Weiterführung der Altschriftgutverwaltung für die Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und die BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH VG-6.9.5-42

BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.
Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alle einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten.
Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:
— Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburg entsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers;
— kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers;
— Registraturaufgaben;
— Aktenübernahme aus den i.L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg;
— externe Aktenaufbewahrung;
— Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nach Recherche;
— Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. an Landes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers;
— Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand;
— Übergabe des Schriftgutes zum Ende der Vertragslaufzeit.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-09-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-08-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rhenus Office Systems GmbH

Wer?

• BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Bibliotheksverwaltung › Katalogisierung
• Unternehmensorganisation › Aktenführung

Wo?

• Deutschland › Berlin
• Deutschland › Brandenburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-08-04	Auftragsbekanntmachung
2014-12-08	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2017-03-10	Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit

Auftragsbekanntmachung (2014-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Menge oder Umfang:

Ca. 142 000 lfd. m Altschriftgut.Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH
Postanschrift: Schönhauser Allee 120
Postleitzahl: 10437
Postort: Berlin
Kontakt
E-Mail: vergabestelle@bvvg.de 📧
Telefon: +49 3044321037 📞
Fax: +49 3044321207 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-08-04 📅
Einreichungsfrist: 2014-09-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 152-273337
ABl. S-Ausgabe: 152

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Verwaltung von Altschriftgut.

Gegenstand sind im Wesentlichen die Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung und Aussonderung von Altschriftgut der Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) und der BVVG Bodenverwertungs- und –verwaltungs GmbH (BVVG). Bei der Durchführung des Auftrags sind alle einschlägigen Rechtsvorschriften wie das Bundesarchivgesetz, das Bundesdatenschutzgesetz und das Handelsgesetzbuch sowie BvS- und BVVG-interne Vorschriften einzuhalten.

Im Rahmen des Auftrages werden vom Dienstleister nach näherer Maßgabe der Leistungsbeschreibung im Wesentlichen folgende Leistungen erbracht:

— Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister von Standorten in Berlin und Brandenburg entsprechend Übernahmekonzept des Auftragnehmers;

— kontinuierliche Übernahme von Akten in das Archiv des Auftragnehmers;

— Registraturaufgaben;

— Aktenübernahme aus den i.L.-Unternehmen der BvS von einem Standort in Brandenburg;

— externe Aktenaufbewahrung;

— Bereitstellung von Akten aus dem ausgelagerten Bestand auf Anforderung und Auskunftserteilung nach Recherche;

— Organisation der Übergabe von Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an das Bundesarchiv bzw. an Landes- und Kommunalarchive entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers;

— Kassation von Unterlagen aus dem Aktenbestand;

— Übergabe des Schriftgutes zum Ende der Vertragslaufzeit.

Menge oder Umfang:

Ca. 142 000 lfd. m Altschriftgut.

Der Umfang des zu lagernden Altschriftgutes unterliegt aufgrund des Ablaufs von Aufbewahrungsfristen und anschließender Übergabe an das Bundes- oder an Landes- und Kommunalarchive oder wegen anschließender Kassation Schwankungen und dürfte sich nach vorsichtiger Schätzung während der Vertragslaufzeit rückläufig entwickeln. Ein Anspruch auf die in den Vergabeunterlagen schätzungsweise angegebenen Mengen an Altschriftgut besteht nicht.

Referenznummer: VG-6.9.5-42
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Anforderung, dass das Altschriftgut zwingend an einem Standort in Berlin oder in einer maximalen Entfernung von 100 km zur Berliner Stadtgrenze aufzubewahren ist.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Angebote sind in deutscher Sprache und per Post oder direkt in einem verschlossenen Umschlag einzureichen.

Bestätigungen Dritter und sonstige Urkunden können in Kopie beigefügt werden. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Bei ausländischen Bietern entsprechende Erklärungen/Nachweise des Herkunftslandes, die mit den geforderten vergleichbar sind und denen eine amtlich beglaubigte Übersetzung in die deutsche Sprache beiliegt.

Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:

1. Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate).

2. Ausgefüllte und unterschriebene Insidererklärung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung nach § 6 Abs. 6 EG VOL/A.

2. Nachweis einer aktuellen Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 2 000 000 EUR pro Jahr für Personenschäden, 5 000 000 EUR für Sachschäden, 1 000 000 EUR für Vermögensschäden, 500 000 EUR für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz

3. Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist (hier mindestens 5 000 000 EUR/Jahr), jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Referenzliste für den Bieter für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten 3 Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. Anzugeben sind Leistungszeit, Auftragsvolumen sowie die vollständige Anschrift des jeweiligen Auftraggebers mit Tel.-Nr.

2. Darstellung der für die Durchführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten technisch-logistischen Ausrüstung des Unternehmens hinsichtlich Fuhrpark

3. Darstellung der für die Durchführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten Archivgebäude und -räume mit der Anforderung, dass das Altschriftgut zwingend an einem Standort in Berlin oder in einer maximalen Entfernung von 100 km zur Berliner Stadtgrenze aufzubewahren ist.

4. Darstellung der für die Ausführung des Auftrags vorhandenen und eingesetzten technischen Ausrüstung, die eine Kassation entsprechend der DIN 66399:2012 nach der Schutzklasse 2 und nach der Sicherheitsstufe P4 gewährleistet, unter Beifügung von Produktblättern.

5. Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 9001.

6. Aktuell gültige Zertifizierung nach ISO 27001 für die Bereiche Zutritts-, Verfügbarkeits- und Weitergabekontrolle gemäß der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG.

7. Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung nach § 11 BDSG mit vom Bieter zu erstellender Anlage (Auflistung der technisch-organisatorischen Maßnahmen des Bieters zum Schutz der Daten gemäß Anlage zu § 9 BDSG).

8. Nachweise über die beruflichen Qualifikationen des für den Auftrag vorgesehenen fachlichen Projektleiters und dessen Vertreters pro Standort (anonymisierte Einzelprofile) unter Angabe von deren beruflichen Qualifikationen (abgeschlossenes Hochschulstudium der Fachrichtung Archiv-/Dokumentationswesen); für den kaufmännischen Projektleiter (wirtschaftswissenschaftlicher Abschluss);

9. Darstellung, dass die übrigen Archivkräfte über Erfahrungen im Archivwesen verfügen und nach Möglichkeit mit der Aufbewahrung, Bereitstellung und Aussonderung von Behördenschriftgut vertraut sind. Die Mitarbeiter/innen müssen aufgrund ihrer Ausbildung und bisherigen beruflichen Tätigkeiten in der Lage sein, sich schnell und zuverlässig mit der Struktur und den Aufgaben der Auftraggeber sowie der bereitgestellten dv-Anwendung vertraut zu machen.

10. Konzept für eine kontinuierliche und zügige Übernahme des Altschriftgutes vom bisherigen Dienstleister (technisch-logistisch und zeitlich).

11. Konzept zur dv-gestützten Verwaltung und Kommunikation der Aktenbewirtschaftung.

12. Konzept, dass und wie der Einsatz ausreichend qualifizierter Mitarbeiter gesichert wird.

13. Angabe, ob und welche Leistungen durch Nachunterunternehmer ausgeführt werden sollen, Benennung der Nachunternehmer und Nachweis der Eignungsvoraussetzungen der vorstehenden Nr. 5, 6, 7, 8 und 9 für die Nachunternehmer.

14. Abgabe der vollständig ausgefüllten und verbindlich unterschriebenen Verpflichtungserklärung für jeden Nachunternehmer.

15. Referenzliste für Nachunternehmer für abgeschlossene Projekte mit vergleichbarem Auftragsgegenstand aus den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 3 Projekte. Anzugeben sind Leistungszeit, Auftragsvolumen sowie die vollständige Anschrift des jeweiligen Auftraggebers mit Tel.-Nummer.

Mindeststandards: Siehe vorstehend.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Vertragserfüllungsbürgschaft und Gewährleistungsbürgschaft.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Bargeldloser Zahlungsverkehr, monatliche Rechnungstellung, Vorschriften: Vertrag, VOL/B, BGB.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Keine besondere Rechtsform; ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die einzelnen Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten.

Sonstige besondere Bedingungen: Siehe unter Teilnahmebedingungen III.2).
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-12-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2014-09-26 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (Bewertung anhand der angenommenen Mengenangaben im Leistungsverzeichnis) (100)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben
Kontakt
Kontaktperson: BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH
Ines Petzoldt

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-01-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: VG-6.9.5-42

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Bieter können nach näherer Maßgabe der Vorschriften des § 107 ff. GWB einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer stellen.

Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei den Auftraggebern BvS und BVVG zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber BvS und BVVG gerügt werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Die Nichtbeachtung der vorgenannten Vorschriften des § 107 Abs. 3 Nr. 1, 2 oder 3 GWB führt zur Unzulässigkeit eines Antrages auf Nachprüfung. Ein Nachprüfungsantrag ist des Weiteren unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch BvS und BVVG geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Weg beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch BvS und BVVG.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postort: Siehe oben
Quelle: OJS 2014/S 152-273337 (2014-08-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-12-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 881 415 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-12-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-12-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 240-422669
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 152-273337
ABl. S-Ausgabe: 240

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-10-22 📅
Name: Rhenus Office Systems GmbH
Postanschrift: Rhenus-Platz 1
Postort: Holzwickede
Postleitzahl: 59439
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: BvS Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 2289499163 📞
Fax: +49 22894990 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber. Bieter können nach näherer Maßgabe der Vorschriften des § 107 ff. GWB einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer stellen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postort: siehe oben
Quelle: OJS 2014/S 240-422669 (2014-12-08)

Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2017-03-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 2014/S 152-273337
Gesamtwert des Auftrags: 2 881 415 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Aktenführung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: http://bvvg.de 🌏
Telefon: +49 304432/2025 📞
Fax: +49 304432/1207 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-03-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 051-094502
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 240-422669
ABl. S-Ausgabe: 51

Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Weiterführung der Altschriftgutverwaltung für die Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben und die BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH, Aktenzeichen VG-6.9.5-42
Kurze Beschreibung:

Gegenstand sind im Wesentlichen d. Übernahme, externe Aufbewahrung, Verwaltung u. Aussonderung von Altschriftgut d. Bundesanstalt für vereinigungsbedingte Sonderaufgaben (BvS) u. d. BVVG Bodenverwertungs- und -verwaltungs GmbH (BVVG). Bei d. Durchführung d. Auftrags sind alle einschlägigen Rechtsvorschriften wie d. Bundesarchivgesetz, d. Bundesdatenschutzgesetz u. d. Handelsgesetzbuch sowie BvS und BVVG interne Vorschriften einzuhalten.

(Übernahme d. Altschriftgutes v. bisherigen Dienstleister v. Standorten i. Berlin u. Brandenburg entsprechend Übernahmekonzept d. AN, kontinuierliche Übernahme v. Akten i. d. Archiv d. AN, Registraturaufgaben, Aktenübernahme aus d. i. L. -Unternehmen d. BvS v. einem Standort in Brandenburg, externe Aktenaufbewahrung, Bereitstellung v. Akten aus d. ausgelagerten Bestand auf Anfordg. u. Auskunftserteilung nach Recherche, Organisation d. Übergabe v. Unterlagen zur dauerhaften Aufbewahrung an d. Bundesarchiv bzw. an Landes- und Kommunalarchive ...).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Anforderung; dass das Altschriftgut zwingend an einem Standort in Berlin oder in einer maximalen Entfernung von 100 km zur Berliner Stadtgrenze aufzubewahren ist.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-11-11 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Telefon: +49 2289499-0 📞
Fax: +49 2289499-163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe oben VI.4.1)
Postort: Bonn
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2017/S 051-094502 (2017-03-10)

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