Elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung (ELVA) – Phase III
Im Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) wurde eine eigene webbasierte, integrierte Systemlösung für eine moderne elektronische Schriftgutverwaltung, elektronische Akte und elektronische Vorgangsbearbeitung unter dem Namen ELVA (Elektronische Vorgangsbearbeitung und Archivierung) auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2010 entwickelt (ELVA Phase I und II).
Mit dem Verfahren ELVA werden über ein Outlook-Add-In elektronische Vorgänge aus Outlook heraus erstellt und an SharePoint übergeben. Innerhalb des Systems werden die elektronischen Vorgänge weitergeleitet und bearbeitet. Nach Abschluss der Bearbeitung können elektronische Vorgänge ebenfalls über dieses Outlook-Add-In an die Registratur übersandt werden, die sie nach Erfassung von Metadaten in den Aktenbestand überführt. Neben elektronischen Vorgängen können unter Nutzung des Outlook-Add-Ins auch elektronische Dokumente und E-Mails zur Überführung in die elektronische Akte an die Registratur übersandt werden.
In einem ersten Schritt wurde im Frühjahr 2014 ELVA als neues und zukunftsfähiges System zur Schriftgutverwaltung im BMBF eingeführt und das bisherige Schriftgutverwaltungssystem LIMAReg abgelöst. Der in LIMAReg erfasste Datenbestand wurde vollständig in ELVA migriert.
Ziel des Projekts ELVA Phase III ist die Erweiterung des bestehenden Systems ELVA und anschließende Inbetriebnahme der Komponenten elektronische Akte und elektronisches Vorgangsbearbeitungssystem im BMBF. Dazu ist es erforderlich, die im System bereits vorhandenen Grundfunktionen weiterzuentwickeln und nach Bereitstellung in der im BMBF vorhandenen Testumgebung in den Echtbetrieb zu integrieren.
Neben der Anpassung und Weitentwicklung von bereits im Echtbetrieb laufenden Funktionen soll im nächsten Schritt die Einführung der elektronischen Akte in ELVA im hausweiten Wirkbetrieb vorbereitet werden. In einem weiteren Schritt soll im Anschluss die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung im BMBF realisiert werden. Bei der Weiterentwicklung des Systems ist insbesondere auf Nutzerfreundlichkeit sowie praxisnahe und ergonomische Ausgestaltung zu achten, die dem Anwender im jeweiligen Kontext eine intuitive und erwartungskonforme Bedienung ermöglichen. Ergonomie sowie eine möglichst weitgehende Reduzierung notwendiger „Klicks“ ist ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz der Anwender.
Zudem wird mit Projektbeginn Pflege- und Wartungsunterstützung einschließlich eines Supports im Bedarfsfall für den laufenden Betrieb von ELVA benötigt.
Vom Auftragnehmer sind neben der programmatischen Umsetzung eine technische Dokumentation, Entwicklerdokumentation, Konfigurationsdokumentation zu erstellen bzw. die vorhandenen fortzuschreiben. Das vorhandene Berechtigungskonzept ist fortzuschreiben bzw. zu aktualisieren. Die bestehenden Benutzerhandbücher „Leitungsregistratur / Vorzimmer“, „Referate“, „Registratur“ und „Weiterleitung“ sind fortzuschreiben und zu aktualisieren. Vom Auftragnehmer ist ein Schulungskonzept für die Einführung der elektronischen Akte und der elektronischen Vorgangsbearbeitung zu erstellen. Zur Durchführung der Schulungen der Nutzer sind jeweils rollenspezifisch (Referate, Vorzimmer/LReg, Registratur) separate Schulungsunterlagen mit Testfällen zu fertigen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-27.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-02.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-02-02
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-06-01
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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