Scandienstleistungen

Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH

Die Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH (nachfolgend Auftraggeber) schreibt für ihre Klinik-Standorte und Tochtergesellschaften die Leistung „Scandienstleistung/Aktendigitalisierung“ (nachfolgend „Scandienstleistung“) aus. Die Leistung soll an einem Standort auf dem Gelände einer Vivantes-Klinik erfolgen (Betrieb als Servicestelle). Der Auftraggeber stellt Räumlichkeiten für den Betrieb der Servicestelle bereit. Im Ergebnis müssen die digitalisierten Dokumente an das bereits vorhandene Dokumentenmanagement- und Archivsystem „Pegasos“ übergeben werden (Mindestanforderung).
Die ausgeschriebene Dienstleistung soll in erster Linie für die Digitalisierung von Patientenakten erbracht werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH

Wie?

• Datendienste › Datenverarbeitung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-07-17	Auftragsbekanntmachung
2015-12-16	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-07-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitung
Menge oder Umfang:

Das monatliche Belegvolumen betrug im 1. Quartal 2015 ca. 23 000 stationäre Akten mit 1,6-1,8 Millionen Belegen (kalkulatorischer Hinweis).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH
Postanschrift: Aroser Allee 72-76, Zentrale Vergabestelle
Postleitzahl: 13407
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.vivantes.de 🌏
E-Mail: zvst@vivantes.de 📧
Telefon: +49 30130114940 📞

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-07-17 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 139-256744
ABl. S-Ausgabe: 139
Zusätzliche Informationen

Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) bzw. zur Zahlung Mindestlohnes von 8,50 EUR gem. § 1 Abs. 4 BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen und dem BerlAVG. Rückfragen sind ausschließlich per E-Mail oder per Fax an die Kontaktstelle gemäß Ziff. I.1) zu richten. Angebote und Verfahrenskorrespondenz sind nur in deutscher Sprache zulässig.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die ausgeschriebene Dienstleistung soll in erster Linie für die Digitalisierung von Patientenakten erbracht werden.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Referenznummer: ZVSt 2015/037
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter muss zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit folgende Unterlagen dieser Bekanntmachung mit dem Angebot in deutscher Sprache vorlegen:

1) aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z. B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe);

2) Eigenerklärung zum Fehlen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb (§ 4 und 6 VOL/A EG) gemäß Formblatt;

3) Erklärung zur Förderung von Frauen entsprechend den Regelungen der Berliner Frauenförderungsverordnung gemäß Formblatt;

4) Eigenerklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen gemäß Formblatt.

Der Auftraggeber behält sich vor, Bieter, die fehlende oder unvollständige Eignungsnachweise abgeben, unter Setzung einer Nachfrist zur Vervollständigung ihrer Nachweise und Erklärungen aufzufordern. Ein Anspruch der Bieter hierauf besteht nicht. Die genannten Formblätter werden mit den angeforderten Vergabe-/Vertragsunterlagen übermittelt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Der Bieter muss zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit folgende Unterlagen dieser Bekanntmachung mit dem Angebot in deutscher Sprache vorlegen:

5) Eigenerklärung des Unternehmens zum Bereich Scan-Dienstleistungen gemäß Formblatt:

a) über den Umsatz bezüglich der Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;

b) über die durchschnittliche Mitarbeiteranzahl der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;

c) Angabe des Gewinns.

6) Nachweis der Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 bzw. einer aktuelleren Fassung der DIN EN ISO 9001-Norm oder gleichwertiger Art (z. B. eigenes QM-Handbuch)

7) (sofern zutreffend) Erklärung der Bietergemeinschaft nach Formblatt und/oder der Nachunternehmer nach Formblatt.

Mindeststandards:

zu 5 a) Mindestanforderung: mindestens 3 000 000 EUR p. a.;

zu 5 b) Mindestanforderung: größer 50 Mitarbeiter im Durchschnitt der letzten 3 Jahre;

zu 5 c) Mindestanforderung: mindestens positiver Gewinn in jedem der letzten 3 Jahre.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bieter muss zum Nachweis seiner Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit folgende Unterlagen dieser Bekanntmachung mit dem Angebot in deutscher Sprache vorlegen:

8) Eigenerklärung zur Datenschutzverpflichtung nach § 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Sofern eine Teilleistung durch einen Nachunternehmer erbracht werden soll, sind die genannten Nachweise/Erklärungen auch für den Nachunternehmer zu erbringen.

9) Zertifikat oder Nachweis der Erlaubnis bzw. Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen fach- und datenschutzgerechten Vernichtung der digitalisierten Akten durch den AN. Sofern die Aktenvernichtung durch einen Nachunternehmer erbracht werden soll, sind die genannten Nachweise/Erklärungen auch für den Nachunternehmer zu erbringen.

10) Vorlage von bis zu 12 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzangaben nach Formblatt über die Digitalisierung von Patientenakten. Hiervon müssen mindestens 5 Referenzen den Mindestanforderungen entsprechen. Der Auftraggeber prüft die eingereichten Referenzen so lange Stück für Stück ab, bis er 5 ordnungsgemäße Referenzen zusammen hat. Genügen am Ende nicht mindestens 5 von den maximal 12 eingereichten Referenzen, wird der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen. Die fünf geforderten Referenzen müssen in der Summe die Mindestanforderungen erfüllen.

Mindeststandards:

Zu 8) Der Bieter hat folgende Erklärungen/Eigenerklärung vorzulegen:

— Datenschutzverpflichtungserklärung des Bieters (allgemein);

— Datenschutzverpflichtungserklärung der eigenen Mitarbeiter (hier genügt die für die eigenen Mitarbeiter verwendete Erklärung als Beispiel);

— Nachweis einer Zertifizierung zum Datenschutz oder gleichwertig (z. B. Eigenerklärung zum Vorhandensein einer firmeninternen Datenschutzrichtlinie bzw. ein Datenschutz-und Datensicherheitskonzept und deren Erläuterung, aus der die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen des Bundes und der Länder hervorgehen (inkl. Verfahrensanweisungen, Verhaltensregeln für Mitarbeiter, Nachweise über Schulungen zu Datenschutz und Datensicherheit.

Zu 10: Mindestanforderungen Referenzen:

— mindestens fünf Referenzen mit jeweils mindestens 800 Betten und davon:

• mindestens eine Referenz mit mindestens 1 000 Betten und einer maximalen regelmäßigen Bearbeitungszeit je eingegangener Akte von 5 Werktagen. Die Verarbeitungszeit ist für jede Referenz anzugeben;

• mindestens eine Referenz für die Verarbeitung eines Scanvolumens von mind. 1 500 000 Belegen/Monat in einer Servicestelle am Standort des Auftraggebers;

• mindestens eine Referenz für eine erfolgreiche Verarbeitung und beweiswerterhaltene revisionssichere Übergabe der digitalisierten Dokumente an das DMS- und Archivsystem „Pegasos“.

Die Referenzleistung muss nicht abgeschlossen sein, jedoch eine Laufzeit von mindestens 6 Monaten aufweisen. Ein etwaiger Abschluss dieser Leistung darf nicht länger als 3 Kalenderjahre vor Angebotsabgabe liegen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Gemäß Vergabe-/Vertragsunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Gemäß Vergabe-/Vertragsunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gemäß Vergabe-/Vertragsunterlagen.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-10-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle, Haus 4
Herrn Elko Wischnewski
Internetadresse: www.vivantes.de 🌏
Name: Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH
Postanschrift: Aroser Allee 72-76
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle, Haus 4, Raum 4.504
Frau Henschke
URL der Teilnahme: www.vivantes.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: ZVSt 2015/037

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB); danach ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig.

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung möglich (§ 101a Abs. 1 GWB).

Quelle: OJS 2015/S 139-256744 (2015-07-17)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-12-16)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Zentrale Vergabestelle, Aroser Allee 72-76

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-12-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-12-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 246-447972
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 139-256744
ABl. S-Ausgabe: 246
Zusätzliche Informationen

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Einzelpreis pro Beleg (60)
2. Umsetzungs- und Lösungsbeschreibung (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-11-11 📅
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Str. 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 01
Quelle: OJS 2015/S 246-447972 (2015-12-16)

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