Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) in der KVSH
Die Kassenärztliche Vereinigung Schleswig-Holstein, nachfolgend KVSH genannt, ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie ist mit ihren rund 5 100 Mitgliedern bestehend aus Ärzten und Psychotherapeuten eine der 17 Kassenärztlichen Vereinigungen in Deutschland. Für ihre Mitglieder sind circa 300 MitarbeiterInnen am Hauptsitz in Bad Segeberg tätig.
Die KVSH stellt die vertragsärztliche Versorgung in Schleswig-Holstein sicher und gewährleistet gegenüber den Krankenkassen, dass die vertragsärztliche Versorgung den gesetzlichen und vertraglichen Erfordernissen entspricht. Sie vereinbart mit den Krankenkassen die Gesamtvergütung und verteilt diese an die Ärzte und Psychotherapeuten, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.
In der KVSH wird angestrebt, ein integriertes Standard-ERP-System aufzubauen, um zum einen aktuell analysierte Optimierungspotenziale ITseitig umsetzen zu können und zum anderen um sich für die Zukunft hoch professionell, was die IT-seitige Abbildung der Finanzprozesse anbelangt, aufzustellen. Darüber hinaus werden im Rahmen des Projektes parallel die relevanten Abläufe und Strukturen auf Zukunftsfähigkeit und Effizienz hinterfragt und gegebenenfalls angepasst. Das bedeutet im Detail:
— Den Aufbau einer zukunftsorientierten, ausbaubaren und vom Lieferanten garantierten rechts-/und revisionssicheren Finanz-Systemumgebung.
— Die Auswahl und Nutzung von erfolgreichen, am Markt etablierten und weit entwickelten ERP-Standard-Branchenlösungen mit hohem Servicegrad.
— Die Integration der wesentlichen Kernmodule Finanzbuchhaltung (FiBu), Anlagenbuchhaltung (AnBu), Kassenbuch, Arztkontokorrent (AKK), Kassenkontokorrent (KKK) und Controlling / Kostenrechnung in einem System auf Basis einheitlicher Datenstrukturen und hoch automatisierter Datenlogistik – u. a. Zusammenführung von Haupt- und Nebenbüchern (AKK, KKK).
— Die Effizienz in den Finanzprozessen durch Automatisierung, Digitalisierung und Integration zu erhöhen um damit Kosten und Zeit einzusparen.
— Die Prozess- und Arbeitsqualität zu erhöhen sowie die Finanzprozesse zukunftsorientiert auszurichten.
— Die Prozesse sicherer zu gestalten, Fehler- und Ausfallrisiken vermeiden sowie die Compliance sicherstellen.
— Die Anforderungen an ein modernes Controllingsystem erfüllen zu können und damit die Informationsgeschwindigkeit und –genauigkeit zu verbessern (z. B. effiziente Abbildung der Kostenträgerrechnung und der internen Leistungsverrechnung).
— Die Transparenz in Kosten- und Erlösstrukturen zu erhöhen und konkrete Informationen für Entscheidungen und/oder Maßnahmen zur Optimierung zeit- und empfängergerecht liefern zu können (z. B. Durchgängigkeit zwischen Kostenrechnung, Planung, Hochrechnung und Berichtswesen).
Das System ist dabei langfristig auf Leistungs- und Zukunftsfähigkeit auszurichten. Der „Go-live-Termin“ ist mit dem 1.5.2016 vorgegeben. Die gesamte Projektlaufzeit wird bis zum 31.8.2016 terminiert. Zu berücksichtigen sind im Zuge der Terminierungen, Projekt- und Migrationspläne als Hintergrundinformationen unter anderem folgende Termine:
1. Monatliche Abschlagszahlungen an die Mitglieder jeweils zum 10. des Folgemonats.
2. Quartalsendabrechnungen an die Mitglieder: 15.01. für Q3 des Vorjahres, 15.04. für Q4 des Vorjahres, 15.07. für Q1 des laufenden Jahres, 15.10. für Q2 des laufenden Jahres.
3. Monatliche Abschlags(ein)zahlungen der Kostenträger auf Basis von quartalsweisen Berechnungen an unterschiedlichen Terminen.
4. Quartalsendabrechnung der Kostenträger: 31.03. für das Q3 des Vorjahres, 30.06. für das Q4 des Vorjahres, 30.09. für das Q1 des laufenden Jahres, 31.12. für das Q2 des laufenden Jahres.
Der Jahresabschluss der KVSH erfolgt im zweiten Halbjahr des Folgejahres.
Für die anfallenden Dienst- und Lieferleistungen der technischen Konzeption und Implementierung der ERP- Lösung sind insbesondere folgende Unterstützungs- und Umsetzungsleistungen erforderlich:
— Beratungsdienstleistung entlang der Umsetzungsprozesse.
— Bereitstellung und Installation des ausgewählten ERP-Systems.
— Erstellung des technisches Konzeptes für die Funktionalitäten, das Datenmodell, die Migration sowie die Schnittstellen.
— Implementierung des Systems und Durchführung der notwendigen Customizingeinstellungen, Migration sowie Schnittstellenarbeiten – Durchführung von Schulungen der Mitarbeiter der KVSH - Durchführung aller notwendigen Tests und Behebung von Defekten.
— Sicherstellung eines reibungslosen und rechtzeitigen Go-Live.
Das einzuführende System ist vom Bewerber im Rahmen des Teilnahmeantrags zu benennen und sollte unabhängig vom Implementierungszeitpunkt die folgenden Module abdecken:
— Finanz- und Rechnungswesen inklusive Anlagenbuchhaltung,
— Kassenbuch (Nebenbuch),
— Arztkontokorrent (Nebenbuch),
— Kassenkontokorrent (Nebenbuch),
— Controlling,
— Unternehmensplanung,
— Berichtswesen,
— Mehrmandantenfähigkeit,
— Inventarisierung,
— Beschaffung,
— Fakturierung,
— Reisekosten für ehrenamtliche Tätigkeiten von Mitgliedern,
— Workflow-Funktionalitäten,
— Web-Fähigkeit,
— Konsolidierung,
— Stammdatenverwaltung.
Das einzuführende System sollte dabei mindestens die folgenden Kernanforderungen erfüllen:
— Hoher Automatisierungsgrad,
— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen,
— Hohe und umfangreiche Modularität sowie Erweiterungsmöglichkeiten,
— Offene Software- und Schnittstellenarchitektur,
— Dynamische Schnittstellenarchitektur wünschenswert,
— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für (Massen)Datentransfers aus anderen Systemen (z. B. Excel/CSV),
— Schnittstelle zum Personalmanagementsystem LOGA (P&I),
— Hohe Skalierbarkeit hinsichtlich der Nutzung des Systems,
— Nahtloser Informationsaustausch mit Customer Relationship Management,
— Starke Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem sowie Unterstützung digitaler Belege,
— Integrierte Workflow-Unterstützung (ggf. auch systemübergreifend),
— Integrierte DMS-Unterstützung,
— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen etc. in deutscher Sprache,
— Weitestgehend eigenständige Administration, laufender Betrieb und Umsetzung von (neuen) Anforderungen/Änderungen durch KVSH Mitarbeiter,
— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen,
— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-15.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-05-06.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2015-05-06
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Auftragsbekanntmachung
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