Ablösung Beibuch
Ablösung Beibuch:
Ausgangslage:
Die IB.SH betreibt heute für abgeschriebene Darlehen ein Beibuch auf dem ehemaligen Bestandsführungssystem der AS/400.
Nach der Migration des aktiven Bestands der Darlehen in das SAP-ABAKUS-System ist das Beibuch eine der letzten verbliebenen produktiven Anwendung auf der AS/400 und verhindert damit ihr Abschalten.
Das Beibuch soll daher in das SAP-ABAKUS-System portiert werden. Die Daten sollen entsprechend historisiert (Voraussetzung für belastbare Forderungsberechnung) migriert werden. Alle heute existierenden Funktionen sollen zukünftig mit dem SAP-ABAKUS-System durchgeführt werden können.
Die IB.SH wünscht sich eine Portierung und eine Datenmigration inkl. der Wiederherstellung der notwendigen Korrespondenz möglichst nah an der heutigen Anwendung.
Die Buchhaltung wünscht darüber hinaus eine Erweiterung um die automatische Übernahme der Buchungen aus dem Beibuch ins SAP-FI sowie die maschinelle Überwachung der Abführungen und der Zahlungen an die Geldgeber.
Eine Vorstudie liegt vor.
Die Entwicklung (Portierung und Integration) umfasst die Vervollständigung der Vorstudie zu einem Fachkonzept (Eingabemasken und Buchungsschemata), die DV-/Migrationskonzepte, die Umsetzung von 10 Masken und Dialogen für insgesamt 47 zu unterstützende Anwendungsfälle, die Erstellung des Finanzstromrechners und der Forderungsaufstellung, die Zahlungsaufteilung, die Umstellung des Schriftverkehrs und die interne QS (Entwicklertest) sowie alle im Projekt zu planenden Aspekte.
Anforderungen an Ziellösung:
Die Umsetzung soll:
— die Portierung der Beibuchanwendung als 1:1-Modell der AS/400 Anwendung nach SAP,
— die Integration der Bestandteile, die heute auch auf der AS/400 zur Verfügung stehen (Schriftverkehr, Leitkartenfunktionen, e-Akte und Workflow als interner Vermerk),
— Migration der Daten aus der AS/400 nach SAP,
— die Migration von Geschäftspartnern in ein bestehendes Produktionssystem unter Berücksichtigung von im Zielsystem bereits vorhandener Partner,
— die Erstellung eines Finanzstromrechners für die Verzinsung der fälligen Forderungen sowie dessen Abgleich mit den bisherigen Ergebnissen des AS400-Beibuchs,
— die zusätzliche Bereitstellung der nicht zu migrierenden Beibuch-Daten in Form von Excel / PDF-Downloads, um die endgültige Abschaltung der AS400 zu ermöglichen,
umfassen.
Die Portierung der eigentlichen Anwendung soll und kann weitestgehend 1:1 erfolgen. Darüber hinaus muss das Beibuch jedoch in die SAP-Welt integriert und migriert werden (Datawarehouse, Posteingangsbearbeitung, Workflow, ADAS, E-Akte etc.). Da die ABAKUS Antragsverwaltung heute bereits voll integriert ist, basiert auch die Integration des Beibuchs auf der vorhandenen ABAKUS-Infrastruktur. Zukünftig wird pro Beibuchfall ein eigener Antrag in einer speziellen Förderprogrammgruppe angelegt, um die Anbindung an Schriftverkehr und Workflow sowie E-Akte nutzen zu können.
Folgende Integrationsaspekte sind bei der Portierung des Beibuchs in die bestehende ABAKUS-Landschaft der IB.SH zu berücksichtigen:
— die automatische Posteingangsbehandlung,
— die Anbindung an das optische Archiv und die E-Akte,
— die Einbindung in den Zahlungsverkehr,
— die Anbindung an das Datawarehouse,
— die Umstellung des Schriftverkehrs,
— die Terminverwaltung für Wiedervorlagen und
— die Anbindung an den Workflow.
Zur Einführung des Beibuchs muss eine Migration der Daten aus der AS/400 erfolgen. Dazu wurden die Migrationskonzepte der damaligen SAP-Migration untersucht und geprüft, welcher Aufwand hinter einer Wiederverwendung und einer Neuentwicklung der Migrationsprogramme steckt.
Die heutige komplett manuelle Handhabung der buchhalterischen Geschäftsvorfälle stellt die Einhaltung der GoB, die Revisionssicherheit, Abstimmbarkeit und Nachvollziehbarkeit durch einen hohen manuellen Aufwand mit zusätzlichen manuell geführten Exceldateien und nur zum Monatsende sicher. Die heute vorhandenen Möglichkeiten zum Löschen von Umsätzen im Beibuch und die schlechte Zuordenbarkeit zwischen Umsätzen im Beibuch und manuell gebuchten Umsätzen sowie Zahlungseingängen im FI erschweren die Abstimmung erheblich.
Die heute fast ausschließlich manuelle Erfassung der Beibuch-Buchungen im FI muss durch Schnittstellen zum Zahlungsverkehr und der Accounting-Engine abgelöst werden. Die Abbildung der Abführungen an die Geldgeber soll durch ein Abführungstool vereinfacht werden.
In der Migration sind insgesamt ca. 2 000 Geschäftspartner, die sich mit Gemeinschaftskunden und Einzelkunden zu etwa 5 000 Geschäftpartnern summieren, sowie etwa 2 000 Beibuchfälle mit rund 5 000 Forderungen zu übernehmen. Es ist zwingend zu vermeiden, dass Dubletten im juristischen System SAP-IBP erzeugt werden bzw. korrekte Daten mit fehlerhaften Daten aus dem Beibuch überschrieben werden.
Eine Auflistung der Anforderungen, die umgesetzt werden sollen, ist im Anhang der Bekanntmachung unter
http://www.gmsh.de/ausschreibungen/veroeffentlichungen/bekanntmachungen/ veröffentlicht.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-06.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-11-30.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-11-30
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Auftragsbekanntmachung
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