Prozessberatung
Die MPG ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln geförderte und gemeinnützige Forschungsorganisation. Ihre Generalverwaltung mit Sitz in München führt die laufenden Geschäfte der Max-Planck-Gesellschaft, unterstützt die Organe der Gesellschaft bei der Vorbereitung und Durchführung von Entscheidungen und die rund 80 Max-Planck-Institute bei der Erfüllung ihrer Verwaltungsaufgaben.
Ausgehend von der Vision „Top Science braucht Top Support“ hat der Generalsekretär der MPG, Herr Dr. Kronthaler, das übergreifende Organisationsanalyse-Projekt PAAR ins Leben gerufen, das eine rationale und objektive Bestandsaufnahme und Analyse der Prozesse, Anforderungen, Aufgaben und Ressourcen (PAAR) der - in Interaktion mit den Instituten, Organen und Gremien der MPG stehenden - Generalverwaltung zum Ziel hat.
PAAR verfolgt insbesondere folgende Ziele:
— Die Modernisierung der Wissenschaftsverwaltung
— Die Steigerung der Effizienz des Ressourceneinsatzes durch Bündelung und Straffung der Prozesse
— Die Erhöhung der Transparenz
— Die Optimierung des „Service“-Angebots der Generalverwaltung für die Institute
— Die Stärkung der Gestaltungskraft der MPG, insbesondere der GV, im Dienste der Wissenschaft.
Hierfür will PAAR:
— Prozesse analysieren: ergebnisoffene Ermittlung und systematische Analyse der Anforderungen an die (General-) Verwaltung der MPG unter Berücksichtigung von Vorgaben und Erwartungen aller beteiligten Interessengruppen (Institute, Wissenschaftler, Verwaltung, Zuwendungsgeber, Behörden).
— Anforderungen definieren: Erhebung bzw. IST-Prozess-Darstellung und -Analyse ausgewählter Prozesse nach Vorgaben des Auftraggebers mittels geeigneter Software // Optimierung und ggfs. Anpassung vom Auftragnehmer erhobener oder bereits vorhandener Prozesse an Anforderungen und Aufgaben zur Sicherstellung höchster Flexibilität in der Steuerung der erforderlichen Ressourcen. Teilweise wurden bereits Geschäftsprozesse in einigen Fachabteilungen aufgenommen, bewertet und katalogisiert. Auf diesen Vorarbeiten soll der Auftragnehmer aufsetzen. Vom Auftraggeber werden große Prozesse identifiziert und dem Auftragnehmer für das Prozessdesign mitgeteilt. Zusätzlich wird erwartet, dass der Auftragnehmer die vorhandenen Daten sichtet und dem Auftraggeber Vorschläge unterbreitet, welche Prozesse einem Prozessdesign unterworfen werden sollten.
— Aufgaben präzisieren: Präzisierung bzw. Definition der daraus resultierenden Aufgaben durch Erarbeitung und verbindliche Festlegung in einem abschließenden Pflichtenkatalog der Generalverwaltung // hierauf aufbauend: Design ausgewählter Prozesse
— Ressourcen überprüfen: Bewusstseinsschärfung durch rationale Klärung und belastbare Abschätzung hierfür erforderlicher Ressourcen
Die erfolgreiche Etablierung bzw. Aufrechterhaltung eines Akzeptanzmanagements wird als kritischer Erfolgsfaktor für das Projekt gesehen. Hierzu gehören aus Sicht des Auftraggebers u.a.
— Methodenworkshop
— Regelmäßige Newsletter
— Systematische Durchführung von Feedback-Gesprächen
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, ein qualitativ hochwertiges und effizientes Akzeptanzmanagement durchzuführen und ggf. auch neue, über die bisherigen hinausgehende, Ansätze zu nutzen.
Gesucht wird eine Organisationsberatung/-unterstützung des vorstehend beschriebenen Change Management-Prozesses – Überarbeitung und Design von (Arbeits-)Prozessen in der Generalverwaltung, Ressourcenbedarf, aufsetzend auf einer Ist-Analyse und inkl. einer allgemeinen Projektunterstützung.
Das Projekt unterliegt aufgrund seiner elementaren Bedeutung für die gesamte MPG einer herausfordernen zeitlichen Planung. Zur optimalen Beförderung des Projekterfolges kann es daher im Rahmen des Projektfortschrittes erforderlich werden, Leistungen in der GV der MPG in München, am auftragsausführenden Sitz des gesuchten Auftragnehmers sowie ggfs. zusätzlich parallel an mehreren Standorten im Bundesgebiet zu erbringen. Interessierte Bewerber werden daher gebeten, ihre diesbezüglichen Möglichkeiten - vor allem im Hinblick auf die konkret verfügbaren Ressourcen - im Teilnahmeantrag darzustellen (vgl. hierzu auch Ziffer III.2.3.3).
Die zu vergebenden Leistungen unterteilen sich in Phasen wie folgt:
1. Phase: Beratung über die Modellierung von Geschäftsprozessen, Prozess-Sichtung (Zeitachse: 1.7.2013 – 31.7.2013) - 50 Beratertage (verpflichtender Mindestabruf)
2. Phase: Prozessdesign von „großen“ (Kern-) Prozessen, wie z. B. "Bauen in der MPG" oder "Berufung von wissenschaftlichen Mitgliedern" oder dgl. (Zeitachse: 1.8.2013 – 31.12.2013) - 70 Beratertage einschl. Akzeptanzmanagement (verpflichtender Mindestabruf)
3. Phase: Prozessdesign (Leistungsabruf fakultativ) (Zeitachse: 1.10.2013 – 31.1.2014) - Bis zu 250 Beratertage einschl. Akzeptanzmanagement [unverbindlich, fakultativ]
4. Phase: Begleitung bei und Erfolgskontrolle der Umsetzung der modellierten Geschäftsprozesse (Zeitachse: 1.1.2014 – 30.6.2014) - 50 Beratertage einschl. Akzeptanzmanagement (verpflichtender Mindestabruf)
(bei Beauftragung auch der 3. Phase insgesamt bis zu 130 Beratertage -unverbindlich)
Zu darüberhinausgehenden optionalen Erweiterungen vgl. Ziffer II.2.2
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-03-18.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-02-08.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-02-08
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Auftragsbekanntmachung
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| 2013-07-16
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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