IT-Lösung für die elektronische Beschaffung (e-Procurement) im Forschungsverbund Berlin e. V. (FVB)

Forschungsverbund Berlin e. V.

Ausschreibungsgegenstand ist ein elektronisches Beschaffungsmanagement-System (e-Procurement), das die Abwicklung des gesamten internen, arbeitsteiligen Vergabeprozesses digital und dabei vergaberechtskonform unterstützt. Eine Vergabeplattform (Kommunikations- und Veröffentlichungsplattform) ist nicht Gegenstand der Ausschreibung. Darüber hinaus soll kein elektronisches Bestellsystem beschafft werden.
Der elektronisch abzubildende Beschaffungsprozess verläuft vom Auftreten eines Bedarfs, über die Erstellung von Bedarfsbegründungen und Leistungsbeschreibungen, über die Budgetprüfung (Schnittstelle zu SAP), über die Freigabe sowie Aufforderung zur Angebotsabgabe bis zum Übertrag der Daten nach SAP und der Auslösung der Bestellung. Er beinhaltet nicht den Wareneingang und nachfolgende Prozesse. Der Funktionsumfang der ausgeschriebenen, mandantenfähigen e-Procurement – Software umfasst folgende Aspekte:
— Digitale Beschaffungs-/Vergabeakte: Prozessschritt- und statusorientiertes Verfahren inkl. Exit-Option zu Gunsten einer flexiblen manuellen Bearbeitung;
— Hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit: Hoher Unterstützungsgrad des Nutzers durch Vorlagen, Textbausteine, Erklärungen und Ankreuzfelder; Rückgriff auf bereits vorhandene Informationen aus Verfahren und Aufgabenlisten; Intuitive Bedienung; Kontextabhängige Hilfe;
— Rechtssicherheit: Anpassbarkeit an Änderungen des Prozesses und der rechtlichen Rahmenbedingungen;
— Revisionssicherheit der digitalen Dokumentation des Beschaffungsvorgangs; Durchgehende Dokumentation aller Aktivitäten im System;
— elektronische Abbildung eines schlanken, flexiblen, nutzerfreundlichen und rollenbasierten Workflows aller Vergabeschritte nach VOL und VOF (Verfahren oberhalb und unterhalb der Schwellenwertes, wobei der Schwerpunkt des Vergabe-Workflows beim Auftraggeber unterhalb der Schwellenwerte liegt), der flexibel anpassbar ist;
— Fristen- und Terminmanagement;
— nutzer- und rollenbasiertes Rechtesystem;
— Plattform- und device-unabhängiges Systemdesign für größtmögliche Flexibilität und Mobilität der Nutzer;
— druck- und versandoptimierte Darstellung und Ausgabe der für den Vergabeprozess relevanten Informationen;
— Anbindung an das eigene SAP-ERP ECC 6.0 (MM, FI, CO, PSM); Darstellung einer Budgetsicht und Durchführung Budgetprüfung sowie Übergabe der Bestellinformationen an das SAP MM;
— Erfüllung gängiger Standards und Schnittstellen;
— zweisprachige Systemoberfläche (Deutsch, Englisch);
— eigene Bewerber- und Bieterverwaltung bzw. offene und gegebenenfalls anpassbare Schnittstelle zu Microsoft® Excel zur Anbindung eines internen Bietermanagements (u. a. zur Verwaltung von Eigenerklärungen);
— Erstellung von Vergabeunterlagen inkl. Anlagen (z. B. über standardisierte elektronische Formulare);
— Umsetzung der vier Wertungsstufen (Formale Bewertung, Eignungsbewertung, Bewertung der Angemessenheit des Preises, Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes);
— Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten;
— Die Software sollte zur Berliner Vergabe-Plattform Arriba®net kompatibel sein und eine entsprechende Schnittstelle aufweisen;
— Eine modulare Lösungsarchitektur ist möglich.
Grundsätzlich sollen folgende zentralen Leistungen durch den künftigen Auftragnehmer erbracht werden:
— Lieferung und Installation einer Standardsoftware für einen Vergabe-Workflow (inkl. Rollout der Software);
— Konfiguration und Customizing der Software (inkl. Rollen- und Rechteverwaltung);
— Anwender- und Administratoren-Schulung;
— Pflege- und Supportleistungen.
Unter dem Link: http://www.fv-berlin.de/administration/einkauf-bau-liegenschaften-1/ausschreibungen/ausschreibungen sind Formulare, Erklärungen und weiter Unterlagen hinterlegt, die für die Ausschreibung relevant sind.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-08-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-07-29.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Aministration Intelligence

Wer?

• • Forschungsverbund Berlin e. V.

Wie?

• • Dienstleistungen in Verbindung mit Software › Bereitstellung von Software