Erstellung eines Kommunikationskonzepts für die Eröffnungsphase der Elbphilharmonie Hamburg mit Option auf anschließende Umsetzung

Hamburg Marketing GmbH

Die Hamburg Marketing GmbH beabsichtigt, in enger Abstimmung mit der Hamburg Musik gGmbH und der Kulturbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg, einen Dienstleister mit folgender Aufgabe zu beauftragen:
Entwicklung eines umfassenden Kommunikationskonzepts für die Eröffnungsphase der Elbphilharmonie. Ziel des Konzepts ist es, die Elbphilharmonie als eines sowohl in seiner künstlerischen Qualität als auch in seiner Ikonographie weltweit führenden Konzerthäuser zu positionieren. Dadurch soll die globale Wahrnehmung der Modernität Hamburgs und Deutschlands gestärkt werden.
Das Kommunikationskonzept soll folgende Aspekte beinhalten:
1. Fundierte Empfehlungen zur Vermarktung anhand des gegebenen Leitziels sowie der definierten Zielgruppen und Zielmärkte (basierend auf Marktforschungen, Fokusgruppen-Analysen in den Zielmärkten etc.).
2. Aufbau einer Kommunikations-Dramaturgie über den Zeitraum 2015 mit der Eröffnung im Januar 2017 als Höhepunkt und anschließender Weiterführung bis Sommer 2017, insbesondere
— Entwicklung eines Gesamtkonzepts für alle Handlungsfelder im Rahmen der Kommunikation, u. a.
• für die Inszenierung des Gebäudes bzw. der Stadt zum Anlass der Eröffnung und
• die begleitende internationale Medienarbeit;
— Entwicklung und Entwurf von Anwendungsbeispielen für verschiedene Medien/Kanäle (360°-Kommunikation).
Neben diesem Hauptgegenstand behält sich der Auftraggeber vor, die Umsetzung in weiteren Teilaufträgen zu beauftragen. Die einzelnen Optionen sind im Folgenden (siehe II.2.2)) genauer beschrieben.
Hintergrundinformationen zur Positionierung der Elbphilharmonie:
Leitziel:
Die Elbphilharmonie bietet mit einem vielfältigen, hochwertigen Musikprogramm, ihrer herausragenden Architektur und der einzigartigen Lage am Wasser intensive Erlebnisse für alle und wird zu einem der in künstlerischer und ikonographischer Hinsicht weltweit führenden Konzerthäuser. Sie wird global wahrgenommen, prägt das Bild der Stadt und Deutschlands und verkörpert das Selbstbewusstsein, aus Tradition Neues zu schaffen.
Zielmärkte für die Kommunikation sind insbesondere:
Metropolregion Hamburg;
Deutschland.
Europäisches Ausland:
Skandinavien;
Österreich;
Schweiz;
England;
Frankreich;
BeNeLux.
Übersee:
USA;
China.
Zielgruppen:
Das formulierte Ziel „Ein Haus für alle“ macht den Anspruch deutlich, alle gesellschaftlichen Gruppen in die Ansprache einzubeziehen.
Darüber hinaus wurden für die regionale, nationale und internationale Vermarktung Image- und Vertriebszielgruppen definiert.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-03-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-02-17.

Wer?

• Hamburg Marketing GmbH

Wie?

• Event-Organisation › Organisation von Kulturveranstaltungen
• Satzarbeit › Dienstleistungen im Grafik-Design
• Unternehmens- und Managementberatung › Marketing-Beratung
• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Marketing
• Werbedienste › Werbeberatung
• Werbedienste › Werbekampagnen
• Öffentlichkeitsarbeit › Beratung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Hamburg › Hamburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-02-17	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-02-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Marketing-Beratung
Menge oder Umfang:

Neben der mit dem Zuschlag fest beauftragten Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes können an den den Zuschlag erhaltenden Bieter optional die in Ziffer II.2.2) angegebenen Leistungen vergeben werden. Die möglichen Optionen sind bei der Bildung von Bietergemeinschaften mit einzubeziehen. Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss in der Lage und qualifiziert sein, ebenfalls die optionalen Leistungen zu erbringen.Es ist dem Auftraggeber vorbehalten, die Optionen an den erfolgreichen Bieter/die Bietergemeinschaft zu vergeben oder diese separat an einen anderen Dienstleister zu beauftragen. Die optionalen Leistungen können stufenweise und erst nach Freigabe der entsprechenden Mittel beauftragt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Marketing-Beratung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hamburg Marketing GmbH
Postanschrift: Wexstraße 7
Postleitzahl: 20355
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://marketing.hamburg.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@marketing.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40411110610 📞
Fax: +49 40411110615 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-02-17 📅
Einreichungsfrist: 2015-03-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-02-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 037-063481
ABl. S-Ausgabe: 37
Zusätzliche Informationen

Das vom Auftraggeber gewählte Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Mit dieser Bekanntmachung fordert der Auftraggeber interessierte Unternehmen auf, ihre Eignung nachzuweisen. Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren Elbphilharmonie – Nicht öffnen!“ bei der in Abschnitt I.1) genannten Einreichungsstelle, an welche die Teilnahmeanträge zu richten sind, als Original (Papierfassung) sowie zusätzlich in digitaler Fassung (DVD oder USB-Stick) einzureichen. Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Auf Grundlage der Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, eine inhaltliche Ideenskizze einzureichen. Anhand der in dieser Zwischenstufe eingereichten Unterlagen werden mindestens 3 Bieter zur Ausarbeitung eines konkreten Ansatzes sowie eines Angebots aufgefordert. Gegebenenfalls notwendige ergänzende Hinweise bzw. die Beantwortung eingehender Fragen werden auf der Website der Hamburg Marketing GmbH (www.marketing.hamburg.de/ausschreibungen) veröffentlicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Entwicklung eines umfassenden Kommunikationskonzepts für die Eröffnungsphase der Elbphilharmonie. Ziel des Konzepts ist es, die Elbphilharmonie als eines sowohl in seiner künstlerischen Qualität als auch in seiner Ikonographie weltweit führenden Konzerthäuser zu positionieren. Dadurch soll die globale Wahrnehmung der Modernität Hamburgs und Deutschlands gestärkt werden.

Das Kommunikationskonzept soll folgende Aspekte beinhalten:

1. Fundierte Empfehlungen zur Vermarktung anhand des gegebenen Leitziels sowie der definierten Zielgruppen und Zielmärkte (basierend auf Marktforschungen, Fokusgruppen-Analysen in den Zielmärkten etc.).

2. Aufbau einer Kommunikations-Dramaturgie über den Zeitraum 2015 mit der Eröffnung im Januar 2017 als Höhepunkt und anschließender Weiterführung bis Sommer 2017, insbesondere

— Entwicklung eines Gesamtkonzepts für alle Handlungsfelder im Rahmen der Kommunikation, u. a.

• für die Inszenierung des Gebäudes bzw. der Stadt zum Anlass der Eröffnung und

• die begleitende internationale Medienarbeit;

— Entwicklung und Entwurf von Anwendungsbeispielen für verschiedene Medien/Kanäle (360°-Kommunikation).

Neben diesem Hauptgegenstand behält sich der Auftraggeber vor, die Umsetzung in weiteren Teilaufträgen zu beauftragen. Die einzelnen Optionen sind im Folgenden (siehe II.2.2)) genauer beschrieben.

Hintergrundinformationen zur Positionierung der Elbphilharmonie:

Leitziel:

Die Elbphilharmonie bietet mit einem vielfältigen, hochwertigen Musikprogramm, ihrer herausragenden Architektur und der einzigartigen Lage am Wasser intensive Erlebnisse für alle und wird zu einem der in künstlerischer und ikonographischer Hinsicht weltweit führenden Konzerthäuser. Sie wird global wahrgenommen, prägt das Bild der Stadt und Deutschlands und verkörpert das Selbstbewusstsein, aus Tradition Neues zu schaffen.

Zielmärkte für die Kommunikation sind insbesondere:

Metropolregion Hamburg;

Deutschland.

Europäisches Ausland:

Skandinavien;

Österreich;

Schweiz;

England;

Frankreich;

BeNeLux.

Übersee:

USA;

China.

Zielgruppen:

Das formulierte Ziel „Ein Haus für alle“ macht den Anspruch deutlich, alle gesellschaftlichen Gruppen in die Ansprache einzubeziehen.

Darüber hinaus wurden für die regionale, nationale und internationale Vermarktung Image- und Vertriebszielgruppen definiert.

Menge oder Umfang:

Es ist dem Auftraggeber vorbehalten, die Optionen an den erfolgreichen Bieter/die Bietergemeinschaft zu vergeben oder diese separat an einen anderen Dienstleister zu beauftragen. Die optionalen Leistungen können stufenweise und erst nach Freigabe der entsprechenden Mittel beauftragt werden.

Beschreibung der Optionen:

Neben der mit dem Zuschlag fest beauftragten Entwicklung eines Kommunikationskonzeptes können optional folgende weitere Leistungen an den erfolgreichen Bieter bzw. die Bietergemeinschaft vergeben werden:

— Umsetzung Werbekampagne (in ausgewählten Zielmärkten);

— Umsetzung von Veranstaltungen sowie Präsenzen auf Messen und Kongressen;

— Konzeption und Umsetzung eines Moduls zum Einsatz auf Veranstaltungen in internationalen Zielmärkten sowie für die Integration in Messestände;

— Umsetzung einer medienwirksamen Inszenierung der Eröffnungsveranstaltung;

— Umsetzung internationaler Medienarbeit (in ausgewählten Zielmärkten).

Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: DA01
DA02
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Darstellung des Firmenprofils und der Unternehmensstruktur; Nachweis der Eintragung im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bieter/die Bietergemeinschaft ansässig ist (insofern der/die Bieter im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist/sind); Bescheinigung, dass der Bieter/die Bietergemeinschaft seine Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Landes in dem er ansässig ist, in den letzten 3 Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung; Bescheinigung, dass der Bieter/die Bietergemeinschaft seine Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, in den letzten drei Jahren ordnungsgemäß erfüllt hat als Eigenerklärung. Nachweis über eine international agierende Agenturgruppe oder Partner in einem aktiven und in mehreren Projekten und der Umsetzung von mit den in Ziffer II.2.2) genannten Optionen vergleichbaren Leistungen bewährten Agenturnetzwerk als Eigenerklärung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft sowie seinen Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre als Eigenerklärung; Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung als Eigenerklärung.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Angabe von mindestens 3 und höchstens 5 Referenzprojekten des Bieters/der Bietergemeinschaft, die eine vergleichbare Aufgabenstellung haben mit Name/Adresse des Kunden, Ansprechpartner bei dem Kunden, Projektzeitraum und Kurzbeschreibung des Projektes.

Mit vergleichbarer Aufgabenstellung ist gemeint: Es sind vor allem Referenzen zu wählen, bei denen eine globale Steuerung durch den Bieter als Lead-Agentur erfolgte, sowie Referenzen, die die Eignung und Erfahrung der Agentur in der Umsetzung von umfassender 360°-Kommunikation und von mit den in Ziffer II.2.2) genannten Optionen vergleichbaren Leistungen nachweisen.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

Vertragssprache und Hauptsprache der internen Kommunikation sowie der gemeinsamen Termine wird Deutsch sein. Zur Bearbeitung der internationalen Märkte ist es erforderlich, dass der Bieter über sehr gute Englischkenntnisse verfügt (verhandlungssicher).

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2015-03-30 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Svenja Holst-Runge

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-08-01 📅
Datum des Endes: 2017-06-30 📅
Zusätzliche Informationen

Die Teilnahmeanträge sind bis zu dem in Abschnitt IV.3.4) genannten „Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge“ in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeantrag – Vergabeverfahren Elbphilharmonie – Nicht öffnen!“ bei der in Abschnitt I.1) genannten Einreichungsstelle, an welche die Teilnahmeanträge zu richten sind, als Original (Papierfassung) sowie zusätzlich in digitaler Fassung (DVD oder USB-Stick) einzureichen.

Im Anschluss an die Auswertung der von den Bewerbern eingereichten Teilnahmeanträge erhalten alle als geeignet festgestellten Bewerber die Vergabeunterlagen. Auf Grundlage der Vergabeunterlagen fordert der Auftraggeber den Bieterkreis auf, eine inhaltliche Ideenskizze einzureichen. Anhand der in dieser Zwischenstufe eingereichten Unterlagen werden mindestens 3 Bieter zur Ausarbeitung eines konkreten Ansatzes sowie eines Angebots aufgefordert.

Gegebenenfalls notwendige ergänzende Hinweise bzw. die Beantwortung eingehender Fragen werden auf der Website der Hamburg Marketing GmbH (www.marketing.hamburg.de/ausschreibungen) veröffentlicht.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Finanzbehörde, Organisation und Zentrale Dienste, Grundsatzangelegenheiten (Abtlg. 11)
Postanschrift: Große Bleichen 27
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: dieter.carmesin@fb.hamburg.de 📧
Telefon: +49 40428231448 📞
Internetadresse: http://www.hamburg.de/fb 🌏
Fax: +49 40428232020 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 107 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat. Die Rüge gilt nur dann als unverzüglich, wenn sie nicht später als 14 Kalendertage nach Kenntnis des behaupteten Verstoßes eingelegt wird. Des Weiteren ist gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen nach § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB sind erhältlich bei der in Ziffer IV.4.1) genannten Stelle.

Quelle: OJS 2015/S 037-063481 (2015-02-17)

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