Einführung und Betrieb eines Personalverwaltungssystems als „Software as a Service“ (SaaS-Lösung)

Konrad-Adenauer-Stiftung e. V.

Es wird beabsichtigt eine neue Softwarelösung für den Personalbereich als Mietlösung einzuführen. Mit der bereitzustellenden Software sollen folgende Funktionsbereiche abgedeckt werden:
— Basissystem/Stammdaten/Stellenplan/Metadaten,
— Elektronische Personalakte,
— Mitarbeiterportal,
— Workflow,
— Gehalt,
— Zeitwirtschaft (Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Dienstreise),
— Reisekosten,
— Weiterbildung,
— Bewerbermanagement,
— Betriebliches Eingliederungsmanagement,
— Leistungsentgelt,
— Berichtswesen,
— Hochrechnungen.
Der Auftrag umfasst neben der bereitzustellenden Software, die Implementierung, den Service und die Wartung, die Beratung und Anpassung des Systems sowie den Support.
Die neue Software soll über eine SaaS-Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten.
Über offene Schnittstellen hat der Datenaustausch zwischen der PVS-Software mit Finanzämtern, Krankenkassen, Rententräger und öffentlichen Stellen zu erfolgen. Die Einführung des PVS ist zum 1.4.2015 geplant.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-10-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-09-29.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2014-09-29 Auftragsbekanntmachung
2014-11-27 Ergänzende Angaben
Auftragsbekanntmachung (2014-09-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Software
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bereitstellung von Software 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Konrad-Adenauer-Stiftung e. V.
Postanschrift: Rathausallee 12
Postleitzahl: 53757
Postort: Sankt Augustin
Kontakt
Internetadresse: http://www.kas.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@kas.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-09-29 📅
Einreichungsfrist: 2014-10-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-10-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 189-333870
ABl. S-Ausgabe: 189
Zusätzliche Informationen
Der Rahmenvertrag wird zunächst für eine Laufzeit von 24 Monaten geschlossen. Die Laufzeit verlängert sich automatisch bis zu zweimal um jeweils weitere 12 Monate, wenn der Vertrag nicht gekündigt wird.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Es wird beabsichtigt eine neue Softwarelösung für den Personalbereich als Mietlösung einzuführen. Mit der bereitzustellenden Software sollen folgende Funktionsbereiche abgedeckt werden:
— Basissystem/Stammdaten/Stellenplan/Metadaten,
— Elektronische Personalakte,
— Mitarbeiterportal,
— Workflow,
— Gehalt,
— Zeitwirtschaft (Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit, Dienstreise),
— Reisekosten,
— Weiterbildung,
— Bewerbermanagement,
— Betriebliches Eingliederungsmanagement,
— Leistungsentgelt,
— Berichtswesen,
— Hochrechnungen.
Der Auftrag umfasst neben der bereitzustellenden Software, die Implementierung, den Service und die Wartung, die Beratung und Anpassung des Systems sowie den Support.
Die neue Software soll über eine SaaS-Lösung in deutscher Sprache implementiert werden und eine zeitgemäße und intuitive Nutzung bei individuell anpassbarer Oberfläche bieten.
Über offene Schnittstellen hat der Datenaustausch zwischen der PVS-Software mit Finanzämtern, Krankenkassen, Rententräger und öffentlichen Stellen zu erfolgen. Die Einführung des PVS ist zum 1.4.2015 geplant.
Referenznummer: 149367
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Sankt Augustin und Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Beschreiben Sie die Struktur Ihres Unternehmens sowie des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereichs (Öffentlichen Verwaltung, Einrichtungen der öffentlichen Hand.
Wann wurde Ihr Unternehmen und wann der für diese Ausschreibung relevante Geschäftsbereich (ÖV, Einrichtungen der öffentlichen Hand) gegründet? Hinweis: Diese Anforderung geht nicht in die Eignungsbewertung ein.
Welche Relevanz hat der für die Ausschreibung maßgebliche Geschäftsbereich innerhalb Ihres Unternehmens?
Welchen Stellenwert haben Softwareprodukte für den Bereich Personalmanagement in Ihrem Unternehmen?
Zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit müssen folgende Unterlagen dem Teilnahmeantrag beigefügt sein:
Eine Gewerbezentralregisterauskunft (nicht älter als 6 Monate) oder eine gleichwertige Urkunde einer zuständigen Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes
Eine Eigenerklärung zum Unternehmen mit:
— Name, Rechtsform, Anschrift des Unternehmens;
— Gründungsdatum;
— Gesellschafter bzw. Beteiligungsstruktur;
— Kurzdarstellung des Unternehmens (Unternehmensgeschichte, aktuelle Geschäftstätigkeit, aktuelle Marktpositionierung).
Eine Erklärung über Bewerbergemeinschaften.
Eine Erklärung über Nachunternehmer.
Eine Erklärung, dass die in § 6 EG Abs. 6 VOL/A aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit müssen folgende Angaben gemacht werden:
Eine Bankauskunft oder der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherungsdeckung mit Angabe der Deckungssummen.
Die Personalentwicklung Ihres Unternehmens in den letzten 5 Jahren.
Die Personalentwicklung des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereichs in den letzten 5 Jahren.
Der Umsatz für den für diesen Teilnahmeantrag relevanten Geschäftsbereich in den letzten 3 Jahren.
Der Umsatz aufgeschlüsselt auf Projekte im PVS Umfeld und Öffentlichen Verwaltung in den letzten 3 Jahren.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Zur Sicherstellung der technischen Leistungsfähigkeit und der Fachkunde müssen folgende Angaben gemacht werden:
Beschreiben Sie 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren, die in Art und Umfang der Leistung den Ausschreibungsanforderungen entsprechen.
Folgende Angaben müssen in dieser Struktur angegeben werden:
— Name des Projektes,
— Kurzbeschreibung des Projektes,
— Ansprechpartner auf Auftraggeberseite,
— Kurzbeschreibung der erbrachten Lieferung und Leistung,
— Dauer des Projektes (MM.JJJJ-MM.JJJJ),
— Unterauftragnehmer,
— Anzahl von geleisteten Personentagen,
— Anzahl und Funktion der beteiligten Mitarbeiter,
— Vergleichbarkeit des Projektes.
Beschreiben Sie je 2 typische Personalprofile für die folgenden Einsatzgebiete:
— Consultant,
— Implementierer.
Folgende Angaben müssen für das jeweilige
Personalprofil in dieser Struktur angegeben werden:
— Ausbildung, Berufsweg mit Unternehmen/Institution, Tätigkeit, Anstellungsdauer,
— Besondere projektrelevante Kenntnisse,
— Referenzen im jeweiligen Bereich (Consultant, Implementierer).
Wie viele Mitarbeiter stehen mit den oben genannten Mitarbeiterprofilen in Ihrem Unternehmen zur Verfügung?
Eigenerklärung über die Bereitstellung einer SaaSLösung.
Mindeststandards:
1) Zertifikat IT-Grundschutz (Verfügen Sie über ein alternatives Zertifikat, stellen Sie ausführlich die Abweichungen Ihres vergleichbaren Zertifikates zum IT Grundschutz dar).
2) deutschsprachige Hotline (Mo.-Do.: 8-16 Uhr und Fr. 8-12 Uhr), an die sich der AG bei Fragen wenden kann.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Der Auftragnehmer erstellt seine Rechnungen nach erbrachter Leistung und nach erfolgter Abnahme durch den Auftraggeber.
Abschlagszahlungen sind für bestimmte Einzelaufträge möglich und können in vertretbarer Höhe, je nach Wert der erbrachten Teilleistung, erfolgen.
Dazu ist vorab mit dem Auftraggeber für den jeweiligen Einzelauftrag (Abruf) eine gesonderte Vereinbarung zu treffen, die die zu erreichenden Teilleistungen und Abschläge für die Leistungsdurchführung regelt.
Abschlagszahlungen gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung.
Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Eingang einer prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien: Werden in den Bewertungsmatrix (Anlage TNA-2 der Bewerbungsbedingungen) genannt.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Referat Beschaffung
Internetadresse: www.kas.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 149367

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, der Konrad-Adenauer-Stiftung. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der KAS zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
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Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber der KAS geltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB).
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Teilt die KAS dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die KAS geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die KAS.
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Quelle: OJS 2014/S 189-333870 (2014-09-29)
Ergänzende Angaben (2014-11-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-11-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-12-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 232-409103
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 189-333870
ABl. S-Ausgabe: 232
Quelle: OJS 2014/S 232-409103 (2014-11-27)
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