Ausschreibung Human Resources Informationssystem inkl. Payroll-Dienstleistung
Die FMS Wertmanagement AöR (FMS-WM oder Auftraggeberin) ist eine organisatorisch und wirtschaftlich selbstständige, teilrechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts innerhalb der Bundesanstalt für Finanzmarktstabilisierung (FMSA). Mit Beschluss vom 8. April 2010 hat der Lenkungsausschuss der FMSA die FMS-WM formal gemäß § 8a FMStFG gegründet und deren Statut erlassen.
Die FMS-WM übernahm zum 1. Oktober 2010 von der Hypo Real Estate Holding AG und deren unmittelbaren und mittelbaren Tochterunternehmen und Zweckgesellschaften im In- und Ausland (zusammen die HRE-Gruppe) zum Zwecke der Stabilisierung der HRE-Gruppe und des Finanzmarkts insgesamt Risikopositionen und nicht strategienotwendige Geschäftsbereiche und wird diese nach wirtschaftlichen Grundsätzen abwickeln. Dabei minimiert sie Verluste und nimmt Ertragschancen wahr.
Die FMS-WM hat zum Stichtag 1. Juli 2015 163 abzurechnende Mitarbeiter.
Mit dieser Ausschreibung beabsichtigt die FMS-WM die Beschaffung einer modularen, flexiblen, netzwerkfähigen und integrierten Softwarelösung, die als Produkt unternehmensübergreifend entwickelt wurde und für den Einsatz an die Anforderungen der Auftraggeberin angepasst werden soll. Der Schwerpunkt der zu beschaffenden Software liegt auf dem Personalmanagement sowie den Funktionen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Reisemanagement. Das bedeutet, dass nicht nur Human Resources, sondern auch die im Wege eines Business Process Outsourcing (BPO) zu erbringende Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Reisekostenabrechnung diese Software nutzt. Im Ergebnis wird damit auf eine einheitliche Datenbasis zugegriffen. Die Softwarelösung soll auch als Data-Warehouse im Personalbereich genutzt werden. Darüber hinaus umfasst die Dienstleistung auch den externen Betrieb, das Hosting, den Support sowie die Wartung und Pflege des Systems.
Die zum Einsatz kommende Personalmanagementsoftware muss zwingend folgende Anwendungsmöglichkeiten bieten:
— Abfrage von historischen Informationen, z. B. zu Stammdaten und Abrechnungsdaten (Datenhistorie),
— Stichtagsbezogene Auswertungen, z. B. zur Anzahl der Mitarbeiter zu einem Stichtag und
— Zeitraumbezogene Auswertungen, z. B. zur Entwicklung der Mitarbeiteranzahl und zur Summe der Lohnzahlungen innerhalb eines definierten Zeitraums.
Im Einzelnen gliedert sich der Auftragsgegenstand in folgende Bestandteile:
1. Lieferung HR-Informationssystem:
— Bereitstellung der an den Bedarf der Auftraggeberin angepassten und getesteten, modularen Personalmanagement und -abrechnungssoftware,
— Beratung und Bereitstellung aller notwendigen Informationen, die eine wesentliche Rolle für die Funktionalitäten der Software spielen,
— Aufnahme aller Datensätze (inkl. historischer Daten) aus dem aktuellen Personalinformationssystem sowie Konsolidierung und Erfassung/Migration in das neue System,
— Entwicklung bzw. individuelle Anpassung des Berechtigungskonzeptes und Customizing der Software,
— Einführung der Software und Durchführung von Tests im Rechenzentrum vor Aufnahme des Regelbetriebs sowie Unterstützung der Auftraggeberin vor Ort nach Übernahme der Daten und vor Aufnahme des Regelbetriebs,
— Betrieb, Support und Pflege der Software und
— Handbuch und Schulung.
2. Dienstleistung Lohn- und Gehaltsabrechnung:
— Vollständige und gesetzeskonforme Erbringung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsleistungen als BPO für die Mitarbeiter der Auftraggeberin am Standort München, u. a.:
(i) Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnungen sowie ggf. Korrekturabrechnungen für alle abzurechnenden Mitarbeiter der FMS-WM entsprechend gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben,
(ii) Erfassung und Pflege aller laufenden abrechnungsrelevanten Bewegungsdaten in der Personalmanagement- und -abrechnungssoftware,
(iii) Melde- und Bescheinigungswesen, allgemeiner Schriftwechsel sowie Klärung von Anfragen/Rückfragen von Behörden, Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern, etc.,
(iv) Lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Begleitung der Auftraggeberin,
— Durchführung von Tests und Plausibilisierung während des Parallelbetriebs und vor Aufnahme des Regelbetriebs sowie Übertragung von Vortragswerten (ggf. manuell) als Teil der Migration.
3. Dienstleistung Reisekostenabrechnung:
— Prüfung von Reisekostenabrechnungen als BPO für die Mitarbeiter der Auftraggeberin am Standort München, u. a.:
(i) Qualitätssicherung der Reisekostenrichtlinie im Hinblick auf lohnsteuerliche Belange,
(ii) Prüfung der Abrechnungen für Reise-/Bewirtungskosten sowie Kostenerstattungen,
(iii) Führen einer Reisekostenstatistik und
(iv) Dokumentation und Begleitung im gesamten Reisekostenprozess.
Um die Bedürfnisse der Auftraggeberin im Bereich Datenschutz, Datensicherheit und IT-Security zu erfüllen, muss der Auftragnehmer entsprechende Sicherheitskonzepte zu Daten-, Zugriffs- und Zutrittsschutz erstellen. Für die Entgeltabrechnungssoftware muss eine ITSG Zertifizierung vorliegen. Aus diesen Gründen lehnt die Auftraggeberin jede Software ab, bei der Daten in einer „Public Cloud“ gespeichert werden. Falls eine „Private Cloud“ für die Datenspeicherung verwendet wird, muss der Bieter nachweisen, dass die Sicherheit und der Schutz der Daten sichergestellt sind. Das Rechenzentrum muss innerhalb der EU liegen.
Der Lieferort und der Ort der Leistungserbringung ist München.
Die Zuschlagserteilung ist für den 1. Februar 2016 geplant. Im Anschluss daran erfolgt ein 3-monatiger Testbetrieb. Der Regelbetrieb soll am 1. Mai 2016 beginnen. Die Dienstleistungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Reisekostenabrechnung sollen für einen Zeitraum von insgesamt sechs Jahren vergeben werden, wobei sich die Auftraggeberin nach Ablauf von drei Jahren ein jährliches Kündigungsrecht ab dem Beginn des Regelbetriebs vorbehält.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-10-02.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-21.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-08-21
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-02-02
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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