Konzeption und Umsetzung von PR-Aktivitäten für die GKL

Zusätzliche Informationen

Zur Bearbeitung Ihres Teilnahmeantrages können Sie das Dokument „Informationen zum Teilnahmewettbewerb im Vergabeverfahren "PR-Agentur Glückstag"“ bei der ausschreibenden Stelle abfordern. Dieses Dokument enthält alle angebotenen Formblätter, die die Bearbeitung des Teilnahmeantrages erleichtern und fasst alle veröffentlichten Informationen zum Teilnahmeantrag zusammen.

Der Teilnahmeantrag ist schriftlich und kopierfähig (ohne Prospekthüllen, Spiral- oder Klebebindungen, usw.) in 2-facher Ausfertigung (ein Original, eine Kopie) einzureichen. Zusätzlich ist der Teilnahmeantrag in digital lesbarer Form (PDF-Format) auf CD oder DVD beizufügen. Dem Teilnahmeantrag ist ein Inhaltsverzeichnis voranzustellen, dass sich an der Gliederung des Dokumentes „Teilnahmewettbewerb PR-Agentur Glückstag“ orientiert. Unvollständige Anträge werden vom Verfahren ausgeschlossen.

Der Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag einzureichen, der nur die Firma sowie den Zusatz „Bitte nicht öffnen! Sofort weiterleiten! Teilnahmeantrag zum Verhandlungsverfahren "PR-Agentur Glückstag"“ tragen darf. Fensterumschläge dürfen nicht verwendet werden Dieser Umschlag (innerer Umschlag) ist in einem zweiten Umschlag (äußerer Umschlag) einzuschließen und zu senden an: GKL Gemeinsame Klassenlotterie der Länder A.ö.R. z. Hd. Oliver Schlacht, Überseering 4, 22297 Hamburg. Zur Wahrung der Frist ist auch eine persönliche Abgabe der Unterlagen beim Auftraggeber, 22297 Hamburg, Überseering 4, von Montag bis Freitag 9 bis 14 Uhr möglich.

Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber werden zu weiteren Verhandlungen eingeladen und aufgefordert eine PR-Kommunikationsstrategie und PR-Maßnahmen zur Umsetzung zu entwickeln und im Rahmen einer Pitch-Präsentation vorzustellen. Nach Abschluss des Verfahrens können die unterlegenen Bieter ein Pitch-Honorar in Höhe von 2 000 EUR (inkl. Mwst.) in Rechnung stellen.

Befähigung zur Berufsausübung

Für die nachfolgend genannten Erklärungen stellt die ausschreibenden Stelle Musterformulare zu Verfügung. Unvollständige oder fehlende Nachweise führen zum Ausschluss vom Verfahren. Eigenerklärung über die ordnungsgemäße Anmeldung des Gewerbes (beim Gewerbeamt/Handelsregister, steuerliche Anmeldung bei Freiberuflern) über das Nichtbestehen eines Insolvenzverfahrens, darüber dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, darüber dass die Beiträge an die Berufsgenossenschaft ordnungsgemäß bezahlt werden, darüber dass die Steuern ordnungsgemäß bezahlt werden, darüber dass die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitnehmer/innen ordnungsgemäß bezahlt werden, darüber dass keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die unsere Zuverlässigkeit als Bewerber/in in Frage stellen, darüber dass alle zu der Durchführung des Auftrags notwendigen Daten entsprechend den Regeln des Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) behandelt werden, dass sämtliche Korrespondenz (auch mündlich) durch alle beteiligten Mitarbeiter des späteren Auftragnehmers und seiner Nachunternehmer bei der Durchführung sämtlicher Aktivitäten in deutscher Sprache erfolgen. Gleiches gilt für alle sonstigen Dokumente. Darüber hinaus, dass sich der Auftragnehmer an den Deutschen Kommunikationskodex des Deutschen Rat für Public Relations (DRPR) hält.

Objektive Auswahlkriterien

Im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs werden maximal 5 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe und zu Verhandlungen aufgefordert. Die Auswahl der Bewerber erfolgt mit einer Gewichtung von 30 % auf Basis der Unternehmensdaten, mit einer Gewichtung von 15 % auf Basis der Bewertung des PR-Teams, mit einer Gewichtung von 45 % auf Basis der Bewertung der Referenzen inklusive Arbeitsproben und mit 10 % auf Basis der Textproben.Bewertung der Unternehmensdaten: Herangezogen werden der durchschnittliche Honorarumsatz (in EUR ohne Mwst.) des Bewerbers der Jahre 2011 bis 2013 jeweils zum 31.12. des jeweiligen Jahres (1 500 000 EUR: 0 Punkte; > 1 500 000 EUR: 1 Punkt; ≥ 2 000 000 EUR: 2 Punkte; ≥ 3 000 000 EUR: 3 Punkte; ≥ 4 000 000 EUR: 4 Punkte; ≥ 5 000 000 EUR: 5 Punkte), die Anzahl der durchschnittlich festangestellten Mitarbeiter im des Bewerbers der Jahre 2011 bis 2013 jeweils zum 31.12. des jeweiligen Jahres (durchschnittliche Mitarbeiteranzahl 10 Mitarbeiter: 0 Punkte; > 10 Mitarbeiter: 1 Punkt; ≥ 25 Mitarbeiter: 2 Punkte; ≥ 50 Mitarbeiter: 3 Punkte; ≥ 75 Mitarbeiter: 4 Punkte; ≥ 100 Mitarbeiter: 5 Punkte) und des Bonitätsindex 2.0 der Creditreform des Bewerbers (Bonitätsindex von 250-299 (Mittlere Bonität): 0 Punkte; 200-249 (Gute Bonität): 1 Punkt; 150-199 (Sehr gute Bonität): 2 Punkte; 100-149 (Ausgezeichnete Bonität): 3 Punkte). Für die Bewertung des PR-Teams sind maßgeblich: Die fachliche Zusammensetzung des PR-Teams (Qualifikation und einschlägige Berufserfahrung je Team-Mitglied). Für den Gesamtverantwortlichen und dessen Stellvertreter wird eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in leitender Funktion und eine Ausbildung mit Marketing- oder PR-spezifischen Inhalten vorausgesetzt; für die weiteren Team-Mitglieder wird ebenfalls eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in den Bereichen Beratung, Text und Medienkontakt sowie eine Ausbildung mit Marketing- oder PR-spezifischen Inhalten vorausgesetzt. Fachliche Zusatzausbildungen, Weiterbildungen und längere Berufserfahrungen werden sich unter Berücksichtigung des Gesamtniveaus in der Bewertung positiv auswirken. Weiters die Dauer der Betriebszugehörigkeit je Team-Mitglied, jedes Team-Mitglied sollte mindestens eine Betriebszugehörigkeit von einem Jahr besitzen, jedes weitere Jahr der Betriebszugehörigkeit wird, unter Berücksichtigung des Gesamtniveaus, positiv gewertet. Für die Bewertung der Referenzen sind maßgeblich: Darstellung des Beratungs- und Kreationsauftrages (Bewertungselemente: strukturierter Aufbau und Nachvollziehbarkeit), Kreativität der umgesetzten PR-Aktivitäten (Bewertungselemente hinsichtlich der umgesetzten PR-Aktivitäten mit Bezug zum Referenzprodukt und zur Referenzbranche: Neuheit, Originalität, Einfallsreichtum, Seltenheit, Nutzen und Qualitätsniveau), kreativer Gesamteindruck der Arbeitsproben (Bewertungselemente hinsichtlich des Gesamteindruckes der Arbeitsproben mit Bezug zum Referenzprodukt und zur Referenzbranche: Neuheit, Originalität, Seltenheit, Nutzen und Qualitätsniveau). Für die Bewertung der Textproben sind maßgeblich: Aufbau (Übersichtlichkeit) und Verständlichkeit der Textproben und der kreative Eindruck (hinsichtlich: Neuheit, Originalität, Seltenheit, Nutzen und Qualitätsniveau, jeweils mit Bezug zum Referenzprodukt und zur Referenzbranche) des Themenaufhängers der Textprobe. Die Bewertung des PR-Teams, der Referenzen und Arbeitsproben sowie der Textproben erfolgt durch ein Bewertungsgremium im Wege einer Gesamtschau und mit einer in Worte gefassten Begründung (verbal-argumentative Begründung) in Form von Schulnoten (1 (sehr gut): wenn die Leistung den Anforderungen in besonderem Maße entspricht, 2 (gut): wenn die Leistung den Anforderungen voll entspricht, 3 (befriedigend): wenn die Leistung im Allgemeinen den Anforderungen entspricht, 4 (ausreichend): wenn die Leistung zwar Mängel aufweist, aber im Ganzen den Anforderungen noch entspricht, 5 (mangelhaft): wenn die Leistung den Anforderungen nicht entspricht, jedoch erkennen lässt, dass die notwendigen Grundkenntnisse vorhanden sind und die Mängel in absehbarer Zeit behoben werden können.) bewertet. Für jeden Bewerber wird eine einheitliche Note gebildet, die in Punkte umgerechnet wird. (≥ Note 5: 0 Punkte; Note 4-4,9: 1 Punkt; Note 3-3,9: 2 Punkte; Note 2-2,9: 3 Punkte; Note 1-1,9: 4 Punkte). Bewerber, die mit der Note 5 (mangelhaft) oder schlechter bewertet werden, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Es werden die 5 Bewerber mit den höchsten gewichteten Gesamtpunktzahlen zu Verhandlungen eingeladen und zur Angebotsabgabe aufgefordert. Besteht zwischen einem oder mehreren Bewerbern ein Wertungsgleichstand, wird der Bewerber per Losentscheid ermittelt. Es ist nicht auszuschließen, dass sich innerhalb des Wertungssystems Flipping-Effekte ergeben.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabebestimmungen sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebotsfrist. Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden.