Dienstleistungen zur Einführung eines SAP-ERP-Systems 6.0, EHP 5 oder neuer

Universität Freiburg

Die Universitäten Freiburg, Hohenheim, Konstanz, Mannheim und Tübingen und die Hochschulen für Angewandte Wissenschaften Aalen, Karlsruhe, Pforzheim und Reutlingen entwickeln in einem Verbundprojekt ihr Rechnungswesen konzeptionell im Hinblick auf Planung und Steuerung gemeinsam systematisch weiter. Dabei sollen übergreifende, nicht normative Konzepte für Budgetierung, mittelfristige Finanzplanung, Produkthaushalt, Qualitätssicherung und Berichtspflichten nach LHG erarbeitet werden bis hin zum Einsatz professioneller kaufmännischer Instrumente. Sieben der neun Hochschulen planen die Umstellung der Hochschulen auf einen kaufmännisch agierenden Landesbetrieb im Sinne von § 13 Abs. 4 LHG i. V. m. § 26 LHO zum 1.1.2014, bei zwei Universitäten steht die Entscheidung noch aus.
Mit einem SAP-ERP-System 6.0 EHP 5 oder neuer ist die Umsetzung der Anforderungen auf der Basis eines vorkonfigurierten Hochschulmodells geplant. Für alle Hochschulen soll ein gemeinsames Fachkonzept entwickelt werden. Sowohl die technische Realisierung als auch die Anwendungsbetreuung der eingesetzten Module sollen in einem gemeinsamen Betriebsmodell erfolgen entsprechend dem Vorgehen der Niedersächsischen Hochschulen. Hierbei ist offen, ob der technische Betrieb an einem Hochschulrechenzentrum oder an einem kommerziellen Rechenzentrum erfolgen wird.
Die Universitäten Freiburg, Hohenheim, Konstanz, Mannheim und Tübingen und die Hochschulen für Angewandte Wissenschaften Aalen, Karlsruhe, Pforzheim und Reutlingen haben im beiliegenden Papier ihre inhaltlichen Anforderungen an ihr zukünftiges Rechnungswesen formuliert Die Hochschulen suchen einen externen Dienstleister zur Unterstützung des Einführungsprojektes. Neben der Unterstützung zur Umsetzung der inhaltlichen Anforderungen erwarten wir insbesondere auch.
— die Unterstützung bei der Erarbeitung von Musterprozessen,
— einen Vorschlag zu Projektstruktur und Projektmanagement unter Berücksichtigung aller neun Hochschulen,
— ein projektbegleitendes Schulungskonzept einschließlich eines Schulungssystems bis zum Aufbau des hochschuleigenen Systems,
— Unterstützung und Beratung beim Aufbau des Hochschulsystems,
— Unterstützung bei der Vorbereitung der Datenmigration sowie,
— die Unterstützung bei der Entwicklung von Testszenarien.
Der Dienstleister unterstützt und berät uns über die Gesamtdauer des Projekts. Die Arbeitsergebnisse werden in Teilprojekten gemeinsam mit Mitarbeitern der Hochschulen erstellt. Die beteiligten Hochschulen weisen sich durch folgende Eckdaten aus:
Hochschule; Studierende WS 2011/12; Hauptberufliches Personal 1.12.2011; Gesamtausgaben 2011.
Universität Freiburg; 22 992; 4 502; 281 Mio. €.
Universität Hohenheim; 9 220; 2 104; 111,4 Mio. €.
Universität Konstanz; 10 644; 2 180; 143 Mio. €.
Universität Mannheim; 11 197; 1 382; 73 Mio. €.
Universität Tübingen; 25 849; 3 431; 262 Mio. €.
Hochschule Aalen; 4 568; 424; 26 Mio. €.
Hochschule Karlsruhe; 6 936; 603; 41 Mio. €.
Hochschule Pforzheim; 5 037; 377; 25 Mio. €.
Hochschule Reutlingen; 4 699; 424; 35 Mio. €.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-06-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-05-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SAP Deutschland AG & Co. KG

Wer?

• Universität Freiburg

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Systemberatung und technische Beratung

Wo?

• Freiburg › Freiburg im Breisgau, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-05-04	Auftragsbekanntmachung
2012-11-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-05-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemberatung und technische Beratung
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemberatung und technische Beratung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universität Freiburg
Postleitzahl: 79085
Postort: Freiburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.uni-freiburg.de 🌏
E-Mail: monika.grethler@zv.uni-freiburg.de 📧
Telefon: +49 7612034355 📞
Fax: +49 761 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-05-04 📅
Einreichungsfrist: 2012-06-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 90-148616
ABl. S-Ausgabe: 90
Zusätzliche Informationen

I.2) Art des öffentlichen Auftraggebers und Haupttätigkeit(en): Universität II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung: 1.10.2012 – 31.3.2015 III.2.4) Vorbehaltene Aufträge: Nein VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren: Nachprüfstelle: Regierungspräsidium Freiburg, 79083 Freiburg, Vergabekammer: Vergabekammer des Landes Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, 76247 Karlsruhe. E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Mit einem SAP-ERP-System 6.0 EHP 5 oder neuer ist die Umsetzung der Anforderungen auf der Basis eines vorkonfigurierten Hochschulmodells geplant. Für alle Hochschulen soll ein gemeinsames Fachkonzept entwickelt werden. Sowohl die technische Realisierung als auch die Anwendungsbetreuung der eingesetzten Module sollen in einem gemeinsamen Betriebsmodell erfolgen entsprechend dem Vorgehen der Niedersächsischen Hochschulen. Hierbei ist offen, ob der technische Betrieb an einem Hochschulrechenzentrum oder an einem kommerziellen Rechenzentrum erfolgen wird.

Die Universitäten Freiburg, Hohenheim, Konstanz, Mannheim und Tübingen und die Hochschulen für Angewandte Wissenschaften Aalen, Karlsruhe, Pforzheim und Reutlingen haben im beiliegenden Papier ihre inhaltlichen Anforderungen an ihr zukünftiges Rechnungswesen formuliert Die Hochschulen suchen einen externen Dienstleister zur Unterstützung des Einführungsprojektes. Neben der Unterstützung zur Umsetzung der inhaltlichen Anforderungen erwarten wir insbesondere auch.

— die Unterstützung bei der Erarbeitung von Musterprozessen,

— einen Vorschlag zu Projektstruktur und Projektmanagement unter Berücksichtigung aller neun Hochschulen,

— ein projektbegleitendes Schulungskonzept einschließlich eines Schulungssystems bis zum Aufbau des hochschuleigenen Systems,

— Unterstützung und Beratung beim Aufbau des Hochschulsystems,

— Unterstützung bei der Vorbereitung der Datenmigration sowie,

— die Unterstützung bei der Entwicklung von Testszenarien.

Der Dienstleister unterstützt und berät uns über die Gesamtdauer des Projekts. Die Arbeitsergebnisse werden in Teilprojekten gemeinsam mit Mitarbeitern der Hochschulen erstellt. Die beteiligten Hochschulen weisen sich durch folgende Eckdaten aus:

Hochschule; Studierende WS 2011/12; Hauptberufliches Personal 1.12.2011; Gesamtausgaben 2011.

Universität Freiburg; 22 992; 4 502; 281 Mio. €.

Universität Hohenheim; 9 220; 2 104; 111,4 Mio. €.

Universität Konstanz; 10 644; 2 180; 143 Mio. €.

Universität Mannheim; 11 197; 1 382; 73 Mio. €.

Universität Tübingen; 25 849; 3 431; 262 Mio. €.

Hochschule Aalen; 4 568; 424; 26 Mio. €.

Hochschule Karlsruhe; 6 936; 603; 41 Mio. €.

Hochschule Pforzheim; 5 037; 377; 25 Mio. €.

Hochschule Reutlingen; 4 699; 424; 35 Mio. €.

Referenznummer: TW01/2012
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hauptlieferort Universität Freiburg.

79085 Freiburg,

DEUTSCHLAND.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Name und Anschrift des Bewerbers,

— Sitz, Rechtsform und Gründungsjahr der Gesellschaft,

— Nachweis über die Eintragung in das Handelsregister,

— Eigenerklärung, dass kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

— Eigenerklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat,

— Eigenerklärung, dass das Unternehmen gemäß EU-Verordnung EG 881-2002 und 2580-2001 keinerlei terroristische Vereinigungen und Organisationen unterstützen oder mit ihnen Geschäftsverbindungen pflegt, sofern es nicht im Einzelfall zur Energielieferung gesetzlich verpflichtet ist. Es distanziert sich durch diese Eigenerklärung von Einrichtungen und Personen, die gegen entsprechende Richtlinien verstoßen. (Eine aktuelle Auflistung von Personen und Einrichtungen finden Sie unter dem Link http://ec.europa.eu/external_relations/cfsp/sanctions/list/version4/global/e_ctlview.html),

— Eigenerklärung nach §§ 6 Abs. 5c), 6 EG Abs. 4 VOL/A.

Der Auftraggeber kann Unternehmen auffordern, die vorgelegten Bescheinigungen zu vervollständigen oder zu erläutern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Aktuelle Bankauskunft über die wirtschaftliche Situation und/oder das Zahlungsverhalten,

— Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren und zu dem Umsatz bezüglich solcher Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, namentlich: Dienstleistungen im Bereich der Einführung von SAP-Modulen bei Auftraggeber) muss im Durchschnitt mindestens eine halbe Million betragen,

— Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen des Unternehmens aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Der Auftraggeber kann Unternehmen auffordern, die vorgelegten Bescheinigungen zu vervollständigen oder zu erläutern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzen: Nachweis des Unternehmens über von ihm ausgeführte Leistungen in den letzten 5 Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung zur Dienstleistung Einführung von SAP-Modulen vergleichbar sind, mit folgenden Angaben: Auftraggeber, Art, Umfang und Zeitraum der erbrachten Leistungen, davon mindestens ein Projekt mit einer deutschen Universität zur Einführung der kaufmännischen Buchführung mit SAP.

Nennen Sie hierfür:

— Auftraggeber/Kunde (Name und Sitz),

— Branchenumfeld, in der die Projektleistungen durchgeführt wurden,

— Kurzbeschreibung des Projekt (Art, Umfang, Zeitplan).

Angaben darüber, ob Referenzobjekt in Universität bereits in Produktivbetrieb läuft und ein testierter Abschluss durch einen Wirtschaftsprüfer nach deutschem Recht erstellt wurde.

— Rechnungswert,

— Anzahl der insgesamt geleisteten Beratertage,

— Subunternehmereinsatz, wenn ja, in welchem Umfang.

Beizufügen ist je eine vom Auftraggeber ausgestellte Bescheinigung. Ist eine derartige Bescheinigung nicht erhältlich, so ist eine einfache Erklärung des Bewerbers zulässig.

Angaben und Erklärungen können nur mittels der von dem Auftraggeber erstellten und bei dem Auftraggeber anzufordernden und von diesem unverzüglich zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen gemacht werden. Darüber hinausgehende Unterlagen sind nicht zugelassen und werden nicht zur Beurteilung der Bewerbung herangezogen.

Der Auftraggeber fordert im Sinne einer Mindestanforderung den Nachweis mindestens eines erfolgreich abgeschlossenen Referenzprojektes zur Einführung der kaufmännischen Buchführung mit SAP an einer deutschen Universität oder Hochschule mit mindestens 15 000 Studierenden oder in einem Universitäts-/Hochschulverbund.

— -- Beschreibung der vorhandenen personellen Kapazitäten hinsichtlich Gesamtmitarbeiterzahl, Anzahl an branchenspezifischen SAP-Beratern mit relevanten Projekterfahrungen, Anzahl an Mitarbeitern für First, Second, Third-Level-Support,

— Angabe der Anzahl der deutschsprachigen Mitarbeiter im technischen und kaufmännischen Bereich.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Gemäß §§ 11 EG VOL/A, 14 VOL/B: 5 v. H. der Auftragssumme für Vertragserfüllung, 5 v. H. der Auftragssumme einschließlich Nachträge für Mängelansprüche.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: § 17 VOL/B.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend, mit Benennung eines die Bietergemeinschaft vertretenden Mitglieds der Bietergemeinschaft.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2012-06-08 📅
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2012-10-31 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40 %)
2. Qualität (60 %)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Grethler
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwk.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2012-10-01 📅
Datum des Endes: 2015-03-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: TW01/2012
Zusätzliche Informationen

I.2) Art des öffentlichen Auftraggebers und Haupttätigkeit(en): Universität

II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung: 1.10.2012 – 31.3.2015

III.2.4) Vorbehaltene Aufträge: Nein

VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren:

Nachprüfstelle: Regierungspräsidium Freiburg, 79083 Freiburg,

Vergabekammer: Vergabekammer des Landes Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, 76247 Karlsruhe.

E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bezüglich der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gilt: Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des öffentlichen Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Telefon: +49 7219264049 📞
Fax: +49 7219263985 📠
Quelle: OJS 2012/S 090-148616 (2012-05-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 272 060,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Postanschrift: Fahnenbergplatz
Postort: Freiburg im Breisgau
Kontakt
Internetadresse: http://uni-freiburg.de 🌏
Telefon: +49 761203-433 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 214-353494
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 90-148616
ABl. S-Ausgabe: 214

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Freiburg im Breisgau.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Qualität (60)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-10-01 📅
Name: SAP Deutschland AG & Co. KG
Postanschrift: Hasso-Plattner-Ring 7
Postort: Walldorf
Postleitzahl: 69190
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Monika Grethler
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwk.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Baden Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrichstr. 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwk.de 📧
Telefon: +49 7219264049 📞
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bzgl. der Einleitung gilt: Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des öffentlichen Auftraggebers, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Karl-Freidrichstr. 17
Quelle: OJS 2012/S 214-353494 (2012-11-05)

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