Digitalisierung von 24.000 Büchern aus den Exilsammlungen der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Frankfurter Standort rund 24.000 Monografien ihres Exilbestands mit etwa 4 Mio. Seiten – vorwiegend im Ausland verfasste oder veröffentlichte Druckwerke mit Erscheinungsjahren 1933 bis 1950 – digitalisieren zu lassen. Die Digitalisate sollen sowohl dem Zweck der Langzeitarchivierung dienen als auch den Nutzern der DNB in den Lesesälen sowie, falls ein gemeinfreies Werk, weltweit für den Zugriff über das Internet bereitgestellt werden.
Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.3.2013 zu beginnen. Die Dienstleistung ist im Routinebetrieb spätestens ab 1.4.2013 zu erbringen. Das Digitalisierungsprojekt endet am 30. November 2013. Bis dahin sind alle Leistungen mit Ausnahme der optionalen Speicherdienstleistung abschließend zu erbringen.
Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Frankfurt am Main. Die ersten zwei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund unzureichender Arbeitsergebnisse jederzeit möglich. Ab dem 1.4.2013 sind wöchentlich rund 750 Bände zu bearbeiten.
Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:
— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Frankfurt am Main.
— Digitalisierung der Medien.
— Erzeugung von Metadaten.
— Optional: Texterkennung mittels OCR.
— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten.
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung der Qualitätssicherung sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion.
— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem.
— Optional: Speicherung der Digitalisate und Metadaten für mindestens zwölf Monate ab Beginn des Routinebetriebs (1.4.2013) auf einem System des Auftragnehmers.
— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter mindestens zwei feste Ansprechpartner (Projektleiter) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-01-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Harald Fischer Verlag GmbH

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Datendienste › Datenverarbeitung

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-12-13	Auftragsbekanntmachung
2013-03-14	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-12-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Menge oder Umfang:

Gegenstand des Projekts sind rund 24.000 Monografien der Erscheinungsjahre 1933 bis 1950 mit einem Gesamtvolumen von rund 4 Mio. zu digitalisierenden Seiten (Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich).Bei rund 3.300 Bänden handelt es sich um Kleinschriften, die aufgrund ihres geringen Seitenumfangs nicht eigenständig im Regal stehen können und deshalb in so genannten Kapseln verpackt sind (Pappschachteln mit Deckel, ca. 50 Schriften je Kapsel, die nach der Bearbeitung wieder in der korrekten nummerischen Reihenfolge in die Kapsel eingelegt werden müssen). Knapp die Hälfte der Kapselschriften befindet sich in zweiseitig offenen Schutzhüllen aus Plastik, in die sie nach der Bearbeitung wieder eingelegt werden müssen.Rund 7.000 Werke sind mit losen Schutzumschlägen versehen (gefaltet, nicht geklebt), die für die Digitalisierung entfernt und nach der Bearbeitung wieder angebracht werden müssen.Insgesamt ist der Zustand der Werke ihrem Alter entsprechend, d. h. teilweise können der Buchrücken brüchig bzw. einzelne Buchseiten lose sein. Es ist durchgängig mit saurem, in verschiedener Intensität vergilbtem Papier zu rechnen. Zu einem geringen Teil ist das Papier an den Rändern angegriffen, sodass beispielsweise Ecken fehlen können.Außerdem ist zu rechnen mit— unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe),— verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift (Frakturanteil <1 %), teilweise nicht lateinische Schrift),— verschiedenen Sprachen (ca. 50 % Deutsch, der Rest in Englisch, Dänisch, Hebräisch, Italienisch, Französisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch, Russisch, Chinesisch und andere).Sehr selten sind gefaltete Beilagen Teil des Buches, sie können ein anderes Format als das Buch haben. Solche überformatigen Seiten sind bis zur doppelten Seitengröße als eine Bilddatei zu liefern, bei Übergrößen ist mit der Auftraggeberin Rücksprache zu halten (ggf. sind die Überformate sinnvoll in mehrere Bilddateien aufzuteilen).Optional: Texterkennung mittels OCROptional: Speicherung der Digitalisate und Metadaten für mindestens zwölf Monate ab Beginn des Routinebetriebs (1.4.2013) auf einem System des Auftragnehmers.800 000

Menge oder Umfang

Gesamtwert des Auftrags: 800 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: m.stefan@dnb.de 📧
Telefon: +49 6915252302 📞
Fax: +49 6915252002 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-12-13 📅
Einreichungsfrist: 2013-01-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 243-399818
ABl. S-Ausgabe: 243
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahme am Besichtigungstermin am Dienstag, den 15.1.2013 um 11.00 Uhr in den Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main ist zwingend erforderlich. Bieterfragen zu den Vergabeunterlagen bzw. zum Leistungsgegenstand können bis zum 18.1.2013 gestellt werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beabsichtigt ist, mit dem Projekt am 1.3.2013 zu beginnen. Die Dienstleistung ist im Routinebetrieb spätestens ab 1.4.2013 zu erbringen. Das Digitalisierungsprojekt endet am 30. November 2013. Bis dahin sind alle Leistungen mit Ausnahme der optionalen Speicherdienstleistung abschließend zu erbringen.

Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Frankfurt am Main. Die ersten zwei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund unzureichender Arbeitsergebnisse jederzeit möglich. Ab dem 1.4.2013 sind wöchentlich rund 750 Bände zu bearbeiten.

Das Angebot soll folgende Dienstleistungen umfassen:

— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Frankfurt am Main.

— Digitalisierung der Medien.

— Erzeugung von Metadaten.

— Optional: Texterkennung mittels OCR.

— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten.

— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung der Qualitätssicherung sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion.

— Speicherung der Digitalisate sowie der Metadaten auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem.

— Optional: Speicherung der Digitalisate und Metadaten für mindestens zwölf Monate ab Beginn des Routinebetriebs (1.4.2013) auf einem System des Auftragnehmers.

— Bereitstellung qualifizierten Personals (darunter mindestens zwei feste Ansprechpartner (Projektleiter) für alle Fragestellungen für die Dauer des gesamten Projektes vor Ort).

Menge oder Umfang:

Bei rund 3.300 Bänden handelt es sich um Kleinschriften, die aufgrund ihres geringen Seitenumfangs nicht eigenständig im Regal stehen können und deshalb in so genannten Kapseln verpackt sind (Pappschachteln mit Deckel, ca. 50 Schriften je Kapsel, die nach der Bearbeitung wieder in der korrekten nummerischen Reihenfolge in die Kapsel eingelegt werden müssen). Knapp die Hälfte der Kapselschriften befindet sich in zweiseitig offenen Schutzhüllen aus Plastik, in die sie nach der Bearbeitung wieder eingelegt werden müssen.

Rund 7.000 Werke sind mit losen Schutzumschlägen versehen (gefaltet, nicht geklebt), die für die Digitalisierung entfernt und nach der Bearbeitung wieder angebracht werden müssen.

Insgesamt ist der Zustand der Werke ihrem Alter entsprechend, d. h. teilweise können der Buchrücken brüchig bzw. einzelne Buchseiten lose sein. Es ist durchgängig mit saurem, in verschiedener Intensität vergilbtem Papier zu rechnen. Zu einem geringen Teil ist das Papier an den Rändern angegriffen, sodass beispielsweise Ecken fehlen können.

Außerdem ist zu rechnen mit

— unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe),

— verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift (Frakturanteil <1 %), teilweise nicht lateinische Schrift),

— verschiedenen Sprachen (ca. 50 % Deutsch, der Rest in Englisch, Dänisch, Hebräisch, Italienisch, Französisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch, Russisch, Chinesisch und andere).

Sehr selten sind gefaltete Beilagen Teil des Buches, sie können ein anderes Format als das Buch haben. Solche überformatigen Seiten sind bis zur doppelten Seitengröße als eine Bilddatei zu liefern, bei Übergrößen ist mit der Auftraggeberin Rücksprache zu halten (ggf. sind die Überformate sinnvoll in mehrere Bilddateien aufzuteilen).

Optional: Texterkennung mittels OCR

Optional: Speicherung der Digitalisate und Metadaten für mindestens zwölf Monate ab Beginn des Routinebetriebs (1.4.2013) auf einem System des Auftragnehmers.

Beschreibung der Optionen:

Option: Texterkennung mittels OCR

Option: Speicherung der Digitalisate und Metadaten für mindestens zwölf Monate ab Beginn des Routinebetriebs (1.4.2013) auf einem System des Auftragnehmers

Referenznummer: 12/61
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 6 VOL/A-EG);

— Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der jeweiligen Landesvorschriften.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Jahresumsatz des Unternehmens / der Arbeitsgemeinschaft – bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand – für die letzten drei Geschäftsjahre (in Euro);

— Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils für die letzten drei Geschäftsjahre (jeweils bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand und umgerechnet in Vollzeitstellen).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Angabe von mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Projekte mit Ansprechpartner und Telefonnummer.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

Die Scandienstleistungen sind in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt am Main zu erbringen.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-02-22 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2013-01-29 📅
Öffnungsort: Frankfurt am Main.
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Stefan
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Verwahrung Angebote, Abt. Z
URL der Teilnahme: www.dnb.de 🌏
E-Mail: hp.krieger@dnb.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-03-01 📅
Datum des Endes: 2013-11-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 12/61

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499400 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 6915252001 📞
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Fax: +49 6915252002 📠
Quelle: OJS 2012/S 243-399818 (2012-12-13)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-03-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 800 000,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-03-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-03-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 054-088195
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 243-399818
ABl. S-Ausgabe: 54

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Referenzdigitalisate (30)
3. Verfahren (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-02-20 📅
Name: Harald Fischer Verlag GmbH
Postanschrift: Theaterplatz 31
Postort: Erlangen
Postleitzahl: 91054
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Quelle: OJS 2013/S 054-088195 (2013-03-14)

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