Externes IT-Projektcontrolling

Zusätzliche Informationen

GRUNDSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN:

Die Bieter müssen sich stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens informieren. Die für die Beteiligung am Verfahren notwendigen Unterlagen stehen unter nachfolgend genannter Internetadresse zum Download zur Verfügung. Eine postalische Übersendung der Unterlagen ist nicht vorgesehen.

Evtl. Fristverlängerungen, Bieterfragen mit den entsprechenden Antworten, Konkretisierungen oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen zu diesem Vergabeverfahren werden auf der Internetseite

http://www.muenchen.de/vgst3

unter „Aktuelle Ausschreibungen“ eingestellt. Technische Störungen beim dortigen Abruf sind dem Servicebereich Vergabe unter itm.vergabe@muenchen.de umgehend per E-Mail mitzuteilen.

BIETERFRAGEN:

Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zu dem unter Abschnitt 1.5 der "Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen" genannten Termin an folgende E-Mail-Adresse gesendet werden:

itm.vergabe@muenchen.de

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der Internetadresse "http://www.muenchen.de/vgst3" eingestellt. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

UNTERSTÜTZUNG DES AUFTRAGGEBERS:

Die Landeshauptstadt München (LHM) wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie insbesondere bei der Bewertung der Angebote von Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten

Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieser Beratungsunternehmen zugänglich gemacht. Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bietern und zu den Inhalten der Angebote der Bieter der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert.

Die LHM trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Die externen Dienstleister schlagen insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen der LHM orientierter Weise vor und überprüfen die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz, Transparenz, Produktneutralität etc.).

Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.

LOSVERGABE:

Auf die Bildung von Losen gem. § 97 Abs. 3 Satz 2 GWB i. V. m. § 2 EG Abs. 2 VOL/A wird bewusst verzichtet. (§ 2 EG Abs. 2 Satz 3 VOL/A). Es liegt ein Ausnahmetatbestand gem. § 97 Abs. 3 Satz 3 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt.

Aufgrund der nachfolgend gemachten Ausführungen sind wirtschaftliche und praktische Gründe gegeben, welche gegen eine Aufteilung auf Fach- bzw. Teillose sprechen und diese sinnlos werden lässt. Insbesondere würde ein Losschnitt zu einer Zersplitterung des Auftragsgegenstandes führen und dessen Nutzen stark reduzieren bzw. unmöglich machen. Dies ist für die Landeshauptstadt München als Auftraggeber nicht zumutbar und deshalb nicht tragbar.

Die hier zu beschaffenden Leistungen sind nach Fachkenntnis des Fachbereichs nicht teilbar, da die zu beschaffende Leistung sehr komplex ist, die einzelnen Bestandteile eng ineinander greifen und es sich um integrierte Prozesse handelt.

Die in der Leistungsbeschreibung genannten 1600 PT auf 4 Jahre Vertragslaufzeit lassen sich nach derzeitigem Planungsstand nicht sinnvoll in Lose aufteilen. Zwar wurde die Volumenschätzung nach bestem Wissen vorgenommen, allerdings hängt das tatsächliche Aufkommen von der stadtweiten IT-Vorhabensplanung ab und unterliegt damit einem hohen Planungsrisiko. Um sicherzustellen, dass für den Auftragnehmer ein planbarer Ressourceneinsatz möglich ist, ist nur eine Gesamtvergabe möglich.

Eine Losbildung z. B. durch Aufteilung in Tätigkeitsbereiche ist ebenfalls nicht möglich, da diese Leistungen in sich verwoben sind und nicht losgelöst betrachtet werden können.

Die einzelnen Einsätze (Abrufe) sind nicht über einen längeren Zeitraum vorab planbar. Die Festlegung, dass externes Projektcontrolling beauftragt wird, erfolgt individuell je IT-Projekt im jeweiligen Stadtratsbeschluss. Die Stadtratsbeschlüsse werden erst innerhalb der nächsten vier Jahre zu einem derzeit noch nicht bekannten Zeitpunkt gefasst.

Die IT der LHM besitzt eine sehr komplexe und verzweigte Organisationsstruktur. Das Kennenlernen dieser bedarf eines nicht unerheblichen Zeitaufwands. Auch aus diesem Grund ist es erforderlich, dass erworbenes Know How der externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Arbeitnehmers durch internen Austausch weitergegeben und dieses erworbene Wissen effektiv genutzt wird. Ein Austausch des Auftragnehmers würde trotz Dokumentation und Wissenstransfer den Wert der im Einsatzzeitzaum erarbeiteten Ergebnisse und aufgebauten Netzwerke erheblich mindern.

REFERENZEN:

In den Kriterien A.1.6 Referenzprojekte und A.1.8 Profilanforderungen Profil B aus der "Leistungsbeschreibung" werden Referenzen bzw. Berufserfahrung bei „Gebietskörperschaften im engeren Sinn“ (Gemeinden, Kommunale Verbände, Landkreise und Bezirke) gefordert.

Eine Beschränkung auf diesen Bereich ist notwendig, weil die geplanten IT-Projekte in einem Umfeld durchgeführt werden, das durch besondere Organisationsformen, Aufgabenvielfalt und eine Kultur geprägt ist, die nicht vergleichbar ist mit Projekten in der freien Wirtschaft oder mit Gebietskörperschaften im weiteren Sinn.