Technische Abwicklung der IHK-Wahl 2016 München und Oberbayern

Zusätzliche Informationen

1. Bei der unter Ziff. I.1) genannten Kontaktstelle können die Vergabeunterlagen schriftlich, per Fax oder E-Mail angefordert werden, die auch die für die Erstellung des Angebots vorgesehenen Formblätter enthalten. Die Vergabeunterlagen werden allen interessierten Unternehmen auf Anforderung kostenfrei in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.

2. Ist die Bildung einer Bietergemeinschaft beabsichtigt, so hat die Bietergemeinschaft einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der das Angebotsschreiben unterschreibt und im weiteren Verfahren Ansprechpartner der Bietergemeinschaft für den Auftraggeber ist. Hierzu füllt die Bietergemeinschaft das Formblatt „Erklärung bei Bietergemeinschaft “ aus (Formblatt L 234). Die Zuverlässigkeit (Ziff. III.2.1)) und die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Ziff. III.2.2)) müssen für jedes Unternehmen, das Mitglied einer Bietergemeinschaft ist, individuell nachgewiesen werden. Das Formblatt L 124 ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft ausgefüllt und eigenhändig unterzeichnet einzureichen. Für die übrigen Eignungskriterien kommt es auf die Bietergemeinschaft insgesamt an.

3. Ein Unternehmen kann sich, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehenden Verbindungen.

Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft haben hierzu entsprechende Angaben zu machen.

4. Jeder Nachunternehmer, auf dessen Eignung sich der Bieter oder das Mitglied einer Bietergemeinschaft bezieht, muss seine Eignung nach den Vorgaben dieser Bekanntmachung nachweisen, soweit sich der Bieter auf seine Leistungsfähigkeit und Fachkunde beruft. Die Zuverlässigkeit der Nachunternehmer (Ziff. III.2.1)) ist in jedem Fall nachzuweisen. Das Formblatt L 124 ist für den Nachunternehmer ausgefüllt und eigenhändig unterzeichnet einzureichen. Der Nachweis dafür, dass dem Bieter oder dem Mitglied der Bietergemeinschaft die für die Auftragsausführung insoweit erforderlichen Mittel von dem Nachunternehmer zur Verfügung gestellt werden (§ 7 EG Abs. 9 VOL/A), ist ebenfalls mit dem Angebot zu erbringen. Die Formblätter L 235 und L 236 sind auszufüllen.

5. Fragen oder Hinweise können nur in deutscher Sprache und ausschließlich per E-Mail oder per Fax an die unter Ziff. I.1) genannte Kontaktstelle gerichtet werden. Soweit für die Erstellung der Angebote relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise per E-Mail auch an alle anderen Unternehmen versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Anforderung der Vergabeunterlagen angegebene E-Mail-Adresse. Damit sichergestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Unternehmen noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise bis spätestens 18.8.2015 eingehen.

6. Hinweise in Bezug auf die zu erbringenden Leistungen:

Den Mitgliedern des IHK-Wahlausschusses sowie von diesem eingesetzten Wahlhelfern und Beauftragten sind der Zugang und die Kontrolle (umfangreiche Stichprobenkontrolle) während des gesamten Drucks aller Unterlagen einzuräumen. Ferner sind zur Prüfung datenschutzrechtlicher/IT-Sicherheits-Fragen den IHK-Prüfungsberechtigten (IHK-Datenschutzbeauftragte und Vertretung sowie prüfberechtigten Personen zur IT-Sicherheit des IHK-IT-Referats und von der IHK mit einer Prüfung beauftragten externen Spezialisten) Zugang und Kontrolle – wie in dem abzuschließenden Vertrag über eine Auftragsdatenvereinbarung festgelegt – einzuräumen.

Der Dienstleistungserbringer und ggf. eingesetzte Unterauftragnehmer sollten für die Erstellung der Wahlunterlagen über Geschäftsräume im IHK-Bezirk verfügen, in denen die Dienstleistungen durchgeführt werden, damit die Mitglieder des Wahlausschusses der IHK die ihnen nach der Wahlordnung obliegenden zahlreichen Kontrollen und satzungsmäßigen Aufgaben ordnungsgemäß und fristgerecht durchführen können. Für Geschäftsräume außerhalb des IHK-Bezirkes gilt:

— Sie müssen hinsichtlich der Erstellung nicht personalisierter Unterlagen (z. B. der Kuverts) max. in ca. 5 Stunden mit dem Auto oder der Bahn erreichbar sein.

— Sie müssen hinsichtlich der Erstellung personalisierter Unterlagen max. in ca. 3 Stunden mit dem Auto oder der Bahn erreichbar sein.

Für die Auszählung der Stimmen muss der Dienstleistungserbringer oder der ggf. eingesetzte Unterauftragnehmer über Geschäftsräume verfügen, die vom Stadtzentrum München in ca. einer Stunde mit dem Auto oder der Bahn erreichbar sind, damit der Wahlausschuss die ihm aufgrund Satzungsrechts obliegenden Kontrollen bzw. Aufgaben durchführen kann. Gleichzeitig wird dadurch gewährleistet, dass interessierte Mitglieder ihr Recht, die Auszählung der Stimmen zu verfolgen, wahrnehmen können.