Aufbereiten, Patchen, Einscannen und Indizieren von Akten

Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft

Die Auftraggeberin ist eine bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Recht und Trägerin der Gesetzlichen Unfallversicherung. Sie verfügt neben einem elektronischen Archiv auch über konventionelle Archive. Sie beabsichtigt, die physischen Papierakten ihres Leistungsarchivs in das digitale Archiv zu überführen. Im Ergebnis sollen die elektronischen Akten das digitale Abbild der heutigen Papierakten und der darin befindlichen Schriftstücke sein.
Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist der Transport, das Aufbereiten, Patchen, Einscannen und Indizieren der in Papierform geführten Akten ihrer Leistungsempfänger, die dann dem Dokumentenarchiv zugeführt werden.
Zum Leistungsumfang gehört auch die datenschutzgerechte Lagerung sowie die Übermittlung der digitalisierten Dateien und die anschließende datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Leistungsakten.
Leistungsumfang: ca. 26 500 Leistungsakten, die an 7 Standorten in der Bundesrepublik Deutschland lagern. In einseitige Aktenseiten umgerechnet sind ca. 13 600 000 Seiten zu scannen. Die Aktenseiten sind von unterschiedlicher Papierqualität, unterschiedlichen Alters und vereinzelt auch in anderen Formaten als DIN A4. Die Akten sind mit einer Auflösung von 200 dpi und im Format TiFF - G4 in schwarz/weiss einzuscannen.
Bundesspezifische Rechtsvorschriften, insbesondere der Sozialdatenschutz und die datenschutzrechtlichen Regelungen des BDSG, müssen beachtet werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-05-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-03-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-03-20 Auftragsbekanntmachung
2013-07-24 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2013-03-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Menge oder Umfang: Siehe hierzu unter Ziffer II.1.5.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berufsgenossenschaft für Transport und Verkehrswirtschaft
Postanschrift: Ottenser Hauptstrasse 54
Postleitzahl: 22765
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.bg-verkehr.de 🌏
E-Mail: heike.boettcher@bg-verkehr.de 📧
Telefon: +49 4039801159 📞
Fax: +49 4039801199 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-03-20 📅
Einreichungsfrist: 2013-05-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-03-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 059-097882
ABl. S-Ausgabe: 59
Zusätzliche Informationen
1. Das Angebot ist rechtsverbindlich zu unterzeichnen. 2. Sie haben die Möglichkeit, die Vergabeunterlagen über das elektronische Vergabeinformationssystem subreport ELViS kostenlos abzurufen unter der Adresse www.subreport-elvis.de/E39868956. Eine elektronische Angebotsabgabe ist nicht möglich. 3. Die geforderten Angaben und Erklärungen sind in der in der Anlage C 1 der Vergabeunterlagen aufgeführten Reihenfolge registergeheftet abzugeben. Für die Angaben zu Ziffer III. 2.1) A.1), A.2) und A.4) sind die unter www.subreport-elvis.de/E39868956 hinterlegten Vordrucke zu verwenden. 4. Sämtliche in der Bekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und sonstigen Angaben sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der Auftraggeberin einzureichen. 5. Die geforderten Angaben und Erklärungen sind auch von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. 6. Wird von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, Nachunternehmer vorzusehen, so ist der Nachunternehmeranteil im Angebot inhaltlich zu bezeichnen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist der jeweilige Auftragnehmer namentlich zu benennen sowie eine entsprechende Verfügbarkeitserklärung des Nachunternehmers einzureichen. Sämtliche in der Bekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben sind auch von jedem Nachunternehmer auf Verlangen der Auftraggeberin einzureichen. Die Anforderungen an Nachunternehmer gelten auch für verbundene Unternehmen, auf die der Bieter für den Nachweis seiner Eignung und/ oder für die Auftragsdurchführung zurückgreift. 7. Es wird darauf hingewiesen, dass nur die geforderten Unterlagen berücksichtigt werden und darüber hinausgehende Unterlagen nicht erwünscht sind. 8. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslands. Bei Dokumenten in anderen Sprachen sind beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche beizufügen. 9. Nachfragen werden nur beantwortet, wenn sie schriftlich an die unter Ziffer I.1) genannte Kontaktstelle gestellt werden. Die Beantwortung gestellter Fragen erfolgt ebenfalls ausschließlich schriftlich. Die eingegangenen Fragen werden gesammelt und gemäß § 12 EG Abs. 8 VOL/A spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist in Form eines Fragen- und Antwortenkatalogs beantwortet. Aus Gründen der Gleichbehandlung und zur Einhaltung der Transparenz wird der Fragen- und Antwortenkatalog allen Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt (unter dem unter Ziffer VI.3.2 genannten Pfad). Die Fragen und Antworten werden zum Bestandteil der Leistungsbeschreibung. 10. Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgesandt und verbleiben bei der Auftraggeberin.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Auftraggeberin ist eine bundesunmittelbare Körperschaft des öffentlichen Recht und Trägerin der Gesetzlichen Unfallversicherung. Sie verfügt neben einem elektronischen Archiv auch über konventionelle Archive. Sie beabsichtigt, die physischen Papierakten ihres Leistungsarchivs in das digitale Archiv zu überführen. Im Ergebnis sollen die elektronischen Akten das digitale Abbild der heutigen Papierakten und der darin befindlichen Schriftstücke sein.
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Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist der Transport, das Aufbereiten, Patchen, Einscannen und Indizieren der in Papierform geführten Akten ihrer Leistungsempfänger, die dann dem Dokumentenarchiv zugeführt werden.
Zum Leistungsumfang gehört auch die datenschutzgerechte Lagerung sowie die Übermittlung der digitalisierten Dateien und die anschließende datenschutzgerechte Vernichtung der gescannten Leistungsakten.
Leistungsumfang: ca. 26 500 Leistungsakten, die an 7 Standorten in der Bundesrepublik Deutschland lagern. In einseitige Aktenseiten umgerechnet sind ca. 13 600 000 Seiten zu scannen. Die Aktenseiten sind von unterschiedlicher Papierqualität, unterschiedlichen Alters und vereinzelt auch in anderen Formaten als DIN A4. Die Akten sind mit einer Auflösung von 200 dpi und im Format TiFF - G4 in schwarz/weiss einzuscannen.
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Bundesspezifische Rechtsvorschriften, insbesondere der Sozialdatenschutz und die datenschutzrechtlichen Regelungen des BDSG, müssen beachtet werden.
Dauer: 29 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Hamburg (DE6), Wiesbaden (DE714); Hannover (DE92); Dresden (DED2); Berlin (DE3); München (DE212); Wuppertal (DEA1A).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
A 1.) Unterzeichnete Eigenerklärung (Vordruck) Zuverlässigkeit und Gesetzestreue;
A 2.) Unterzeichnete Eigenerklärung (Vordruck) Insolvenz bzw. Liquidationö
A 3.) Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (ggf. in Kopie) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des zuständigen Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens (lt. § 7 EG Abs. 8 VOL/A). Der Auszug darf nicht älter als 6 Monate sein gerechnet vom Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung.
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A 4.) Ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung zum Datenschutz (Vordruck): Anhang 2 zur Datenschutzvereinbarung "Darstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers".
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
A 5.) Aktuelle positive Bankerklärung bezüglich der Bonität (nicht älter als 3 Monate gerechnet vom Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung);
A 6.) Unternehmensdarstellung (max. 5 Seiten) einschließlich der Darstellung der Dienstleistungen bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand unter Nennung der wesentlichen unternehmensbezogenen Informationen - wie Standorte, Gründungsjahr, Gesellschaftsform, Darstellung der Kernkompetenzen/ Geschäftsfelder und des Leistungsportfolios einschließlich der bisherigen Erfahrungen bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand.
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A 7.) Erklärung über den Gesamtumsatz (netto) der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre jeweils nach Geschäftsjahr aufgeschlüsselt.
A 8.) Erklärung über den Umsatz (netto) der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre jeweils nach Geschäftsjahr aufgeschlüsselt.
Mindeststandards:
Zu A7.) Als Mindestanforderung für die Zulassung zum Vergabeverfahren gilt ein mittlerer Jahresumsatz aus den letzten 3 Geschäftsjahren in Höhe von 300 000,00 EUR netto.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
A 9.) Referenzen: Nennen Sie Ihre bisherigen Erfahrungen (möglichst drei Referenzen) zu realisierten und ins Dokumentenarchiv übernommene Referenzprojekte aus den seit der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung vergangenen 36 Monaten jeweils mit folgenden Angaben zum Referenzobjekt:
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— Name und Anschrift des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und e-mail Adresse;
— Bezeichnung des Referenzobjektes mit Kurzbeschreibung (Leistungsgegenstand und Vorgehen) und Angaben zur Projektgröße,
— Benennung der Auftragssumme,
— Zeitraum der Leistungserbringung,
— Angabe, ob Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Firmen erbracht wurden ggf. Angabe des Eigenleistungsanteils,
für jeden der nachfolgend aufgeführten Punkte:
a. Referenzen über Erbringung von nach Art und Umfang vergleichbaren Leistungen für die öffentliche Verwaltung oder sonstiger Institutionenö
b. Referenzen zur Belieferung von Daten-Schnittstellen, die durch den Auftraggeber vorgegeben sind.
A 10) Nachweis zum Qualitäts- und Projektmanagement durch Vorlage von Zertifizierungsnachweisen unter Angabe der zertifizierten Bereiche (wie z.B. DIN EN ISO 9001:2000) oder detaillierten Angaben zum Qualitäts- und Projektmanagement.
A 11.) Anzahl der in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Geschäftsjahren, Berufsgruppen sowie nach Anzahl der Arbeitskräfte, die in dem Geschäftsbereich tätig sind, der für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen vorgesehen ist.
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A 12.) Angaben über die Anzahl, Qualifikation sowie der Namen der Mitarbeiter, die für das Aufbereiten, Patchen, Einscannen und Indizieren der Akten eingesetzt werden sollen.
Mit dem Angebot ist eine unterzeichnete Erklärung abzugeben, dass die benannten Mitarbeiter/ -innen für die Zeit der Leistungserbringung zur Verfügung stehen werden.
Ferner ist eine unterzeichnete Erklärung abzugeben, dass sämtliche Personen gemäß § 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet worden sind bzw. verpflichtet werden.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Betriebshaftpflichtversicherung: Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung einer Versicherungsgesellschaft mit Sitz in der EU mit Deckungssummen für Personen- und Sachschäden von jeweils mindestens EUR 1 000 000,00.
Der Nachweis hat mit dem Angebot entweder durch Vorlage einer Kopie des Versicherungsscheins oder durch eine Bestätigung des Versicherers zu erfolgen. Für den Fall, dass eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen nicht vorliegt, ist mit dem Angebot eine unwiderrufliche Erklärung des Versicherungsgebers vorzulegen, dass im Auftragsfall mit dem Versicherungsnehmer eine Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme geschlossen wird. Ein Nachweis durch Bestätigung lediglich eines Versicherungsmaklers bzw. die Abgabe einer unwiderruflichen Erklärung durch einen solchen wird nicht akzeptiert.
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Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Näheres siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Die Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
- in der die Bildung einer Bietergemeinschaft erklärt ist,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet wird,
- in der erklärt wird, dass dieser Vertreter gegenüber der Auftraggeberin alle Mitglieder - auch im Vergabeverfahren - rechtsverbindlich vertritt und
- in der erklärt wird, dass alle Mitglieder für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher und außervertraglicher Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften und
- in der eine Kontonummer bei einem näher bezeichneten Kreditinstitut angegeben ist, auf die sämtliche Zahlungen des Auftraggebers mit befreiender Wirkung für alle Bietergemeinschaftsmitglieder geleistet werden können.
Eine entsprechende Erklärung ist in dem Formular "Erklärung der Bietergemeinschaft" vorformuliert und liegt den Vergabeunterlagen als Vordruck bei.
Sonstige besondere Bedingungen:
Die Lagerung der Akten hat datenschutzgerecht zu erfolgen.
Der Bieter muss im Rahmen der Auftragsausführung über einen diesen Anforderungen entsprechenden Lagerraum verfügen.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-07-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Böttcher
Name: Berufsgenossensschaft für Transport und Verkehrswirtschaft
Kontaktperson: Herr Carsten Rimkus
Telefon: +49 4039801172 📞
E-Mail: carsten.rimkus@bg-verkehr.de 📧

Referenz
Zusätzliche Informationen
1. Das Angebot ist rechtsverbindlich zu unterzeichnen.
2. Sie haben die Möglichkeit, die Vergabeunterlagen über das elektronische Vergabeinformationssystem subreport ELViS kostenlos abzurufen unter der Adresse www.subreport-elvis.de/E39868956. Eine elektronische Angebotsabgabe ist nicht möglich.
3. Die geforderten Angaben und Erklärungen sind in der in der Anlage C 1 der Vergabeunterlagen aufgeführten Reihenfolge registergeheftet abzugeben. Für die Angaben zu Ziffer III. 2.1) A.1), A.2) und A.4) sind die unter www.subreport-elvis.de/E39868956 hinterlegten Vordrucke zu verwenden.
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4. Sämtliche in der Bekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und sonstigen Angaben sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der Auftraggeberin einzureichen.
5. Die geforderten Angaben und Erklärungen sind auch von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen.
6. Wird von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, Nachunternehmer vorzusehen, so ist der Nachunternehmeranteil im Angebot inhaltlich zu bezeichnen. Auf Verlangen der Auftraggeberin ist der jeweilige Auftragnehmer namentlich zu benennen sowie eine entsprechende Verfügbarkeitserklärung des Nachunternehmers einzureichen. Sämtliche in der Bekanntmachung geforderten Nachweise, Erklärungen und Angaben sind auch von jedem Nachunternehmer auf Verlangen der Auftraggeberin einzureichen. Die Anforderungen an Nachunternehmer gelten auch für verbundene Unternehmen, auf die der Bieter für den Nachweis seiner Eignung und/ oder für die Auftragsdurchführung zurückgreift.
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7. Es wird darauf hingewiesen, dass nur die geforderten Unterlagen berücksichtigt werden und darüber hinausgehende Unterlagen nicht erwünscht sind.
8. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslands. Bei Dokumenten in anderen Sprachen sind beglaubigte Übersetzungen ins Deutsche beizufügen.
9. Nachfragen werden nur beantwortet, wenn sie schriftlich an die unter Ziffer I.1) genannte Kontaktstelle gestellt werden. Die Beantwortung gestellter Fragen erfolgt ebenfalls ausschließlich schriftlich. Die eingegangenen Fragen werden gesammelt und gemäß § 12 EG Abs. 8 VOL/A spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist in Form eines Fragen- und Antwortenkatalogs beantwortet. Aus Gründen der Gleichbehandlung und zur Einhaltung der Transparenz wird der Fragen- und Antwortenkatalog allen Bietern in anonymisierter Form zur Verfügung gestellt (unter dem unter Ziffer VI.3.2 genannten Pfad). Die Fragen und Antworten werden zum Bestandteil der Leistungsbeschreibung.
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10. Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgesandt und verbleiben bei der Auftraggeberin.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstrasse 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.de 📧
Telefon: +49 22894499562 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499400 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist nur zulässig, soweit er innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht wird (vg. § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe Ziffer VI. 4.1)
Quelle: OJS 2013/S 059-097882 (2013-03-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-07-24)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-07-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 145-252423
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 59-097882
ABl. S-Ausgabe: 145

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Hamburg (DE6), Wiesbaden (DE714), Hannover (DE92), Dresden (DED2); Berlin (DE3), München (DE212); Wuppertal (DEA1A).

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Nach der erweiterten Richtwertmethode: Ermittlung erfolgte auf der Grundlage der in den Vergabeunterlagen veröffentlichten Zuschlagskriterien und deren Gewichtung (1)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-07-22 📅
Name: DMI GmbH & Co.KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Straße 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 12

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 2289499562 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist nur zulässig, soweit er innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer eingereicht wird (vgl. § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe Ziffer VI.3.1)
Quelle: OJS 2013/S 145-252423 (2013-07-24)
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