RV über Beratungsleistungen zur Einführung und Weiterentwicklung von VBS, DMS und E-Akte

Beschaffungsamt des BMI

RV über Beratungsleistungen zur Einführung und Weiterentwicklung von Vorgangbearbeitungssystemen (VBS), Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und elektronischer Akte (E-Akte). Je nach Reifegrad der internen Geschäftsprozesse kann es erforderlich sein im Vorfeld einer Einführung von VBS oder DMS bzw. E-Akte eine Machbarkeitsstudie durchzuführen. Hierbei sind u. a. folgende Beratungsleistungen zu erbringen:
— Durchführung einer Ist-Analyse,
— Feststellung der fachlichen, organisatorischen, technischen und rechtlichen Anforderungen,
— Erhebung der funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen,
— Analyse und Bewertungen der betrachteten Lösungswege, insbesondere unter Berücksichtigung der in der Bundesverwaltung geltenden Standards (z. B. SAGA),
— Aufwandschätzung für das gesamte Projekt,
— Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung,
— Unterstützung bei der Projektplanung.
Zur Einführung und Weiterentwicklung von VBS oder DMS bzw. E-Akte werden u. a. folgende Beratungsleistungen angeboten:
— Entwicklung bzw. Fortschreibung konzeptioneller Grundlagen,
— Analyse von Arbeitsabläufen, Prozessen und Schnittstellen,
— Identifizierung von Medienbrüchen,
— Unterstützung bei der Erstellung der Gesamtsystemspezifikationen,
— Unterstützung bei der Analyse der Systemvoraussetzungen,
— Mitwirkung bei der Konzepterstellung zur Einführung und Migration von DMS/VBS/E-Akte,
— Beratung in Bezug auf Anbindung von Fachanwendungen an E-Akte/DMS/VBS.
Im Kontext der Beratung können u. a. folgende Themenbereiche tangiert sein:
— Revisionssichere Datenspeicherung, -archivierung, -sicherung von Dokumenten,
— IT-Sicherheitsaspekte,
— Datenqualitätsmanagement und Datensicherungsstrategien,
— Versionisierung von Daten, Check-In- und Check-Out-Verfahren,
— Kollaboratives Arbeiten,
— Dokumentlebenszyklus,
— Inhaltssuche,
— Veröffentlichung von Dokumenten,
— Qualifizierte Elektronische Signatur,
— Kenntnisnahme, Mit- und Schlusszeichnung sowie Genehmigungsprozesse,
— Workflow Management und Verbunddokumenten-Management,
— Behördeninterne und behördenübergreifende Zusammenarbeit.
Vor der Einführung oder Weiterentwicklung eines E-Akten-Systems ist die umfassende Durchführung einer Organisations- und Prozessberatung in Betracht zu ziehen. Dabei sollen die bestehenden Prozesse analysiert und optimiert werden, um den Anpassungsaufwand für die Software möglichst gering zu halten.
Im Rahmen der Beratungs- und Unterstützungsleistungen sind das V-Model XT Bund, SAGA und das „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ zu berücksichtigen. Ebenso sind geltende Standards und Referenzarchitekturen, wie z. B. die „Referenzarchitektur elektronische Verwaltungsarbeit“ zu beachten.
Hinweis: Explizite Schulungsmaßnahmen sowie Softwareentwicklungs- und Softwareimplementierungsleistungen sind nicht Gegenstand der hier beschriebenen Leistung und können nicht beauftragt werden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-09-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-08-08.

Wer?

• • Beschaffungsamt des BMI

Wie?

• • Softwareprogrammierung und -beratung › Systemberatung und technische Beratung