Externe Untersuchung der Buchhaltung der Landeshauptstadt München mit dem Ziel, aufbau- und ablauforganisatorische, personelle sowie technischen Maßnahmen zur Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung aufzuzeigen. Von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer sind dazu folgende Leistungen zu erbringen: Projektstrukturplan und Umsetzungskonzept zur Untersuchung: — Erstellung eines Projektstrukturplanes mit Meilensteinen/Arbeitspaketen und Abstimmung mit der Auftraggeberin hinsichtlich der Untersuchung, — Erarbeitung eines groben Umsetzungskonzepts inkl. geschätzter Zeitschiene mit folgenden Prämissen: – ressourcenschonende Vorgehensweise zur Erreichung der vorgegebenen Ziele, – Partizipation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LHM bei der Datenerhebung. Überprüfung und Bewertung: — Überprüfung der bereits verbindlich vorgegebenen Standardprozesse Ausgabenbewirtschaftung, Einnahmenbewirtschaftung, Monats-/Jahresabschluss (inkl. Kosten- und Leistungsrechnung) und Anlagenbuchhaltung hinsichtlich Optimierungsmöglichkeiten zur Steigerung der Buchungsqualität (fachliches sowie technisches Prozessdesign), — Überprüfung des Zusammenspiels/ Abhängigkeiten hinsichtlich der Optimierungsmöglicheiten der dezentralen und zentralen Prozesse, — Bewertung der organisatorischen (Aufbau und Abläufe) und personellen Struktur (Quantität, Qualität) zur Aufgabenwahrnehmung und Vorschläge von organisatorischen und technischen Optimierungsmaßnahmen unter der Zielsetzung Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung. Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse: — Darstellung der identifizierten Optimierungsmöglichkeiten pro Prozess inklusive entsprechender angepasster Prozessdarstellung hinsichtlich Abbildung im System pro Prozess und ggf. übergreifend, — Darstellung der identifizierten Optimierungsmöglichkeiten bei der Ablauforganisation geschäftsprozessbezogen und übergreifend bei der Aufbauorganisation geschäftsprozessbezogen und übergreifend, — Darstellung der identifizierten Schwachstellen und empfohlenen Verbesserung hinsichtlich Personaleinsatz im MKRw (bezüglich Qualität und Quantität), — Spiegelung der fachlichen Ergebnisse am technischen Prozessdesign, — Zielgruppenorientierte Aufbereitung der Information über das spezielle Vorgehen und die Erkenntnisse bei der Erstellung der Bewertungen und Handlungsvorschläge in Abstimmung mit der Auftraggeberin Kommunikation und Dokumentation — Sicherstellen der laufenden Information und Kommunikation über die Untersuchung und deren Teilergebnisse mit der Auftraggeberin, — Besprechung von Dokumentationen, Abnahme von Zwischenergebnissen und Empfehlungen mit der Auftraggeberin, — Abschlussgespräch und Erörterung der Ergebnisse, — Vorlage eines schriftlichen Untersuchungsberichtes zusätzlich einer kopierfähigen ungehefteten Ausfertigung sowie einer digitalen Fassung als Pdf-Datei und als odt-Datei, — Erfasste Daten sind mit der IT-Landschaft der LHM kompatibel (auch mit eingesetzten Darstellungsformen = stadtweit einheitlichen Regeln für die Prozessbeschreibung und Abbildung in ADONIS (Geschäftsprozessmanagement-Werkzeug).
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-18.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-07-17.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2014-07-17) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung im Bereich Finanzverwaltung
Menge oder Umfang: Es wird ein Aufwand von ca. 250 Beratertagen geschätzt.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratung im Bereich Finanzverwaltung📦
Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt München, Direktorium-HA II/ Vergabestelle 1, Abt. 2
Postanschrift: Birkerstr. 18
Postleitzahl: 80636
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.muenchen.de🌏
E-Mail: abteilung2.vergabestelle1@muenchen.de📧
Telefon: +49 8923330431📞
Fax: +49 8923330409 📠
Interessierte Unternehmen können sich in diesem öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme für die Auftragsvergabe im nicht offenen Verfahren bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag mit den unter III.2) aufgeführten Unterlagen (Vorlage siehe www.muenchen.de/vgst1) einzureichen.
Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Externe Untersuchung der Buchhaltung der LHM“ oder mit dem Aufkleber in den Vorlagen zu versehen.
Die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise behält sich die Landeshauptstadt München vor.
Nach gesonderter Aufforderung sind in den Eigenerklärungen genannte Angaben nachzuweisen.
Die Kommunikation zwischen der Landeshauptstadt München und den Bewerbern erfolgt i.d.R. per Telefon, Fax und E-Mail. In der Bewerbung ist daher ein Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten zu nennen.
Interessierte Unternehmen können sich in diesem öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme für die Auftragsvergabe im nicht offenen Verfahren bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag mit den unter III.2) aufgeführten Unterlagen (Vorlage siehe www.muenchen.de/vgst1) einzureichen.
Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Externe Untersuchung der Buchhaltung der LHM“ oder mit dem Aufkleber in den Vorlagen zu versehen.
Die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise behält sich die Landeshauptstadt München vor.
Nach gesonderter Aufforderung sind in den Eigenerklärungen genannte Angaben nachzuweisen.
Die Kommunikation zwischen der Landeshauptstadt München und den Bewerbern erfolgt i.d.R. per Telefon, Fax und E-Mail. In der Bewerbung ist daher ein Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten zu nennen.
Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Externe Untersuchung der Buchhaltung der Landeshauptstadt München mit dem Ziel, aufbau- und ablauforganisatorische, personelle sowie technischen Maßnahmen zur Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung aufzuzeigen.
Externe Untersuchung der Buchhaltung der Landeshauptstadt München mit dem Ziel, aufbau- und ablauforganisatorische, personelle sowie technischen Maßnahmen zur Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung aufzuzeigen.
Von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer sind dazu folgende Leistungen zu erbringen:
Projektstrukturplan und Umsetzungskonzept zur Untersuchung:
— Erstellung eines Projektstrukturplanes mit Meilensteinen/Arbeitspaketen und Abstimmung mit der Auftraggeberin hinsichtlich der Untersuchung,
— Erarbeitung eines groben Umsetzungskonzepts inkl. geschätzter Zeitschiene mit folgenden Prämissen:
– ressourcenschonende Vorgehensweise zur Erreichung der vorgegebenen Ziele,
– Partizipation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LHM bei der Datenerhebung.
Überprüfung und Bewertung:
— Überprüfung der bereits verbindlich vorgegebenen Standardprozesse Ausgabenbewirtschaftung, Einnahmenbewirtschaftung, Monats-/Jahresabschluss (inkl. Kosten- und Leistungsrechnung) und Anlagenbuchhaltung hinsichtlich Optimierungsmöglichkeiten zur Steigerung der Buchungsqualität (fachliches sowie technisches Prozessdesign),
— Überprüfung der bereits verbindlich vorgegebenen Standardprozesse Ausgabenbewirtschaftung, Einnahmenbewirtschaftung, Monats-/Jahresabschluss (inkl. Kosten- und Leistungsrechnung) und Anlagenbuchhaltung hinsichtlich Optimierungsmöglichkeiten zur Steigerung der Buchungsqualität (fachliches sowie technisches Prozessdesign),
— Überprüfung des Zusammenspiels/ Abhängigkeiten hinsichtlich der Optimierungsmöglicheiten der dezentralen und zentralen Prozesse,
— Bewertung der organisatorischen (Aufbau und Abläufe) und personellen Struktur (Quantität, Qualität) zur Aufgabenwahrnehmung und Vorschläge von organisatorischen und technischen Optimierungsmaßnahmen unter der Zielsetzung Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung.
— Bewertung der organisatorischen (Aufbau und Abläufe) und personellen Struktur (Quantität, Qualität) zur Aufgabenwahrnehmung und Vorschläge von organisatorischen und technischen Optimierungsmaßnahmen unter der Zielsetzung Verbesserung der Buchungsqualität und Steigerung der Effizienz der Aufgabenwahrnehmung.
Aufbereitung und Darstellung der Ergebnisse:
— Darstellung der identifizierten Optimierungsmöglichkeiten pro Prozess inklusive entsprechender angepasster Prozessdarstellung hinsichtlich Abbildung im System pro Prozess und ggf. übergreifend,
— Darstellung der identifizierten Optimierungsmöglichkeiten bei der Ablauforganisation geschäftsprozessbezogen und übergreifend bei der Aufbauorganisation geschäftsprozessbezogen und übergreifend,
— Darstellung der identifizierten Schwachstellen und empfohlenen Verbesserung hinsichtlich Personaleinsatz im MKRw (bezüglich Qualität und Quantität),
— Spiegelung der fachlichen Ergebnisse am technischen Prozessdesign,
— Zielgruppenorientierte Aufbereitung der Information über das spezielle Vorgehen und die Erkenntnisse bei der Erstellung der Bewertungen und Handlungsvorschläge in Abstimmung mit der Auftraggeberin
Kommunikation und Dokumentation
— Sicherstellen der laufenden Information und Kommunikation über die Untersuchung und deren Teilergebnisse mit der Auftraggeberin,
— Besprechung von Dokumentationen, Abnahme von Zwischenergebnissen und Empfehlungen mit der Auftraggeberin,
— Abschlussgespräch und Erörterung der Ergebnisse,
— Vorlage eines schriftlichen Untersuchungsberichtes zusätzlich einer kopierfähigen ungehefteten Ausfertigung sowie einer digitalen Fassung als Pdf-Datei und als odt-Datei,
— Erfasste Daten sind mit der IT-Landschaft der LHM kompatibel (auch mit eingesetzten Darstellungsformen = stadtweit einheitlichen Regeln für die Prozessbeschreibung und Abbildung in ADONIS (Geschäftsprozessmanagement-Werkzeug).
Dauer: 9 Monate
Referenznummer: VGST1-2/SD/055/14
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Von den Bewerbern sind in diesem Teilnahmewettbewerb zum Nachweis Ihrer Eignung folgende Unterlagen vorzulegen:
— Eigenerklärung zur Eignung Teil A (siehe Vorlage unter www.muenchen.de/vgst1) mit Angaben insbes. zur Zuverlässigkeit (z. B. Insolvenzverfahren, schwere Verfehlung Verurteilung nach StGB) jeweils für den Bieter, evtl. benannte Nachunternehmer und die einzelnen Bieter einer Bietergemeinschaft.
— Eigenerklärung zur Eignung Teil A (siehe Vorlage unter www.muenchen.de/vgst1) mit Angaben insbes. zur Zuverlässigkeit (z. B. Insolvenzverfahren, schwere Verfehlung Verurteilung nach StGB) jeweils für den Bieter, evtl. benannte Nachunternehmer und die einzelnen Bieter einer Bietergemeinschaft.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Von den Bewerbern sind in diesem Teilnahmewettbewerb zum Nachweis Ihrer Eignung folgende Unterlagen vorzulegen:
— Eigenerklärung zur Eignung Teil B bis E (siehe Vorlage unter www.muenchen.de/vgst1) für den Bieter und die einzelnen Mitglieder einer Bietergemeinschaft,
— Teil B: Umsatzzahlen / Mitarbeiter/innen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
— Teil C: Referenzliste mit 3 bis 5 in den letzten drei Jahren in Art und Umfang erbrachte vergleichbare Leistungen. Die Referenzen sollen sich auf die öffentlichen Verwaltung, insbesondere in Bereiche, welche in Größe und Struktur mit der LHM vergleichbar sind, beziehen. Die Referenzen sollen Erfahrungen belegen im Bereich:
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
— Teil C: Referenzliste mit 3 bis 5 in den letzten drei Jahren in Art und Umfang erbrachte vergleichbare Leistungen. Die Referenzen sollen sich auf die öffentlichen Verwaltung, insbesondere in Bereiche, welche in Größe und Struktur mit der LHM vergleichbar sind, beziehen. Die Referenzen sollen Erfahrungen belegen im Bereich:
— Organisationsentwicklung und -beratung, Geschäftsprozessanalyse und -optimierung,
— Rechnungswesen und Doppik (auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung),
— IT-Infrastruktur mit Bezug zum Rechnungswesen (insbesondere SAP-Prozesse),
— Teil D: Für den Auftrag vorgesehene Mitarbeiter.
— Teil E: Darstellung der Qualifikation und Erfahrungen der für den Auftrag vorgesehenen Mitarbeiter.
Gegebenenfalls auch:
— Erklärung Bietergemeinschaft.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haben bereits im Teilnahmeantrag jeweils die Mitglieder zu benennen, sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Mit dem Teilnahmeantrag ist eine gemeinsame Erklärung (Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft siehe www.muenchen.de/vgst1) abzugeben, dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Die Erklärung ist von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu unterschreiben. Es ist unzulässig, als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als einzelner Bieter ein Angebot abzugeben. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bieter an verschiedenen Bietergemeinschaften beteiligt.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll
Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haben bereits im Teilnahmeantrag jeweils die Mitglieder zu benennen, sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Mit dem Teilnahmeantrag ist eine gemeinsame Erklärung (Formblatt Erklärung Bietergemeinschaft siehe www.muenchen.de/vgst1) abzugeben, dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung und etwaige Schadensersatzansprüche gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch haften. Die Erklärung ist von allen Mitgliedern der Gemeinschaft zu unterschreiben. Es ist unzulässig, als Mitglied einer Bietergemeinschaft und gleichzeitig als einzelner Bieter ein Angebot abzugeben. Gleiches gilt für den Fall, dass sich ein Bieter an verschiedenen Bietergemeinschaften beteiligt.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅
Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:
— Einschlägigkeit der Referenzen - Erfahrung im Bereich öffentlichen Verwaltung 10 % - Erfahrung in Organisationsentwicklung und -beratung (10 %) - Erfahrung in Geschäftsprozessanalyse und -optimierung (10 %) - Erfahrung in der Beratung im Bereich Rechnungswesen und Doppik (auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung) (10 %) - Erfahrung T-Infrastruktur mit Bezug zum Rechnungswesen (insbesondere SAP-Prozesse) (10 %) - Fachliche Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter (40 %)-Präsenz der Ansprechpartner vor Ort 10 %.
— Einschlägigkeit der Referenzen - Erfahrung im Bereich öffentlichen Verwaltung 10 % - Erfahrung in Organisationsentwicklung und -beratung (10 %) - Erfahrung in Geschäftsprozessanalyse und -optimierung (10 %) - Erfahrung in der Beratung im Bereich Rechnungswesen und Doppik (auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung) (10 %) - Erfahrung T-Infrastruktur mit Bezug zum Rechnungswesen (insbesondere SAP-Prozesse) (10 %) - Fachliche Qualifikation und Erfahrung der Mitarbeiter (40 %)-Präsenz der Ansprechpartner vor Ort 10 %.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️
Öffentlicher Auftraggeber Kontakt
Kontaktperson: Hrn. Scharl
Internetadresse: www.muenchen.de🌏
Adresse des Käuferprofils: www.muenchen.de/vgst1🌏
Referenz Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VGST1-2/SD/055/14
Zusätzliche Informationen
Interessierte Unternehmen können sich in diesem öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme für die Auftragsvergabe im nicht offenen Verfahren bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag mit den unter III.2) aufgeführten Unterlagen (Vorlage siehe www.muenchen.de/vgst1) einzureichen.
Interessierte Unternehmen können sich in diesem öffentlichen Teilnahmewettbewerb um die Teilnahme für die Auftragsvergabe im nicht offenen Verfahren bewerben. Hierzu ist ein formloser Teilnahmeantrag mit den unter III.2) aufgeführten Unterlagen (Vorlage siehe www.muenchen.de/vgst1) einzureichen.
Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Externe Untersuchung der Buchhaltung der LHM“ oder mit dem Aufkleber in den Vorlagen zu versehen.
Der Teilnahmeantrag ist schriftlich im verschlossenen Umschlag einzureichen (kein Fax, keine E-Mail) und deutlich zu kennzeichnen mit dem Vermerk „Teilnahmeantrag – Externe Untersuchung der Buchhaltung der LHM“ oder mit dem Aufkleber in den Vorlagen zu versehen.
Die Nachforderung nicht vorgelegter Erklärungen und Nachweise behält sich die Landeshauptstadt München vor.
Nach gesonderter Aufforderung sind in den Eigenerklärungen genannte Angaben nachzuweisen.
Die Kommunikation zwischen der Landeshauptstadt München und den Bewerbern erfolgt i.d.R. per Telefon, Fax und E-Mail. In der Bewerbung ist daher ein Ansprechpartner mit den entsprechenden Kontaktdaten zu nennen.
Ergänzende Informationen Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@vg-m.bayern.de📧
Telefon: +49 8921762411📞
Internetadresse: www.regierung-oberbayern.de🌏
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Auf die Frist des § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB wird hingewiesen.
Danach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Quelle: OJS 2014/S 138-248045 (2014-07-17)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-12-19) Objekt Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren Vergabekriterien
Kriterium: 1. Qualität des Grobkonzepts in Bezug auf Vorgehensweise und Methodik (40)
2. Zeitplanung des Anbieters (10)
3. Aufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LHM (10)
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-12-19 📅
Name: arf GmbH
Postanschrift: Emmericher Str. 17
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90411
Land: Deutschland 🇩🇪