OptiKuM (Optimierung des Kundenbeziehungsmanagements im RAW)

Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Servicebereich Vergabe

Allgemeines:
Das Referat für Arbeit und Wirtschaft (RAW) beschäftigt sich mit der Sicherung und Weiterentwicklung des Wirtschaftsstandortes München. Hierbei ist es Ansprechpartner für Europapolitik, Wirtschaftsförderung, Arbeitsmarktpolitik, Tourismus und Beteiligungsmanagement in München. Die in diesen Bereichen anfallenden Tätigkeiten entstehen durch vielfältige Kunden-Lieferanten-Beziehungen, die für das Referat eine wesentliche Arbeitsgrundlage darstellen. Um diese Kunden-Lieferanten-Beziehungen optimal zu verwalten und zu dokumentieren, möchte das RAW mit OptiKuM (Optimierung des KundenbeziehungsManagements) in allen Fachbereichen des Referates eine moderne Kundenbeziehungsmanagementlösung zum Einsatz bringen.
Derzeit sind im RAW verschiedene Datenbankanwendungen und Newslettersysteme im Einsatz, die durch die neue Anwendung abgelöst werden sollen. Zusätzlich werden in vielen Organisationseinheiten Calc/Excellisten, Writer/Wordlisten und Thunderbird-Adressbücher für die Adressenverwaltung verwendet, die integriert werden sollen.
Ziel ist es, einerseits einen einheitlichen Datenpool für das Adress- und Kontaktmanagement zu schaffen und andererseits die Geschäftsprozesse im Referat hinsichtlich des Kundenbeziehungsmanagements durch die Einführung von OptiKuM effizient zu unterstützen.
---
Auftragsgegenstand:
Die sich derzeit im Einsatz befindlichen Applikationen sollen durch eine moderne OptiKuM-Lösung auf Basis eines CRM-Systems ersetzt werden.
Hierbei soll es sich um eine Standardsoftware handeln, die fachbereichsübergreifend von ca. 180 Usern genutzt werden soll. Zusätzlich muss ein fachbereichsbezogenes Customizing der Anwendung aufgrund von fachspezifischen Anforderungen erfolgen. Dies kann unter anderem die Aufnahme zusätzlicher Funktionalitäten, die Gestaltung neuer Masken sowie die optische Anpassung vorhandener Masken an die Befürfnisse der Landeshauptstadt München beinhalten.
Die außerhalb der Datenbankanwendungen existierenden Adressbestände sollen in das neue System aufgenommen werden. Schwerpunkte im Rahmen der Ablösung sind die Optimierung der Gewerbeflächendatenpflege, die Firmendatenpflege und das sog. Gewerbeflächen-matching. Für die Kunden sollen in diesem Zusammenhang Webanwendungen zur Verfügung gestellt werden. Über diese Webanwendungen können die Kunden in Zukunft ihre Firmendaten und Gewerbeflächendaten über einen Internetbrowser selbst pflegen. Des Weiteren sollen Internetkontaktformulare für die Kunden entstehen, in denen diese ihre Kunden-/Gewerbeflächendaten selbst melden können. Im Zuge der Einführung des OptiKuM-Systems sollen zusätzlich die beiden Newslettersysteme abgelöst werden. Das System soll weiterhin mit Schnittstellen zu anderen Systemen für eine automatisierte Datenübertragung ergänzt werden. Hierbei stellt die Anbindung an das stadtweite Mail-/Kalendersystem und an OpenOffice/LibreOffice einen wesentlichen Aspekt dar.
Eine Übernahme der vorhandener Daten in das CRM-System ist durchzuführen. Die Datenbereinigung der Altdaten wird im Vorfeld durch die Auftraggeberin durchgeführt.
Die Lieferung des Systems durch den Auftragnehmer soll folgende Leistungen beinhalten:
— Unbegrenzte Dauer der Softwareüberlassung,
— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft von Test- und Produktivsystem einschließlich Customizing und Systemerweiterungen in Bezug auf die speziellen fachlichen Anforderungen bei der Landeshauptstadt München,
— Aufnahme zusätzlicher Funktionalitäten, die Gestaltung neuer Masken sowie die optische Anpassung vorhandener Masken an die Befürfnisse der Landeshauptstadt München,
— Integration der Standardsoftware in die bestehende Systemlandschaft der Landeshauptstadt München (Schnittstellen),
— Einweisung in die angebotene Lösung einschließlich Schulungen,
— Unterstützung bei der Erstinstallation,
— Bereitstellung von Anwenderdokumentation und Betriebshandbuch,
— Durchführung der Datenmigration.
Es wird beabsichtigt, die intern genutzten Bestandteile des OptiKuM-Systems 6 Monate nach Zuschlagserteilung in Betrieb zu nehmen. Die externen Anbindungen (darunter fallen auch die Internetkontaktformulare und Webanwendungen) sollen anschließend erfolgen.
Nach Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems ist die Aufrechterhaltung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft sicherzustellen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-11-28.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • ConSol Software GmbH

Wer?

• • Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Servicebereich Vergabe

Wie?

• • Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Software-Implementierung
• • Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software
• • Datendienste › Datenverarbeitung

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt