Unterstützung und Beratungsleistung für das Management komplexer IT-Projekte
Projekt/Hintergrund:
Das Ministerium für Klimaschutz, Umwelt, Landwirtschaft, Natur- und Verbraucherschutz (MKULNV) des Landes Nordrhein Westfalen betreibt im Bereich der Wasserwirtschaft, des Bodenschutzes und der Abfallwirtschaft zahlreiche Datenverarbeitungsverfahren (DV-Verfahren).
Die Gesamtkoordination dieser DV-Verfahren obliegt dem Referat IV-1 „Haushalts- und Querschnittsaufgaben, EU-Angelegenheiten, DV, Verbandsaufsicht“ (Fachliche DV-Koordination) der Abteilung IV „Abfallwirtschaft, Bodenschutz, Wasserwirtschaft“ des MKULNV.
Die DV-technische Realisierung sowie der Betrieb der DV-Verfahren werden über-wiegend von externem Dienstleistern durchgeführt. Größter Auftragnehmer ist der Landesbetrieb „Information und Technik NRW“ (IT.NRW), der für die meisten DV-Verfahren die Entwicklung, den Second-Level-Support und den Betrieb durchführt. Leistungen größeren Umfangs werden i. d. R. vom MKULNV beauftragt.
Die Leitung der DV-Projekte wird üblicherweise vom Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz NRW (LANUV) durchgeführt. Dabei untersteht die Projektleitung der Projektlenkung im Referat IV-1 des MKULNV, die den Handlungsrahmen hinsichtlich der Terminierung von Projektmeilensteinen, die Budgetierung sowie die fachlichen und technischen Ziele festsetzt (s. Anlage 1 Nr. 3. zur Projektbeschreibung).
Zur Unterstützung der Lenkung und Leitung komplexer DV-Projekte wird eine externe Beratung und Unterstützung gesucht.
Aufgabenschwerpunkt ist das IT-Projekt für das Reengineering der DV-Verfahren für den Vollzug der Abwasserabgabe und des Wasserentnahmeentgeltes (RAW). Die Leitung des Projekts obliegt dem Fachbereich 59 des LANUV (Umweltabgaben, Umwelttechnische Berufe).
Zu den Aufgaben der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers (AN) gehören neben der laufenden Begutachtung des Projektzustandes im Sinne eines „Frühwarnsystems“ auch die möglichst proaktive Beratung sowie die Unterstützung bei komplexen Entscheidungen (z. B. zur Vorgehensweise bei der Ablösung der Altverfahren) und in schwierigen Projektsituationen (z. B. komplexes Changemanagement).
Die Ausschreibung erfolgt, weil der bestehende Vertrag mit der Firma Cassini Consulting GmbH Mitte 2015 ausgeschöpft sein wird.
Nach Absprache sollen die Beratungsleistungen auch für andere DV-Projekte des MKULNV geleistet werden.
Grundlagen und Vorgaben:
Das RAW-Projekt wurde Ende 2013 begonnen. Unter Mitwirkung der externen Dienstleister Fa. Init und IT.NRW sollen im Rahmen eines Konzeptionsauftrags bis Mitte 2015 die Anforderungsanalyse, die Sollfindung und die Grobkonzeption durchgeführt worden. Die Arbeiten der Fa. Init werden voraussichtlich Mitte 2015 auslaufen.
Anfang 2015 wurde der zusätzliche Auftrag an IT.NRW erteilt, die Neuerstellung der DV-Verfahren für den Vollzug der Abwasserabgabe und des Wasserentnahmeentgelts im agilen Entwicklungsprozess durchzuführen. Ab Mitte 2015 werden die Schwerpunkte des Projekts auf der produktionsbegleitenden Feinspezifikation, der Umsetzung im Agilen Prozess sowie aller notwendigen Maßnahmen und Tätigkeiten für eine möglichst schrittweise Einführung der Neuverfahren liegen.
Für die Abwicklung dieses Auftrages setzt IT.NRW eine eigene Teilprojektleitung ein. Das Volumen des Entwicklungsauftrags an IT.NRW beträgt rund 12 700 000 EUR. Das Projekt soll Ende 2018 abgeschlossen werden.
Als Hintergrundinformation sind der Projektbeschreibung folgende Unterlagen beigefügt:
— Entwurf Projekthandbuch RAW, Teil A“ (Anlage 1). Dieses Dokument ist ein noch in Überarbeitung befindlicher Entwurf zur Beschreibung der Ausgestaltung der Arbeiten im Projekt während der Umsetzungsphase.
— Auszug aus der Leistungsbeschreibung des Auftrages an IT.NRW (Anlage 2).
Leistungsumfang:
Die oder der AN hat im Rahmen des Projektes insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
— Laufende Begutachtung des Projektzustandes im Sinne eines Frühwarnsystems. Dazu gehört u.a. die regelmäßige Teilnahme an den Projektleitungssitzungen des FB 59 LANUV, die z. Zt. wöchentlich stattfinden.
— Möglichst proaktive Beratung der Beteiligten am Umsetzungsprojekt (Fachbereich 59 des LANUV, Akteure von IT.NRW) zur Sicherstellung des Projekterfolges nach Rücksprache mit dem AG.
— Beratung der Projektlenkung (Ref. IV-1) des MKULNV. Dazu gehört u. a. die regelmäßige Teilnahme an Sitzungen der Projektlenkungsgruppe (ca. 4 x pro Jahr) sowie die Unterstützung der Projektlenkung bei Entscheidungen sowie dem Umgang mit schwierigen Projektsituationen. Rund 2 x pro Monat finden anlassbezogen Besprechungen mit ggf. weiteren Beteiligten des Projekts statt.
— Stellungnahme zu Berichten, Konzepten und Verfahren, die im Projekt von grundlegender Bedeutung sind (z. B. Risikomanagement, Architekturkonzept, Verfahren zur Migration und Inbetriebnahme der Neusysteme, Aufwandsschätzungen für das Gesamtprojekt).
— Methodenunterstützung insbesondere hinsichtlich Gestaltung des Scrum of Scrum Prozesses, Aufwandsschätzungen, Management schwieriger Projektsituationen u. s. w. nach Bedarf.
Grundsätzlich kann Beratungs- und Unterstützungsbedarf zu allen Fragestellungen entstehen, die im Projekt auftreten.
Fragestellungen zur Fachaufgabe des Vollzugs der Abwasserabgabe und des Wasserentnahmeentgelts sind davon ausdrücklich ausgenommen.
Der Aufwand wird mit rund 180 Personentagen abgeschätzt.
Die Laufzeit des Vertrages soll sich bis zum Projektabschluss (31.12.2018) erstrecken.
Die Arbeiten sollen unmittelbar nach Auftragsvergabe beginnen.
Aus der in der Anlage 1 Ziffer 4.1 dargestellten Projektrisikoübersicht erscheinen für das Jahr 2015 insbesondere folgende
Risiken relevant:
— Komplexität (technisch): erfolgskritisch ist die Erstellung einer langfristig tragfähigen Systemarchitektur,
— Komplexität (organisatorisch): erfolgskritisch ist das optimale Zusammenwirken aller Beteiligten im skalierten Scrum Prozess (Teamaufbau IT.NRW, Wissenstransfer in Entwicklungsteams, Zusammenarbeit in Teams - Wissensmanagement und Change-Management). Ein Projekt dieser Komplexität ist für die Beteiligten Neuland.
Hierzu notwendiger Beratungsbedarf wird bis Mitte 2015 noch aus dem mit Fa. Cas-sini bestehenden Beratungsvertrag gedeckt.
Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber:
Notwendige Besprechungen mit dem Auftraggeber (AG) sowie den Projektbeteiligten des RAW-Projekts (LANUV, IT.NRW) finden beim AG am Dienstort Düsseldorf statt. Es bestehen jedoch Planungen, noch während der Projektlaufzeit, jedoch frühestens ab Januar 2017, den Dienstort Düsseldorf des LANUV nach Duisburg zu verlagern.
Die im Projekt von IT.NRW, dem LANUV und dem MKULNV verwendeten Kollabora-tionsplattformen lt. Anlagen (z. B. Confluence, JIRA) sind nur im Netz der Landesverwaltung verfügbar. Eine Zugriffsmöglichkeit für externe Dienstleister über das Internet besteht nicht.
Es wird erwartet, dass die oder der AN für den Austausch von Dokumenten eine geeignete Plattform (z. B. Sharepoint) im Internet bereitstellt.
Sonstiges:
Es ist beabsichtigt, mit der/dem AN einen EVB-IT Dienstvertrag zu schließen, aus dem Leistungen abgerufen werden können.
Die Kosten für diese Leistungen auf Basis von Tagessätzen werden in der 2. Verfahrensstufe im Wettbewerb ermittelt.
IT.NRW wird für die Durchführung des Auftrages für die Neuerstellung der DV-Verfahren für den Vollzug der Abwasserabgabe und des Wasserentnahmeentgelts ebenfalls Beratungsleistungen ausschreiben. Diese Beratungsleistungen sollen schwerpunktmäßig in den Bereichen:
— Managen größerer agiler Projekte/Skalieren von Scrum;
— Requirements Engineering in agilen Projekten;
— Systemarchitektur;
— Konzeption/Design;
— Qualitätssicherung
erbracht werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-04-10.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-03-09.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2015-03-09
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Auftragsbekanntmachung
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