Migration Microsoft Dynamic von MBS 4.0 auf NAV 2013 (nachfolgend NAV 2013) + Abschluss eines Service- und Hotlinevertrages

LOTTO Hamburg GmbH

Migration auf Microsoft Dynamic NAV 2013 (nachfolgend NAV 2013)
Die Ausschreibung umfasst folgende Punkte:
1. Migration der vorhandenen Module von MBS 4.0 auf NAV 2013
2. Echtstartunterstützung
3. Umstiegsschulungen von MBS 4. auf NAV 2013
4. Abschluss eines Service- und Hotlinevertrages
(Montag bis Freitag von 08.00 – 17.00 Uhr, gesetzliche Tage ausgenommen).
5. Tool für Zahlungsverkehr inklusive Support (als Option für den AG)
6. Softwareanpassungen bei LESSOR und Tempvision (als Option für den AG)
Der AG setzt folgende Softwaremodule ein:
Der AG setzt die zu MBS 4.0 gehörenden Standardmodule ein. Sie wurden entsprechend den Vorgaben auf die Bedürfnisse des AGs angepasst.
Bei der Annahmestellen-Abrechnung handelt es sich um ein eigens für den AG entwickeltes Modul und bei der Annahmestellen-Verwaltung wurde das CRM-Modul entsprechend angepasst.
Nachfolgende Module sind lizensiert:
1. Finanzbuchhaltung
2. Zahlungsverkehr
3. Anlagenbuchhaltung
4. Kreditoren und Einkauf
5. LESSOR Personalwesen
6. Kostenrechnung (Kostenstellenrechnung)
7. Marketing und Vertrieb
8. Lager (hier vorrangig die Artikelverwaltung)
9. TempVision Zeitwirtschaft
10. Annahmestellen-Abrechnung
11. Annahmestellen-Verwaltung
Folgender Ablauf der Ausschreibung ist geplant:
— Phase I. Teilnahmewettbewerb
1. Bekanntgabe
2. Eignungsprüfung und Reduzierung des Bewerberkreises auf mind. 3 max. 5
3. Absagen.
— Phase II. Indikative Angebotsphase
4. Versand des indikativen Leistungsverzeichnisses (nachfolgend LV) inkl. Terminplanung für Hausbegehung an Bieter.
5. Hausbegehung vor Ort beim AG (max. 4 Stunden)
6. Einreichen von Verhandlungs-/Änderungsvorschlägen.
7. Prüfung der indikativen Angebote und Verhandlung mit den Bietern
— Phase III. Finale Angebotsphase
8. Versand des finalen LV an die Bieter.
9. Angebotsabgabe durch die Bieter
10. Auswertung der Angebote durch AG
11. Zuschlagsankündigung / Absagen
12. Zuschlag
Im Rahmen der Phase II. indikative Angebotsphase hat der AN zu prüfen, ob alle notwendig zu erbringenden Leistungen vom AG in dessen LV beschrieben worden sind und falls nicht, hat der AN diese zu ergänzen. Für die Prüfung und eine genaue Abklärung der zu erbringenden Leistung ermöglicht der AG dem AN vor Ort einen entsprechenden zeitlich abgestimmten und begrenzten Zugang zum System. Ein externer Zugang zum System kann nicht gewährt werden. Die Hausbegehungen werden voraussichtlich in der 22./23. KW 2013 durchgeführt. Die Termine werden voraussichtlich in der 21./22. KW 2013 bekannt gegeben. Der AG weist darauf hin, das die genannten Termine sich im Laufe der Ausschreibung durch einen heute noch nicht bekannten Verlauf ändern können.
Das gesamte Projekt ist voraussichtlich vom August bis November 2013 zu realisieren. Ab November 2013 soll der Echtzeitbetrieb erfolgen.
Der AG behält sich das Recht vor, bei den Unternehmen die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz gemäß § 11 BDSG zu überprüfen. Der AN hat dem AG den Zugang zu ermöglichen. Diese Prüfung soll jedoch nur bei dem für den Zuschlag vorgesehenen Unternehmen erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-05-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-04-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• R+M Business Software GmbH

Wer?

• LOTTO Hamburg GmbH

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software

Wo?

• Deutschland › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-04-19	Auftragsbekanntmachung
2013-09-11	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-04-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Menge oder Umfang: siehe II.1.5250 000300 000
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: LOTTO Hamburg GmbH
Postanschrift: Überseering 4
Postleitzahl: 22297
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.lotto-hh.de 🌏
E-Mail: einkauf@lotto-hh.de 📧
Telefon: +49 4063205413 📞
Fax: +49 40632058410 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-19 📅
Einreichungsfrist: 2013-05-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-04-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 079-133287
ABl. S-Ausgabe: 79
Zusätzliche Informationen

Die geplanten Softwareanpassungen bei LESSOR und Tempvision nebst entsprechenden Support werden bei Bedarf als Rahmenvereinbarung abgerufen. Die voraussichtliche Laufzeit für den Servicevertrag ist von 1.1.2014 bis 31.12.2017 und für den Hotline-Vertrag von 1.8.2013 bis 31.12.2017. Die genauen Termine werden dem AN mit der Leistungsbeschreibung mitgeteilt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 250 000 💰
300 000 💰
Kurze Beschreibung:

Migration auf Microsoft Dynamic NAV 2013 (nachfolgend NAV 2013)

Die Ausschreibung umfasst folgende Punkte:

1. Migration der vorhandenen Module von MBS 4.0 auf NAV 2013

2. Echtstartunterstützung

3. Umstiegsschulungen von MBS 4. auf NAV 2013

4. Abschluss eines Service- und Hotlinevertrages

(Montag bis Freitag von 08.00 – 17.00 Uhr, gesetzliche Tage ausgenommen).

5. Tool für Zahlungsverkehr inklusive Support (als Option für den AG)

6. Softwareanpassungen bei LESSOR und Tempvision (als Option für den AG)

Der AG setzt folgende Softwaremodule ein:

Der AG setzt die zu MBS 4.0 gehörenden Standardmodule ein. Sie wurden entsprechend den Vorgaben auf die Bedürfnisse des AGs angepasst.

Bei der Annahmestellen-Abrechnung handelt es sich um ein eigens für den AG entwickeltes Modul und bei der Annahmestellen-Verwaltung wurde das CRM-Modul entsprechend angepasst.

Nachfolgende Module sind lizensiert:

1. Finanzbuchhaltung

2. Zahlungsverkehr

3. Anlagenbuchhaltung

4. Kreditoren und Einkauf

5. LESSOR Personalwesen

6. Kostenrechnung (Kostenstellenrechnung)

7. Marketing und Vertrieb

8. Lager (hier vorrangig die Artikelverwaltung)

9. TempVision Zeitwirtschaft

10. Annahmestellen-Abrechnung

11. Annahmestellen-Verwaltung

Folgender Ablauf der Ausschreibung ist geplant:

— Phase I. Teilnahmewettbewerb

1. Bekanntgabe

2. Eignungsprüfung und Reduzierung des Bewerberkreises auf mind. 3 max. 5

3. Absagen.

— Phase II. Indikative Angebotsphase

4. Versand des indikativen Leistungsverzeichnisses (nachfolgend LV) inkl. Terminplanung für Hausbegehung an Bieter.

5. Hausbegehung vor Ort beim AG (max. 4 Stunden)

6. Einreichen von Verhandlungs-/Änderungsvorschlägen.

7. Prüfung der indikativen Angebote und Verhandlung mit den Bietern

— Phase III. Finale Angebotsphase

8. Versand des finalen LV an die Bieter.

9. Angebotsabgabe durch die Bieter

10. Auswertung der Angebote durch AG

11. Zuschlagsankündigung / Absagen

12. Zuschlag

Im Rahmen der Phase II. indikative Angebotsphase hat der AN zu prüfen, ob alle notwendig zu erbringenden Leistungen vom AG in dessen LV beschrieben worden sind und falls nicht, hat der AN diese zu ergänzen. Für die Prüfung und eine genaue Abklärung der zu erbringenden Leistung ermöglicht der AG dem AN vor Ort einen entsprechenden zeitlich abgestimmten und begrenzten Zugang zum System. Ein externer Zugang zum System kann nicht gewährt werden. Die Hausbegehungen werden voraussichtlich in der 22./23. KW 2013 durchgeführt. Die Termine werden voraussichtlich in der 21./22. KW 2013 bekannt gegeben. Der AG weist darauf hin, das die genannten Termine sich im Laufe der Ausschreibung durch einen heute noch nicht bekannten Verlauf ändern können.

Das gesamte Projekt ist voraussichtlich vom August bis November 2013 zu realisieren. Ab November 2013 soll der Echtzeitbetrieb erfolgen.

Der AG behält sich das Recht vor, bei den Unternehmen die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz gemäß § 11 BDSG zu überprüfen. Der AN hat dem AG den Zugang zu ermöglichen. Diese Prüfung soll jedoch nur bei dem für den Zuschlag vorgesehenen Unternehmen erfolgen.

Menge oder Umfang: siehe II.1.5
Beschreibung der Optionen:

Der AG fordert für die unter II.1.5, Punkte 5 und 6 genannten Leistungen ein Angebot ab. Ob diese Leistungen zu erbringen sind, entscheidet der AG bei Bedarf.

Referenznummer: VL-130150

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Bei den unter Ziff. III.2.1 - III.2.3.dieses Dokumentes geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweisen handelt es sich grundsätzlich nicht um Mindestbedingungen im Sinne der VOL/A. Zwingend zu machende Angaben bzw. abzugebende Erklärungen sind mit [A] gekennzeichnet. Diese mit [A] gekennzeichneten Angaben und Erklärungen sind bis zum Ablauf der Frist für die Einreichung des Teilnahmeantrages vorzulegen. Bei nicht rechtzeitiger Vorlage kann der AG im Einzelfall eine Nachfrist setzen. Die Versäumnis der Nachfrist führt zum Ausschluss des Bewerbers.

Im Übrigen führen fehlende Angaben nicht zu einem Ausschluss des Bewerbers, sondern zu einer Abwertung bei der Bewerberreduzierung nach § 7 EG VOL/A 2009 (Bewertungskriterien [B].

2. Zum Teilnahmeantrag [A]: Entsprechend § 6 EG VOL/A 2009 ist eine Eigenerklärung vorzulegen, dass die aufgeführten Umstände nicht vorliegen.

3. Zum Teilnahmeantrag [A]: Entsprechend ist eine unterschriebene Verpflichtungserklärung (Anlage Nr. 1) und Datenschutzerklärung (Anlage Nr. 2) vorzulegen. Diese Erklärungen können auf der Homepage des AG unter: http://www.lotto- hh.de/nlthportal/de/lottoportal/informationen_mehr/lotto_hamburg_transparent herunter geladen werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

[A]Unternehmensdarstellung, die max. 5 Seiten umfasst :

— Mit der Darstellung der Unternehmensstruktur

— Mit der Darstellung des Unternehmensbereichs NAVISION

Mindeststandards:

Über die Unternehmensdarstellung sowie die unter III.2.3) aufgeführten Nachweise muss der AN nachweisen, dass der Auftrag sach- und termingerecht durchgeführt werden kann, also ob die entsprechende Fachkunde und Leistungsfähigkeit gegeben sind.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. [A] Solution Center mit nachweisbarer Zertifikation für Microsoft Dynamic 2013

2. [A] Der AN muss nachweisen, dass:

— für eine persönliche (vor Ort beim AG) bzw. telefonische Beratung und für sämtliche Auskünfte feste Ansprechpartner zu Verfügung stehen.

— Eine fachkundige Vertretung der Ansprechpartner gewährleistet wird.

— Die Ansprechpartner und die Vertretung dem AG namentlich benannt werden und kurzfristig innerhalb von 3 Stunden ab Bedarfsmeldung durch den AG vor Ort (Überseering 4, 22297 Hamburg) zur Verfügung stehen

— Die für den AG zuständigen Mitarbeiter des AN die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift beherrschen.

Für den Nachweis reicht eine Eigenerklärung des Bieters aus. Aus dieser muss sich ergeben, dass und wie die o.g. Anforderungen erfüllt werden.

3. [A] Nachweis über HOTLINE-Service 8 x 5 Stunden. Servicezeiten: Montag bis Freitag von 08.00 – 17.00 Uhr, gesetzliche Feiertage ausgenommen. Für den Nachweis reicht eine Eigenerklärung des Bieters aus. Aus dieser muss sich ergeben, dass und wie die o. g. Anforderungen erfüllt werden.

4. [B] Nachweis über max. 3 Referenzen mit Erfahrungen im Lotterietechnischen Umfeld, inkl. Kurzbeschreibung (max. 2 DIN A 4 Seiten) der erbrachten Leistung und Kontaktdaten der Ansprechpartner.

5.[A] Nachweis über mind. 2 Referenzen mit Durchführung von Migrationen auf NAV 2013, inkl. Kurzbeschreibung (max. 2 DIN A 4 Seiten) der erbrachten Leistung und Kontaktdaten der Ansprechpartner.

6. [B] Nachweis der Qualifikation des voraussichtlich mit der Migration von Navision betrauten Fachpersonals für die Standard-Module zuzüglich LESSOR- Personalwesen und TempVision- Zeitwirtschaft. Die Qualifikation kann nachgewisen werden durch z.B. Zertifikate, Schulungsnachweise, Seminarbestätigungen oder vergleichbare Dokumente.

7. [B] Nachweis über max. 5 Referenzen inkl. kurzen Beschreibung (max. 2 DIN A 4 Seiten) aus den letzten 3 Jahren über abgeschlossene, durchgeführte Migrationen.

8. [A] Nachweis über einen Servicevertrag mit Microsoft (Erwerb von Updates und Hotline-Unterstützung) bis zum Ende der Rahmenvereinbarung und über eine telefonische und persönliche Betreuung des Auftraggebers durch fachkundige, feste Ansprechpartner. Für den Nachweis reicht eine Eigenerklärung des Bieters aus. Aus dieser muss sich ergeben, dass und wie die o.g. Anforderungen erfüllt werden.

9. [A] Nachweis über die Durchführung von Anwender- und Adminschulungen im Rahmen des Umstiegs auf Nav 2013 durch fachkundiges Personal. Die Qualifikation kann nachgewisen werden durch z.B. Zertifikate, Schulungsnachweise, Seminarbestätigungen oder vergleichbare Dokumente.

10. [B] Nachweis über ein ausgestaltetes Eskalierungsmanagement für die Fehlerbehebung während und nach der Migration. Für den Nachweis reicht eine Eigenerklärung des Bieters aus. Aus dieser muss sich ergeben, dass und wie die o.g. Anforderungen erfüllt werden.

11. [B] Der AN erstellt ein Beispiel für ein Leistungserbringungskonzeptes (max. 5 DIN A 4 Seiten) für die Durchführung einer Migration. Dieses soll das Standardverfahren unabhängig von Zeiten und Modulen darstellen sowie einen Personaleinsatzplan und die Aufgabenverteilung zwischen AG und AN umfassen.

Mindeststandards:

Wichtig: Für alle geforderten Referenzen sind Ansprechpartner mit Anschrift, Mailadresse und Telefonnummer beim Referenzkunden zu benennen!

Bei der Bewertung übt der AG seinen Beurteilungsspielraum aus und nimmt eine Bewertung entsprechend der Bietererklärungen vor. Die Punktevergabe erfolgt entsprechend den aufgezeigten Unterkriterien. Dabei gilt Folgendes:

0 Punkte: Ungenügende Darstellung / Leistungserwartung

2 Punkte: Mangelbehaftete Darstellung / Leistungserwartung

4 Punkte: Mittelmäßige Darstellung / Leistungserwartung

6 Punkte: Gute Darstellung / Leistungserwartung

8 Punkte: Sehr gute Darstellung / Leistungserwartung

10 Punkte: Hervorragende Darstellung / Leistungserwartung

Eingungskriterien und ihre Gewichtung:

— 1. III.2.3 Nr. 4: 20 %

— 2. III.2.3 Nr. 6: 25 %

— 3. III.2.3 Nr. 7: 10 %

— 4. III.2.3 Nr. 10: 15 %

— 5. III.2.3 Nr. 11: 30 %

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 48
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: siehe Ziff. III.2.1., III.2.2.; III.2.3
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Elisabeth Lampe
Internetadresse: www.lotto-hh.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-08-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VL-130150
Zusätzliche Informationen

Die geplanten Softwareanpassungen bei LESSOR und Tempvision nebst entsprechenden Support werden bei Bedarf als Rahmenvereinbarung abgerufen.

Die voraussichtliche Laufzeit für den Servicevertrag ist von 1.1.2014 bis 31.12.2017 und für den Hotline-Vertrag von 1.8.2013 bis 31.12.2017. Die genauen Termine werden dem AN mit der Leistungsbeschreibung mitgeteilt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Finanzbehörde
Postanschrift: Rödingsmarkt 2
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20459
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231448 📞
Internetadresse: http://www.hamburg.de/behoerdenfinder 🌏
Fax: +49 40428322020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist auf § 107 Abs. 3 GWB hin. Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, soweit der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich ab Kenntnis des Verstoßes gerügt hat. Die Vergabestelle geht davon aus, dass die Rüge spätestens 15 Kalendertage nach Kenntnis des Verstoßes erhoben werden muss, um die Voraussetzung der Unverzüglichkeit im Sinne des § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB zu wahren. Sofern der Verstoß leicht erkennbar war, können auch kürzere Fristen gelten. Nach Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag ferner dann unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: s. VI 4.1)
Quelle: OJS 2013/S 079-133287 (2013-04-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-09-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 195 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Lotto Hamburg GmbH
Kontakt
Telefon: +49 4063205415 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-09-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-09-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 178-307548
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 79-133287
ABl. S-Ausgabe: 178

Objekt
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: JA13
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Sitz des Auftraggebers.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (60)
2. Fertigstellungsfristen Migration (25)
3. Schulungskonzept (8)
4. Informationsweitergabekonzept (7)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-07-30 📅
Name: R+M Business Software GmbH
Postanschrift: Koboldstr. 2
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24118
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Dorothea Lauhöfer

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Organisation und Zentrale Dienste - Grundsatzangelegenheiten (Abt. 11), Rödingsmarkt 2
E-Mail: dieter.carmesin@fb-hamburg.de 📧
Internetadresse: www.fhh.hamburg.de 🌏
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: siehe § 107 GWB.
Quelle: OJS 2013/S 178-307548 (2013-09-11)

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