Druckdienstleister

Menge oder Umfang

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio schreibt die Vergabe der Produktion von jährlich ca. 83 000 000 personalisierten Briefen (größtenteils Standardbriefe und Infopost Standard, in kleineren Mengen Kompakt-, Groß- und Maxibriefe) an einen Auftragnehmer aus. Arbeitstäglich müssen ca. 400 000 bis 500 000 Briefe produziert und versandt werden.Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio wird einen Vertrag mit einer Festlaufzeit von vier Jahren ab dem 17.11.2015 und der Möglichkeit der Verlängerung um ein weiteres Jahr mit dem wirtschaftlich günstigsten Bieter schließen. Vor Übernahme der vollständigen Produktion der ausgeschriebenen Leistung ist zwingend eine Testphase von ca. 3 bis maximal 6 Monaten durchzuführen.Die Briefe haben in der Regel einen Umfang von bis zu 2 Blättern und bis zu 2 Beilagen pro Brief. Das Format der Versandhüllen zur maschinellen Kuvertierung beträgt 229 mm (B) x 114 (H) mm (DIN C6/5). Das Format der Versandtaschen zur manuellen Kuvertierung beträgt 229 mm (B) x 324 (H) mm (DIN C4).Die gestellten Vordrucke haben eine Standardbreite von 450 mm (netto 210 mm x 2 zzgl. jeweils 15 mm Führungslochrand an beiden Seiten). Die verwendeten Abrisslängen liegen bei 11 4/6", 12" und 12 1/2". Als zu bedruckende Papiere werden 80 bzw. 90 g/m² Belegleserpapier holzfrei weiß mit Führungslochrand verwendet. Zu ca. 85 % erfolgt der Druck nur auf die Papiervorderseite (Simplex). Zu ca. 15 % erfolgt der Druck auf Vorder- und Rückseite des Papiers (Duplex durch Twin-Systeme).Es werden insgesamt drei Kuvertierhüllen, ca. 11 verschiedene Vordrucke und vier verschiedene Beilagen eingesetzt.Es handelt sich für die ca. 83 Mio. Briefe um ca. 2.700 verschiedene Produktionsstepps (= Druckjobs) pro Jahr.Der Auftraggeber liefert Druckdatenströme im AFP-Format inkl. der zugehörigen AFP-Ressourcen.Pro Produktionsstepp müssen folgende Dienstleistungen durch den Auftragnehmer erbracht werden:— Datenannahme und Sicherung bis zum Abschluss der Produktion sowie terminierte Löschung der Daten;— Jede Datei und jeder Datensatz enthält vom Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio definierte NOP-Zeilen mit Informationen zur Produktion (z.B. zur Bildung des DataMatrixCodes), die vor Fertigung vom Auftragnehmer auszulesen und für die Produktion nach Vorgaben des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zu berücksichtigen sind;— Portooptimierung gemäß Vorgaben des jeweiligen Postdienstleisters;— Erstellen und Aufbringen von Steuerinformationen (OMR-Codes oder vergleichbare Codes) zur Kuvertierung der Briefe;— Erstellen der Postentgeltabrechnung nach den Vorgaben des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (insbesondere mit PremiumAdress oder einem anderen elektronischen Verfahren bei einem Wechsel des Postdienstleisters) inklusive Lieferung der elektronischen Datensätze (elektronisches Auftragsmanagement) an den jeweiligen Postdienstleister des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (derzeit: die Deutsche Post AG);— Druck der Briefe mit DV-Freimachung (PremiumAdress oder einem anderen elektronischen Verfahren bei einem Wechsel des Postdienstleisters);— Andruck der Daten;— Einholen der Produktions-/Druckfreigabe durch einen Andruck, der in der Regel per Fax oder per E-Mail (in Form eines pdf-Dokuments) an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio weitergeleitet wird;— Kuvertierung der Briefe mit automatischer Zuführung der Beilagen unter Beachtung der Steuerinformationen (OMR-Codes oder vergleichbare Codes); vorrangig soll in der Reihenfolge:— Sammeln, Falzen, Beilagenzuführung produziert werden;— Sortierung und Aufbereitung nach postalischen Vorgaben;— Entgeltsicherung am Produktionsstandort des Auftragnehmers durch einen Mitarbeiter des jeweiligen Postdienstleisters;— Postauflieferung bei Infopost (Bereitstellung der Briefsendungen zur Abholung durch den jeweiligen Postdienstleister des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio, wobei der Auftragnehmer sämtliche vom Postdienstleister vorgegebenen Vorarbeiten vornehmen muss);— Postauflieferung bei Briefpost (Logistik und Transport der Briefsendungen bis zum nächsten innerdeutschen Briefzentrum, wobei der Auftragnehmer sämtliche vom Postdienstleister vorgegebenen Vorarbeiten vornehmen muss).Zusätzliche Leistungen bei einzelnen Produktionsstepps:— Bei 60 Produktionsstepps pro Jahr ist es erforderlich, die Daten der DV-Freimachung (aktuell der DataMatrixCode) nach der Kuvertierung am Tag der Postauflieferung aus dem Brieffenster auszulesen, die Daten zu speichern und die Daten inkl. des Postauflieferungsdatums in elektronischer Form (csv-Dateien) an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio weiterzuleiten (Hintergrund: Möglichkeit des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zum Nachweis des Versandtags).Die Abrechnung der Portokosten erfolgt unmittelbar zwischen dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio und dem jeweiligen Postdienstleister.Es besteht – insbesondere aufgrund von Gesetzesänderungen – jederzeit die Möglichkeit, dass der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zusätzliche personalisierte Briefe für den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio produzieren und weiterverarbeiten muss. Die maximale Höchstmenge einer Tagesproduktion liegt bei ca. 500 000 Briefen.Der Auftragnehmer ist verpflichtet, auf Anforderung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio mit einer Vorankündigung von ca. 2 Werktagen Testandrucke durchzuführen und unmittelbar an den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio zu übermitteln. Derartige Testandrucke pro Versandart müssen vor jeder Änderung eines Briefs und/oder des Papiers kurzfristig – i. d. R. täglich – vorgenommen werden. Die Anzahl der monatlich durchzuführenden Testandrucke unterliegt erheblichen Schwankungen. Für die Testandrucke ist Endlospapier als Falzware zu verwenden.Die zu verwendenden Versandhüllen und Versandtaschen werden nach technischen und qualitativen Vorgaben des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio vom Auftragnehmer beschafft und sind Bestandteil des Angebotes.Das für die Produktion der personalisierten Briefe benötigte restliche Material (Vordrucke, Beilagen, Endlospapier als Falzware usw.) beschafft der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio bei geeigneten Lieferanten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die notwendigen Materialmengen selbständig bei den entsprechenden Lieferanten für Briefhüllen, Vordrucke, Beilagen, Endlospapier als Falzware usw. abzurufen. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer die rechtzeitige Produktion der Briefe für den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio sicherstellen und zu diesem Zweck die benötigten Materialien eigenverantwortlich in ausreichender Menge bevorraten und am Produktionsstandort lagern.In der Regel liefert der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio dem Auftragnehmer zur Mitte des laufenden Quartals die Mengen- und Terminvorgaben für die Produktion der personalisierten Briefe für das kommende Quartal.Der Auftragnehmer hat daraufhin Produktionspläne auf Monatsbasis zu erstellen und diese mit dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio abzustimmen. Ausnahme bilden die Maßnahmen zur Marktbearbeitung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (jährlich ca. 8 500 000-10 500 000 Briefe).Im Rahmen dieser Maßnahmen werden am Ende eines Monats die Produktionsdaten für den Folgemonat durch den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio festgelegt.Der Auftragnehmer ist berechtigt, die ausgeschriebenen Leistungen einmal monatlich gegenüber dem Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio abzurechnen.Der Auftragnehmer unterstützt den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio bei evtl. Verfahrensänderungen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung, erstellt Produktionslisten (Statistiken) und liefert unterstützende Unterlagen zur DV-Freimachung.Nähere Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Der Teilnahmeantrag muss schriftlich und in allen Teilen in deutscher Sprache erstellt sein. Dokumenten, die in anderen Sprachen erstellt sind, ist eine deutsche Übersetzung beizufügen.

Der Teilnahmeantrag ist in dreifacher Ausfertigung (1 Original und 2 Kopien) in einer Sendung in einem verschlossenen Umschlag/Paket einzureichen. Dieser Umschlag/dieses Paket ist von außen gut sichtbar mit folgendem Hinweis zu versehen:

„Nicht öffnen – Teilnahmeantrag zum Verhandlungsverfahren BW 09/14“.

Der Teilnahmeantrag kann entweder per Post an folgende Anschrift:

ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice,

Abteilung VRP,

Frau Heller,

Freimersdorfer Weg 6,

50829 Köln-Bocklemünd

geschickt oder persönlich beim Empfang des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio während der üblichen Geschäftszeiten im Gebäude des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio auf dem Gelände in Köln-Bocklemünd (nicht beim „Schrankenhäuschen“) abgegeben werden.

Fragen zur Bekanntmachung und/oder zum Vergabeverfahren:

Bewerber haben etwaige Rückfragen zu den Vergabeunterlagen unverzüglich über das AI Bietercockpit der Vergabeplattform der Rundfunkanstalten (www.vergabeplattform-rundfunkanstalten.de) zu stellen.

Der Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio weist ausdrücklich darauf hin, dass Auskünfte grundsätzlich nur über die Vergabeplattform der Rundfunkanstalten erteilt werden. Die Bieter haben über die Vergabeplattform der Rundfunkanstalten die Möglichkeit, die kostenfreie AI Bietercockpit-Software herunterzuladen und unter dem Menüpunkt "Vergabe" etwaige Bieterkommunikation zu betreiben.

Telefonische Auskünfte werden den Bewerbern/Bietern nicht erteilt.

§ 12 EG Abs. 8 VOL/A sieht Folgendes vor:

„Die Auftraggeber müssen rechtzeitig angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Vergabeunterlagen und das Anschreiben spätestens 6 Tage, beim nicht offenen Verfahren oder beschleunigten Verhandlungsverfahren 4 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen.“

Wir bitten Sie daher – auch im Teilnahmeverfahren in Anlehnung an § 12 EG Abs. 8 VOL/A –, Rückfragen rechtzeitig an uns zu stellen, damit eine fristgerechte Beantwortung durch den Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio möglich ist.

Die Vergabestelle wird den Bietern rechtzeitig angeforderte, sachdienliche Auskünfte in schriftlicher Form über das AI Bietercockpit der Vergabeplattform der Rundfunkanstalten (www.vergabeplattform-rundfunkanstalten.de) erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung eine Relevanz für die Erstellung der Teilnahmeanträge ersichtlich ist. Solche Auskünfte werden grundsätzlich in anonymisierter Form allen Bewerbern gleichzeitig mitgeteilt.