Entwicklung und Durchführung von PR-Aktivitäten für die GKL

GKL Gemeinsame Klassenlotterie der Länder

Der Auftraggeber möchte eine PR-Agentur für die Entwicklung und Umsetzung von PR-Maßnahmen gewinnen.
Im Einzelnen sind das:
— Weiterentwicklung einer langfristigen PR-Kommunikationsstrategie für ein oder mehrere Glücksspielprodukt(e) der GKL,
— Entwicklung und Durchführung von PR-Aktivitäten.
Als Vertragslaufzeit sind maximal vier Jahre geplant. Der Vertrag läuft zunächst ein Jahr, er wird optional jeweils um ein Jahr verlängert.
Es ist zwingend, dass sämtliche Korrespondenz (auch mündlich) durch alle beteiligten Mitarbeiter des späteren Auftragnehmers und seiner Nachunternehmer bei der Durchführung sämtlicher Aktivitäten in deutscher Sprache erfolgen. Gleiches gilt für alle sonstigen Dokumente.
Der Auftragnehmer muss ca. einmal monatlich an Meetings am Standort Hamburg und/oder München teilnehmen. Für den Fall der Beauftragung ist ein ausreichender Versicherungsschutz (Berufs-, bzw. Betriebshaftpflichtversicherung) Gegenstand der Verhandlungen für folgende Schäden: Vermögensschäden, ferner auch Personen- und Sachschäden.
Hinweis: Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei bis maximal fünf geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe (Pitch) aufzufordern. Im Rahmen des Pitches werden die Bewerber aufgefordert, neben einer Unternehmens- und Leistungsdarstellung eine Konzeptpräsentation zur PR-Kommunikationsstrategie für ein Glücksspielprodukt der GKL sowie Ideen für PR-Aktivitäten zu erarbeiten. Die Pitch-Präsentationen der Agenturen, die nicht in einem Vertragsverhältnis enden, werden mit 2.000 € inkl. Mehrwertsteuer honoriert.
Die Präzisierung, für welches Glücksspielprodukt der GKL entsprechende Konzepte und Maßnahmen zu entwickeln sein werden, wird spätestens im Rahmen des Briefings vorgenommen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-12-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-11-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ORCA van Loon Communications GmbH (GPRA)

Wer?

• GKL Gemeinsame Klassenlotterie der Länder

Wie?

• Unternehmens- und Managementberatung › Marketing-Beratung
• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Marketing
• Werbedienste › Werbekampagnen
• Öffentlichkeitsarbeit › Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-11-20	Auftragsbekanntmachung
2012-11-20	Ergänzende Angaben
2013-04-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-11-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: GKL Gemeinsame Klassenlotterie der Länder
Postanschrift: Bayerwaldstraße 1
Postleitzahl: 81737
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.gkl.org 🌏
E-Mail: vergabestelle@gkl.org 📧
Fax: +49 896790386 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-20 📅
Einreichungsfrist: 2012-12-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 225-370873
ABl. S-Ausgabe: 225
Zusätzliche Informationen

Mit voraussichtlich fünf Bieters sollen die Einzelheiten des Vertrages verhandelt werden, um die Grundlage für die verbindlichen Schlussangebote zu erarbeiten. Informationen über die Einlegung von Rechtsbehelfen können beim Auftraggeber angefordert werden (Ziff. I.1). Angebote sind in deutscher Sprache zu unterbreiten. Wir bitten von telefonischen Anfragen abzusehen und dieser entweder nur per Fax oder per Mail an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle zu senden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftraggeber möchte eine PR-Agentur für die Entwicklung und Umsetzung von PR-Maßnahmen gewinnen.

Im Einzelnen sind das:

— Weiterentwicklung einer langfristigen PR-Kommunikationsstrategie für ein oder mehrere Glücksspielprodukt(e) der GKL,

— Entwicklung und Durchführung von PR-Aktivitäten.

Als Vertragslaufzeit sind maximal vier Jahre geplant. Der Vertrag läuft zunächst ein Jahr, er wird optional jeweils um ein Jahr verlängert.

Es ist zwingend, dass sämtliche Korrespondenz (auch mündlich) durch alle beteiligten Mitarbeiter des späteren Auftragnehmers und seiner Nachunternehmer bei der Durchführung sämtlicher Aktivitäten in deutscher Sprache erfolgen. Gleiches gilt für alle sonstigen Dokumente.

Der Auftragnehmer muss ca. einmal monatlich an Meetings am Standort Hamburg und/oder München teilnehmen. Für den Fall der Beauftragung ist ein ausreichender Versicherungsschutz (Berufs-, bzw. Betriebshaftpflichtversicherung) Gegenstand der Verhandlungen für folgende Schäden: Vermögensschäden, ferner auch Personen- und Sachschäden.

Hinweis: Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbes drei bis maximal fünf geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe (Pitch) aufzufordern. Im Rahmen des Pitches werden die Bewerber aufgefordert, neben einer Unternehmens- und Leistungsdarstellung eine Konzeptpräsentation zur PR-Kommunikationsstrategie für ein Glücksspielprodukt der GKL sowie Ideen für PR-Aktivitäten zu erarbeiten. Die Pitch-Präsentationen der Agenturen, die nicht in einem Vertragsverhältnis enden, werden mit 2.000 € inkl. Mehrwertsteuer honoriert.

Die Präzisierung, für welches Glücksspielprodukt der GKL entsprechende Konzepte und Maßnahmen zu entwickeln sein werden, wird spätestens im Rahmen des Briefings vorgenommen.

Mindestzahl der möglichen Verlängerungen: 1
Höchstzahl der möglichen Verlängerungen: 3
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für alle nachfolgend genannten Eigenerklärungen sind die Muster der ausschreibenden Stelle (siehe Ziff. I.1) zu verwenden und vollständig auszufüllen. Unvollständige oder fehlende Nachweise können zum Ausschluss aus dem Verfahren führen.

1. Eigenerklärung gemäß § 6 EG Abs. 4 und 6 VOL/A (Nichtvorliegen einer Insolvenz u.a.; bei Bewerbergemeinschaften von allen abzugeben),

2. Eigenerklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Bei der Creditreform wird im Rahmen einer Unternehmensauskunft eine Abfrage zum Bonitätsindex vorgenommen. Sofern die Abfrage einen Bonitätsindex größer 299 ergibt, wird der Bewerber von dem weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Vorbemerkung: Der Nachweis der Ziff. 2 beinhaltet 3 Referenzen, zu erbringen in Form einer Eigenerklärung (siehe Hinweis; Muster sind beim Auftraggeber erhältlich), und muss aus den letzten drei Jahren vor Ablauf der Bewerbungsfrist stammen. Maßgeblich ist das Ende der Tätigkeit, nicht das Datum der Rechnungsstellung. Zwingend sind die folgenden Angaben: Unternehmensbezeichnung, Name des Auftraggebers, Ansprechpartner, Telefon und Emailadresse, Honorarumsatz der Referenzprojekte von mindestens 100.000 Euro (netto) je Referenz, Branche, Produkt, Projektbeginn und –ende, Beratungs- und Kreationsauftrag (detaillierte Beschreibung des Auftrages und des Beratungs- und Kreationsprozesses), PR-Aktivitäten (welche PR-Aktivitäten wurden umgesetzt, in welchen Medien und mit welchem Verbreitungsgrad: regional oder bundesweit; Beispiele) Zusammensetzung und Größe des PR-Teams (Anzahl der Mitarbeiter und Funktion im Projekt), Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Antrages führen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen.

1. Eigenerklärung darüber, welche Leistungsanteile selbst und welche Anteile durch Nachunternehmer erbracht werden sollen. Bei Bewerbergemeinschaften: Eigenerklärung darüber, auf welches Mitglied welche Leistungen entfallen.

2. Unternehmensdarstellung: Vorlage einer Unternehmensdarstellung und des Leistungsportfolios bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand. Bei Bietergemeinschaften: Vorlage einer Unternehmensdarstellung je Bieter und des Leistungsportfolios seines Leistungsanteils. Darüber hinaus Angabe der auftragsbezogenen Beteiligungsverhältnisse der Bewerber.

Der Unternehmensdarstellung müssen die nachfolgenden Angaben zu entnehmen sein:

— Honorarumsätze zum 31.12. jeweils der Jahre 2009, 2010 und 2011 in Euro. Es wird ein Mindest-Honorarumsatz von 1 500 000 EUR/p.a. erwartet. Die maximale Länge für die allgemeinen Unternehmensangaben und der Darstellung der Honorarumsätze beträgt 2 DIN A4 Seiten (Schriftgrad Arial 11 Punkt, Zeilenabstand 1,5),

— Personalausstattung (Die maximale Länge beträgt 5 DIN A4 Seiten (Schriftgrad Arial 11 Punkt, Zeilenabstand 1,5).

Aus der Darstellung muss die Gesamtanzahl der durchschnittlich fest angestellten Mitarbeiter der PR-Agentur jeweils der Jahre 2009, 2010 und 2011 ersichtlich sein. Durchschnittlich sollten je Kalenderjahr 10 Mitarbeiter fest angestellt gewesen sein.

PR-Team: Benennung von mindestens 3 vollzeitbeschäftigten Team-Mitgliedern aus den Bereichen Beratung und Text. Benennung eines geplanten Gesamtverantwortlichen und Stellvertreters mit mehrjähriger Erfahrung (mind. 3 Jahre) im Bereich PR. Die folgenden Aspekte müssen der Darstellung je Team-Mitglied zu entnehmen sein: Position im Unternehmen, Dauer des Beschäftigungsverhältnisses (mind. 1 Jahr), kurze Darstellung der Ausbildung und Berufserfahrung (mind. 3 Jahre).

— Nachweis von 3 Referenzprojekten mit den Schwerpunkten Kommunikations-strategie und PR-Aktivitäten. Arbeitsproben zu den Referenzprojekten sind in digitaler Form (CD-ROM / DVD) zur Verfügung zu stellen. Die maximale Länge beträgt 10 DIN A4 Seiten (Schriftgrad Arial 11 Punkt, Zeilenabstand 1,5).

Die Bewertung des PR-Teams und der Referenzprojekte erfolgt in Form von Schul-noten:

— 1 (sehr gut): wenn die Leistung den Anforderungen in besonderem Maße entspricht,

— 2 (gut): wenn die Leistung den Anforderungen voll entspricht,

— 3 (befriedigend): wenn die Leistung im Allgemeinen den Anforderungen entspricht,

— 4 (ausreichend): wenn die Leistung zwar Mängel aufweist, aber im Ganzen den Anforderungen noch entspricht,

— 5 (mangelhaft): wenn die Leistung den Anforderungen nicht entspricht, jedoch erkennen lässt, dass die notwendigen Grundkenntnisse vorhanden sind und die Mängel in absehbarer Zeit behoben werden können.

Bei der Bewertung wird im Wege einer Gesamtschau auf die folgenden Aspekte, die voll-ständig anzusprechen sind, abgestellt:

Hinsichtlich des PR-Teams:

— Darstellung von Ausbildung und Werdegang,

— Darstellung der einschlägigen Berufserfahrungen,

— besondere Erfolge.

Und hinsichtlich der Referenzen:

— Detaillierte Darstellung des Beratungs- und Kreationsauftrages,

— Beschreibung der umgesetzten PR-Aktivitäten,

— kreativer Gesamteindruck der Arbeitsproben.

Die Bewertung erfolgt im Rahmen einer Gesamtschau und mit einer in Worte gefassten Begründung (verbal-argumentative Begründung). Es wird eine einheitliche Zensur gebildet. Zu Verhandlungen aufgefordert werden die Bewerber mit den fünf best-benoteten Darstellungen des Unternehmens und des Leistungsportfolios. Bewerber, die mit der Note 5 (Mangelhaft) oder schlechter bewertet werden, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Für den Fall, dass mindestens zwei Bewerber auf einer Stufe stehen, wird zusätzlich innerhalb der jeweiligen Zensurenstufe geprüft, ob Ab- oder Zuschläge vorzunehmen sind (z.B. Gut mit Tendenz nach Sehr gut oder mit Tendenz nach Befriedigend).

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Die Bildung von Bewerber- und (für die Angebotsabgabe) Bietergemeinschaften ist zulässig. Die Bewerbergemeinschaft hat für den Fall einer Beauftragung bereits mit der Bewerbung eine von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindliche Erklärung abzuge-ben, aus der sich folgendes ergeben muss:

— Name der Bewerbergemeinschaft,

— genaue Bezeichnung der Mitglieder,

— Angabe des Bevollmächtigten der Bewerbergemeinschaft,

— Bestätigung der gesamtschuldnerischen Haftung für den Fall der Beauftragung.

Für die Erklärung ist das vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Muster zu verwenden. (Erhältlich bei der Kontaktstelle Ziff. I.1).

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 12
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Siehe Ziffer III. 2.3.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Cornelia Friedrich
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabebestimmungen sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist. Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Rödingsmarkt 2
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Telefon: +49 4042823-1448 📞
Fax: +49 4042823-2020 📠
Quelle: OJS 2012/S 225-370873 (2012-11-20)

Ergänzende Angaben (2012-11-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Einreichungsfrist: 2012-12-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 227-372832
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 225-370873
ABl. S-Ausgabe: 227
Quelle: OJS 2012/S 227-372832 (2012-11-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-04-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Überseering 4
Postleitzahl: 22297
Postort: Hamburg
Kontakt
E-Mail: beschaffungsstelle@gkl.org 📧
Telefon: +49 4063291095 📞
Fax: +49 4063291049 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-04-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 083-139351
ABl. S-Ausgabe: 83

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Fiktiver Gesamtpreis für PR-Maßnahmen auf Basis eines Jahres (50)
2. Entwicklung und Vorstellung einer PR-Kapagnenidee und deren Umsetzung (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-04-15 📅
Name: ORCA van Loon Communications GmbH (GPRA)
Postanschrift: Am Sandtorkai 68
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20457
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Oliver Schlacht

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2012/S 227-372032

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde Hamburg
Postanschrift: Rödingsmarkt 2
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231816 📞
Internetadresse: http://fhh.hamburg.de 🌏
Fax: +49 40428232020 📠
Quelle: OJS 2013/S 083-139351 (2013-04-25)

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