.2013 abgeschlossen zu haben,

3) Für ein dauerhaft vor Ort eingesetztes Koordinierungsteam (ca. 11 Personen) der DRV-Bund und für die von der DRV-Bund bereit gestellte Technik sind am Standort im Großraum Berlin Büroräume sowie ein abschließbarer Serverraum zur Verfügung zu stellen,

4) Die Aktenaufbewahrung und -bereitstellung muss unter Einhaltung der Anforderungen an den Sozialdatenschutz sowie an Auftragsdatenverarbeitung (gem. § 35 SGB I, § 80 Abs. 2 bis 5 SGB X, §78a SGB X, § 9, 11 BDSG) erfolgen.

Insbesondere wegen der hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit muss eine regelmäßige Kontrolle des Archivbetriebs durch Personal der Auftraggeberin am Standort der Leistungserbringung im Großraum Berlin erfolgen. Für die Dauer der Kontrolle ist ein Büroraum zur Verfügung zu stellen.

5) Vor-Ort-Besichtigung:

5.1. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs behält sich die Auftraggeberin vor, von einzelnen Bewerbern den jeweiligen Standort in der Bundesrepublik Deutschland zu besichtigen, um sich vor Ort einen Eindruck von der Leistungsfähigkeit der Unternehmerin und den räumlichen Gegebenheiten zu verschaffen,

5.2. Vor Angebotsabgabe haben die Bieter die Möglichkeit die Archive der DRV-Bund zu besichtigen. Konkrete Angaben dazu erhalten die Bieter mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe,

6) Zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe wird eine Haftpflichtversicherung gefordert,

7) Allgemeine Hinweise:

a) Die Auftraggeberin behält sich vor, Nachweise, Zertifikate etc., auf die in den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb Bezug genommen wird, zu einem späteren Zeitpunkt nachzufordern (das betrifft nicht die Unterlagen, Zertifikate, die mit den Teilnahmeunterlagen zu übergeben sind) die zum Zeitpunkt der Abgabe der Teilnahmeunterlagen nicht älter als 12 Monate sind;

b) Ausführliche Angaben, Ergänzungen etc. zu den einzelnen Abschnitten der Bekanntmachung sind aus den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb bzw. bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus den Vergabeunterlagen zu entnehmen;

c) Auskunftserteilung über die Vergabeunterlagen (Abgabe des Angebotes) bis: 24.5.2012;

d) Bindefrist des Angebotes: 31.8.2012.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Nach § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2012/S 028-045405 (2012-02-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-12-12)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Rentenversicherung Bund, Abteilung Zentrale Aufgaben, Dezernat 1253
Postanschrift: Deutsche Rentenversicherung Bund, Dezernat 1253
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/Einkaufskoordination 🌏
E-Mail: baerbel.gross@drv-bund.de 📧
Telefon: +49 3086584738 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-12-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 241-396190
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 28-045405
ABl. S-Ausgabe: 241

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Großraum Berlin

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Konzepte (55)
3. Leistungen mit nicht vorhersehbarem Leistungsumfang (5)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-10-12 📅
Name: Iron Mountain Deutschland GmbH
Postanschrift: Hindenburgstraße 162
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22297
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2012/S 241-396190 (2012-12-12)

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