Ausschreibung Dienstleistungen im Bereich PR/Unternehmenskommunikation

Bayerische Eisenbahngesellschaft mbH (BEG)

Die Bayerische Eisenbahngesellschaft plant, finanziert und kontrolliert im Auftrag des Freistaats Bayern den bayerischen Regional- und S-Bahn-Verkehr (Schienenpersonennahverkehr – SPNV).
Die BEG beabsichtigt, ihre Aktivitäten im Bereich PR/Unternehmenskommunikation an eine Agentur zu vergeben. Ziel: Die BEG, ihre Aufgaben, aktuellen Projekte und Ziele noch bekannter zu machen und das komplexe System des bayerischen SPNV zu erklären.
Folgende Schwerpunkte werden gesetzt:
a) PR-Kampagne für die BEG/den Freistaat Bayern als Finanzier, Planer und Kontrolleur des bayerischen SPNV;
b) Pressearbeit;
c) Corporate Publishing (z.B. B2B-Magazin „Bahnland-Bayern-News“, B2B-Informationsmaterialien, Unternehmensbroschüre);
d) Onlinekommunikation (z.B. redaktionelle Betreuung Corporate Portal www.bahnland-bayern.de/beg); />e) Bahnland-Bayern-TV (www.bahnland-bayern.tv);
f) Unterstützung Eventmanagement (z.B. Bayerischer Nahverkehrskongress, Presseveranstaltungen, PR-Aktionen);
g) Gesamte Abwicklung der Maßnahmen.
Informationen über die BEG finden sich unter www.bahnland-bayern.de/beg. Aktivitäten hinsichtlich Endkundenkommunikation finden sich unter www.bahnland-bayern.de. Die Endkundenkommmunikation ist jedoch nicht Bestandteil der Ausschreibung.
Vertragslaufzeit und Budget:
Die Vertragslaufzeit reicht vom 01.01.2016 bis einschließlich 31.12.2016, mit automatischer Verlängerung um jeweils ein weiteres Kalenderjahr, wenn nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Vertragspartei den Vertrag schriftlich kündigt.
Das jährliche Gesamtbudget der BEG für die Maßnahmen im Bereich Unternehmenskommunikation wird 2016 rund 150.000 EUR betragen. Das Budget beinhaltet sowohl Agentur- als auch Fremdkosten. Das Budget der BEG unterliegt dem Gremienvorbehalt des Aufsichtsrats. Für die Folgejahre wird das jährliche Gesamtbudget durch diesen jeweils spätestens bis zum 30.09. des Vorjahres festgelegt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2015-07-20 Auftragsbekanntmachung
2015-12-14 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2015-07-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Menge oder Umfang:
Rund 150.000 Euro pro Jahr.Das Budget der BEG unterliegt dem Gremienvorbehalt des Aufsichtsrats.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bayerische Eisenbahngesellschaft mbH (BEG)
Postanschrift: Boschetsrieder Straße 69
Postleitzahl: 81379
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.bahnland-bayern.de/beg 🌏
E-Mail: ausschreibung@bahnland-bayern.de 📧
Telefon: +49 897488250 📞
Fax: +49 8974882551 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-07-20 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 142-261816
ABl. S-Ausgabe: 142
Zusätzliche Informationen
A) Die Angebote müssen rechtzeitig entweder persönlich bzw. per Kurier abgegeben werden oder postalisch bei der BEG eingehen; b) Der Umschlag ist deutlich mit „Nicht öffnen – Ausschreibungsunterlagen PR/Unternehmenskommunikation“ zu kennzeichnen; c) Die BEG wird keine Eingangsbestätigung versenden; d) Eine Übersendung der Unterlagen/Teilnahmeanträge an die BEG per E-Mail ist ausgeschlossen. Mit einer Aufforderung zur Angebotsabgabe (Einladung zum Pitch) bzw. mit Absagen ist voraussichtlich in KW 39 zu rechnen. Der Pitch findet voraussichtlich in KW 46 statt. Die BEG bittet, von Nachfragen über die Ergebnisse der Auswahl abzusehen. Alle Interessenten werden rechtzeitig schriftlich informiert.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Bayerische Eisenbahngesellschaft plant, finanziert und kontrolliert im Auftrag des Freistaats Bayern den bayerischen Regional- und S-Bahn-Verkehr (Schienenpersonennahverkehr – SPNV).
Die BEG beabsichtigt, ihre Aktivitäten im Bereich PR/Unternehmenskommunikation an eine Agentur zu vergeben. Ziel: Die BEG, ihre Aufgaben, aktuellen Projekte und Ziele noch bekannter zu machen und das komplexe System des bayerischen SPNV zu erklären.
Folgende Schwerpunkte werden gesetzt:
a) PR-Kampagne für die BEG/den Freistaat Bayern als Finanzier, Planer und Kontrolleur des bayerischen SPNV;
b) Pressearbeit;
c) Corporate Publishing (z.B. B2B-Magazin „Bahnland-Bayern-News“, B2B-Informationsmaterialien, Unternehmensbroschüre);
d) Onlinekommunikation (z.B. redaktionelle Betreuung Corporate Portal www.bahnland-bayern.de/beg);
e) Bahnland-Bayern-TV (www.bahnland-bayern.tv);
f) Unterstützung Eventmanagement (z.B. Bayerischer Nahverkehrskongress, Presseveranstaltungen, PR-Aktionen);
g) Gesamte Abwicklung der Maßnahmen.
Informationen über die BEG finden sich unter www.bahnland-bayern.de/beg. Aktivitäten hinsichtlich Endkundenkommunikation finden sich unter www.bahnland-bayern.de. Die Endkundenkommmunikation ist jedoch nicht Bestandteil der Ausschreibung.
Vertragslaufzeit und Budget:
Die Vertragslaufzeit reicht vom 01.01.2016 bis einschließlich 31.12.2016, mit automatischer Verlängerung um jeweils ein weiteres Kalenderjahr, wenn nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Vertragspartei den Vertrag schriftlich kündigt.
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Das jährliche Gesamtbudget der BEG für die Maßnahmen im Bereich Unternehmenskommunikation wird 2016 rund 150.000 EUR betragen. Das Budget beinhaltet sowohl Agentur- als auch Fremdkosten. Das Budget der BEG unterliegt dem Gremienvorbehalt des Aufsichtsrats. Für die Folgejahre wird das jährliche Gesamtbudget durch diesen jeweils spätestens bis zum 30.09. des Vorjahres festgelegt.
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Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:
Rund 150.000 Euro pro Jahr.
Das Budget der BEG unterliegt dem Gremienvorbehalt des Aufsichtsrats.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Vgl. Ziffer II.1.5.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Teilnahmeanträge von Bewerbern:
a) über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet wurde oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist;
b) die sich in Liquidation befinden;
c) die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt;
d) die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben;
e) die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben, können von der Teilnahme am Wettbewerb ausgeschlossen werden, § 4 VOF.
Für die Eignungsprüfung vorzulegende Unterlagen:
Der Bewerber hat mit seinem Teilnahmeantrag durch geeignete Nachweise seine Eignung für die in Rede stehenden
Leistungen darzustellen. Dies soll durch Vorlage der unter diesem Abschnitt genannten Unterlagen geschehen, die mit
dem Teilnahmeantrag vorzulegen sind.
Die BEG prüft die Eignung auf Grundlage der mit dem Teilnahmeantrag übersandten Nachweise.
Bei Teilnahmeanträgen von Bietergemeinschaften müssen die für die Prüfung der Zuverlässigkeit sowie der wirtschaftlichen und fachlichen Leistungsfähigkeit erforderlichen Unterlagen (s.u.) für jedes Mitglied der
Bietergemeinschaft vorgelegt werden.
Nachweise über die Zuverlässigkeit:
Der Bewerber gilt als zuverlässig, wenn keine hinreichenden Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass bei der Führung seines Betriebes die für ihn geltenden Vorschriften missachtet wurden.
Deshalb weist der Bewerber mit der Abgabe seines Teilnahmeantrags nach:
— dass keine rechtskräftige Verurteilung wegen eines Verbrechens oder wiederholte rechtskräftige Verurteilung wegen eines Vergehens vorliegt,
— dass keine von den zuständigen Gerichten und Behörden bestandskräftig festgestellten schweren oder wiederholten Verstöße gegen,
— arbeits- oder sozialrechtliche Pflichten,
— sich aus der unternehmerischen Tätigkeit ergebende steuerrechtliche Pflichten vorliegen.
Der Nachweis erfolgt durch entsprechende Eigenerklärung/en des Bewerbers, der/die nicht älter als 10 Wochen sein
darf/dürfen.
Anforderungen:
a) Die o.g. Erklärungen sind auf einem Formblatt abzugeben, das bei o.g. Kontaktstelle per E-Mail angefordert werden
kann. Bei Bewerbergemeinschaften für jeden Bewerber vorzulegen;
b) Zusätzlich zum Formblatt müssen die Bewerber einen Handelsregisterauszug vorlegen, der bei Abgabe des
Teilnahmeantrags nicht älter als 10 Wochen sein darf. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Handelsregisterauszug für
jeden Bewerber vorzulegen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist als gewährleistet anzusehen, wenn der Bewerber für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistungen über ausreichende finanzielle Mittel verfügt. Sie ist zu verneinen, wenn erhebliche Rückstände an Steuern oder an Beiträgen zur Sozialversicherung bestehen, die aus unternehmerischer Tätigkeit geschuldet werden.
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Anforderungen:
a) Der Nachweis erfolgt durch entsprechende Eigenerklärung/en des Bewerbers, der/die nicht älter als 10 Wochen sein darf/dürfen. Die Erklärungen sind auf einem Formblatt abzugeben, das bei der o.g. Kontaktstelle per E-Mail angefordert werden kann;
b) Zusätzlich zum Formblatt müssen die Bewerber zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit mindestens einen der nachstehenden Nachweise erbringen:
aa) entsprechende Bankerklärung oder;
bb) Nachweis entsprechender Berufshaftpflichtversicherungsdeckung, oder;
cc) Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen, falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist, vorgeschrieben ist, oder;
dd) Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umsatz für entsprechende Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren, oder;
ee) wenn ein Bewerber aus einem berechtigten Grund die vom Auftraggeber geforderten Nachweise nicht beibringen kann, so kann er den Nachweis seiner finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit durch Vorlage jedes anderen, vom Auftraggeber für geeignet erachteten Belegs erbringen.
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Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit für jeden Bewerber vorzulegen.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der Bewerber erbringt den Nachweis seiner fachlichen Leistungsfähigkeit durch die Vorlage von folgenden Unterlagen.
Anforderungen:
(a) Drei Kampagnenbeispiele für durchgeführte PR-Kampagnen / Kampagnen für Unternehmen / Maßnahmen im Bereich Unternehmenskommunikation. Möglichst integrierte Konzepte. Falls vorhanden: Zusammenfassung der Erfolgskontrolle qualitativ und quantitativ.
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(b) Drei Beispiele für erfolgreiche Pressearbeit. Falls vorhanden: Zusammenfassung der Erfolgskontrolle qualitativ und quantitativ.
(c) Drei Beispiele aus dem Bereich Corporate Publishing (z.B. Unternehmens- / Imagebroschüren, Kundenzeitschriften, B2B-Zeitschriften).
(d) Ein Beispiel für die Entwicklung bzw. Pflege/Weiterentwicklung einer Unternehmens-Homepage / eines Online-Portals.
(e) Drei Referenzen aus den letzten beiden Jahren mit Ansprechpartner inklusive Kontaktdaten.
Wichtige Hinweise:
Weitere für wichtig erachtete Beispiele / Unternehmenspräsentationen können selbstverständlich beigelegt werden. Wichtig sind der BEG integrierte / ganzheitliche / innovative Konzepte im Bereich PR/Unternehmenskommunikation. Sämtliche Beispiele dürfen nicht älter als aus dem Jahr 2011 sein. Die Beispiele sollen in einem Booklet/Handbuch (z.B. DIN A4 Spiralbindung o. Ä.) prägnant zusammengefasst und ausgedruckt übersandt werden. Einzelne Beispielbroschüren können selbstverständlich gerne im Original beigelegt werden. Die BEG bittet darum, keine großen Pakete oder übermäßig viele Belegexemplare zu übersenden. Wichtig ist die aussagekräftige Zusammenfassung im Booklet. Die übersandten Unterlagen können nicht zurückgeschickt werden.
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Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit einem zu benennenden Federführenden.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:
Die unter Ziffer III.2) genannten Teilnahmebedingungen sind zu erfüllen. Für den Fall, dass die Teilnahmebedingungen von mehr als 5 Bewerbern erfüllt werden, erfolgt die Auswahl anhand der gemäß III.2.3) vorgelegten Leistungsnachweise.
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sandra Höldl

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2016-12-31 📅
Zusätzliche Informationen
A) Die Angebote müssen rechtzeitig entweder persönlich bzw. per Kurier abgegeben werden oder postalisch bei der BEG eingehen;
b) Der Umschlag ist deutlich mit „Nicht öffnen – Ausschreibungsunterlagen PR/Unternehmenskommunikation“ zu kennzeichnen;
c) Die BEG wird keine Eingangsbestätigung versenden;
d) Eine Übersendung der Unterlagen/Teilnahmeanträge an die BEG per E-Mail ist ausgeschlossen.
Mit einer Aufforderung zur Angebotsabgabe (Einladung zum Pitch) bzw. mit Absagen ist voraussichtlich in KW 39 zu rechnen. Der Pitch findet voraussichtlich in KW 46 statt. Die BEG bittet, von Nachfragen über die Ergebnisse der Auswahl abzusehen. Alle Interessenten werden rechtzeitig schriftlich informiert.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Regierung von Oberbayern Sachgebiet – Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Auf die Zulässigkeitsvoraussetzungen eines Nachprüfungsantrages zur Vergabekammer gemäß §§ 107 GWB wird hingewiesen, namentlich auf die Regelung des § 107 Abs. 3 GWB, die folgenden Wortlaut hat:
„(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
Der Nachprüfungsantrag ist schriftlich bei der Vergabekammer einzureichen und unverzüglich zu begründen. Er soll ein bestimmtes Begehren enthalten (§ 108 GWB).
Quelle: OJS 2015/S 142-261816 (2015-07-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-12-14)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 244-443998
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 142-261816
ABl. S-Ausgabe: 244

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Vgl. Ziffer II.1.5).

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Wirtschaftlicher Teil des Angebotes (40)
2. Kreativer Teil des Angebotes (60)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-12-08 📅
Name: Bietergemeinschaft ORCA Affairs GmbH und ORCA van Loon GmbH
Postanschrift: Schumannstraße 5
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2015/S 244-443998 (2015-12-14)
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