Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen für Patientenakten und Übernahme / Einlagerung papierbasierter Patientenaktenbestände; Projekt-Nr.: PVITAL201301

Zentralinstitut für Seelische Gesundheit

Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisieren / Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) von Patientenakten / -dokumenten der aktuellen und ggf. zurückliegenden Behandlungsjahrgänge des ZI Mannheim. Übernahme und Einlagerung von Patientenakten / -dokumenten der zurückliegenden Behandlungsjahrgänge.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-12-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Heydt-Verlags GmbH

Wer?

• Zentralinstitut für Seelische Gesundheit

Wie?

Wo?

• Karlsruhe › Mannheim, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-12-20	Auftragsbekanntmachung
2014-10-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Menge oder Umfang:

Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisieren / Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) von ca. 7.000 Patientenakten pro Behandlungsjahrgang. Übernahme und Einlagerung von ca. 1.250 laufenden Meter an papierbasierten Patientenakten der zurückliegenden Behandlungsjahrgänge (1994 bis 2013).150 000

Gesamtwert des Auftrags: 150 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zentralinstitut für Seelische Gesundheit
Postanschrift: J5
Postleitzahl: 68159
Postort: Mannheim
Kontakt
Internetadresse: http://www.zi-mannheim.de/ 🌏
E-Mail: jan.merzweiler@zi-mannheim.de 📧
Telefon: +49 62117031091 📞
Fax: +49 62117031095 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-12-20 📅
Einreichungsfrist: 2014-01-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 249-436718
ABl. S-Ausgabe: 249
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich um ein 2-stufiges Verfahren. Bewerber werden aufgefordert, sich in der 1. Stufe formlos schriftlich bis zum unter IV.3.4) genannten Schlusstermin um die Teilnahme an der Stufe 2 (Verhandlungsverfahren) zu bewerben. Dazu sind die erforderlichen Nachweise gemäß III.2.) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Teilnahmeunterlagen Wettbewerb "Dokumentenverarbeitenden und akteneinlagernde Dienstleistungen; Projekt-Nr.: PVITAL201301" bei der unter I.1) genannten Kontaktstelle persönlich oder postalisch einzureichen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Menge oder Umfang:

Dauer: 36 Monate
Referenznummer: Projekt-Nr.: PVITAL201301
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 68159 Mannheim.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Kurze Darstellung des Unternehmens, der Geschäftstätigkeit und der Mitarbeiterzahl (mit Angabe der

unbefristet Beschäftigten).

2. Anzahl der Mitarbeiter, die insgesamt in dem Bereich, welcher Gegenstand der Vergabe ist, tätig sind.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Rechtsform, Gesellschafterstruktur und ggf.

Konzernzugehörigkeit.

2. Aktueller Auszug aus dem Handels- oder

Gewerbezentralregister.

3. Zertifizierung nach ISO 9000 / 9001 oder vergleichbar.

Mindeststandards:

1. Erklärung des Bieters darüber, dass über sein Vermögen das Insolvenzverfahren weder eröffnet noch die Eröffnung beantragt worden ist; er sich nicht in Liquidation befindet; er sich als ausländischer

Bieter nicht in Verhältnissen befindet, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den Verfahren zu den vorgenannten zwei Punkten vergleichbar sind; er nicht aus Gründen bestraft worden ist, die seine

berufliche Zuverlässigkeit infrage stellen.

2. Erklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben, sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen wird und wurde.

3. Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und der Krankenkasse.

4. Erklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.

5. Nachweis einer Berufshaftplichtversicherung mit einer pauschalen Deckungssumme von mind. 1 Mio EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (sofern diese Versicherungssumme derzeit nicht in

der geforderten Höhe nachgewiesen werden kann, muss der Bewerber eine rechtsverbindliche Erklärung beigelegt werden, dass sie bei Auftragserteilung angepasst wird).

6. Erklärung über die Bereitstellung einer Vertragserfüllungsbürgschaft eines deutschen Bankinstituts.

1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden und akteneinlagernden Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe von Auftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum).

2. Nachweis der Durchführung von dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens 10 Krankenhäusern mit mehr als 4.000 stationären Fällen p.a in den letzten drei Jahren.

3. Nachweis der Durchführung der rechtskonformen Einlagerung für Patientenakten für mindestens 10 Krankenhäusern mit mehr als 4.000 stationären Fällen p.a.

4. Liste aller digitalen Archivierungssysteme, an welche die gescannten Patientenakten / -dokumente übergeben wurden.

5. Nachweis über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden und einlagernden Dienstleistungen nach dem Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland, sowie des Landesdatenschutz- und Landeskrankenhausgesetzes (insbesondere § 48 LKHG, Absatz (3)) Baden-Württemberg, in der jeweils gültigen Fassung.

Auftragsausführung
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Erfüllung der Mindestbedingungen gemäß der Abschnitte III.2.1) bis III.2.3)
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2014-02-14 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: IT-Bereich, Bereichsleitung Klinische Systeme und Archiv
Herrn Jan Merzweiler

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Projekt-Nr.: PVITAL201301

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76247
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 721926-4049 📞
Fax: +49 721926-3985 📠
Quelle: OJS 2013/S 249-436718 (2013-12-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-10-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 275 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: http://www.zi-mannheim.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-10-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-10-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 193-341453
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 249-436718
ABl. S-Ausgabe: 193

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: PVITAL201301

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Funktionalität (60)
2. Preis/Kosten für 4 Jahre (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-08-11 📅
Name: Heydt-Verlags GmbH
Postanschrift: Gartenstrasse 87-89
Postort: Rottenburg
Postleitzahl: 72108
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2014/S 193-341453 (2014-10-06)

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