Digitalisierung von Archivakten
Beim Servicebetrieb öffentlicher Raum Nürnberg fallen bei der täglichen Arbeit Akten, bestehend aus unterschiedlichen Unterlagen, an. Ein Großteil der derzeit in Papierform geführten Archive sollen in den nächsten Jahren digitalisiert und in ein Dokumenten-Management-System überführt werden. Die Digitalisierung des Gesamtbestandes soll im Jahr 2016 abgeschlossen sein.
Nach den aktuellen Planungen werden insgesamt ca. 1.500 lfdm Akten und Pläne (DIN A4 bis DIN A0) in den nächsten 4 Jahren erwartet. Insgesamt sind 4 Scanaktionen mit einer jeweiligen Dauer von ca. 6 Monaten geplant. Unter Zugrundelegung einer sich daraus ergebenden Jahresmenge von ca. 400 lfdm sollen pro Werktag (Montag mit Freitag) ca. 3,5 lfdm an 120 Werktagen im Zeitraum Oktober/November 2013 bis April/Mai 2014 digitalisiert werden. Beauftragt wird zunächst diese erste Stufe, die Ausschreibung beinhaltet weiterhin eine Verlängerungsoption auf maximal 4 Jahre. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung über die Digitalisierung dieses Altaktenbestandes.
— Der Transport von Akten von den vier verschiedenen Dienstgebäuden des SÖR zum Digitalisierungsstandort / zu den Digitalisierungsstandorten (Abholung 1-3 x wöchentlich),
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder unter Berücksichtigung von Unterteilungen durch Trennblätter,
— die Benennung der Dateien gemäß Vorgaben,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente gemäß einem vereinbarten Transportprotokoll an einer von der Stadt Nürnberg spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— der Transport von Akten für die Qualitätssicherung vom geplanten / vereinbarten Digitalisierungsstandort zu einem Dienstgebäude in Nürnberg,
— Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung,
— Eine Aktenvernichtung ist nicht Auftragsbestandteil.
Anfallende Papierakten sollen sukzessive (bei Bedarf), getrennt nach den unterschiedlichen Beständen (Chargen), digital verarbeitet werden. Die nach Chargen getrennte Bereitstellung und Digitalisierung soll nach Bedarf und Absprache mit dem AN erfolgen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-19.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-18.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-07-18
|
Auftragsbekanntmachung
|
| 2013-12-03
|
Bekanntmachung über vergebene Aufträge
|