BW 01/14 – Druckdienstleister

Landesrundfunkanstalten der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der BRD (ARD), das ZDF und das Deut

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio schreibt die Vergabe der Produktion von jährlich ca. 60 Mio. personalisierten Briefen (in der Regel Standardbriefe und Infopost Standard) an einen Auftragnehmer aus.
Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio wird einen Vertrag mit einer Festlaufzeit von 4 Jahren und der Möglichkeit der Verlängerung um ein Jahr ab dem 17.11.2014 mit dem wirtschaftlich günstigsten Bieter schließen. Vor Übernahme der vollständigen Produktion der ausgeschriebenen Leistung ist zwingend eine Testphase von ca. 3 bis maximal 6 Monaten durchzuführen.
Die Briefe haben in der Regel einen Umfang von bis zu zwei Blättern und bis zu zwei Beilagen pro Brief. Das Format der Versandhüllen beträgt 229 mm (B) x 114 (H) mm (DIN C6/5).
Die gestellten Vordrucke haben eine Standardbreite von 450 mm (netto 210 mm x 2 zzgl. jeweils 15 mm Führungslochrand an beiden Seiten). Die verwendeten Abrisslängen liegen bei 11 4/6“, 12“ und 12 1/2“. Als zu bedruckende Papiere werden 80 bzw. 90 g/m² Belegleserpapier holzfrei weiß mit Führungslochrand verwendet.
Zu ca. 75 % erfolgt der Druck nur auf die Papiervorderseite (Simplex). Zu ca. 25 % erfolgt der Druck auf Vorder- und Rückseite des Papiers (Duplex durch Twin-Systeme).
Es werden insgesamt drei Kuvertierhüllen, ca. 11 verschiedene Vordrucke und drei verschiedene Beilagen eingesetzt.
Es handelt sich für die ca. 60 Mio. Briefe um ca. 1 650 verschiedene Produktionssteps (= Druckjobs) pro Jahr. Der Auftraggeber liefert Druckdatenströme im AFP-Format inkl. der zugehörigen AFP-Ressourcen.
Pro Produktionsstep müssen folgende Dienstleistungen durch den Auftragnehmer erbracht werden:
— Datenannahme und Sicherung bis zum Abschluss der Produktion sowie terminierte Löschung der Daten;
— Jede Datei und jeder Datensatz enthält vom Betragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio definierte NOP-Zeilen mit Informationen zur Produktion (z. B. zur Bildung des DataMatrixCodes), die vor Fertigung vom Auftragnehmer auszulesen und für die Produktion nach Vorgaben des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zu berücksichtigen sind;
— Portooptimierung gemäß Vorgaben des jeweiligen Postdienstleisters;
— Erstellen und Aufbringen von Steuerinformationen (OMR-Codes oder vergleichbare Codes) zur Kuvertierung der Briefe;
— Erstellen der Postentgeltabrechnung nach den Vorgaben des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (insbesondere mit PremiumAdress oder einem anderen elektronischen Verfahren bei einem Wechsel des Postdienstleisters) inklusive Lieferung der elektronischen Datensätze (elektronisches Auftragsmanagement) an den jeweiligen Postdienstleister des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (derzeit: die Deutsche Post AG);
— Druck der Briefe mit DV-Freimachung (PremiumAdress oder einem anderen elektronischen Verfahren bei einem Wechsel des Postdienstleisters);
— Andruck der Daten;
— Einholen der Produktions-/Druckfreigabe durch einen Andruck, der in der Regel per Fax oder per E-Mail (in Form eines pdf-Dokuments) an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio weitergeleitet wird;
— Kuvertierung der Briefe mit automatischer Zuführung der Beilagen unter Beachtung der Steuerinformationen (OMR-Codes oder vergleichbare Codes); vorrangig soll in der Reihenfolge: Sammeln, Falzen, Beilagenzuführung produziert werden;
— Sortierung und Aufbereitung nach postalischen Vorgaben;
— Entgeltsicherung am Produktionsstandort des Auftragnehmers durch einen Mitarbeiter des jeweiligen Postdienstleisters;
— Postauflieferung bei Infopost (Bereitstellung der Briefsendungen zur Abholung durch den jeweiligen Postdienstleister des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio; wobei der Auftragnehmer sämtliche vom Postdienstleister vorgegebenen Vorarbeiten vornehmen muss);
— Postauflieferung bei Briefpost (Logistik und Transport der Briefsendungen bis zum nächsten innerdeutschen Briefzentrum, wobei der Auftragnehmer sämtliche vom Postdienstleister vorgegebenen Vorarbeiten vornehmen muss).
Zusätzliche Leistungen bei einzelnen Produktionssteps:
— Bei 48 Produktionssteps pro Jahr ist es erforderlich, die Daten der DV-Freimachung (aktuell der DataMatrixCode) nach der Kuvertierung am Tag der Postauflieferung aus dem Brieffenster auszulesen, die Daten zu speichern und die Daten inkl. des Postauflieferungsdatums in elektronischer Form (csv-Dateien) an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio weiterzuleiten (Hintergrund: Möglichkeit des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zum Nachweis des Versandtags)
Die Abrechnung der Portokosten erfolgt unmittelbar zwischen dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio und dem jeweiligen Postdienstleister.
Es besteht – insbesondere aufgrund von Gesetzesänderungen – jederzeit die Möglichkeit, dass der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zusätzliche personalisierte Briefe für den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio produzieren und weiterverarbeiten muss.
Die maximale Höchstmenge einer Tagesproduktion liegt bei zweiblättrigen Briefen bei ca. 450 000 Briefen.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Anforderung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio mit einer Vorankündigung von ca. 2 Werktagen Testandrucke durchzuführen und unmittelbar an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zu übermitteln. Derartige Testandrucke müssen vor jeder Änderung eines Briefs und/oder des Papiers kurzfristig vorgenommen werden. Die Anzahl der monatlich durchzuführenden Testandrucke unterliegt erheblichen Schwankungen. Für die Testandrucke ist Endlospapier als Falzware zu verwenden.
Das für die Produktion der personalisierten Briefe benötigte Material (Briefhüllen, Vordrucke, Beilagen, Endlospapier als Falzware usw.) beschafft der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio bei geeigneten Lieferanten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die notwendigen Materialmengen selbständig bei den entsprechenden Lieferanten für Briefhüllen, Vordrucke, Beilagen, Endlospapier als Falzware usw. abzurufen. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die rechtzeitige Produktion der Briefe für den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio sicherstellen und zu diesem Zweck die benötigten Materialien eigenverantwortlich in ausreichender Menge bevorraten und am Produktionsstandort lagern.
In der Regel liefert der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio dem Auftragnehmer zur Mitte des laufenden Quartals die Vorgaben für die Produktion der personalisierten Briefe für das kommende Quartal.
Der Auftragnehmer hat darauf hin Produktionspläne auf Monatsbasis zu erstellen und diese mit dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio abzustimmen. Ausnahme bilden die Maßnahmen zur Marktbearbeitung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (jährlich ca. 8,5-10,5 Mio. Briefe).
Im Rahmen dieser Maßnahmen werden am Ende eines Monats die Produktionsdaten für den Folgemonat durch den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio festgelegt.
Der Auftragnehmer ist berechtigt, die ausgeschriebenen Leistungen einmal monatlich gegenüber dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio abzurechnen.
Der Auftragnehmer unterstützt den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio bei evtl. Verfahrensänderungen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung, erstellt Produktionslisten (Statistiken) und liefert unterstützende Unterlagen zur DV-Freimachung.
Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-02-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-01-10.

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