Druck, Versand und Layout der Zeitschrift „Schule & Wir“ des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus

Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus

Das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus, im Folgenden Auftraggeber genannt, beabsichtigt
— den Druck einschließlich Versand (Los 1) sowie
— die Erstellung von Layout und digitaler Druckvorstufen einschließlich der Aufbereitung der Druckvorlagen zur Einstellung ins Internet (Los 2)
der Zeitschrift „Schule & Wir“ für jeweils maximal 4 Jahre zu vergeben.
Die Zeitschrift „Schule & Wir“ (im Folgenden: „die Zeitschrift“) erscheint 3 - 5 mal jährlich und wird in einer Auflage von 1.380.000 Exemplaren an alle Schulen Bayerns sowie weitere Adressaten versandt.
Erscheinungsweise der Zeitschrift:
Die Zeitschrift „Schule und Wir“ („die Zeitschrift“) erscheint mindestens drei bis maximal fünfmal pro Jahr in einer Auflage von 1.380.000 Exemplaren. Sie wird mit einem Begleitschreiben in vorgegebener Anzahl (vor allem) an alle Schulen in Bayern versandt und dann über die Lehrkräfte an die Schülerinnen und Schüler zur Mitnahme an die Eltern verteilt.
Die Erscheinungstermine der Zeitschrift werden frühzeitig, in der Regel zum jeweiligen Jahresbeginn vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Auftragnehmern festgelegt.
Die erste Ausgabe soll nach Absprache mit dem Auftragnehmer möglichst noch im Mai 2013 gelayoutet, gedruckt und versendet werden.
Vertragslaufzeit zu Los 1 und Los 2:
Der Vertrag für den Druck und Versand (Los 1) sowie der Vertrag für das Layout (Los 2) der Zeitschrift laufen nach Vertragsabschluss zunächst für ein Jahr und verlängern sich im Anschluss automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, sofern nicht Auftraggeber oder Auftragnehmer den jeweiligen Vertrag unter Einhaltung einer Frist von drei Monaten zum Ablauf des jeweiligen Vertragsjahrs kündigen. Die Gesamtlaufzeit des jeweiligen Vertrags endet spätestens nach Ablauf des 4. Jahres ab Vertragsschluss, sofern das Vertragsverhältnis nicht schon zu einem früheren Zeitpunkt durch Kündigung einer der beiden Vertragsparteien beendet worden ist. Hinsichtlich weiterer Einzelheiten darf auf § 8 der jeweiligen Vertragsentwürfe (Anlagen 2 und 3) verwiesen werden.
Anzahl der Ausgaben und Option (Los 1 und Los 2):
Während der maximalen Vertragslaufzeit von 4 Jahren werden insgesamt mindestens 15 Ausgaben der Zeitschrift herausgegeben (3-5 Ausgaben pro Jahr).
Aktuelle bildungspolitische Ereignisse und Entwicklungen können das Erscheinen weiterer Hefte erforderlich machen.
Aus diesem Grund behält sich der Auftraggeber das Recht bzw. die Option vor, im Bedarfsfall die Auftragnehmer innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit von 4 Jahren mit 3 weiteren Ausgaben der Zeitschrift zu beauftragen. Die maximale Gesamtzahl der Ausgaben innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit von vier Jahren beträgt also 18 Ausgaben.
Hefte, die aufgrund aktueller bildungspolitischer Entwicklungen in der regelmäßig zu Jahresbeginn aufgestellten Planung (s.o.) noch nicht enthalten sind, werden so früh als möglich angekündigt und die Termine mit den Auftragnehmern abgestimmt.
Die Zeitschrift mit Begleitschreiben erhalten alle allgemeinbildenden Schulen (Grund- und Mittel-schulen, Förderschulen, Realschulen sowie Gymnasien) für die Schülerinnen und Schüler in den Jahrgangsstufen 1 bis 10. Daneben erhält noch eine Reihe weiterer Adressaten die Zeitschrift. Eine aktuelle Excel-Adressdatei wird dem Auftragnehmer vom Auftraggeber für jede Ausgabe rechtzeitig im Voraus geliefert. Auf der Grundlage dieser Adressdatei hat der Auftragnehmer die jeweils erforderliche Stückzahl an Exemplaren – soweit erforderlich mit Begleitschreiben - zu ver-packen, zu adressieren und zu versenden.
Der Auftragnehmer erhält für die jeweilige Ausgabe eine vollständige Adressliste (Name, Anschrift, Konfektionierung, Anzahl der Exemplare). Sollten sich durch eine Aktualisierung der Datei vor dem jeweiligen Versand ein Mehraufwand ergeben, so hat dies der Auftragnehmer nachzuweisen; der Mehraufwand wird dann gesondert erstattet.
1.000 Stück sind an das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus, OStR Uwe Barfknecht, Salvatorstraße 2, 80333 München, zu senden.
Die Restauflage ist an das Zentrale Broschürenlager des Auftraggebers mit folgender Adresse zu versenden:
GVP GmbH
Versand 8
Maarstraße 98a
Lieferanschrift: Pfaffenweg 27
53227 Bonn
Der Versand hat so zu erfolgen, dass der Eingang bei den Empfängern jeweils zum vereinbarten Erscheinungstermin sichergestellt ist und Eltern und sonstige Adressaten nahezu zeitgleich infor-miert werden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-03-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-02-13.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: