Beschaffung und Einführung eines ERP-Systems

Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH

Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:
Die WVG und ihre in der WVG-Gruppe zusammengeschlossenen Unternehmen erbringen umfassend Bus- und Güterverkehrsleistungen für Westfalen. Das versorgte Gebiet umfasst 7 Landkreise, 88 Städte und Gemeinden, ca. 2 500 000 Einwohner. In den Gesellschaften der WVG-Gruppe sind ca. 940 Mitarbeiter beschäftigt und es werden ca. 1 060 Omnibusse, davon 326 eigene, und 25 Schienenfahrzeuge zur Erbringung der Verkehrsleistungen eingesetzt.
Die WVG-Gruppe plant die stufenweise Einführung eines ERP-Systems mit folgender Komponenten/Modulen:
— Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr und Belegarchivierung,
— Anlagenbuchhaltung,
— Liquiditätsmanagement und Darlehensverwaltung,
— Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling,
— Vertrieb/Belegarchivierung,
— Beschaffung/Einkauf und Lagerverwaltung,
— Instandhaltung/Fahrzeugverwaltung,
— Personalmanagement und Personalabrechnung.
Folgende Leistungen sind Gegenstand des Vergabeverfahrens:
— Lieferung von Hardware zum Betrieb des ERP-Systems,
— Lieferung von Lizenzen für das ERP-System,
— Installation der gelieferten Hard- und Software,
— Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase,
— Erstellung von Technischen Konzepten auf Grundlage vom Auftraggeber bereitgestellter fachlicher Grobkonzepte,
— Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen,
— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen,
— Konzeption und Umsetzung der Altdatenübernahme,
— Konzeption und Durchführung von Schulungen,
— Fachliche Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase,
— laufender Support und Pflege des Anwendungssystems.
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten eines Öffentlichen Verkehrsunternehmens mit Bus- und Schienengüterverkehr abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, vor und nachgelagerte Fachanwendungen, z. B. die Verkehrsabrechnung sowie die betriebliche Disposition und Planung anzubinden.
Der Produktivstart für alle einzuführenden Module mit Ausnahme des Personalmanagements und der Personalabrechnung ist der 1.1.2016. Das Personalmanagement und die Personalabrechnung sollen zum 1.1.2017 produktiv starten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-06-04.

Wer?

• Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH

Wie?

Wo?

• Münster › Münster, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-06-04	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2014-06-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Menge oder Umfang:

Der Umfang zu beschaffender Hardware richtet sich nach den Schätzungen des Bieters aufgrund der Lizenzmengen und der zu beschaffenden Module/Komponenten.Der Umfang zu beschaffender Lizenzen basiert auf folgenden Nutzerzahlen:— Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung, Liquiditätsmanagement, Darlehensverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling): 21 Mitarbeiter Vollzugriff und 65 Mitarbeiter Einzelfunktionen,— Beschaffung/Einkauf und Lagerverwaltung: 40 Mitarbeiter Vollzugriff und 95 Mitarbeiter Einzelfunktionen,— Instandhaltung/Fahrzeugverwaltung: 40 Mitarbeiter Vollzugriff und 25 Mitarbeiter Einzelfunktionen,— Personalmanagement und Personalabrechnung: 15 Mitarbeiter Vollzugriff und 3 Mitarbeiter Einzelfunktionen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH
Postanschrift: Krögerweg 11
Postleitzahl: 48155
Postort: Münster
Kontakt
E-Mail: david.oelkers@wvg-online.de 📧
Telefon: +49 2516270140 📞
Fax: +49 2516270222 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-06-04 📅
Einreichungsfrist: 2014-07-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-06-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 108-190848
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 7
Kurze Beschreibung:

Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens:

Die WVG und ihre in der WVG-Gruppe zusammengeschlossenen Unternehmen erbringen umfassend Bus- und Güterverkehrsleistungen für Westfalen. Das versorgte Gebiet umfasst 7 Landkreise, 88 Städte und Gemeinden, ca. 2 500 000 Einwohner. In den Gesellschaften der WVG-Gruppe sind ca. 940 Mitarbeiter beschäftigt und es werden ca. 1 060 Omnibusse, davon 326 eigene, und 25 Schienenfahrzeuge zur Erbringung der Verkehrsleistungen eingesetzt.

Die WVG-Gruppe plant die stufenweise Einführung eines ERP-Systems mit folgender Komponenten/Modulen:

— Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr und Belegarchivierung,

— Anlagenbuchhaltung,

— Liquiditätsmanagement und Darlehensverwaltung,

— Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling,

— Vertrieb/Belegarchivierung,

— Beschaffung/Einkauf und Lagerverwaltung,

— Instandhaltung/Fahrzeugverwaltung,

— Personalmanagement und Personalabrechnung.

Folgende Leistungen sind Gegenstand des Vergabeverfahrens:

— Lieferung von Hardware zum Betrieb des ERP-Systems,

— Lieferung von Lizenzen für das ERP-System,

— Installation der gelieferten Hard- und Software,

— Einrichtung einer Systemlandschaft für die Projekt- und Produktivphase,

— Erstellung von Technischen Konzepten auf Grundlage vom Auftraggeber bereitgestellter fachlicher Grobkonzepte,

— Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems (Customizing) sowie Durchführung ggf. erforderlicher Zusatzprogrammierungen,

— Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Fachverfahren durch Schnittstellen,

— Konzeption und Umsetzung der Altdatenübernahme,

— Konzeption und Durchführung von Schulungen,

— Fachliche Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase,

— laufender Support und Pflege des Anwendungssystems.

Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten eines Öffentlichen Verkehrsunternehmens mit Bus- und Schienengüterverkehr abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein, vor und nachgelagerte Fachanwendungen, z. B. die Verkehrsabrechnung sowie die betriebliche Disposition und Planung anzubinden.

Der Produktivstart für alle einzuführenden Module mit Ausnahme des Personalmanagements und der Personalabrechnung ist der 1.1.2016. Das Personalmanagement und die Personalabrechnung sollen zum 1.1.2017 produktiv starten.

Menge oder Umfang:

Der Umfang zu beschaffender Hardware richtet sich nach den Schätzungen des Bieters aufgrund der Lizenzmengen und der zu beschaffenden Module/Komponenten.

Der Umfang zu beschaffender Lizenzen basiert auf folgenden Nutzerzahlen:

— Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung inkl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung, Liquiditätsmanagement, Darlehensverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung/Controlling): 21 Mitarbeiter Vollzugriff und 65 Mitarbeiter Einzelfunktionen,

— Beschaffung/Einkauf und Lagerverwaltung: 40 Mitarbeiter Vollzugriff und 95 Mitarbeiter Einzelfunktionen,

— Instandhaltung/Fahrzeugverwaltung: 40 Mitarbeiter Vollzugriff und 25 Mitarbeiter Einzelfunktionen,

— Personalmanagement und Personalabrechnung: 15 Mitarbeiter Vollzugriff und 3 Mitarbeiter Einzelfunktionen.

Referenznummer: X-WVG-2014-0013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Münster.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

1. Kennblatt des Unternehmens mit Angabe des Firmennamens, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon- und Telefax-Nummer, E-Mail, der Ust.-ID-Nr. und der Bankverbindung,

2. Erklärung darüber, dass keine Ausschlussgründe vorliegen, d. h. insbesondere:

— Dass über das Vermögen kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist,

— Dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet,

— Dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit des Bewerbers in Frage stellen,

— Dass Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß gezahlt wurden,

— Dass im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben wurden.

3. Nachweis der zuständigen Stelle über eine Haftpflichtversicherung unter Angabe der Mindestversicherungssumme.

4. Nachweis der zuständigen Stelle über eine Eintragung in das einschlägige Berufs- und Handelsregister.

5. Erklärung, dass der Bewerber im Falle der Aufforderung zur Angebotsabgabe die ihm zur Erstellung des Angebots überlassenen Verdingungsunterlagen und zusätzliche Informationen vertraulich behandeln und Dritten nicht zugänglich macht, sowie die Verpflichtung, seine Mitarbeiter und Unterauftragnehmer zur vertraulichen Behandlung ebenfalls zu verpflichten.

6. Mit den Angebotsunterlagen sind folgende Verpflichtungserklärungen im Rahmen des TVgG-NRW abzugeben:

— Verpflichtungserklärung, dass die Voraussetzung für einen Ausschluss nach § 13 Abs. 1 TVgG-NRW nicht vorliegen,

— Verpflichtungserklärung zu sozialen Kriterien nach § 18 TVgG-NRW,

— Verpflichtungserklärung zur Frauenförderung und Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie nach § 19 TVgG-NRW.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Unternehmensprofil mit den Angaben über die allgemeine Unternehmensstruktur, insbesondere über die Geschäftsfelder.

2. Auskünfte über die wirtschaftliche Verknüpfung mit Unternehmen und die auftragsbezogene Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen (Gesellschafterstruktur/Konzernzugehörigkeit); bei Bewerbergemeinschaften für alle Bewerber.

3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht: Bilanz/Gewinn- und Verlustrechnungen seit Unternehmensgründung).

4. Erklärung über die Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter im ausgeschriebenen Bereich bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (sofern das Unternehmen noch nicht 3 Jahre besteht: seit Unternehmensgründung).

5. Aktuelle Bankauskunft/Bankerklärung.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Angabe von Referenzprojekten die nach Art und Umfang insb. hinsichtlich des einzuführenden Komponenten-/Modulportfolios vergleichbar sind, mit Angabe des Gesamtprojektvolumens in Euro; Benennung der Leistungszeit sowie der erbrachten Leistungen; Angabe zum Status des aufgeführten Projekts (laufend, abgeschlossen, produktiv); Nennung von Ansprechpartnern bei den Auftraggebern inklusive Telefonnummer.

2. Angabe von Referenzprojekten im Bereich Öffentliche Verkehrsunternehmen mit Bus- und Schienengüterverkehr mit Angabe des Gesamtprojektvolumens in Euro; Benennung der Leistungszeit sowie der erbrachten Leistungen; Angabe zum Status des aufgeführten Projekts (laufend, abgeschlossen, produktiv); Nennung von Ansprechpartnern bei den Auftraggebern inklusive Telefonnummer.

3. Angaben zur Anzahl der vorgesehenen Mitarbeiter sowie Angaben zur Qualifikation und fachbezogenen Erfahrung des vorgesehenen Projektpersonals (Ausbildung, Berufserfahrung, durchgeführte Projekte, Tätigkeitsschwerpunkte und Rolle im jeweiligen Projekt).

4. Darstellung eines groben Ablaufplanes der Projektorganisation (grobe Meilensteinplanung) unter Berücksichtigung des geplanten Produktivstarttermins zum 1.1.2016 bzw. 1.1.2017 (Personal).

5. Angabe des Auftragsanteils, für den der Bewerber möglicherweise einen Unterauftrag zu erteilen beabsichtigt; in diesem Fall sind die Angaben‚

Nachweise und Unterlagen zu III.2.1)-III.2.3) auch vom vorgesehenen Unterauftragnehmer beizubringen.

2. Im Fall einer Bewerbergemeinschaft: Angaben über die geplante Arbeitsteilung zwischen den Unternehmen und Benennung eines alleinigen Ansprechpartners der vorgesehenen Bietergemeinschaft.

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH
David Oelkers

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-11-01 📅
Datum des Endes: 2017-02-28 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48128
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
Fax: +49 2514112165 📠
Quelle: OJS 2014/S 108-190848 (2014-06-04)

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