Rahmenvereinbarung über Dienstleistungen zur Digitalisierung und revisionssicheren Langzeitarchivierung von papiergebundenem Archivgut und Unterstützung der Archivierungsprozesse

Universitätsklinikum Erlangen (AöR), Medizinisches Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (MIK)

Abschluss eines Rahmenvertrages für die Fortschreibung der Volldigitalisierung und Mikroverfilmung der konventionellen Akten und anderen Archivobjekten aus dem Zentralarchiv sowie der dezentralen Archive. Über einen Zeitraum von zwei Jahren mit zwei Verlängerungsoptionen um jeweils ein Jahr (2 x 1 Jahr) sollen die folgenden Leistungen erbracht werden:
— die Fortschreibung der Volldigitalisierung und Mikroverfilmung der konventionellen papiergebundenen Akten und anderen Archivobjekten (Ordner, Dokumente, etc.) aus dem Zentralarchiv sowie aus den Präsenzarchiven in den Fachbereichen vor Ort,
— die zeitnahe Digitalisierung aktueller papiergebundener Akten und Dokumente zur Unterstützung der Patientenversorgung,
— die Gewährleistung der IT-gestützten Archivorganisation (inkl. Lagerung, Logistik, Ausleihe, Digitalisierung und datenschutzgerechter Entsorgung des Papiers) und
— die digitale Bereitstellung aller erfassten Informationen über den Lebenszyklus der bisher verarbeiteten Akten.
Die zeitnahe Digitalisierung ist für die Behandlungprozesse im Universitätsklinikum Erlangen essenziell, sodass eine Betriebsunterbrechung bei einem Verfahrenswechsel zu vermeiden ist.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-04-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-02-27.

Wer?

• Universitätsklinikum Erlangen (AöR), Medizinisches Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (MIK)

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung

Wo?

• Mittelfranken › Erlangen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-02-27	Auftragsbekanntmachung
2014-07-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2014-07-11	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2014-02-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Menge oder Umfang:

Rahmenvertrag über die Laufzeit von 2 Jahren mit einer 2-maligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate.Das Leistungsvolumen wird in zu digitalisierenden Seiten definiert und bezieht sich jeweils auf 1 Kalenderjahr. Das Leistungsvolumen ist nachfolgend aufgeführt:— Mindest-Leistungsvolumen pro Jahr: 2 000 000 Seiten,— Geplantes Leistungsvolumen pro Jahr: 5 000 000 Seiten,— Maximales Leistungsvolumen pro Jahr: 8 000 000 Seiten.700 0001 400 000

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Erlangen (AöR), Medizinisches Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (MIK)
Postanschrift: Glückstraße 11
Postleitzahl: 91054
Postort: Erlangen
Kontakt
Internetadresse: http://www.uk-erlangen.de 🌏
E-Mail: mik.kom17@uk-erlangen.de 📧
Telefon: +49 91318534720 📞
Fax: +49 91318536744 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-27 📅
Einreichungsfrist: 2014-04-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-03-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 043-071772
ABl. S-Ausgabe: 43
Zusätzliche Informationen

Hinweis: Interessenten an dieser Ausschreibung müssen zwingend die Vergabe- und Vertragsunterlagen bei der ausschreibenden Stelle (s. Ziffer I.1) abfordern.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 700 000 💰
1 400 000 💰
Kurze Beschreibung:

— die Fortschreibung der Volldigitalisierung und Mikroverfilmung der konventionellen papiergebundenen Akten und anderen Archivobjekten (Ordner, Dokumente, etc.) aus dem Zentralarchiv sowie aus den Präsenzarchiven in den Fachbereichen vor Ort,

— die zeitnahe Digitalisierung aktueller papiergebundener Akten und Dokumente zur Unterstützung der Patientenversorgung,

— die Gewährleistung der IT-gestützten Archivorganisation (inkl. Lagerung, Logistik, Ausleihe, Digitalisierung und datenschutzgerechter Entsorgung des Papiers) und

— die digitale Bereitstellung aller erfassten Informationen über den Lebenszyklus der bisher verarbeiteten Akten.

Die zeitnahe Digitalisierung ist für die Behandlungprozesse im Universitätsklinikum Erlangen essenziell, sodass eine Betriebsunterbrechung bei einem Verfahrenswechsel zu vermeiden ist.

Menge oder Umfang:

Rahmenvertrag über die Laufzeit von 2 Jahren mit einer 2-maligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate.

Das Leistungsvolumen wird in zu digitalisierenden Seiten definiert und bezieht sich jeweils auf 1 Kalenderjahr.

Das Leistungsvolumen ist nachfolgend aufgeführt:

— Mindest-Leistungsvolumen pro Jahr: 2 000 000 Seiten,

— Geplantes Leistungsvolumen pro Jahr: 5 000 000 Seiten,

— Maximales Leistungsvolumen pro Jahr: 8 000 000 Seiten.

Beschreibung der Optionen:

— Datenschutzgerechte Entsorgung der papiergebundenen Patientenakten bzw. Dokumente,

— Ersatz der Mikroverfilmung durch ein anderes gleichwertiges, rechtlich anerkanntes Verfahren,

— Lieferung der Scanhardware und Software.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 24 Monate
Referenznummer: MIK_KOM_17_2014
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erlangen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis einer Betriebshaft-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung (A1.2) mit folgenden Deckungssummen:

— für Sachschäden bis zu 500.000 EUR je Schadensereignis,

— für Personenschäden bis zu 5.000.000 EUR je Schadensereignis,

— für Vermögensschäden bis zu 150.000 EUR je Schadensereignis.

— Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr).

— Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten drei Geschäftsjahre, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist.

— Darstellung der Entwicklung des Umsatzes bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren.

— Erklärung zur Mitarbeiterentwicklung in den letzten 3 Jahren.

Zur Zuverlassigkeit:

— Einreichung der unterschriebenen Eigenerklärung gemäß Anlage der Vergabe- und Vertragsunterlagen.

Ein Vordruck für die einzureichende Eigenerklärung ist als Anlage den Vergabe- und Vertragsunterlagen beigefügt.

Bei einer Bietergemeinschaft sind die geforderten Nachweise zur Feststellung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von allen Bietern einer Bietergemeinschaft nachzuweisen.

Bei dem Einsatz von Nachunternehmern müssen die geforderten Nachweise zur Feststellung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit nur vom Bieter vorgelegt werden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Zum Nachweis der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit für die vorgesehenen Digitalisierungsdienstleistungen müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

— Mindestens 3 Referenzen von Projekten Volldigitalisierung und Verarbeitung von papierbasierten Patientenakten in vergleichbarer Art und Größenordnung in den vergangenen 2 Jahren.

Es soll eine Kurzbeschreibung des Projektes (Ausgangssituation, Lösungsweg, Realisierung, Projektlaufzeit, Auftragsvolumen) mit Angabe des Auftraggebers und Ansprechpartner enthalten sein. Hierzu ist das Referenztemplate (Anlage der Vergabe- und Vertragsunterlagen) auszufüllen, sowie mit Datum und Stempel zu versehen, zu unterschreiben und mit dem Angebot vorzulegen.

— Nachweis der beruflichen Befähigung (auch anonymisiert) von mindestens 2 Projektleitern sowie mindestens 8 Projektmitarbeitern, die vom Bieter für die geforderten Dienstleistungen vorgesehen sind. Zu den Nachweisen zählen Ausbildungszeugnisse, Studiennachweise, Diplome, Weiterbildungszertifikate, Prüfungsnachweise.

Hierzu ist der Eignungsnachweis der beruflichen Befähigung (Anlage der Vergabe- und Vertragsunterlagen) auszufüllen, sowie mit Datum und Stempel zu versehen, zu unterschreiben und mit dem Angebot vorzulegen. Ist die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt, können die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit getrennt nach Aufteilung der Leistung innerhalb der Bietergemeinschaft eingereicht werden.

Bei einem beabsichtigten Einsatz von Nachunternehmern müssen die geforderten Nachweise zur Feststellung der fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit vom Bieter für die geplanten Nachunternehmer vorgelegt werden.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 24
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-07-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2014-04-14 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Wunderlich

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-09-01 📅
Datum des Endes: 2016-08-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: MIK_KOM_17_2014

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@regmfr.bayern.de 📧
Telefon: +49 981531277 📞
Fax: +49 981531837 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der Vergabekammer nur zulässig ist, soweit:

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Auf die Regelungen in § 107 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2014/S 043-071772 (2014-02-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-07-09)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitaetsklinikum Erlangen (AöR), Medizinisches Zentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (MIK)

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-07-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-07-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 132-237051
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 43-071772
ABl. S-Ausgabe: 132

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Finanziell-wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (30)
2. Fachlich-technische Leistungsfähigkeit (70)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-05-26 📅
Quelle: OJS 2014/S 132-237051 (2014-07-09)

Ergänzende Angaben (2014-07-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-07-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-07-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 134-240702
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 132-237051
ABl. S-Ausgabe: 134
Quelle: OJS 2014/S 134-240702 (2014-07-11)

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