Digitalisierung, Signaturerfassung und Erstellung einer Konkordanz von Scandateien und Signaturen der Zeitschriften-Fortsetzungskarteien der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort rund 583 000 Karteikarten aus je zwei Fortsetzungskarteien aus Leipzig und Frankfurt im Format A5 beidseitig digitalisieren und für künftige Anwendungen aufbereiten zu lassen. Als Laufzeit für das Projekt sind 12 Monate vorgesehen; es beginnt im Juli 2014. Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB Leipzig. Die ersten sechs Wochen gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund unzureichender Arbeitsergebnisse jederzeit möglich.
Das Angebot soll folgende Digitalisierungs-Dienstleistungen umfassen (Teil 1):
— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig
— Bereitstellung qualifizierten Personals, darunter mindestens ein fester Ansprechpartner (Projektleiter) für alle Fragestellungen für die Dauer des Projektes
— Digitalisierung der Karteikarten
— Bündelung der Scans in definierten Datencontainern
— Benennung der Datencontainer und Erzeugung von technischen Metadaten
— Laufende Bereitstellung des gesamten Datenbestands
— Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Datencontainer
— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion
— Sukzessive Überführung der Datencontainer sowie der Metadaten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin.
Darüber hinaus sind auf der Basis der digitalisierten Karteikarten folgende Dienstleistungen anzubieten (Teil 2):
— Erstellen einer Scan-Signatur-Konkordanz pro Kartei
— Qualitätssicherung der erzeugten Scan-Signatur-Konkordanzen
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Konkordanzen ermöglicht, inklusive Statistikfunktion
— Bereitstellung der Scan- und Konkordanzdateien zur Datenübernahme durch die Auftraggeberin auf von der Auftraggeberin bereitgestellten Festplatten.
Teil 1 und 2 können entweder nacheinander oder zeitversetzt parallel erbracht werden.
Die Auftraggeberin behält sich als Option vor (Teil 3), weitere Karteikarten der Zeitschriftenfortsetzungskarteien und/oder anderer Karteien bis zu maximal 50% des Volumens von Teil 1 und Teil 2 digitalisieren zu lassen (Option 1) und die Signaturen in einer Scan-Signatur-Konkordanz erfassen zu lassen (Option 2). Die Entscheidung, ob die Option in Anspruch genommen wird, wird seitens der Auftraggeberin bis spätestens einen Monat vor Ablauf des Vertrages getroffen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-03-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-02-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-02-06 Auftragsbekanntmachung
2014-05-28 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2014-02-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Menge oder Umfang:
Digitalisierung von ca. 583 000 Karteikarten, jeweils beidseitig und Erstellung einer Scan-Signatur-Konkordanz pro Karteikarte.Als Option ist eine Erweiterung des Auftrags um bis zu 50 von Hundert des ursprünglichen Auftrags möglich.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: m.stefan@dnb.de 📧
Telefon: +49 6915252302 📞
Fax: +49 6915252002 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-06 📅
Einreichungsfrist: 2014-03-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 029-046689
ABl. S-Ausgabe: 29
Zusätzliche Informationen
Es handelt sich hierbei um ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Bei dieser Form der Ausschreibung geht es zunächst im Teilnahmewettbewerb darum, die Eignung von Bewerbern festzustellen. Eine ausführliche Leistungsbeschreibung wird erst nach Auswahl von geeigneten Bewerbern, zusammen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, übersandt. Wir weisen darauf hin, dass für die Teilnahme am Wettbewerb die unter „Nr. III.2 Teilnahmebedingungen “ genannten Unterlagen zusammen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen sind. Ohne die vorgenannten Unterlagen kann ein Teilnahmeantrag leider nicht berücksichtigt werden. Der Teilnahmeantrag kann formlos erfolgen. Der unterschriebene Teilnahmeantrag und die erforderlichen Unterlagen sind schriftlich in einem verschlossenen Umschlag an die in Anhang A der Bekanntmachung genannte Stelle mit dem Hinweis „Teilnahmeantrag zu Ausschreibung Nr. 14/05“ zu senden. Das Formblatt „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ ist unter der in Abschnitt I.1 genannten Adresse erhältlich. In diesem nicht offenen Verfahren können Fragen von Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs bis zum 27.2.2014 gestellt werden.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger Standort rund 583 000 Karteikarten aus je zwei Fortsetzungskarteien aus Leipzig und Frankfurt im Format A5 beidseitig digitalisieren und für künftige Anwendungen aufbereiten zu lassen. Als Laufzeit für das Projekt sind 12 Monate vorgesehen; es beginnt im Juli 2014. Der Auftragnehmer beginnt unmittelbar nach Auftragsvergabe mit dem Aufbau der Arbeitsplätze in den ihm zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB Leipzig. Die ersten sechs Wochen gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund unzureichender Arbeitsergebnisse jederzeit möglich.
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Das Angebot soll folgende Digitalisierungs-Dienstleistungen umfassen (Teil 1):
— Einrichtung von Scan- und PC-Arbeitsplätzen in den Räumen der DNB in Leipzig
— Bereitstellung qualifizierten Personals, darunter mindestens ein fester Ansprechpartner (Projektleiter) für alle Fragestellungen für die Dauer des Projektes
— Digitalisierung der Karteikarten
— Bündelung der Scans in definierten Datencontainern
— Benennung der Datencontainer und Erzeugung von technischen Metadaten
— Laufende Bereitstellung des gesamten Datenbestands
— Erzeugung von Transferpaketen und Checksummen je Datencontainer
— Qualitätssicherung der erzeugten Digitalisate und Metadaten
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion
— Sukzessive Überführung der Datencontainer sowie der Metadaten auf ein Speichersystem der Auftraggeberin.
Darüber hinaus sind auf der Basis der digitalisierten Karteikarten folgende Dienstleistungen anzubieten (Teil 2):
— Erstellen einer Scan-Signatur-Konkordanz pro Kartei
— Qualitätssicherung der erzeugten Scan-Signatur-Konkordanzen
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätssicherungsmaßnahmen sowie ggf. eine Reklamation der Konkordanzen ermöglicht, inklusive Statistikfunktion
— Bereitstellung der Scan- und Konkordanzdateien zur Datenübernahme durch die Auftraggeberin auf von der Auftraggeberin bereitgestellten Festplatten.
Teil 1 und 2 können entweder nacheinander oder zeitversetzt parallel erbracht werden.
Die Auftraggeberin behält sich als Option vor (Teil 3), weitere Karteikarten der Zeitschriftenfortsetzungskarteien und/oder anderer Karteien bis zu maximal 50% des Volumens von Teil 1 und Teil 2 digitalisieren zu lassen (Option 1) und die Signaturen in einer Scan-Signatur-Konkordanz erfassen zu lassen (Option 2). Die Entscheidung, ob die Option in Anspruch genommen wird, wird seitens der Auftraggeberin bis spätestens einen Monat vor Ablauf des Vertrages getroffen.
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Menge oder Umfang:
Digitalisierung von ca. 583 000 Karteikarten, jeweils beidseitig und Erstellung einer Scan-Signatur-Konkordanz pro Karteikarte.
Als Option ist eine Erweiterung des Auftrags um bis zu 50 von Hundert des ursprünglichen Auftrags möglich.
Beschreibung der Optionen:
Option 1:
Digitalisierung von bis zu 291 500 weiteren Karteikarten
Option 2:
Erstellung einer Scan-Signatur-Konkordanz der nach Option 1 digitalisierten Karteikarten
Dauer: 12 Monate
Referenznummer: 14/05
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
— ausgefüllte und unterschriebene Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§ 6 VOLA/EG); das Formblatt "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit" ist bei der vorgenannten Kontaktstelle erhältlich;
— Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der jeweiligen Landesvorschriften;
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
— Erklärung über den Jahresumsatz des Unternehmens/ der Arbeitsgemeinschaft - bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand – für die letzten 3 Geschäftsjahre (in Euro);
— Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Gesamtzahl der freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre (jeweils bezogen auf den
Ausschreibungsgegenstand und umgerechnet in Vollzeitstellen);
Technische und berufliche Fähigkeiten:
— zum Nachweis der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit ist eine Liste der wesentlichen in den letzten 2 Jahren erbrachten Leistungen mit Angabe des Rechnungswerts, der Leistungszeit sowie der
öffentlichen und privaten Auftraggeber beizufügen;
— Angabe von mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Projekte mit Ansprechpartner und Telefonnummer.
Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:
Die Scandienstleistungen sind in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig, Deutscher Platz 1, zu erbringen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 15
Objektive Auswahlkriterien:
Für die Auswahl der Bewerber wird die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung im Rahmen der vergleichenden Bewertung aller Teilnahmeanträge herangezogen.
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2014-03-18 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Referenzdigitalisate (30)
3. Verfahren Teil 1 (15)
4. Verfahren Teil 2 (15)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Stefan
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Verwahrung Angebote, Abt. Z
URL der Teilnahme: www.dnb.de 🌏
E-Mail: hp.krieger@dnb.de 📧

Referenz
Daten
Veröffentlichungsdatum: 2014-01-25 📅
2013-10-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 14/05
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2014/S 18-027798
2013/S 211-366393
Zusätzliche Informationen
Es handelt sich hierbei um ein nicht offenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb. Bei dieser Form der Ausschreibung geht es zunächst im Teilnahmewettbewerb darum, die Eignung von Bewerbern festzustellen. Eine ausführliche Leistungsbeschreibung wird erst nach Auswahl von geeigneten Bewerbern, zusammen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, übersandt.
Mehr anzeigen
Wir weisen darauf hin, dass für die Teilnahme am Wettbewerb die unter „Nr. III.2 Teilnahmebedingungen “ genannten Unterlagen zusammen mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen sind.
Ohne die vorgenannten Unterlagen kann ein Teilnahmeantrag leider nicht berücksichtigt werden.
Der Teilnahmeantrag kann formlos erfolgen. Der unterschriebene Teilnahmeantrag und die erforderlichen Unterlagen sind schriftlich in einem verschlossenen Umschlag an die in Anhang A der Bekanntmachung genannte Stelle mit dem Hinweis „Teilnahmeantrag zu Ausschreibung Nr. 14/05“ zu senden.
Mehr anzeigen
Das Formblatt „Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit“ ist unter der in Abschnitt I.1 genannten Adresse erhältlich.
In diesem nicht offenen Verfahren können Fragen von Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs bis zum 27.2.2014 gestellt werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499400 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 6915252001 📞
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Fax: +49 6915252002 📠
Quelle: OJS 2014/S 029-046689 (2014-02-06)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-05-28)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-05-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 103-181193
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 29-046689
ABl. S-Ausgabe: 103

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-05-28 📅
Name: Novodoc Imaging GmbH
Postanschrift: Gewerbestr. Süd 20
Postort: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
Quelle: OJS 2014/S 103-181193 (2014-05-28)
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