Planung, Organisation und Ausrichtung der Hafenkonferenz IAPH im Jahr 2015 in Hamburg und Planung, Organisation und Ausrichtung eines Themenabends in Los Angeles in 2013

Hamburg Port Authority -AöR-

Der Hamburger Hafen erfüllt als Welthafen eine ihm durch Geschichte und Lage zugewiesene besondere Aufgabe sowohl als Verkehrszentrum als auch als Träger wirtschaftlichen Wachstums. Dieser besonderen Verantwortung folgend wurde im Jahre 2005 im Zuge der Zusammenführung der hafenbezogenen Zuständigkeiten verschiedener Hamburger Behörden die Hamburg Port Authority als eine Anstalt des öffentlichen Rechts gegründet. Die Errichtung dient der Erfüllung dieser Aufgabe und zugleich einer verbesserten und effizienteren Aufgabenwahrnehmung.
Mit ihren rund 1 800 Beschäftigten betreibt die HPA ein zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand und ist Ansprechpartner für alle Fragen der wasser- und landseitigen Infrastruktur, der Sicherheit des Schiffsverkehrs, der Hafenbahnanlagen, des Immobilienmanagements und der wirtschaftlichen Bedingungen im Hafen.
Im Jahr 2015 wird die Hamburg Port Authority (HPA) Gastgeber und Ausrichter der 29. IAPH Konferenz sein. Die IAPH ist die International Association of Ports and Harbors. Hamburg ist damit Austragungsort der weltweit wichtigsten Konferenz der Hafenwirtschaft. Die Veranstaltung wird alle zwei Jahre in einer anderen Hafenstadt ausgetragen. 2011 fand die Konferenz in Busan statt – 2013 wird Los Angeles gastgebende Stadt sein.
Vom 1.-5. Juni 2015 werden in Hamburg rund 700 Hafenlenker und –Entscheider aus der ganzen Welt sowie ihre Begleitungen zu Gast sein. Insgesamt ist von rund 1000 Gästen auszugehen. Konferenzsprache ist Englisch.
Es ist eine Tradition der IAPH-Konferenz, dass sich der jeweils nächste gastgebende Hafen an einem Abend während der vorherigen Konferenz präsentiert und diesen Abend ausrichtet. Die HPA wird daher einen Hamburg-Abend in Los Angeles während der IAPH-Konferenz 2013 (06.-10.5.2013) ausrichten.
Der Abend wird genutzt, um den nächsten Austragungsort vorzustellen und das Interesse der Besucher für Hafen und Stadt zu wecken. Dafür ist es nötig, dass das gesamte Design und Konzept der Konferenz 2015 bereits zum Termin 2013 feststeht. Ebenfalls muss eine Form der Präsentation der Stadt und des Hafens gefunden werden, die Hamburg in Los Angeles adäquat vorstellt.
Zur Bewältigung dieser an die HPA gestellten ambitionierten und komplexen Aufgabe sucht die HPA fachlich kompetente und engagierte Unterstützung. Im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens beabsichtigt die HPA daher einen oder mehrere Dienstleister mit der Organisation, Planung und Ausrichtung der IAPH Konferenz 2015 in Hamburg und des Hamburg-Abend 2013 in Los Angeles zu beauftragen.
Das beauftragte Unternehmen wird diese Konferenz federführend in Abstimmung mit der HPA Geschäftsführungsstabsstelle Marketing und Kommunikation konzipieren, organisieren und durchführen und den entsprechenden Mitarbeitern beratend zur Seite stehen.
Die HPA beabsichtigt, sämtliche zur Durchführung dieser Konferenz erforderlichen Agentur- Leistungen an eine Agentur alleine oder an mehrere Agenturen, unter Federführung und im Verantwortungsbereich einer Eventagentur, gemeinsam zu vergeben.
Die Ausschreibung richtet sich an Unternehmen, die bereits umfangreiche Erfahrungen in den entsprechenden Aufgabenstellungen haben und sich dieser spannenden Aufgabe mit vollem Engagement widmen wollen.
Der Auftragsgegenstand des Verfahrens untergliedert sich in einen Hauptgegenstand (Kern-Baustein) und in mehrere von der Bedeutung her sekundäre Auftragsgegenstände (optionale Bausteine), die im Gegensatz zum Hauptgegenstand nur optional zur Ausführung gelangen werden.
Es handelt sich bei dem Kernbaustein um Eventagentur-Leistungen, die optionalen Bausteine sind: Digitale Medien/Social Media-Leistungen/Vermarktungs- und Kommunikationsleistungen; Design-Leistungen und Sponsoring-Leistungen.
Die Bewerber in diesem Verfahren müssen zwingend Angebote sowohl für den Kernbaustein (Eventagenturleitungen) als auch für sämtliche optionale Bausteine abgeben. Hierzu kann der Bewerber/Bieter sämtliche Leistungen aus seinem Haus anbieten oder sich anderer Unternehmen zur Leistungserbringung (z.B. Nachunternehmer) bedienen.
Die Gesamt-Koordination sämtlicher Leistungen obliegt dem Bewerber des Kernbausteines.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-07-25.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Kontrapunkt GmbH

Wer?

• • Hamburg Port Authority -AöR-

Wie?

• • Unternehmens- und Managementberatung › Marketing-Beratung
• • Unternehmens- und Managementberatung › Öffentlichkeitsarbeit
• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation
• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Organisation von Messen und Ausstellungen

Wo?

• • Hamburg › Hamburg