Anwendungsbetreuung eAkte

Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB)

Die ILB nutzt die Anwendung Ceyoniq nscale und Kofax Capture im Förder- und Kreditgeschäft zur Führung elektronischer Akten als zentrales Ablage- und Recherchesystem (eAkte), zur elektronischen Ablage gescannter Originalbelege und Legitimationspapiere sowie im Vertrags- und Projektmanagement. Diese Anwendungen werden beim Auftraggeber durch zwei Prozessbetreuer mit jeweils 50 % ihrer Arbeitszeit und einen Systembetreuer in Vollzeit betreut.
Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. internen Ressourcen soll der Auftragnehmer ab Zusschlagerteilung für einen Zeitraum von 60 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb mit qualifizierten und anwendungserfahrenen Mitarbeitern abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten (z.Zt. eAkte im Fördergeschäft, Ablage Originalbelege, Ablage Legitimationspapiere, Vertragsmanagement, Projektmanagement; zukünftig ggf. auch Nutzung der eAkte in den Verwaltungsbereichen der Bank [„Verwaltungsakte“]).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-08-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-06-27.

Wer?

• Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB)

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-06-27	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-06-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Referenznummer: ilb-Verg- Anwendungsbetreuung
Kurze Beschreibung:

Die ILB nutzt die Anwendung Ceyoniq nscale und Kofax Capture im Förder- und Kreditgeschäft zur Führung elektronischer Akten als zentrales Ablage- und Recherchesystem (eAkte), zur elektronischen Ablage gescannter Originalbelege und Legitimationspapiere sowie im Vertrags- und Projektmanagement. Diese Anwendungen werden beim Auftraggeber durch zwei Prozessbetreuer mit jeweils 50 % ihrer Arbeitszeit und einen Systembetreuer in Vollzeit betreut. Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. internen Ressourcen soll der Auftragnehmer ab Zusschlagerteilung für einen Zeitraum von 60 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb mit qualifizierten und anwendungserfahrenen Mitarbeitern abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten (z.Zt. eAkte im Fördergeschäft, Ablage Originalbelege, Ablage Legitimationspapiere, Vertragsmanagement, Projektmanagement; zukünftig ggf. auch Nutzung der eAkte in den Verwaltungsbereichen der Bank [„Verwaltungsakte“]).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: de423 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank des Landes Brandenburg (ILB)
Postanschrift: Steinstr. 104-106
Postleitzahl: 14480
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.ilb.de 🌏
E-Mail: vergabe@ilb.de 📧
Telefon: +49 3316601580 📞
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP9YD1YKXR%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-06-27 📅
Einreichungsfrist: 2016-08-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-07-02 📅
Datum des Beginns: 2016-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 126-225433
ABl. S-Ausgabe: 126
Zusätzliche Informationen
Eine Teilnahmemöglichkeit von Bietern am Öffnungsverfahren besteht nicht.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Als Unterstützung, Ergänzung und Vertretung der v. g. internen Ressourcen soll der Auftragnehmer ab Zusschlagerteilung für einen Zeitraum von 60 Monaten helfen, den Anwendungs- und Systembetrieb mit qualifizierten und anwendungserfahrenen Mitarbeitern abzusichern. Dies gilt für alle Nutzungsarten (z.Zt. eAkte im Fördergeschäft, Ablage Originalbelege, Ablage Legitimationspapiere, Vertragsmanagement, Projektmanagement; zukünftig ggf. auch Nutzung der eAkte in den Verwaltungsbereichen der Bank [„Verwaltungsakte“]).

Geschätzter Gesamtwert: 680 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Unterstützung/Ergänzung als auch der Vertretung von Mitarbeitern des Auftraggebers sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:

Service Desk

— Annahme, Erfassung, Kategorisierung und Priorisierung von eingehenden Meldungen (Tickets) im Ticketsystem des Auftraggebers

— Benennung und Bereitstellung einer zentralen Anlaufstelle für die Annahme von Tickets und weitergehenden Beauftragungen (Service-Desk, Arbeitssprache Deutsch)

— Erstlösung von Problemen oder Weiterleitung an entsprechende Einheiten zur Problemlösung (2nd Level Support nach ITIL)

— Ticketüberwachung und Eskalation

— Zeitnahe Information des Auftraggebers durch Versand von E-Mails mit Statusinformation zum Ticket bei erwarteten oder tatsächlichen außerordentlichen Abarbeitungszeiten

— Beratung der Anwender und Hilfestellung bei Bedienproblemen.

Regelmäßig mindestens einmal wöchentlich

— technisches Monitoring der Ceyoniq-nscale- und Kofax-Komponenten und deren Schnittstellen

— Prüfen von Übergabe- und Fehlerverzeichnissen

— Auswerten von Logfiles und Systemstatusberichten

Nach Bedarf

— Kofax-Stapelklassenadministration

— Einrichten und Pflege von Postkorbstrukturen

— Einrichten und Pflege von Benutzergruppen und verbundenen Berechtigungen

— Allgemeine administrative Aufgaben in den Systemen (z. B. Akten entsperren, Vertreter einrichten, Vorgänge umleiten etc.)

— Fehlerbehebung im 2nd und 3rd Level Support nach ITIL nach Aufwandsschätzung und gesondertem Abruf

— Wiederanlauf der Anwendungen

— Abstimmung mit dem Fachbereich zu Weiterentwicklungen und funktionalen Erweiterungen / Änderungen

— Umsetzung von Weiterentwicklungen und funktionaler Erweiterungen / Änderungen nach gesondertem Abruf

— Anlage neuer Nutzer-Berechtigungen und neuer Rollen

— Releasewechsel / Einspielen von Software-Patches der Hersteller

— Unterstützung bei der Pflege der zugehörigen Dokumente, z. B. Betriebshandbuch, Anwenderdokumentation, Schulungsunterlagen etc.

— Unterstützung bei der Bedarfsplanung von Hard- und Software, Lizenzen

— Durchführung von Service-Meetings zur Besprechung von SLA / KPI Erfüllung, Mengen und Kapazitäten sowie Major Incidents

— Identifikation und proaktive Empfehlung von Verbesserungspotentialen.

Beschreibung der Optionen:

Optional kann der Auftraggeber folgende weiteren Leistungen verlangen:

— Soweit der Auftraggeber über die bisherige Konfiguration der Softwareanwendungen nscale und Kofax hinaus die eAkte auch in seinem Verwaltungsbereich für weitere Anwendungsfälle nutzt („Verwaltungsakte“) und /oder die zusätzliche Funktion einer „automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung“ einführt, gelten sämtliche für die eAkte zu erbringenden Betreuungsleistungen auch für den erweiterten Nutzungsbereich. Es gilt der ursprünglich vereinbarte Stunden- und Tagessatz.

— Der zusätzliche Betreuungsaufwand aufgrund v.g. Erweiterungen („Verwaltungsakte“, „automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung“) ist jeweils bis zu einem Umfang von 30 Tagessätzen jährlich zu erbringen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland Steinstraße 104-106 14480 Potsdam.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

— Eigenerklärung, dass beim Bieter keine Ausschlussgründe gemäß § 123 und 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen

— Auszug aus dem Handelsregister oder dem vergleichbaren Register des Heimatlandes des Bieters.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

— Kurzdarstellung des Unternehmens mit Angaben zur Unternehmensorganisation, zum Leistungsspektrum und den Schwerpunkten der Geschäftstätigkeit (Bieterdarstellung)

— Eigenerklärung über die vom Bieter in den letzten drei Geschäftsjahren erzielten Umsätzen im Tätigkeitsbereich des zu vergebenen Auftrags

— ggf. Bietergemeinschaftserklärung; die Aufteilung der Leistungsbereiche ist anzugeben

— bei Bietergemeinschaften sind die unter III.1.1) bis III. 1.3) geforderten Unterlagen zu für alle Mitglieder vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich von der jeweiligen Anforderung betroffen ist

— will ein Bieter – auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft – sich auf die Leistungsfähigkeit Dritter berufen, z. B. Nachunternehmer, Gesellschafter etc., so ist jeweils durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Dritten der Nachweis zu führen, dass dem Bieter die Leistungsfähigkeit des Dritten zur Verfügung steht; die Aufteilung der Leistungsbereiche ist anzugeben; außerdem sind die geforderten, v. g. Unterlagen für Dritte vorzulegen, deren vorgesehener Leistungsbereich von der jeweiligen Anforderung betroffen ist.

Mindeststandards:

— Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich des zu vergebenen Auftrags im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr in Höhe von 500.000,00 EUR

— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 1 Mio EUR pro Schadensfall und Jahr.

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

Benennung von drei Referenzen des Bieters aus den letzten drei Geschäftsjahren über die Betreuung vergleichbarer nscale- und Kofax-Anwendungen (mit/ohne Betrieb in einem Rechenzentrums) unter Angabe des Auftragswerts des Leistungszeitraums und des Auftraggebers.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einhaltung der Bedingungen zum Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG): Dem Angebot ist zwingend die ausgefüllte und unterschriebene Erklärung zum BbgVergG beizufügen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2016-10-02 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2016-08-02 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:30
Zusätzliche Informationen: Eine Teilnahmemöglichkeit von Bietern am Öffnungsverfahren besteht nicht.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Jens Müller
Internetadresse: www.ilb.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP9YD1YKXR%22 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9YD1YKXR.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3318661617 📞
E-Mail: poststelle@mwe.brandenburg.de 📧
Fax: +49 3318661652 📠
Internetadresse: http://mwe.brandenburg.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag bei der Vergabekammer unzulässig ist, sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt wird. Darüber hinaus gehende Verstöße gegen Vergabevorschriften müssen innerhalb von 10 Kalendertagen nach deren Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 3 GWB). Nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn er nicht innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingelegt wird. Die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen nach § 160 Abs. 3 GWB sind zwingend zu beachten.

Quelle: OJS 2016/S 126-225433 (2016-06-27)

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