Digitalisierung von Archivakten

Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste

Beim Servicebetrieb öffentlicher Raum Nürnberg fallen bei der täglichen Arbeit Akten, bestehend aus unterschiedlichen Unterlagen, an. Ein Großteil der derzeit in Papierform geführten Archive sollen in den nächsten Jahren digitalisiert und in ein Dokumenten-Management-System überführt werden. Die Digitalisierung des Gesamtbestandes soll im Jahr 2016 abgeschlossen sein.
Nach den aktuellen Planungen werden insgesamt ca. 1.500 lfdm Akten und Pläne (DIN A4 bis DIN A0) in den nächsten 4 Jahren erwartet. Insgesamt sind 4 Scanaktionen mit einer jeweiligen Dauer von ca. 6 Monaten geplant. Unter Zugrundelegung einer sich daraus ergebenden Jahresmenge von ca. 400 lfdm sollen pro Werktag (Montag mit Freitag) ca. 3,5 lfdm an 120 Werktagen im Zeitraum Oktober/November 2013 bis April/Mai 2014 digitalisiert werden. Beauftragt wird zunächst diese erste Stufe, die Ausschreibung beinhaltet weiterhin eine Verlängerungsoption auf maximal 4 Jahre. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung über die Digitalisierung dieses Altaktenbestandes.
— Der Transport von Akten von den vier verschiedenen Dienstgebäuden des SÖR zum Digitalisierungsstandort / zu den Digitalisierungsstandorten (Abholung 1-3 x wöchentlich),
— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,
— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,
— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder unter Berücksichtigung von Unterteilungen durch Trennblätter,
— die Benennung der Dateien gemäß Vorgaben,
— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente gemäß einem vereinbarten Transportprotokoll an einer von der Stadt Nürnberg spezifizierten Übergabeschnittstelle,
— der Transport von Akten für die Qualitätssicherung vom geplanten / vereinbarten Digitalisierungsstandort zu einem Dienstgebäude in Nürnberg,
— Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung,
— Eine Aktenvernichtung ist nicht Auftragsbestandteil.
Anfallende Papierakten sollen sukzessive (bei Bedarf), getrennt nach den unterschiedlichen Beständen (Chargen), digital verarbeitet werden. Die nach Chargen getrennte Bereitstellung und Digitalisierung soll nach Bedarf und Absprache mit dem AN erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• mdn Hübner GmbH

Wer?

• Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste

Wie?

• Datenverarbeitung › Datenerfassung
• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Datenverarbeitungsdienste
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Mittelfranken › Nürnberg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-07-18	Auftragsbekanntmachung
2013-12-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-07-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitungsdienste
Menge oder Umfang:

Stufe 1: Jahresmenge von ca. 400 lfdm, somit pro Werktag (Montag mit Freitag) ca. 3,5 lfdm an 120 Werktagen im Zeitraum Oktober/November 2013 bis April/Mai 2014Optionen, Beschreibung und Zeitpunkt, zu dem sie wahrgenommen werden können:Digitalisierung des Archivs „Schwertransporte – Genehmigung § 70 StVZO“ inkl. Erhebung zusätzlicher Metadaten (Kfz-Kennzeichen aus Schriftstücken; Beauftragung ggf. mit Stufe 1Verlängerungsoption auf maximal vier Jahre (4 Stufen).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitungsdienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste
Postanschrift: Stöpselgasse 4
Postleitzahl: 90403
Postort: Nürnberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.nuernberg.de 🌏
E-Mail: sabine.fischer@stadt.nuernberg.de 📧
Telefon: +49 9112315154 📞
Fax: +49 9112315118 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-18 📅
Einreichungsfrist: 2013-08-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-07-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 141-245312
ABl. S-Ausgabe: 141

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Nach den aktuellen Planungen werden insgesamt ca. 1.500 lfdm Akten und Pläne (DIN A4 bis DIN A0) in den nächsten 4 Jahren erwartet. Insgesamt sind 4 Scanaktionen mit einer jeweiligen Dauer von ca. 6 Monaten geplant. Unter Zugrundelegung einer sich daraus ergebenden Jahresmenge von ca. 400 lfdm sollen pro Werktag (Montag mit Freitag) ca. 3,5 lfdm an 120 Werktagen im Zeitraum Oktober/November 2013 bis April/Mai 2014 digitalisiert werden. Beauftragt wird zunächst diese erste Stufe, die Ausschreibung beinhaltet weiterhin eine Verlängerungsoption auf maximal 4 Jahre. Gegenstand dieser Ausschreibung ist der Abschluss einer Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung über die Digitalisierung dieses Altaktenbestandes.

— Der Transport von Akten von den vier verschiedenen Dienstgebäuden des SÖR zum Digitalisierungsstandort / zu den Digitalisierungsstandorten (Abholung 1-3 x wöchentlich),

— die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess,

— die Digitalisierung (Scannen) der Akten,

— die Erzeugung elektronischer Dokumente (im PDF/A-Format) für die aus den Akten erzeugten digitalen Abbilder unter Berücksichtigung von Unterteilungen durch Trennblätter,

— die Benennung der Dateien gemäß Vorgaben,

— die Bereitstellung der elektronischen Dokumente gemäß einem vereinbarten Transportprotokoll an einer von der Stadt Nürnberg spezifizierten Übergabeschnittstelle,

— der Transport von Akten für die Qualitätssicherung vom geplanten / vereinbarten Digitalisierungsstandort zu einem Dienstgebäude in Nürnberg,

— Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung,

— Eine Aktenvernichtung ist nicht Auftragsbestandteil.

Anfallende Papierakten sollen sukzessive (bei Bedarf), getrennt nach den unterschiedlichen Beständen (Chargen), digital verarbeitet werden. Die nach Chargen getrennte Bereitstellung und Digitalisierung soll nach Bedarf und Absprache mit dem AN erfolgen.

Menge oder Umfang:

Stufe 1: Jahresmenge von ca. 400 lfdm, somit pro Werktag (Montag mit Freitag) ca. 3,5 lfdm an 120 Werktagen im Zeitraum Oktober/November 2013 bis April/Mai 2014

Optionen, Beschreibung und Zeitpunkt, zu dem sie wahrgenommen werden können:

Digitalisierung des Archivs „Schwertransporte – Genehmigung § 70 StVZO“ inkl. Erhebung zusätzlicher Metadaten (Kfz-Kennzeichen aus Schriftstücken; Beauftragung ggf. mit Stufe 1

Verlängerungsoption auf maximal vier Jahre (4 Stufen).

Beschreibung der Optionen:

Digitalisierung des Archivs „Schwertransporte – Genehmigung § 70 StVZO“ inkl. Erhebung zusätzlicher Metadaten (Kfz-Kennzeichen aus Schriftstücken; Beauftragung ggf. mit Stufe 1

Zahl der möglichen Verlängerungen: 3
Dauer: 7 Monate
Referenznummer: OrgA/IuK-1/SÖR-TP-DMS
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Nürnberg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Angaben zum Bewerber: Name / Anschrift / Rechtsform / Gründungsjahr / Sitz der Hauptverwaltung / Sitz des Standortes, an dem die Leistungen erbracht werden sollen /

b) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. eine Erklärung eines Haftpflichtversicherers, dass im Auftragsfall eine entsprechende Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen werden kann /

c) Erklärung, dass Bewerber und eingesetzte Personen nicht die Technologie v. L. R Hubbard anwenden /

d) Erklärung, ob geplant ist, Nachunternehmer einzusetzen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre allgemein und im Bereich Scandienstleistungen.
Mindeststandards: Umsatzvolumen der letzten 3 Jahre allgemein und im Bereich Scandienstleistungen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Stufe: Zwingende Anforderungen (Ausschlusskriterien): Zu jedem Punkt ist eine detaillierte Äußerung zu treffen.

a) Nachweis einer DIN EN ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) Zertifizierung im Bereich der Systemintegration (Scanner, OCR) und Digitalisierungsleistung, bzw. Erklärung, dass das vorhandene Qualitätsmanagement der Zertifizierung entspricht.

Bei fehlender Zertifizierung: Gehen Sie bitte bei diesem Nachweis genau auf die Punkte ein aufgrund derer Ihr Qualitätsmanagement dem eines QM gemäß DIN EN ISO 9001:2000 entspricht.

Die Zertifizierungsurkunde bzw. der geforderte Nachweis, ist beizulegen

b) Zahl der Gesamtmitarbeiter in den letzten drei Jahren allgemein und im Bereich Scandienstleistungen,

c) Referenzen: Zwingend erforderlich ist der Nachweis mindestens einer qualitativ und quantitativ vergleichbarer Arbeit innerhalb der letzten 36 Monate. Die Vergleichbarkeit liegt vor, wenn

— Über mindestens 3 Monate hinweg ein tägliches Volumen von mindestens 2 lfd Metern an Akten mit nicht gleichförmigem Schriftgut (z. B. Akten und Pläne, Dokumente unterschiedlicher Größe, Alters, Qualität) unter Berücksichtigung von Vorgaben für die Dateibenennung digitalisiert UND die Rücklieferung der Datei innerhalb von 3 Werktagen nach Abholung der Papierakte erfolgte.

Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner sowie eine kurze Beschreibung des Auftrags (Leistungszeitraum, Auftragsumfang, Zusammensetzung des Scanguts, Konzept mit Prozessen, Datenschutzmaßnahmen, Datensicherung, Bearbeitungszeit und Verfügbarkeit).

— Wenn Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, ist eine Referenz für den jeweiligen Bereich für den Nachunternehmer zu erbringen.

d) hinsichtlich Abholung und Verarbeitung des Schriftgutes: Nachweis der hierzu erforderlichen datenschutzgerechten Transportkapazitäten (verschließbare und feuerfeste Container zur datenschutzgerechten Aufbewahrung mit Gummirollen für PVC-Böden in ausreichender Größe und Anzahl) müssten vorhanden sein oder später vom Auftragnehmer rechtzeitig angeschafft werden.

Der Schriftguttransport muss vom Scandienstleister selbst oder einem festen Nachunternehmer durchgeführt werden.

e) Informationssicherheit und Datenschutz: Nachweis umfassender Prozesse und Maßnahmen zur Gewährleistung der Informationssicherheit. Es soll insbesondere eingegangen werden auf den Brand-, Zugangs- und Einbruchschutz, Sicherheits- und Passwortregeln beim Zugriff auf Hard- und Software, Maßnahmen für eine sichere Kommunikation und Datenübertragung sowie auf Maßnahmen zur Datensicherung und Notfallvorsorge

f) Informationssicherheit und Datenschutz: Datenschutzmaßnahmen beim Bewerber.

Es soll insbesondere eingegangen werden auf das Datenschutzmanagement und die Regelung der Verantwortlichkeiten im Datenschutz, die Maßnahmen und Regeln bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die Aufrechterhaltung des Datenschutzes im laufenden Betrieb sowie die datenschutzgerechte Löschung / Vernichtung von Daten.

Eine Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Nürnberg ist vorgesehen. /

g) Für alle Mitarbeiter muss eine Verpflichtung nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfolgen.

2. Stufe: Bewertungskriterien

h) Referenzen: Bei Nachweis von Referenzen über Scandienstleistungen aus dem Bereich öffentliche Verwaltung werden 2 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. c handeln. Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner sowie eine kurze Beschreibung des Auftrags (Leistungszeitraum, Auftragsumfang, Zusammensetzung des Scanguts). /

i) Referenz: Wenn eine Referenz nachgewiesen werden kann, die nicht nur die Mindestkriterien erfüllt (III.2.3 Buchst. c), sondern in den 3 Punkten Leistungsdauer, tägliches Volumen und Rücklieferungszeit der Dateien sich der ausgeschriebenen Leistung noch mehr annähert, werden 3 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. c handeln. Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner und Kontaktdaten sowie eine kurze Beschreibung des Auftrags (Leistungszeitraum, Auftragsumfang, Zusammensetzung des Scanguts).

Mindeststandards:

1. Stufe: Zwingende Anforderungen (Ausschlusskriterien): Zu jedem Punkt ist eine detaillierte Äußerung zu treffen.

Bei fehlender Zertifizierung: Gehen Sie bitte bei diesem Nachweis genau auf die Punkte ein aufgrund derer Ihr Qualitätsmanagement dem eines QM gemäß DIN EN ISO 9001:2000 entspricht.

Die Zertifizierungsurkunde bzw. der geforderte Nachweis, ist beizulegen

b) Zahl der Gesamtmitarbeiter in den letzten drei Jahren allgemein und im Bereich Scandienstleistungen

c) Referenzen: Zwingend erforderlich ist der Nachweis mindestens einer qualitativ und quantitativ vergleichbarer Arbeit innerhalb der letzten 36 Monate. Die Vergleichbarkeit liegt vor, wenn

— Wenn Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, ist eine Referenz für den jeweiligen Bereich für den Nachunternehmer zu erbringen.

Der Schriftguttransport muss vom Scandienstleister selbst oder einem festen Nachunternehmer durchgeführt werden.

f) Informationssicherheit und Datenschutz: Datenschutzmaßnahmen beim Bewerber

Eine Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Stadt Nürnberg ist vorgesehen. /

g) Für alle Mitarbeiter muss eine Verpflichtung nach den Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfolgen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Gemäß Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es gelten die Vertragsbedingungen der Stadt Nürnberg. Es wird eine Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung gemäß den Vorgaben der Stadt Nürnberg abgeschlossen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (gesamtschuldnerisch haftend).

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

2. Stufe: BewertungskriterienReferenzen: Bei Nachweis von Referenzen über Scandienstleistungen aus dem Bereich öffentliche Verwaltung werden 2 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. c handeln. Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner sowie eine kurze Beschreibung des Auftrags (Leistungszeitraum, Auftragsumfang, Zusammensetzung des Scanguts). /Referenz: Wenn eine Referenz nachgewiesen werden kann, die nicht nur die Mindestkriterien erfüllt (III.2.3 Buchst. c), sondern in den drei Punkten Leistungsdauer, tägliches Volumen und Rücklieferungszeit der Dateien sich der ausgeschriebenen Leistung noch mehr annähert, werden 3 Punkte vergeben. Es kann sich dabei auch um dieselbe Referenz aus III.2.3 Buchst. c handeln. Anzugeben ist die Bezeichnung des Auftraggebers mit Ansprechpartner und Kontaktdaten sowie eine kurze Beschreibung des Auftrags (Leistungszeitraum, Auftragsumfang, Zusammensetzung des Scanguts).

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste
Sabine Fischer
Internetadresse: www.nuernberg.de 🌏
Name: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste
URL für weitere Informationen: www.nuernberg.de 🌏
URL der Dokumente: www.nuernberg.de 🌏
Name: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste, Submission
Postanschrift: Fünferplatz 2
Kontaktperson: Stadt Nürnberg, Amt für Organisation, Informationsverarbeitung und Zentrale Dienste, Submission
Zi. 002
Telefon: +49 9112312801 📞
Fax: +49 9112314144 📠

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: OrgA/IuK-1/SÖR-TP-DMS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Nordbayern bei der Regierung von Mittelfranken
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Frist zur Anstrengung eines Nachprüfverfahrens (VI.4.1) gemäß §107 GWB im Falle der Nichtabhilfe einer Rüge durch den Auftraggeber: 15 Kalendertage nach Eingang der Information des Auftraggebers beim Bieter/Bewerber (§107 Abs.3 Nr.4 GWB).

Auftragserteilung: gemäß §101a GWB, 15 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle oder 10 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle per Fax oder E-Mail.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2013/S 141-245312 (2013-07-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-12-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 78 175,50 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-12-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-12-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 236-409912
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 141-245312
ABl. S-Ausgabe: 236
Zusätzliche Informationen

Der Zuschlag wurde auf das Angebot erteilt, welches nach der vereinfachten Leistungs-/Preismethode gemäß UfAB V (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen, Version 2.0) das wirtschaftlichste war, also das Angebot, welches alle A-Kriterien erfüllt und den besten Preis hatte.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: OrgA/IT-1/SÖR-TP-DMS

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. siehe Vl.2 (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-11-26 📅
Name: mdn Hübner GmbH
Postanschrift: Bernhardstr. 5
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90431
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Frist zur Anstrengung eines Nachprüfverfahrens (VI.4.1) gemäß § 107 GWB im Falle der Nichtabhilfe einer Rüge durch den Auftraggeber: 15 Kalendertage nach Eingang der Information des Auftraggebers beim Bieter/Bewerber (§ 107 Abs. 3 Nr.4 GWB).

Auftragserteilung: gemäß § 101a GWB, 15 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle oder 10 Tage nach Absendung der Mitteilung durch die Vergabestelle per Fax oder E-Mail.

Quelle: OJS 2013/S 236-409912 (2013-12-03)

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