Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek (DNB) beabsichtigt, an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort ihren Service zur Kataloganreicherung für Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändiger Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) der Zugangsjahre 2016 ff. fortzusetzen. Pro Jahr werden zu diesem Zweck rund 125 000 Bände bearbeitet, davon verfügen ca. 100 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt mehr als 270 000 Seiten, die laufend zu digitalisieren sind. Die gescannten Inhaltsverzeichnisse (= im Folgenden als Digitalisat bezeichnet) werden vom Auftragnehmer über einen Hotfolder an die Auftraggeberin abgeliefert und stehen anschließend über den Katalog sowie die Datendienste der DNB weltweit zur Verfügung.
Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. März 2016 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt zunächst 24 Monate. Die Vorbereitungszeit zum Aufbau der Arbeitsplätze, des Workflows und zur Durchführung erforderlicher Testläufe beginnt in der ersten Januarhälfte 2016 in den dem Dienstleister zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der DNB in Frankfurt am Main. Am Leipziger Standort kann mit den Vorbereitungen für die Aufnahme des Routinebetriebs voraussichtlich ab Anfang Februar begonnen werden. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der DNB in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Die zu scannenden Medien werden von der Auftraggeberin im zur Verfügung gestellten Arbeitsraum an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt. Pro Woche sind im Durchschnitt rund 2.000 Bände zu bearbeiten, davon entfallen rund 55 % auf den Standort Leipzig und rund 45 % auf den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert jedoch zeitweise (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.
Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit ist eine Kündigung aufgrund unzureichender Arbeitsergebnisse jederzeit möglich. Ab dem 1. März 2016 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten.
Die Auftraggeberin behält sich folgende Option(en) vor:
Option 1:
Option auf zweimalige Verlängerung des Auftrags um jeweils 12 Monate mit rund 125 000 Bänden, von denen ca. 100 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen mit insgesamt mehr als 270 000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr.
Option 2:
Die Auftraggeberin behält sich die Option auf Vergabe weiterer Aufträge im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens gem. § 3 Abs. 4 Buchstabe g) VOL/A-EG vor.
Auszuführende Arbeiten:
— Selektion derjenigen Medien aus der Gesamtmenge der angelieferten Bände, die über ein Inhaltsverzeichnis verfügen (entspricht rund 80 % aller Bände).
— Genaue Hinweise zu den Auswahlkriterien der zu selektierenden Inhaltsverzeichnisse wird die Auftraggeberin dem Auftragnehmer vor Beginn der Digitalisierungsarbeiten in Schriftform übergeben.
— Alle zu bearbeitenden Medien sind mit einem maschinenlesbaren Barcode (Akzessionsnummer) ausgestattet, der in der Regel auf der Innenseite des hinteren Einbanddeckels eingeklebt ist (z. B. L-2015-098135); dieser muss mit einem Scanner eingelesen werden, falls das Werk über ein zu scannendes Inhaltsverzeichnis verfügt.
— Auslesen der Titel- und notwendigen bibliografischen Daten aus dem Katalog der Deutschen Nationalbibliothek via SRU-Schnittstelle (s. u.) im Format MARC21xml-plus.
— Überprüfung der Übereinstimmung der Titeldaten mit dem vorliegenden Buch.
— Laufende tagesaktuelle Digitalisierung an den Standorten Leipzig und Frankfurt am Main. Die Arbeiten sind medienschonend mit Aufsichtsscannern auszuführen. In von der Auftraggeberin markierten Fällen muss außer dem Inhaltsverzeichnis auch die vorangestellte Titelseite gescannt werden; dies ist z. B. bei rund 9 000 Hochschulschriften pro Jahr der Fall, die gesondert bereitgestellt werden.
— Steht vor dem Inhaltsverzeichnis eine Inhaltsübersicht, so ist auch diese zu scannen.
— Falls vorhanden, Entfernen von Abbildungen, Fotos, Grafiken, Schmuckelementen etc., da diese dem Urheberschutz unterliegen (ausgenommen sind mathematische Formeln sowie Strukturformeln), dies betrifft ca. < 5 % der zu bearbeitenden Bücher.
— Die Seiten sind gerade zu digitalisieren, sie dürfen nicht verwackelt oder gewellt sein.
— Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten inklusive OCR-Daten.
— Tagesaktuelle Speicherung der Digitalisate in den vier Ausgabeformaten Multipage-TIFF, PDF, TXT sowie ALTO-XML auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem ab Beginn des Routinebetriebs (1. März 2016).
— Rückgabe der bearbeiteten Medien (in der DNB Leipzig sind die bearbeiteten Medien in einem Schrank abzulegen; in der DNB Frankfurt am Main erfolgt die Rückgabe auf Bücherwagen).
— Zugang zu einem Monitoring-System, das der Auftraggeberin laufend die Durchführung eigener Qualitätskontrollen sowie ggf. eine Reklamation der Digitalisate und Metadaten ermöglicht, inklusive Statistikfunktion; Bearbeitung von Reklamationen der Auftraggeberin innerhalb von 5 Arbeitstagen (s. u.).

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-10-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-20.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Novodoc Imaging GmbH

Wer?

• • Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• • Datenverarbeitung › Dateneingabe
• • Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen