Auftragsdatenverarbeitung: Druck- und Kuvertierleistungen

Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste

Auftragsdatenverarbeitung: Druck- und Kuvertierleistungen.
Die Druckleistungen umfassen: die nötigen Vorbereitungen je Produktionstag (Set-Up), Datenaufbereitung, Datenübertragung, Digitaldruck (in der Regel in DIN A4, s/w, Einzelblatt, auf Recycling-Papier), Bereitstellung des Standardpapiers.
Die Kuvertierleistungen umfassen: Kuvertier- und Falzarbeiten (maschinelle Kuvertierung in C6), Beilagenzusteuerung bei Bedarf, Bereitstellung der Standardkuverts, DV-Freimachung und Postauflieferung.
Fristvorgaben: nach Tag der Dateiübertragung +0 oder +1 oder +2 Tage bis zur Auslieferung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-07-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-06-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Datev eG

Wer?

• Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste

Wie?

• Datendienste › Datenverarbeitung
• Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse

Wo?

• Mittelfranken › Nürnberg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-06-15	Auftragsbekanntmachung
2013-08-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-06-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse
Menge oder Umfang:

Geschätzte Druckseiten jährlich: 1 180 000 geschätzte Kuvertierung jährlich: 362 000 (davon werden ca. 185 000 Kuverte vom Auftraggeber bereitgestellt, es sollen hierzu ca. 94 000 Beilagen zugesteuert werden).Die Produktionsdaten werden im PDF-Format über eine gesicherte Verbindung (SSH) verschlüsselt übertragen. Anzahl der Tage von der Dateiübertragung bis zur Auslieferung: +0 oder +1, in wenigen Ausnahmefällen +2.Option: Kommunale Verkehrsüberwachung mit 1 900 000 geschätzte Druckseiten jährlich, 550 000 geschätzte Kuvertierungen jährlich.Option: Wahlen: geschätzte Druckseiten pro Wahl: 70 000, geschätzte Falzarbeiten pro Wahl: 50 000.Option: Kuvertierung Sonderaufgaben: geschätzt 50 000 jährlich.Option Indididualdruck: geschätzte Druckseiten pro Jahr: 25 000 (Pilotbetrieb) - 400 000 (Endausbau), geschätzte Kuvertierung pro Jahr: 20 000 (Pilotbetrieb) - 300 000 (Endausbau); derzeit wird Start Pilotbetrieb vorbereitet. Beim Individualdruck werden die Dateien von einzelnen Sachbearbeitern erzeugt und zentral einmal täglich am späten Nachmittag zum Ausdruck bereitgestellt. Eine genauere Darstellung erfolgt in den Vergabeunterlagen. Bestandteil der Option sind evtl. einmalige Aufwände.Option Verlängerung: die Vertragslaufzeit kann auf maximal 4 Jahre verlängert werden.Option Trackingsystem zur Überwachung des Produktionsfortschritt.Die Optionen können bei Auftragsvergabe wahrgenommen werden. Über die Option "Verlängerung" kann auch nach Vertragslaufzeit entschieden werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Drucksachen und zugehörige Erzeugnisse 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste
Postanschrift: Stöpselgasse 4
Postleitzahl: 90403
Postort: Nürnberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.nuernberg.de 🌏
E-Mail: sabine.fischer@stadt.nuernberg.de 📧
Telefon: +49 911231-5154 📞
Fax: +49 911231-5118 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-06-15 📅
Einreichungsfrist: 2012-07-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-06-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 116-192133
ABl. S-Ausgabe: 116

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Auftragsdatenverarbeitung: Druck- und Kuvertierleistungen.

Die Druckleistungen umfassen: die nötigen Vorbereitungen je Produktionstag (Set-Up), Datenaufbereitung, Datenübertragung, Digitaldruck (in der Regel in DIN A4, s/w, Einzelblatt, auf Recycling-Papier), Bereitstellung des Standardpapiers.

Die Kuvertierleistungen umfassen: Kuvertier- und Falzarbeiten (maschinelle Kuvertierung in C6), Beilagenzusteuerung bei Bedarf, Bereitstellung der Standardkuverts, DV-Freimachung und Postauflieferung.

Fristvorgaben: nach Tag der Dateiübertragung +0 oder +1 oder +2 Tage bis zur Auslieferung.

Menge oder Umfang:

Die Produktionsdaten werden im PDF-Format über eine gesicherte Verbindung (SSH) verschlüsselt übertragen. Anzahl der Tage von der Dateiübertragung bis zur Auslieferung: +0 oder +1, in wenigen Ausnahmefällen +2.

Option: Kommunale Verkehrsüberwachung mit 1 900 000 geschätzte Druckseiten jährlich, 550 000 geschätzte Kuvertierungen jährlich.

Option: Wahlen: geschätzte Druckseiten pro Wahl: 70 000, geschätzte Falzarbeiten pro Wahl: 50 000.

Option: Kuvertierung Sonderaufgaben: geschätzt 50 000 jährlich.

Option Indididualdruck: geschätzte Druckseiten pro Jahr: 25 000 (Pilotbetrieb) - 400 000 (Endausbau), geschätzte Kuvertierung pro Jahr: 20 000 (Pilotbetrieb) - 300 000 (Endausbau); derzeit wird Start Pilotbetrieb vorbereitet. Beim Individualdruck werden die Dateien von einzelnen Sachbearbeitern erzeugt und zentral einmal täglich am späten Nachmittag zum Ausdruck bereitgestellt. Eine genauere Darstellung erfolgt in den Vergabeunterlagen. Bestandteil der Option sind evtl. einmalige Aufwände.

Option Verlängerung: die Vertragslaufzeit kann auf maximal 4 Jahre verlängert werden.

Option Trackingsystem zur Überwachung des Produktionsfortschritt.

Die Optionen können bei Auftragsvergabe wahrgenommen werden. Über die Option "Verlängerung" kann auch nach Vertragslaufzeit entschieden werden.

Beschreibung der Optionen:

Option: Kommunale Verkehrsüberwachung mit 1 900 000 geschätzte Druckseiten jährlich, 550 000 geschätzte Kuvertierungen jährlich.

Option: Wahlen: geschätzte Druckseiten pro Wahl: 70 000, geschätzte Falzarbeiten pro Wahl: 50 000.

Option: Kuvertierung Sonderaufgaben: geschätzt 50 000 jährlich.

Option Verlängerung: die Vertragslaufzeit kann auf maximal 4 Jahre verlängert werden.

Option Trackingsystem zur Überwachung des Produktionsfortschritt.

Die Optionen können bei Auftragsvergabe wahrgenommen werden. Über die Option "Verlängerung" kann auch nach Vertragslaufzeit entschieden werden.

Referenznummer: 100 OrgA/IuK-1/Nr.6929/OrgA/IuK-4
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Standort des Auftragnehmers.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Angaben zum Bewerber: Name / Anschrift / Rechtsform / Gründungsjahr / Sitz der Hauptverwaltung / Sitz des Standortes, an dem die Leistungen erbracht werden sollen / b) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. eine Erklärung eines Haftpflichtversicherers, dass im Auftragsfall eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen werden kann /

c) Erklärung, dass Bewerber und eingesetzte Personen nicht die Technologie v. L. R Hubbard anwenden /

d) Erklärung, ob geplant ist, Nachunternehmer einzusetzen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre /

b) Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre im Bereich Auftragsdatenverarbeitung Druck- und Kuvertierleistungen

Mindeststandards:

a) Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre /

b) Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre im Bereich Auftragsdatenverarbeitung Druck- und Kuvertierleistungen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Stufe: Zwingende Anforderungen (Ausschlusskriterien): Zu jedem Punkt ist eine detaillierte Äußerung zu treffen.

a) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (z. B. Zertifizierung nach ISO 9000ff oder vergleichbar) /

b) Zahl der Gesamtmitarbeiter in den letzten 3 Jahren /

c) Zahl der Mitarbeiter im Bereich Auftragsdatenverarbeitung Druck- und Kuvertierleistungen in den letzten 3 Jahren /

d) Informationssicherheit und Datenschutz: Nachweis umfassender Prozesse und Maßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit, u.a. mit ITIL-konformen Maßnahmen zur Sicherheit der Infrastruktur, der Organisation, des Personals, von Hardware und Software, der Kommunikation und der Notfallversorgung gemäß der Kapitel M1 bis M6 des Maßnahmenkatalogs im IT-Grundschutz-Katalog des BSI. Es soll insbesondere eingegangen werden auf den Brand-, Zugangs- und Einbruchschutz, die Stromversorgung, auf IT-Sicherheits- und Betriebskonzepte, Einarbeitungs-, Schulungs-, Vertretungs- und Verpflichtungsregelungen von Mitarbeitern, Sicherheits- und Passwortregeln beim Zugriff auf Hard- und Software, Maßnahmen für eine sichere Kommunikation und Datenübertragung sowie auf Maßnahmen zur Datensicherung und Notfallvorsorge. /

e) Informationssicherheit und Datenschutz: Datenschutzmaßnahmen im Rahmen eines Datenschutzmanagements unter Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sind zu treffen, um den Datenschutz sicher zu stellen. Dazu gehören Maßnahmen in der Planungs- und Konzeptionsphase, im Zuge der Umsetzung, sowie beim Betrieb von IT-Systemen und -Verfahren (Maßnahmen M 7.1 bis M 7.15 im IT-Grundschutz Datenschutz des BSI). Es soll insbesondere eingegangen werden auf das Datenschutzmanagement und die Regelung der Verantwortlichkeiten im Datenschutz, die Maßnahmen und Regeln bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Aufrechterhaltung des Datenschutzes im laufenden Betrieb sowie die datenschutzgerechte Löschung / Vernichtung von Daten.

Für alle Mitarbeiter muss eine Verpflichtung nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes und zusätzlich nach den Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) erfolgen.

Eine Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Nürnberg ist vorgesehen.

f) Produktionssicherheit und Ausfallkonzept: Geregelte Prozesskontrolle mit Rückkopplung (Closed-Loop-Prozess) zur Sicherstellung einer 100 %igen Produktionsqualität.

g) Produktionssicherheit und Ausfallkonzept: Geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung einer 100 %igen Postauflieferqualität, beispielsweise die Verwendung eines Data Matrix Codes für alle Sendungen.

h) Produktionssicherheit und Ausfallkonzept: Nachweis eines geeigneten Backup- Konzeptes zur Sicherstellung der Produktionskapazitäten und der zugesagten Lieferzeiten bei Ausfällen im Druck- und Kuvertierprozess. Es soll insbesondere erläutert werden im Hinblick auf Mitarbeiter, Produktionsmaschinen und Ausweichstandorte.

i) Service: Kommunikation: Während der Produktionszeiten ist ein fester Ansprechpartner mit Vertreterregelung zu benennen (Kommunikation über eine Hotline ist nur ergänzend zulässig).

j) Umweltverträglichkeit: Konzepte und Maßnahmen zur Sicherstellung einer höchstmöglichen Umweltverträglichkeit sind nachzuweisen.

k) Referenzen: zwingend erforderlich ist der Nachweis mindestens einer qualitativ und quantitativ vergleichbarer Arbeit innerhalb der letzten 36 Monate. Die Vergleichbarkeit liegt vor, wenn an mind. 71 Produktionstagen ein Gesamtdruckaufwand von 1 500 000 Seiten und ein Gesamtkuvertierungsaufwand von 750 000 Stück bewältigt wurde und die Auslieferung zum größeren Teil innerhalb 1 Tag nach Datenübertragung erfolgt ist. Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner, der Leistungszeitraum sowie der Auftragsumfang.

2. Stufe: Bewertungskriterien.

l) Referenzen: bei Nachweis von Referenzkunden aus dem Bereich öffentliche Verwaltung werden 2 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. k handeln.

m) Umweltverträglichkeit: Wenn Maßnahmen zur Sicherstellung einer höchstmöglichen Umweltverträglichkeit beim Bewerber angewandt werden, werden 2 Punkte vergeben.

n) Wenn ein Trackingsystem, das den aktuellen Produktionsfortschritt sowie den Termin der Postauflieferung auf Sendungsebene darstellt, angeboten werden könnte, wird 1 Punkt vergeben.

Mindeststandards:

1. Stufe: Zwingende Anforderungen (Ausschlusskriterien): Zu jedem Punkt ist eine detaillierte Äußerung zu treffen.

a) Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (z. B. Zertifizierung nach ISO 9000ff oder vergleichbar) /

b) Zahl der Gesamtmitarbeiter in den letzten 3 Jahren /

c) Zahl der Mitarbeiter im Bereich Auftragsdatenverarbeitung Druck- und Kuvertierleistungen in den letzten 3 Jahren /

Für alle Mitarbeiter muss eine Verpflichtung nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes und zusätzlich nach den Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) erfolgen.

Eine Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Nürnberg ist vorgesehen.

f) Produktionssicherheit und Ausfallkonzept: Geregelte Prozesskontrolle mit Rückkopplung (Closed-Loop-Prozess) zur Sicherstellung einer 100 %igen Produktionsqualität.

g) Produktionssicherheit und Ausfallkonzept: Geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung einer 100 %igen Postauflieferqualität, beispielsweise die Verwendung eines Data Matrix Codes für alle Sendungen.

i) Service: Kommunikation: Während der Produktionszeiten ist ein fester Ansprechpartner mit Vertreterregelung zu benennen (Kommunikation über eine Hotline ist nur ergänzend zulässig).

j) Umweltverträglichkeit: Konzepte und Maßnahmen zur Sicherstellung einer höchstmöglichen Umweltverträglichkeit sind nachzuweisen.

2. Stufe: Bewertungskriterien.

l) Referenzen: Bei Nachweis von Referenzkunden aus dem Bereich öffentliche Verwaltung werden 2 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. k handeln.

m) Umweltverträglichkeit: Wenn Maßnahmen zur Sicherstellung einer höchstmöglichen Umweltverträglichkeit beim Bewerber angewandt werden, werden 2 Punkte vergeben.

n) Wenn ein Trackingsystem, das den aktuellen Produktionsfortschritt sowie den Termin der Postauflieferung auf Sendungsebene darstellt, angeboten werden könnte, wird 1 Punkt vergeben.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Vgl. Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (gesamtschuldnerisch haftend).
Sonstige besondere Bedingungen:

Es wird eine Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung nach Vorgabe des Auftraggebers geschlossen. Diese wird Bestandteil der Vergabeunterlagen sein.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Siehe III.2.3: zweistufiges Wertungsverfahren.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2012-08-16 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Sabine Fischer
Internetadresse: www.nuernberg.de 🌏
Name: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste, Submission
Postanschrift: Fünferplatz 2
Telefon: +49 911231-2801 📞
Fax: +49 911231-4144 📠

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-02-15 📅
Datum des Endes: 2014-02-14 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 100 OrgA/IuK-1/Nr.6929/OrgA/IuK-4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken
Postanschrift: Postfach 606 (Promenade 27)
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auftragserteilung: gemäß § 101a GWB, 15 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle oder 10 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle per Fax oder E-Mail.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2012/S 116-192133 (2012-06-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-08-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 9112315154 📞
Fax: +49 9112315118 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-08-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-08-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 159-278320
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 116-192133
ABl. S-Ausgabe: 159
Zusätzliche Informationen

Zuschlagsentscheidung: wirtschaftlichstes Angebot gem. einfacher Richtwertmethode UfAB V, Version 2.0.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 241 432,44 💰
451 356,25 💰

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. siehe VI.2 Zusätzliche Angaben (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-08-13 📅
Name: Datev eG
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90329
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sabine Fischer

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Frist zur Anstrengung eines Nachprüfverfahrens (VI.4.1) gemäß §107 GWB im Falle der Nichtabhilfe einer Rüge durch den Auftraggeber: 15 Kalendertage nach Eingang der Information des Auftraggebers beim Bieter/Bewerber (§107 Abs.3 Nr.4 GWB) vor Auftragserteilung: gemäß §101a GWB, 15 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle oder 10 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle per Fax oder E-Mail.

Quelle: OJS 2013/S 159-278320 (2013-08-14)

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